大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究探索

摘 要：隨著我國科技水平的不斷提升，現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時代逐漸到來。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的作用，做好各項(xiàng)調(diào)整工作，把握當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來機(jī)遇，與大數(shù)據(jù)技術(shù)相互結(jié)合，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。本文首先分析大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作的意義，針對其中存在的不足提出時效性解決措施，提高檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞速度，促進(jìn)企業(yè)向著更好的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;創(chuàng)新策略

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理工作的意義

（一）提高管理效率

受傳統(tǒng)工作理念的影響，部分企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，依舊采用紙質(zhì)檔案的方式，這樣的管理方式存在一定弊端，難以提高工作質(zhì)量與效率。另外，保存紙質(zhì)檔案的過程中，若時間較長必定會出現(xiàn)紙張老化、字跡不清晰等問題，影響到最終的閱讀效果。開展檔案管理工作的過程中，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)取代人工，提高數(shù)據(jù)信息的收集、處理、整理等效率，在具體的工作當(dāng)中減少人為因素的影響，合理運(yùn)用各種信息化設(shè)備，順利開展檔案管理工作。最后，查閱檔案的過程中，也可使用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檢索查閱，方便后期各項(xiàng)工作的順利開展。

（二）提升信息質(zhì)量

受外界各項(xiàng)因素的影響，存放紙質(zhì)檔案的過程中，極易出現(xiàn)檔案信息損害等情況，例如：水災(zāi)、火災(zāi)等均會破壞檔案信息，檔案數(shù)據(jù)信息的完整性也會受到直接影響。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)開展檔案管理工作的過程中，可合理運(yùn)用各種技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，在電腦設(shè)備當(dāng)中儲存各種檔案信息，借助U盤、云盤等，提高檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。除此之外，檔案數(shù)據(jù)保存空間的要求也會因此發(fā)生改變，對于社會的需求呈現(xiàn)上升趨勢，進(jìn)而減少與房間與空間的使用。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒑?，就能夠被完整的記錄下來，提高檔案信息的保存質(zhì)量。

二、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的不足

（一）管理模式落后

通常情況下，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，主要由檔案管理人員對不同種類的檔案信息進(jìn)行分類，做好相關(guān)歸檔處理工作，為后期的查閱工作提供便利。但是在開展各項(xiàng)工作時，因工作步驟較為復(fù)雜與繁瑣，難以提高工作效率。在當(dāng)前的大環(huán)境下，企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)發(fā)展的歷程中，所涉及到的領(lǐng)域較為廣泛，發(fā)展節(jié)奏相對較快，直接加大了各種檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)量，為檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定影響，檔案工作量較大，增加了管理人員的工作壓力。另外，因大部分檔案信息存在一定共性特點(diǎn)，歸納過程相對較為復(fù)雜，部分檔案信息難以得到有效保存。應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的過程中，由紙質(zhì)檔案向著電子檔案過度的過程中，依舊存在多種類、多結(jié)構(gòu)等問題，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中，導(dǎo)致各項(xiàng)工作出現(xiàn)混亂的局面。

（二）人員能力有限

數(shù)據(jù)信息種類多是現(xiàn)階段檔案管理工作的主要特點(diǎn)，但數(shù)據(jù)信息的處理工作較為復(fù)雜。合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開展各項(xiàng)工作，主要由管理人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)操作，順利開展數(shù)據(jù)信息的管理工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，具體的操作方式較為簡單，并沒有為檔案管理人員提出較高的要求，管理人員只需要在具體的管理過程中，對各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類歸檔即可。但大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，對于檔案管理人員的綜合能力提出了較高要求，需要檔案管理人員掌握各種先進(jìn)技術(shù)的操作方式。由傳統(tǒng)的管理方式向著大數(shù)據(jù)技術(shù)管理轉(zhuǎn)變，必定會受到多方面因素的限制，若無法滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求，則難以有效充分發(fā)揮各種技術(shù)的作用，使得管理人員依舊延續(xù)傳統(tǒng)的方式開展管理工作。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理策略研究

（一）提高人員素養(yǎng)

企業(yè)內(nèi)部管理者與相關(guān)工作人員，應(yīng)在思想層面上給予大數(shù)據(jù)技術(shù)高度重視，結(jié)合具體發(fā)展情況合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理質(zhì)量與水平，更好的開展檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)背景下，對于檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，提出了更高的要求，不僅需要專業(yè)的檔案管理工作能力，還應(yīng)掌握一定信息化技術(shù)操作能力，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，促進(jìn)自身專業(yè)能力的提升。另外，對管理人員的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。第一，將人才招聘工作作為切入點(diǎn)，開展招聘工作的過程中，盡可能選擇一些技術(shù)能力較強(qiáng)的管理人才，使得管理人員隊(duì)伍不僅具有管理型人才，也具有專業(yè)的技術(shù)性人才，隨著時間的推移，真正做好檔案管理工作的信息化建設(shè)。第二，定期開展培訓(xùn)工作，要求各位員工的工作能力，能夠真正滿足工作崗位的要求。對于在職的工作人員，對其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，加強(qiáng)對于各種先進(jìn)技術(shù)的操作培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作順利開展的需求。

（二）優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的開展與傳統(tǒng)的管理方式存在本質(zhì)不同，檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合社會的發(fā)展做到與時俱進(jìn)，合理應(yīng)用各種信息技術(shù)對各種工作模式進(jìn)行調(diào)整創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，對檔案管理步驟進(jìn)行簡化，運(yùn)用信息化設(shè)備代替一部分復(fù)雜且重復(fù)的工作，提高檔案管理工作效率的同時，還能夠保證工作質(zhì)量。相關(guān)工作人員應(yīng)對各個崗位的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，對不同管理人員的工作任務(wù)進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作順利開展的需求。另外，數(shù)據(jù)信息的安全性也應(yīng)得到高度重視，因網(wǎng)絡(luò)自身具備一定開放性特點(diǎn)，開展各項(xiàng)工作的過程中極易受到黑客的攻擊，隨著各種信息技術(shù)的不斷升級，相關(guān)工作人員給予各方面管理工作應(yīng)用的重視，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。最后，構(gòu)建完善的監(jiān)督管理制度，借助制度的作用對不同種類的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保護(hù)，保證檔案數(shù)據(jù)信息不會被輕易泄露。

四、結(jié)語

隨著我國科技水平的不斷提升，現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，提高檔案管理質(zhì)量。因此，結(jié)合社會發(fā)展需求，以及企業(yè)內(nèi)部發(fā)展情況，將以往的工作理念與工作方法作為基礎(chǔ)，合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理人員應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)的操作能力，對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，完善電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)工作，既能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，還能夠促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：

肖俐（1980.03）女，漢，湖南省益陽市，當(dāng)前職務(wù)：資料員，當(dāng)前職稱：助理工程師，學(xué)歷：研究生，研究方向：資料管理.