利用高校畢業(yè)生檔案信息資源提升就業(yè)服務(wù)質(zhì)量研究

龔沙沙 鹽城市大豐區(qū)人才服務(wù)中心

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會對人才的需求量愈發(fā)大，而為了滿足這一要求，高校隨之提升了招生范圍，逐步實(shí)現(xiàn)了高等教育的普及化。伴隨著這一趨勢，高校畢業(yè)生就業(yè)難的問題愈演愈烈，為了幫助高校畢業(yè)生成功就業(yè)，高校畢業(yè)生的檔案將保存在人力資源服務(wù)中心中，是以幫助高校畢業(yè)生及時(shí)就業(yè)及為其提供良好的就業(yè)服務(wù)已然成為了人事檔案管理方所肩負(fù)的重大責(zé)任。但就目前而言，我國在檔案信息資源管理方面仍存留著許多問題，其中比較明顯的問題主要包括但并不僅僅限于高校畢業(yè)生仍然存在對檔案重要性認(rèn)知不足，檔案管理機(jī)制不盡完備、管理手段落后等等。現(xiàn)為了對該類狀況做出改善，文章將對畢業(yè)生檔案管理的重要性、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，并以此為依據(jù)提出相應(yīng)的改善對策，從而為高校畢業(yè)生檔案信息資源管理提供理論參考。

高校畢業(yè)生檔案管理是人事檔案管理的重要內(nèi)容之一，其實(shí)施不僅能為就業(yè)單位反映高校畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，而且也是單位、企業(yè)招賢納士的重要參考依據(jù)。其不僅能提高高校畢業(yè)生就業(yè)率，更可在一定程度上對就業(yè)市場形成規(guī)范。由此可見，高校畢業(yè)生檔案管理對高校畢業(yè)生及社會皆具有切實(shí)而深遠(yuǎn)的積極意義。該類檔案除卻記錄高校畢業(yè)生的身份信息外，其內(nèi)容還囊括了高校生于高校時(shí)期內(nèi)的成長履歷，如高校求學(xué)期間的成績及活動參與狀況等等，這些內(nèi)容雖然不能夠完全反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，但也能夠從某種程度上為企業(yè)及單位提供信息參考，其價(jià)值不言而喻，因此提升高校畢業(yè)生檔案利用率，令其實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化是當(dāng)今人力資源服務(wù)中心的“當(dāng)務(wù)之急”。

畢業(yè)生檔案管理的重要性

畢業(yè)生檔案最初以學(xué)生檔案形式存在，其中記錄的內(nèi)容包括但并不僅僅限于高校生入校前高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、各類政治表現(xiàn)、以往求學(xué)履歷等等。在高校生畢業(yè)后，這種學(xué)習(xí)檔案便會隨之轉(zhuǎn)化為畢業(yè)生檔案并儲存于人力資源服務(wù)中心。從微觀角度來看，畢業(yè)生檔案可以被視為高校生在高校期間學(xué)習(xí)乃至生活過程的“縮影”，是學(xué)生于高校期間發(fā)生顯著成長的證據(jù)與證明?；谶@一點(diǎn)及社會對德育重視性的提升，近年來國內(nèi)諸多用人單位對畢業(yè)生檔案愈發(fā)注重，入職前筆試及面試狀況已并非唯一的用人參考指標(biāo)，檔案狀況同樣成為了至關(guān)重要的內(nèi)容之一。在這種情況下，做好畢業(yè)生檔案信息資源管理便顯得尤為重要，人力資源服務(wù)中心所樹立的服務(wù)意識、為畢業(yè)生提供的幫助與良好就業(yè)環(huán)境都能夠有效改善高校畢業(yè)生“就業(yè)難”的現(xiàn)狀，為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)存問題

目前我國人力資源服務(wù)中心在高校畢業(yè)生檔案信息資源管理的工作實(shí)踐中仍存留著較多問題，其中比較明顯的問題如下：

（一）高校畢業(yè)生對檔案重要性認(rèn)知不足

數(shù)十年來高校畢業(yè)生檔案已在用人單位得到了廣泛應(yīng)用，但相對而言，機(jī)關(guān)單位及國營企業(yè)較之民營、私營企業(yè)對畢業(yè)生檔案更為看重，而民營、私營企業(yè)則更為重視畢業(yè)生的實(shí)際能力，如是狀況直接導(dǎo)致了許多無從進(jìn)入或不愿進(jìn)入機(jī)關(guān)單位及國營企業(yè)工作的高校生對檔案產(chǎn)生輕視，忽視自身檔案的存在及管理。檔案遺失、毀壞等狀況時(shí)有發(fā)生，這無疑為畢業(yè)生檔案信息資源管理帶來了巨大難度，此為高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)存問題之一。

（二）檔案管理機(jī)制不盡完善

前文曾提及“畢業(yè)生檔案的前身為學(xué)生檔案”，因此高校畢業(yè)生檔案在轉(zhuǎn)存至人力資源服務(wù)中心前將會以學(xué)生檔案形式保存在高校中由高校檔案管理部門負(fù)責(zé)管理。但就目前而言，國內(nèi)諸多高校并未形成統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理機(jī)制，雖然記錄信息大致相同，但有的高校對檔案管理重視，有的高校則不然，高校與高校間的檔案管理能力亦或多或少存在差距，檔案管理混亂狀況在所難免，后續(xù)人力資源服務(wù)中心在收到不同高校的學(xué)生檔案后仍需耗費(fèi)大量時(shí)間與人力對檔案進(jìn)行統(tǒng)一，不僅致使人力資源服務(wù)中心工作量的增大，更為檔案信息資源帶來了額外的難度，此為高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)存問題之二。

（三）檔案管理手段落后

檔案管理手段落后是高校畢業(yè)生檔案管理方面存在的另一大問題，雖然近年來我國已出臺了包括“學(xué)信網(wǎng)”在內(nèi)的檔案管理方法，但目前我國各地區(qū)在高校畢業(yè)生檔案管理方面所采用的主要方法仍是手工操作。手工操作雖然從最初開展檔案管理便沿用至今。但這種方法一來效率低下，二來更容易出現(xiàn)工作疏漏為檔案信息資源管理工作帶來負(fù)面影響，三來高等教育的普及與高校生數(shù)量飆升為畢業(yè)生檔案管理工作帶來了巨大的工作量，傳統(tǒng)的手工操作方法更難以滿足工作量與精準(zhǔn)量的需求，亟待做出現(xiàn)代化改善。由此可見，檔案管理手段已然成為了高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)存問題之三。

高校畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務(wù)質(zhì)量在管理基礎(chǔ)層面的提升對策

（一）加強(qiáng)高校檔案管理教育

為了有效提升高校生對檔案的重視程度，高校方應(yīng)不斷加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，在高校內(nèi)增設(shè)或增加就業(yè)指導(dǎo)課程，并將檔案管理方面的知識內(nèi)容納入必修的就業(yè)指導(dǎo)課程體系內(nèi)，以此加強(qiáng)高校生對自身檔案的重視程度。

（二）完善檔案管理機(jī)制

為了實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務(wù)質(zhì)量提升，建立完善的檔案管理機(jī)制是其必經(jīng)之路，檔案管理工作可以以全國高校為單位建立制度、流程、崗位及監(jiān)督現(xiàn)代化及體系化的全新檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與高校的直接接軌，從根源處提高畢業(yè)生檔案管理的效率與質(zhì)量。

（三）開發(fā)信息化畢業(yè)生檔案管理體系

信息化管理是根除管理手段落后的最根本途徑，亦是最有效的途徑，人力資源服務(wù)中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息技術(shù)作用以便對以往相對落后的管理方式做出改善，開發(fā)信息化畢業(yè)生檔案管理體系。在該體系實(shí)際開發(fā)過程中，人力資源服務(wù)中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方應(yīng)當(dāng)以傳統(tǒng)管理方法與經(jīng)驗(yàn)為根基，將云存儲、大數(shù)據(jù)挖掘分析等技術(shù)融入至管理中，以此實(shí)現(xiàn)管理效率、質(zhì)量乃至安全性的提升。

（四）增強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)

管理工作的開展離不開管理人員，所以為了提升高校畢業(yè)生檔案信息資源就業(yè)服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)亦是重中之重。一來人力資源服務(wù)中心及其余畢業(yè)生檔案信息資源管理方需要不斷招賢納士，招納專業(yè)能力與信息技術(shù)水平并重的綜合型人才，二來需要對已入職管理人員做出業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全方位提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，從人力資源方面實(shí)現(xiàn)人力資源管理質(zhì)量的提升。

高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議

隨著高等教育的普及，高校畢業(yè)生流動性亦不斷攀升，而與之同步攀升的是用工主體的種類，這兩方面的增長為高校畢業(yè)生檔案信息資源管理帶來了新的變化，同時(shí)也為高校畢業(yè)生檔案業(yè)務(wù)辦理帶來了新的要求。為了滿足當(dāng)代高校畢業(yè)生的需求，人力資源服務(wù)中心需要通過業(yè)務(wù)辦理狀況對業(yè)務(wù)辦理動向做出動向分析，了解變化趨勢，繼而通過該類分析做出相應(yīng)的業(yè)務(wù)調(diào)整。除此之外，人力資源服務(wù)方面也需要以畢業(yè)生檔案信息資源管理質(zhì)量及效率為基點(diǎn)做出相關(guān)高質(zhì)量研究，為行政決策部門提供研究文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)參考及需求性分析結(jié)果，真正為檔案信息資源管理的發(fā)展提供發(fā)展契機(jī)。

綜上所述，畢業(yè)生檔案信息資源的管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，而基于該方面管理而實(shí)現(xiàn)的就業(yè)服務(wù)提升不僅能夠提高高校畢業(yè)生的就業(yè)率，還能夠改善人才市場，為我國建設(shè)中國特色社會主義奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。而為了實(shí)現(xiàn)就業(yè)服務(wù)質(zhì)量的提升，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識，真心實(shí)意地為高校畢業(yè)生就業(yè)“鋪路搭橋”，解決高校畢業(yè)生就業(yè)困難，讓人力資源服務(wù)成為改善地區(qū)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量“軸承”。