事業(yè)單位人事檔案管理信息化對(duì)策研究

王興群

摘 要：在信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的過程中，事業(yè)單位人事檔案管理模式發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理正在朝向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變，而且這種管理方式能夠產(chǎn)生一定的作用。信息化的融入可以保證事業(yè)單位人事檔案管理的效率，并降低行政成本，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;人事檔案管理;對(duì)策;事業(yè)單位

引言

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的運(yùn)用在人事檔案管理里也逐漸凸顯，如何更好管理人員，讓人事部門的人事檔案工作更加簡潔化、更加高效，就需要我們將人事管理的一系列工作都進(jìn)行不同程度的改變。將工作的流程規(guī)范化和制度化，同時(shí)也要兼容制度的科學(xué)性，提高工作模式的效率和效果。針對(duì)此目標(biāo)，將人事管理制度更好地兼容，更科學(xué)化地運(yùn)用， 成為了值得研究的課題。

1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技穩(wěn)定發(fā)展的支撐下，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，需要得到事業(yè)單位的重視，確保在實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過程中能夠做好全面的分析，適當(dāng)將信息技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣不僅能夠全面提高管理的效率，同時(shí)有利于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響而限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)與優(yōu)化。所以說，只有不斷做好創(chuàng)新，并加強(qiáng)對(duì)新型技術(shù)應(yīng)用的重視，才能夠提高檔案管理的信息化水平，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

1.2 人事檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，而且涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，主要包括工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職履歷及工作能力等多項(xiàng)內(nèi)容，有效對(duì)事業(yè)單位人才信息進(jìn)行儲(chǔ)備。由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔，不僅會(huì)消耗一定的人力物力，同時(shí)為后期的檔案提取增加了更多難度，一旦有管理人員辭職，則交接工作在短期內(nèi)無法順利完成，產(chǎn)生的影響較為嚴(yán)重。所以，只有強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理的重視，并通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率。保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，提升單位服務(wù)質(zhì)量，保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題分析

2.1 信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)缺乏健全性

事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強(qiáng)化了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，力求可以從整體的層面上對(duì)人事檔案管理工作的效率及職能進(jìn)行提升。綜合現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理工作水平來看，其在設(shè)備配置層面，存在較強(qiáng)的滯后性，不能夠?qū)υO(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新，也無法積極的對(duì)現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，致使人事檔案管理工作的進(jìn)行存在了很大的問題。人事檔案管理工作機(jī)制缺乏健全性，任何一項(xiàng)工作的開展，其都需要有完善的機(jī)制作為約束。

2.2 事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員

很多事業(yè)單位的人才都不是?？瞥錾?，而是結(jié)合事業(yè)單位所需人才，選拔最合適的人才進(jìn)入部門，開展相關(guān)工作。但從檔案管理人員的履歷信息可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員均屬于非專業(yè)人員。經(jīng)過相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，可提升檔案管理人員對(duì)自身工作的流程，可促使檔案管理人員逐步增強(qiáng)自己的能力，逐步勝任現(xiàn)有工作。但是，因?yàn)榉菍？瞥錾恚?無法深入了解檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際需求，在人事檔案初期審查、檔案整理、檔案登記以及檔案保存等多個(gè)環(huán)節(jié)中，工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)一定差錯(cuò)，繼而影響人事檔案的實(shí)際管理效果。再者，事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的檔案管理部門、檔案管理人員以及檔案管理部門，所以初期檔案錄入期間缺乏相應(yīng)的檔案檢查、核對(duì)過程，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料出現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)、內(nèi)容造假等多個(gè)問題。再者，檔案審查、核對(duì)等前期環(huán)節(jié)比較繁瑣，而檔案整理工作中的分類、歸檔以及存放也是一門學(xué)問。檔案管理人員往往要同時(shí)面對(duì)大量人事檔案資料，然后思考如何進(jìn)行歸檔、分類、排列以及擺放等工作。若能靈活運(yùn)用信息化管理手段，無疑可改進(jìn)這一情況，但因?yàn)槭聵I(yè)單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理、監(jiān)管人才，所以無法有效解決這些問題，無法提升人事檔案歸檔、分類、排列以及擺放等工作的效率。

3 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的實(shí)施策略

3.1 創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用率

檔案管理部門在管理干部人事檔案的過程中，要促進(jìn)干部人事檔案的開發(fā)利用，提高檔案管理工作效率，更好地滿足用戶需求。檔案管理部門必須有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，并建立技術(shù)先進(jìn)、功能全面的檔案信息服務(wù)體系，更好地完成內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門與上級(jí)相關(guān)單位的人事檔案信息共享，提高對(duì)干部人事檔案的利用效率。

3.2 制定合理的人事檔案信息化管理

事業(yè)單位人事檔案管理最重要的價(jià)值就是在原有的體系和價(jià)值上進(jìn)行一個(gè)整體的資源信息化的建設(shè)。只有真正明白電子化、信息化的價(jià)值所在，在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候才能將這些資源都轉(zhuǎn)化為素材。比如，將人事檔案管理構(gòu)建出一個(gè)符合職能部門人事的信息庫，通過員工的信息收集和采納進(jìn)電子化平臺(tái)，電子儲(chǔ)備倉庫調(diào)用這些信息，不斷比較和探究，將人事電子儲(chǔ)備倉庫變成一個(gè)必不可少的人事職能部門的工具。如此，人事檔案管理工作將提升一個(gè)高度。因?yàn)榻柚娮踊墓芾砟Ｊ?，可以有效地避免資源丟失、資料不全、人事工作難以推進(jìn)、交接困難等情況。最終，可以借助科技和信息化的手段，讓人事檔案信息管理更加適應(yīng)組織運(yùn)行節(jié)奏，打破原有的工作模式和管理方法，讓事業(yè)單位在制度創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新上不斷突破，將人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)更加明確和規(guī)范。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的逐步完善，是對(duì)管理模式和工作內(nèi)容最有效的助推劑。比如，將人事檔案管理和信息技術(shù)做有理的結(jié)合，構(gòu)建職能部門人事電子儲(chǔ)備倉庫，建立事業(yè)單位大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)儲(chǔ)備庫，在電子圖書館的儲(chǔ)存中，所有的紙質(zhì)版信息都能完好地保存在電子數(shù)據(jù)庫中，這樣可以很大程度提高工作的效率和能動(dòng)性，在不斷更替處于上升期的各個(gè)職能部門，不會(huì)被龐雜冗長的信息數(shù)據(jù)所難倒，而是調(diào)取所有成員的工作履歷和簡歷，對(duì)于人員的任用、提升、降級(jí)或評(píng)價(jià)，做出最精準(zhǔn)的判斷。讓員工對(duì)于自己的規(guī)劃更加清晰和明朗。

3.3 提高信息化管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位在將信息化融入人事檔案管理工作時(shí)，不僅需要強(qiáng)化對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)的重視，同時(shí)應(yīng)該做好相對(duì)較為全面的分析與優(yōu)化，掌握管理人員的工作情況，強(qiáng)化對(duì)培訓(xùn)工作的重視并不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)各項(xiàng)軟件技術(shù)的應(yīng)用有充足的了解。在人事檔案信息管理的過程中，管理人員的任務(wù)量正在不斷提升，所以管理人員應(yīng)該重視自身的責(zé)任，掌握各項(xiàng)工作的開展情況。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)該適當(dāng)開展職業(yè)道德及思想教育，提高管理工作人員的責(zé)任感，落實(shí)好專項(xiàng)培訓(xùn)工作，使得工作人員熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用要點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

4 結(jié)束語

總而言之，目前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正處于持續(xù)發(fā)展的階段，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)先進(jìn)技術(shù)的重視，由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化管理，建立并完善相對(duì)較為全面的管理系統(tǒng)，不斷提高管理的效率，發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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