訂單法下材料成本核算異常的應(yīng)對策略探討

摘要：本文簡要分析了工單材料成本核算常見異常情況：工單實(shí)際耗用物料跟工單產(chǎn)品數(shù)量不匹配異常以及存貨發(fā)出計(jì)價(jià)異常，然后結(jié)合制度流程建設(shè)、ERP系統(tǒng)探討這兩類問題的解決方案，破解工單材料成本核算異常的問題。

關(guān)鍵詞：材料成本;制度流程;用友U8;SAP

按工單生產(chǎn)，便于控制庫存，實(shí)現(xiàn)工單的事前、事中、事后控制，還能計(jì)算每個(gè)批次、品種、步驟的產(chǎn)品成本，因此訂單法已經(jīng)成為主流ERP系統(tǒng)一致支持的成本核算方法。眾所周知，生產(chǎn)組裝型企業(yè)核算的難點(diǎn)在于成本核算，成本核算的難點(diǎn)則在于材料成本核算。本文擬對訂單法下的材料成本核算過程中的問題進(jìn)行分析，然后提出制度性的解決方案，再結(jié)合ERP系統(tǒng)探討材料成本核算問題的解決辦法。

一、工單材料成本歸集異常原因簡要分析

工單[1]材料成本歸集異常原因有下面幾種情況：1、物流跟信息流不一致，包括：（1）倉庫部門不嚴(yán)格按照系統(tǒng)單據(jù)規(guī)定的物料發(fā)料，而是使用了替代物料發(fā)料;（2）車間產(chǎn)品入庫或退料時(shí)，貨不對版，也照單全收;（3）信息流跟物流有時(shí)間差，也就是說料已領(lǐng)或已退，或者產(chǎn)品已經(jīng)入庫，但是系統(tǒng)單據(jù)未及時(shí)過賬更新庫存。2、車間不按單領(lǐng)料、按單生產(chǎn)、按單入庫、按單退料。具體包括：（1）車間領(lǐng)退料時(shí)，不按照工單領(lǐng)退料，而是按照成本中心領(lǐng)退料。（2）車間領(lǐng)用物料后，不按照領(lǐng)料單對應(yīng)的工單進(jìn)行生產(chǎn)，而是挪到其他工單生產(chǎn);或者倉庫做不到齊套發(fā)料時(shí)，車間挪用其他工單的物料進(jìn)行生產(chǎn)。（3）不按照訂單入庫，頻繁出現(xiàn)超訂單入庫的情況，將其他工單生產(chǎn)的產(chǎn)品入到本工單來。（4）關(guān)閉工單前該退的物料沒有及時(shí)清退，跨月再退，直接影響工單成本核算的準(zhǔn)確性。3、系統(tǒng)的功能設(shè)置不到位，比如說需要調(diào)撥到車間線邊倉的物料，未設(shè)置倒沖入庫;有副產(chǎn)品、聯(lián)產(chǎn)品生產(chǎn)的工單，未在BOM里面進(jìn)行副產(chǎn)品、聯(lián)產(chǎn)品的相關(guān)設(shè)置。4、材料發(fā)出價(jià)格異常，包括價(jià)格為零或者負(fù)數(shù)等異常情況。諸如此類等等。這些異常，直接導(dǎo)致了工單材料成本核算不準(zhǔn)確。那如何解決呢？

二、材料成本核算異常的應(yīng)對策略

工單的材料成本等于工單物料用量乘以物料價(jià)格，要解決材料成本核算不準(zhǔn)確的問題，首先要解決影響工單實(shí)際耗用物料歸集準(zhǔn)確性的問題;其次還要解決影響領(lǐng)料計(jì)價(jià)準(zhǔn)確性的問題。這兩個(gè)問題解決了，材料成本核算不準(zhǔn)確的問題自然就迎刃而解。

（一）工單實(shí)際耗用物料跟工單產(chǎn)品數(shù)量不匹配的解決策略

工單材料成本核算不準(zhǔn)確，很大一部分原因是工單實(shí)際耗用物料跟工單產(chǎn)品數(shù)量不匹配。要解決這個(gè)問題，一定要運(yùn)用系統(tǒng)性思維，構(gòu)建完整的生產(chǎn)管理制度體系，明確制度的執(zhí)行責(zé)任，強(qiáng)化制度執(zhí)行考核，并將制度流程固化到ERP系統(tǒng)中，利用好系統(tǒng)工具的管理控制功能，解決工單實(shí)際耗用物料跟工單數(shù)量不匹配的問題。

1、構(gòu)建完整的生產(chǎn)管理制度體系

首先，要制定物料管理制度。通過物料管理制度要求做到信息流跟物流跟一致，就是說倉庫部門要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)退料單據(jù)過賬更新庫存與辦理物料出入庫手續(xù)同步的規(guī)則;物料收發(fā)時(shí)，不使用替代材料發(fā)料、也不張冠李戴進(jìn)行入庫;如需要使用替代材料，需要進(jìn)行工程變更，刷新工單組件，重新制作系統(tǒng)發(fā)料單后再發(fā)料。特別要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，禁止生產(chǎn)部門私下進(jìn)行挪料作業(yè)。

其次，對工單生產(chǎn)、工單變更、關(guān)閉等作業(yè)也要制定制度加以規(guī)范。工單數(shù)量的變更，會(huì)引起生產(chǎn)訂單物料組件的變化;定期檢查并對工單進(jìn)行技術(shù)性關(guān)閉時(shí)，要先檢查工單的產(chǎn)品是否已經(jīng)全部入庫，多余的物料是否退回倉庫。

再次，線邊倉的管理也是要有相應(yīng)的制度流程規(guī)范。車間會(huì)領(lǐng)用一些輔料，這些輔料因?yàn)殡y以單獨(dú)拆裝發(fā)料，需要先調(diào)撥到車間的線邊倉。完工產(chǎn)品入庫或報(bào)工入庫時(shí)扣減賬面庫存，這時(shí)實(shí)際庫存跟賬面庫存可能會(huì)存在差異，也就是說工單賬面物料成本跟實(shí)際耗用成本會(huì)存在差異。為了減少這種差異帶來的影響，需要定期對線邊倉的物料進(jìn)行盤點(diǎn)，并對盤點(diǎn)差異進(jìn)行調(diào)整。

除此之外，還要理順前端業(yè)務(wù)流程。比如說挪料問題的解決，就依賴于前段業(yè)務(wù)流程的順暢。挪料產(chǎn)生的表面原因是生產(chǎn)部門沒有辦理相應(yīng)的單據(jù)手續(xù)，沒有按照物料管理流程辦事，導(dǎo)致材料出庫單據(jù)跟實(shí)際生產(chǎn)情況不一致，從而影響材料成本無法準(zhǔn)確的歸集。僅從生產(chǎn)管理層面要求生產(chǎn)部門不得挪料，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要把前端的業(yè)務(wù)流程理順。一般來說，生產(chǎn)部門挪料背后的原因是：1）合格物料供應(yīng)不及時(shí)，比如說沒有齊套發(fā)料;2）退換料程序冗長，流程緩慢，跨部門協(xié)作不流暢;3）PMC生產(chǎn)計(jì)劃以及排產(chǎn)不合理。這些原因造成了生產(chǎn)部門為了提高生產(chǎn)效率、減少停工待料而進(jìn)行挪料，所以要解決生產(chǎn)挪料問題，除了規(guī)范工單管理流程外，還要理順前端的業(yè)務(wù)流程才行：比如說供應(yīng)商管理評審制度、物料交期管理制度、物料檢驗(yàn)管理制度、物料齊套發(fā)料管理制度、緊急退換料制度、PMC插單管理制度等等。只有加強(qiáng)供應(yīng)商的品質(zhì)、交期管理，企業(yè)才有合格的物料供應(yīng)給生產(chǎn)部門;只有加強(qiáng)物料的齊套發(fā)料管理以及對緊急物料需求開辟綠色通道，優(yōu)先生產(chǎn)的工單才有足夠的合格物料供應(yīng);PMC對插單生產(chǎn)要有完整的制度管理規(guī)范，才能避免顧此失彼，并且不斷提高生產(chǎn)計(jì)劃的準(zhǔn)確率，這樣才能大幅度地減少挪料現(xiàn)象。這樣，嚴(yán)格按照工單管理制度執(zhí)行，才不會(huì)成為一句空話，才能落到實(shí)處。這樣，工單材料成本才能夠準(zhǔn)確歸集。

2、明確責(zé)任歸屬，對制度執(zhí)行情況進(jìn)行考核

要明確制度執(zhí)行的責(zé)任歸屬，按照績效指標(biāo)要求考核。制度是執(zhí)行出來的，不是制定出來的。再好的制度，沒有執(zhí)行，也是一紙空文。制度要明確生產(chǎn)部門的執(zhí)行責(zé)任，也要明確PMC管理部門的監(jiān)督責(zé)任。比如說工單技術(shù)性結(jié)案時(shí)，PMC要去產(chǎn)線巡檢，督促工單生產(chǎn)后多余的物料及時(shí)退庫;對線邊倉的庫存，要及時(shí)組織定期或不定期盤點(diǎn)，查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存差異。需要強(qiáng)調(diào)的是，績效考核指標(biāo)必須要涵蓋時(shí)效性相關(guān)指標(biāo)。比如說，領(lǐng)料及時(shí)性、產(chǎn)品入庫及時(shí)性、退料及時(shí)性指標(biāo)。領(lǐng)料不及時(shí)，那生產(chǎn)任務(wù)不能及時(shí)完成是必然的，同時(shí)可能還會(huì)加大生產(chǎn)挪料的概率，導(dǎo)致工單的材料成本低估。產(chǎn)品生產(chǎn)好了，不及時(shí)入庫，尤其是跨月的時(shí)候，會(huì)導(dǎo)致訂單不能及時(shí)關(guān)閉，在產(chǎn)品成本比重過大，會(huì)影響在產(chǎn)品與完工產(chǎn)品成本之間的分配的準(zhǔn)確性。產(chǎn)品完工入庫了，工單多余的物料不及時(shí)入庫，而是次月才入庫，那么會(huì)導(dǎo)致當(dāng)月工單的材料成本高估。因此，時(shí)效性指標(biāo)必須要納入績效考核。另外，考核生產(chǎn)部門時(shí)，也要對其他關(guān)聯(lián)部門做360°考核，尤其是物料供應(yīng)管理相關(guān)部門。

3、通過ERP信息化系統(tǒng)支持物料管控

生產(chǎn)管理體系的落地，離不開ERP信息化系統(tǒng)的支持。ERP系統(tǒng)對物料超領(lǐng)、超訂單入庫、未領(lǐng)料的產(chǎn)品入庫都有相應(yīng)的控制功能。生產(chǎn)部門超標(biāo)準(zhǔn)損耗物料，是比較普遍的一個(gè)事情。對超領(lǐng)要是沒有管控，那工單成本就會(huì)失控。在用友U8系統(tǒng)設(shè)置里面勾選“允許超訂單發(fā)料”功能，啟用補(bǔ)料標(biāo)志功能，同時(shí)在存貨檔案里面對物料進(jìn)行一個(gè)超額領(lǐng)料比例的參數(shù)設(shè)定，才能使得超訂單領(lǐng)用的物料也能通過工單歸集并且可控。而在SAP系統(tǒng)里，配置超領(lǐng)移動(dòng)類型后，按照該移動(dòng)類型發(fā)料，也能按照工單歸集材料成本，雖然SAP系統(tǒng)自帶的工單分項(xiàng)成本查詢無法看到超領(lǐng)的記錄，但是“記入文檔的貨物移動(dòng)”功能能清晰地看到計(jì)劃外發(fā)料。除了額定損耗制造出良品的情況外，超訂單入庫是不允許的，因?yàn)橐粋€(gè)工單產(chǎn)成品多了也就意味著另外一個(gè)工單產(chǎn)成品少了。超訂單入庫的存在，也就意味著材料成本跟產(chǎn)品是不匹配的，因此產(chǎn)成品入庫時(shí)還必須嚴(yán)格按照工單數(shù)量入庫。用友U8系統(tǒng)中 “超訂單入庫”功能勾選去掉即可滿足控制超訂單入庫的需求。另外，有些工單的物料未領(lǐng)，是因?yàn)橄到y(tǒng)未對某些需要使用調(diào)撥單發(fā)料的物料進(jìn)行入庫倒沖設(shè)置;某些入庫的產(chǎn)品沒有對應(yīng)的領(lǐng)料，是因?yàn)檫@些產(chǎn)品是生產(chǎn)過程中制造的副產(chǎn)品、聯(lián)產(chǎn)品，但是又未在ERP系統(tǒng)里面進(jìn)行相應(yīng)的功能設(shè)置。有了這些控制功能，自然就可以提醒我們及時(shí)處理這類異常了。還有，工單完工后跨月退料情況仍然無法完全避免時(shí)，那么如何處理跨月退料的情況呢？實(shí)際上，工單已經(jīng)結(jié)算，跨月打開工單退料后重新結(jié)算，國內(nèi)ERP系統(tǒng)一般是不支持的，啟用了物料分類賬的SAP系統(tǒng)也同樣不支持。因?yàn)楣我呀?jīng)完工，這部分材料成本沒有歸屬的成本對象。企業(yè)實(shí)踐中碰到類似問題，一般是以成本中心領(lǐng)料（或退料）的形式直接記入主營業(yè)務(wù)成本。不過，SAP系統(tǒng)在未啟用物料分類賬時(shí)支持打開工單退料后重新結(jié)算，因?yàn)镾AP系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)成本核算成本，跨月領(lǐng)退料的材料成本通過工單結(jié)算作業(yè)后，將以工單結(jié)算差異的形式直接轉(zhuǎn)移到主營業(yè)務(wù)成本差異科目里，并不是重新計(jì)算工單的成本。

此外，面對企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，用友U8 ERP系統(tǒng)還提供了挪料單方便企業(yè)操作。挪料單方便車間物料管理員將工單的物料轉(zhuǎn)移到另外一個(gè)工單，不需要將暫不生產(chǎn)的工單物料退回倉庫后，再領(lǐng)出到需要物料生產(chǎn)的工單。

（二）工單領(lǐng)料計(jì)價(jià)異常的解決策略

企業(yè)在ERP系統(tǒng)中可以選擇先進(jìn)先出、移動(dòng)平均法、加權(quán)平均法等來計(jì)算存貨發(fā)出價(jià)格，而工單物料的價(jià)格就是存貨發(fā)出價(jià)格。存貨發(fā)出計(jì)價(jià)的原理并不復(fù)雜，但是在企業(yè)實(shí)踐中卻會(huì)碰到各種異常問題。

舉個(gè)例子。比如用友U8是期末進(jìn)行存貨發(fā)出計(jì)價(jià)，所以它對存貨發(fā)出計(jì)價(jià)是模擬單據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生順序來計(jì)價(jià)。因此出入庫單據(jù)的收發(fā)類別一定要準(zhǔn)確，因?yàn)橛糜裊8存貨計(jì)價(jià)是根據(jù)收發(fā)類別來計(jì)價(jià)。如果收發(fā)類別錯(cuò)誤，會(huì)導(dǎo)致存貨的價(jià)格紊亂。另外，一些特殊的收發(fā)類別，比如調(diào)撥單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單需要“特殊單據(jù)記賬”處理[2]。但是，正常的出入庫單據(jù)跟特殊單據(jù)業(yè)務(wù)順序上往往有交叉，所以按照收發(fā)類別順序來記賬往往不能完全模擬真實(shí)的業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生順序，從而導(dǎo)致物料價(jià)格發(fā)生異常。再比如說，SAP支持實(shí)際成本計(jì)價(jià)，不過SAP系統(tǒng)為滿足企業(yè)內(nèi)部管控的需求，需要對所有存貨進(jìn)行實(shí)時(shí)計(jì)價(jià)，那么工單領(lǐng)用半成品則必須用標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)價(jià)（原材料也可以用標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)價(jià)）。因?yàn)楫?dāng)月生產(chǎn)的半成品采用實(shí)際成本法計(jì)價(jià)的話，則需要等到月末人工、制造費(fèi)用出來后才能計(jì)算。因此SAP系統(tǒng)對半成品的計(jì)價(jià)方法一般是標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)價(jià)，月末則通過物料分類賬將半成品的標(biāo)準(zhǔn)成本還原成實(shí)際成本，但是SAP系統(tǒng)的物料分類賬將半成品、成品的標(biāo)準(zhǔn)成本還原成實(shí)際成本時(shí)，還原的成本對象是品種，無法還原到工單這個(gè)成本對象。也就是說經(jīng)過物料分類賬成本還原后，系統(tǒng)自帶的工單報(bào)表的材料成本仍然不是真正的實(shí)際成本，因?yàn)楣螆?bào)表中的半成品的成本還是標(biāo)準(zhǔn)成本，SAP系統(tǒng)的物料分類賬功能并不會(huì)將工單報(bào)表領(lǐng)用的半成品的標(biāo)準(zhǔn)成本還原成實(shí)際成本。

那么這些問題如何解決呢？用友U8的存貨計(jì)價(jià)問題，需要在單據(jù)記賬時(shí)不僅考慮要考收發(fā)類別，還要考慮時(shí)間順序，才能比較好的解決存貨價(jià)格異常情況;而應(yīng)用SAP系統(tǒng)的企業(yè)，如果需要知道較為準(zhǔn)確的工單成本，要么不斷優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)成本估算，減小標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本的差異，讓領(lǐng)用半成品的工單成本約等于工單實(shí)際成本;要么組織力量開發(fā)企業(yè)所需要的工單實(shí)際成本報(bào)表。

用友U8的存貨計(jì)價(jià)，平時(shí)是沒有什么工作量的，但是月末記賬時(shí)會(huì)有較多的單據(jù)異常的情況要處理。SAP系統(tǒng)恰恰相反，SAP的物料憑證是實(shí)時(shí)計(jì)價(jià)入賬的，所以平時(shí)要做好物料價(jià)格的事前控制、事中控制工作，月末結(jié)賬時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)太多存貨價(jià)格異常的情況。無論是應(yīng)用國內(nèi)ERP系統(tǒng)還是國外ERP系統(tǒng)，存貨計(jì)價(jià)過程中都會(huì)有各種異常情況，企業(yè)財(cái)務(wù)需要熟悉所選存貨計(jì)價(jià)方法在ERP系統(tǒng)中的優(yōu)缺點(diǎn)，并且還要熟練掌握ERP系統(tǒng)的各種操作，尤其是物料價(jià)格分析以及價(jià)格調(diào)整功能，這樣才能分析出物料正常的、準(zhǔn)確的價(jià)格，并對異常的物料價(jià)格及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，這樣才能保證工單物料計(jì)價(jià)的準(zhǔn)確性。

綜上所述，準(zhǔn)確的工單材料成本核算必須要做到：工單實(shí)際耗用物料跟工單產(chǎn)品數(shù)量相匹配，同時(shí)要做好物料的日常價(jià)格監(jiān)控，月末的工單成本計(jì)算工作才會(huì)順利準(zhǔn)確。要達(dá)成成本核算準(zhǔn)確的目標(biāo)，要先建立好制度流程，抓好執(zhí)行，明確責(zé)任歸屬，加強(qiáng)制度執(zhí)行考核，并將業(yè)務(wù)流程固化到ERP系統(tǒng)里面，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的預(yù)警功能、控制功能、核算分析功能，才能真正的準(zhǔn)確核算好材料成本。

注釋：

[1]工單等同于生產(chǎn)訂單，屬于同一含義的不同表達(dá)。

[2]文中描述的單據(jù)記賬是指啟用了存貨核算模塊但是未啟動(dòng)成本管理時(shí)的操作模式，啟用了成本管理模塊后，操作方式略有區(qū)別，但是原理不變。

參考文獻(xiàn)：

【1】成本與管理會(huì)計(jì)（第2版）孫茂竹 于富生編著 中國人民大學(xué)出版社.

一品紅藥業(yè)股份有限公司張金平