論新形勢下做好社會保險檔案管理工作的對策

姚進(jìn)功

摘 要：在分析新形勢下加強社會保險檔案管理必要性的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身從事社會保險檔案管理的經(jīng)驗，多角度分析社會保險檔案管理現(xiàn)狀及問題，有針對性提出了加強社會保險檔案管理的對策，希望對切實提升社會保險檔案管理工作水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：社會保險;檔案管理;管理創(chuàng)新;工作對策

在新時代的背景下，社會基本養(yǎng)老制度的逐步完善意味著社保辦理的個人參考資料檔案的快速增加，這樣給社會保險檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)性。充分發(fā)揮出社會保險檔案管理工作的優(yōu)勢，不僅能保障落實參保人員的各項權(quán)利，也能全面符合時代發(fā)展的潮流，實現(xiàn)自身的工作水平全面提升，進(jìn)而能便于開展各類參保對象的高質(zhì)量的檔案服務(wù)工作，從而促進(jìn)保險行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，全面保障開展高質(zhì)量的社會服務(wù)。

1 新形勢下加強社會保險檔案管理必要性

考慮到社會保險檔案的特殊性要求，涉及到廣大人民群眾的失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療以及生育過程等相關(guān)文件材料。為了全面保障落實檔案管理工作的實質(zhì)性內(nèi)容，應(yīng)從實際出發(fā)來選擇保障落實傳統(tǒng)檔案管理工作的深化改革，實現(xiàn)檔案管理體系的逐步完善，以便順利推動社會保險工作的開展。考慮到社會保險檔案管理中的資料信息的重要性，當(dāng)原始資料丟失問題嚴(yán)重，后續(xù)的保險工作將難以維系。從這個角度來看，社會保險檔案管理對于維系保險行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展具有積極意義。在信息化時代背景下，應(yīng)全面重視將信息技術(shù)優(yōu)勢融入到檔案管理實踐中，以便保障推動檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展要求，這些都是開展高質(zhì)量檔案工作的重要基礎(chǔ)。

2 社會保險檔案管理現(xiàn)狀

2.1 社會保險檔案管理不統(tǒng)一

盡管較為重視社會保險的檔案管理工作，但實踐中依然沒有落實有效的目標(biāo)，難以解決存在著傳統(tǒng)模式下的缺陷及弊端。最為典型的問題表現(xiàn)為規(guī)范性不強、管理形式不統(tǒng)一等。在具體的社會保險業(yè)務(wù)辦理的實踐環(huán)節(jié)，肯定不可避免存在著大量的資料保險內(nèi)容，針對鎮(zhèn)部分的資料報表情況，大都是通過多個部門來共同完成，這樣容易造成存在著不統(tǒng)一的管理體系結(jié)構(gòu)。實踐中意味著管理環(huán)節(jié)中存在著多方面的重疊情況，會造成工作效率的有效降低，無法保障發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)平臺的資源共享的優(yōu)勢，難以開展高質(zhì)量的社會保險工作。

2.2 社會保險檔案管理缺乏專業(yè)性管理

對于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作實踐中，紙質(zhì)材料存在著數(shù)據(jù)丟失、容易損壞等問題，這樣自然會造成檔案資料查看及管理問題受到影響。同樣，當(dāng)存在著檔案管理部門中發(fā)生火災(zāi)事故的情況，則會造成紙質(zhì)檔案損壞而難以復(fù)原的情況。在社會保險業(yè)務(wù)實踐環(huán)節(jié)，廣泛應(yīng)用著大量的計算機信息化設(shè)備，但在具體的檔案管理實踐中卻沒有普及，造成檔案管理的信息化程度偏低，專業(yè)化管理水平不高，檔案管理制度中存在著無法明確約束檔案管理工作的情況?？紤]到使用較為頻繁的檔案資料的情況，必然帶來大量的檔案資料數(shù)量、社會保險業(yè)務(wù)的拓展，如果不能有效劃分，則會造成檔案管理工作難度提升。

2.3 社會保險檔案管理手段落后

高質(zhì)量的檔案管理工作方可以推動社會保險的深化改革，從實際來看，檔案管理工作很多內(nèi)容難以落實到位，無法滿足社會保險改革發(fā)展的要求。具體來看，檔案室存在著安全設(shè)施無法滿足標(biāo)準(zhǔn)的情況，容易造成一定的火災(zāi)隱患問題，考慮到通風(fēng)設(shè)施不足的情況，還會造成紙質(zhì)介質(zhì)變霉的情況，嚴(yán)重則會造成蟲蛀損壞檔案資料的情況。

3 加強社會保險檔案管理的對策

3.1 提高公民的社保檔案意識

在全面推動高質(zhì)量的社會保險檔案管理實踐中，應(yīng)全面提升群眾的檔案使用意識。從實際情況出發(fā)，參考基層檔案工作人員的實際情況，只有保障落實工作內(nèi)容豐富化的要求，夯實檔案中的基礎(chǔ)性信息內(nèi)容，并能及時修改及完善相關(guān)內(nèi)容。從這個角度來看，方可以保障檔案管理的有效性。同時，還應(yīng)保障檔案管理職責(zé)的有效性，開展高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，有效實現(xiàn)老舊設(shè)備的更新，全面保障社會保險檔案管理的安全性得以提升。保障落實檔案管理的定期檢查要求，短時間內(nèi)及時有效解決問題，保障開展高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

3.2 健全和完善管理制度

在推動檔案管理高質(zhì)量工作的背景下，應(yīng)主動保障落實時代發(fā)展要求，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化要求。檔案管理是社會保險業(yè)務(wù)開展的重要基礎(chǔ)，只有全面落實規(guī)章制度內(nèi)容，方可落實社會保險檔案管理工作。同樣，為了避免造成檔案資料丟失的問題，還應(yīng)落實管理制度的逐步完善，避免工作實踐中存在的沖突問題，落實制度的科學(xué)化，全面提升檔案管理的質(zhì)量。

3.3 制定社會保險檔案管理辦法

社會保險單位應(yīng)重點明確內(nèi)部控制的有效性，全面保障工作質(zhì)量要求，從而落實管理部門的制度體系要求，當(dāng)存在違規(guī)行為應(yīng)保障短時間內(nèi)有效解決，力求不再發(fā)生類似問題。管理人員應(yīng)從實際出發(fā)，明確基層工作內(nèi)容，能有效發(fā)現(xiàn)問題及解決問題，進(jìn)而保障實現(xiàn)社會保險檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。

4 結(jié)論

由此可見，在新時代的背景下，社會保險檔案管理應(yīng)充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的優(yōu)勢，積極面對傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題，并有針對性提出了社保檔案管理的應(yīng)對措施，希望對全面提升社保檔案管理水平有所幫助。

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