加強(qiáng)新形勢下石油企業(yè)會計檔案管理探究

羅光瓊

摘 要：會計檔案工作是石油企業(yè)一項重要的管理業(yè)務(wù)，也是檔案管理中的一個“亮點”，越來越受到重視。文章結(jié)合石油企業(yè)實際，分析會計檔案管理存在的重視程度不足、信息反映存在缺位等問題，提出充分認(rèn)識和提高會計檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的地位和作用、對會計檔案實施科學(xué)管理、開展會計檔案人才培訓(xùn)和會計檔案應(yīng)注意的信息數(shù)據(jù)口徑和可持續(xù)管理的基本思路。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);會計;檔案;管理

石油企業(yè)會計檔案是反映其生產(chǎn)經(jīng)營活動的“百科全書”，因其涵蓋內(nèi)容豐富、紀(jì)實性強(qiáng)等因素引起了企業(yè)管理層的重視，具有幫助企業(yè)優(yōu)化管理并不斷創(chuàng)新的功效。從這個意義上說，會計檔案自然成為了石油企業(yè)檔案管理的一個“亮點”。但從近年會計檔案管理的情況看，編寫不規(guī)范、條目不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)有矛盾等問題不同程度地存在，給石油企業(yè)會計檔案的運(yùn)用造成了困惑。因此，把被馬克思稱為“對過程的控制和觀念的總結(jié)”的企業(yè)會計檔案作為推動企業(yè)改革發(fā)展的重要手段是當(dāng)前企業(yè)檔案工作的重要課題。

一、石油企業(yè)會計檔案管理存在的主要問題

由于石油企業(yè)屬于多工種、多專業(yè)的聯(lián)合大型國有央企，具有點多、線長、面廣的生產(chǎn)經(jīng)營特點，專業(yè)化的分工管理成為了石油企業(yè)的特殊模式，反映到會計檔案方面，由會計部門對會計檔案進(jìn)行編撰、建檔、使用、歸檔等工作，檔案部門協(xié)助指導(dǎo)的辦法，雖然有一定的積極作用，但也存在問題。

1. 對會計檔案的重視程度不足。企業(yè)會計部門雖然是產(chǎn)生會計檔案和使用會計檔案的專業(yè)部門，但對于會計檔案的管理和重要性的認(rèn)識存在不足，主要表現(xiàn)在：沒有培養(yǎng)專業(yè)化的會計檔案管理人才。會計部門的人才培養(yǎng)，大都放在了資金、成本、資產(chǎn)管理方面，對于會計檔案管理人才沒有進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，而且對于會計檔案的撰寫人員采取的是兼職方式，而且每年撰寫的人員都在變化，造成會計檔案前后期內(nèi)容不對稱、文法不對應(yīng)、思路不一致，影響了會計檔案的整體效果。

2. 會計檔案的信息反映存在缺位。一是會計信息反映的圖表格式過于專業(yè)化，基本注解也不夠清晰，出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)信息群眾讀不懂、管理信息非專業(yè)人士不明白的情況，給非會計專業(yè)方面的管理人員運(yùn)用會計檔案帶來了困難。二是會計信息反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不連續(xù)，一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在這本期會計檔案中有詳盡的記載，但到下一個會計年度就直接“蒸發(fā)”了，使會計檔案前后期對同一問題的反映失去了可持續(xù)性。三是會計信息反映的內(nèi)容不精練，把會計檔案當(dāng)成了工作報告來寫，不僅加上背景、論述，還增加了原則、意義等等，成為了檔案管理中典型的不必要的“錦上添花”。

二、石油企業(yè)會計檔案管理的基本思路

1. 充分認(rèn)識和提高會計檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的地位和作用。會計檔案在石油企業(yè)經(jīng)營管理中占有特別作用，這不是人的主觀意志，而是由會計檔案所反映的經(jīng)營信息所決定的。據(jù)統(tǒng)計，石油企業(yè)所需的經(jīng)營管理信息，90%來源于企業(yè)的會計部門。從這個意義上說，會計檔案管理的好與壞，直接影響管理的水平。因此，對于會計檔案管理，必須要站在戰(zhàn)略的高度，借助石油企業(yè)檔案管理體系的平臺，不斷地通過會計檔案把企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動如實地反映出來，促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展。

2. 對會計檔案實施科學(xué)管理。會計檔案信息量大，涉及的范圍、內(nèi)容和專業(yè)也比較多，必須根據(jù)石油企業(yè)會計的特點和檔案管理的要求，對會計檔案進(jìn)行科學(xué)分類管理。

（1）基礎(chǔ)信息類。主要借助財務(wù)報表，采取定量化方式，據(jù)實反映石油企業(yè)一年來或一個生產(chǎn)經(jīng)營周期內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營活動數(shù)據(jù)。重點是企業(yè)的收入、支出、盈虧三部分。收入項目反映的是企業(yè)在一年來或一個經(jīng)營周期內(nèi)經(jīng)營活動總收入，由主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、投資收益、營業(yè)外收入和補(bǔ)貼收入五項構(gòu)成。與此相對應(yīng)，支出項目由主營業(yè)務(wù)成本、其他業(yè)務(wù)成本、營業(yè)稅金及附加、期間費用、營業(yè)外支出和資產(chǎn)減值損失六項構(gòu)成。盈虧指的是收入與成本相減后的差額。如果有盈余，還應(yīng)如實反映出稅后利潤所提取的各項公積金、公益金和下一個年度可供分配的利潤。

（2）重大活動類。主要借助財務(wù)報告，采取定量與定性相結(jié)合方式，對每年會計部門為了配合生產(chǎn)經(jīng)營其他管理部門，同時結(jié)合本專業(yè)的管理實際，開展了強(qiáng)化資金運(yùn)營、推行成本管控、優(yōu)化應(yīng)收款項管理、加速資產(chǎn)運(yùn)作效率等挖潛增效活動。這些活動既是會計部門的大事，也是企業(yè)一年中經(jīng)營活動的重要反映，作為對基礎(chǔ)信息類的有效補(bǔ)充。

3. 開展會計檔案人才培訓(xùn)。抓好會計檔案管理，人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。根據(jù)石油企業(yè)管理的需要，對會計檔案人才培養(yǎng)可從三個方面同時開展。一是基礎(chǔ)型會計檔案人才，由會計部門與檔案部門辦班培訓(xùn)，掌握基本的檔案學(xué)知識，能夠規(guī)范地開展會計檔案工作。二是中層會計檔案人才，由組織部門按照選拔“賽馬”的方式，對脫穎而出的人才直接送入大學(xué)，進(jìn)行專業(yè)化的系統(tǒng)學(xué)習(xí)。三是對于高端的管理人才，采取社會公開招聘的方式，用人才帶動管理。

三、石油企業(yè)會計檔案管理應(yīng)注意的問題

1. 符合檔案管理的一般原則。會計檔案雖然站在會計專業(yè)的角度反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動，但必須按照檔案撰寫規(guī)定，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)和通俗易懂。如在反映“效益指標(biāo)完成情況”時，其數(shù)字的用法應(yīng)遵照中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，如重大會計管理活動應(yīng)采取史書的寫法，精確選材，把工作中的項目在材料中如實反映出來。也就是說，要反映什么項目、多少項目、關(guān)鍵技術(shù)、創(chuàng)造效益等核心問題，用平鋪直敘，不夸張和評論的方式，彰顯會計檔案存史、便檢的特性。

2. 信息數(shù)據(jù)口徑問題。信息數(shù)據(jù)“打架”是檔案管理常遇到的現(xiàn)象。會計信息方面也是如此。主要是沒有規(guī)范數(shù)據(jù)的出臺口徑和專業(yè)部門間溝通不足。正確的方法是根據(jù)各專業(yè)部門在管理中的職責(zé)確定數(shù)據(jù)口徑：涉及成果類的數(shù)據(jù)，以會計部門提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，涉及年度工作量、企業(yè)增加值等數(shù)據(jù)等以規(guī)劃計劃部門提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，涉及到薪酬收入、勞動生產(chǎn)率等以人力資源部門提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。確保數(shù)據(jù)間保持一致。

四、結(jié)語

總地來說，石油企業(yè)要想持續(xù)穩(wěn)定取得進(jìn)展，檔案管理工作不容忽視。我們需要將關(guān)注點放在企業(yè)的檔案管理工作上，不斷改進(jìn)和完善管理形式，利用多種方式方法使檔案管理工作更具成效，從而促使石油企業(yè)擁有更美好的發(fā)展前景。

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