事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的影響因素及解決策略探討

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信息技術(shù)的進(jìn)步改變了諸多行業(yè)的生產(chǎn)及管理模式，信息化建設(shè)是現(xiàn)代企事業(yè)單位不可或缺的內(nèi)容。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案信息化建設(shè)對(duì)提高日常工作效率、加強(qiáng)資源儲(chǔ)存共享等具有重要的意義。目前來看，不少事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還存在諸多問題，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程?；诖?，文章首先對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)影響因素進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的解決策略，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供幫助，促進(jìn)其檔案信息化建設(shè)水平。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)影響因素

（一）部分事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

檔案信息化建設(shè)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的改革趨勢，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要手段，但目前來看，部分事業(yè)單位依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作效率相對(duì)低下。究其原因是在于事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，沒有充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要影響，對(duì)信息化建設(shè)存在質(zhì)疑，同時(shí)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理在事業(yè)單位日常管理工作中沒有太大作用，這種錯(cuò)誤認(rèn)知嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，也對(duì)其自身日常管理工作有一定的影響。

（二）檔案信息化建設(shè)投入不足

檔案信息化建設(shè)需要事業(yè)單位投入一定的資金、人力等進(jìn)行必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，盡管一些事業(yè)單位逐漸意識(shí)到了檔案信息化管理的重要性，但是由于資金不足、專業(yè)技術(shù)人員不足等問題導(dǎo)致信息化建設(shè)難以全面開展。首先，資金投入不足。充足的資金投入是檔案信息化建設(shè)的根本保障，信息化建設(shè)需要有快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備。這些都是必備的，而事業(yè)單位缺乏充足的資金投入勢必會(huì)影響檔案信息化建設(shè)。其次，專業(yè)人員投入不足。事業(yè)單位中能夠進(jìn)行信息化建設(shè)的專業(yè)人員很少，很多工作需要依賴社會(huì)專業(yè)人員，這也造成事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)了解很少，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)往往無從下手，很大程度上阻礙了信息化建設(shè)的推進(jìn)[1]。

（三）檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位經(jīng)過長期發(fā)展積累了大量的檔案資料，檔案信息化管理需要對(duì)這些檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，但是目前事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同部門往往采用的是該部門獨(dú)立的信息系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)不僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料等轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，同時(shí)還需要將所有部門的信息數(shù)據(jù)整合到一起，采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，方便信息的調(diào)取和利用，這就需要確保各個(gè)獨(dú)立信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的共享性和不同技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性。這對(duì)事業(yè)單位龐大的檔案信息資源來說，無疑是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，還需要相關(guān)制度文件對(duì)此進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)。

（四）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在事業(yè)單位中，檔案管理一直被認(rèn)為是一項(xiàng)簡單的工作，從業(yè)人員無需具備太多的知識(shí)技能。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理逐漸向著信息化建設(shè)方面發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)水平對(duì)信息化建設(shè)也有重要的影響作用。一方面，事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，檔案管理人員依然停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，檔案信息化建設(shè)對(duì)他們來說似乎十分陌生，而信息化建設(shè)之后的檔案管理工作該如何進(jìn)行正是諸多事業(yè)單位需要面臨的事情。另一方面，部分事業(yè)單位認(rèn)為檔案信息化管理工作可以由社會(huì)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行代管，或者外聘專業(yè)人員輔助檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化管理等。對(duì)于檔案管理人員自身來說，這一方式依然沒有從根本上提高其專業(yè)能力，其獨(dú)立完成檔案信息化管理的能力不足，對(duì)檔案信息化管理效果也有很大的影響[2]。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)解決策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)期，事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代發(fā)展，順應(yīng)新時(shí)期要求，積極主動(dòng)進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新變革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，在日常管理中，可以通過其他工作對(duì)比信息化管理與傳統(tǒng)管理模式的工作效率、工作質(zhì)量，明白信息化建設(shè)的重要性。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳引導(dǎo)，使檔案管理人員充分意識(shí)到信息化建設(shè)不僅是時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)也是事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需要。隨著信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)正在成為各行各業(yè)發(fā)展的重要趨勢。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案信息化建設(shè)有利于管理人員對(duì)數(shù)量龐大的各類檔案進(jìn)行資源整合和有效管理，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，對(duì)事業(yè)單位日常工作的順利開展有十分積極的作用，同時(shí)也能夠大大減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，檔案管理人員可以將更多的精力用于日常工作的管理優(yōu)化和能力提升方面。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展需求、符合事業(yè)單位工作實(shí)際需要、有利于檔案管理人員工作效率的提升，因此，檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位未來發(fā)展必須要進(jìn)行的重要工程。

（二）加大檔案信息化建設(shè)人力、物力、財(cái)力的投資

檔案信息化建設(shè)離不開大量的人力、物力和財(cái)力，因此事業(yè)單位需要投入充足的資金支持，切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。首先，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，對(duì)檔案工作轉(zhuǎn)型進(jìn)行分析，設(shè)置合理的資金投入，并且加大資金使用監(jiān)督力度，確保?？顚Ｓ茫瑸闄n案信息化建設(shè)提供充足的資金支持。其次，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，信息化建設(shè)需要基礎(chǔ)設(shè)施的支持，需要對(duì)目前單位內(nèi)所用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等進(jìn)行檢查，對(duì)于老舊設(shè)備及時(shí)升級(jí)或換新，同時(shí)還需要購置檔案信息化管理所需的數(shù)碼相機(jī)、圖文掃描儀等相關(guān)設(shè)備，為檔案信息化管理提供符合要求的存儲(chǔ)場所，確保硬件設(shè)施能夠符合檔案信息化管理需求，為信息化建設(shè)提供必要的硬件支撐。最后，邀請(qǐng)專業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)參與到檔案信息化建設(shè)工作中來，可以通過聘請(qǐng)社會(huì)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行軟件的開發(fā)安裝，建立檔案信息化管理所需數(shù)據(jù)庫等，全面保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行[3]。

（三）建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，事業(yè)單位需要采取先進(jìn)的管理手段，結(jié)合目前檔案管理工作中的實(shí)際問題，制定行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案目錄的統(tǒng)一性，檔案目錄是檔案管理人員后期進(jìn)行檔案檢索、檔案整理的重要參考依據(jù)，因此，事業(yè)單位需要對(duì)檔案目錄進(jìn)行規(guī)范，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。其次，完善檔案管理制度，事業(yè)單位檔案資料涉及眾多部門，不同部門在進(jìn)行檔案整理及調(diào)取時(shí)的流程并不一致，有必要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范，建立統(tǒng)一的檔案信息資源管理體系，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同信息化資源系統(tǒng)之間信息的共享性和同步性，為事業(yè)單位日常工作開展提供有利的幫助。最后，建立健全檔案管理考評(píng)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的工作監(jiān)管，確保信息化管理工作責(zé)任到人，提高檔案管理人員工作積極性，保障檔案信息化管理的有序進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案信息化建設(shè)是為了提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位其他工作的更好開展提供支持，而信息化建設(shè)之后的檔案管理工作顯得尤為重要。檔案管理人員素質(zhì)水平也需要提升，以適應(yīng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。首先，加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，檔案信息化建設(shè)需要檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)知識(shí)。其次，事業(yè)單位可以引入適量的專業(yè)人才優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍，通過引入信息技術(shù)專業(yè)人才帶動(dòng)全體人員信息技術(shù)水平的提升，引入檔案信息化管理人才促進(jìn)其檔案管理人員、檔案管理水平的快速提升。最后，加強(qiáng)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)。

信息技術(shù)的發(fā)展與普及，改變了傳統(tǒng)行業(yè)的工作管理模式，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代發(fā)展的必然需求，是事業(yè)單位遲早需要面對(duì)的問題。因此，事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，對(duì)影響信息化建設(shè)的因素進(jìn)行全面分析，采取行之有效的措施進(jìn)行解決。同時(shí)參考其他事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的成功案例，盡早完成檔案管理工作轉(zhuǎn)型，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效開展。