紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制與管理探討

薄會娜

摘 要：隨著經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，新型技術(shù)也得到了廣泛的普及，從而改變了人們獲取信息的途徑，為人類的生產(chǎn)生活帶來了極大的變化。為了適應(yīng)新的形勢與環(huán)境，在檔案管理工作中，也應(yīng)該結(jié)合實際情況，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的質(zhì)量控制與管理，但是在具體的管理過程中，還存在著一系列急需解決的問題，為了確保數(shù)字化過程更加合理，必須要選擇科學(xué)有效的加工途徑，明確各項操作流程以及實際存在的問題，并進行深入的分析與探討，并提出合理化的解決措施，從而為相關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化發(fā)展;質(zhì)量控制

為了使信息化建設(shè)能夠有效落實，必須要有針對性的選擇正確的數(shù)字化方式，從而提高檔案管理的整體效率。對檔案實行更加細致的數(shù)字化管理，對檔案信息資源具有重要的影響，不管是在信息傳輸還是信息管理方面，都面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，基于此，必須要在開展信息化建設(shè)的具體過程中，提高對數(shù)字化工作的重視程度，嚴格按照相關(guān)標準對數(shù)字化質(zhì)量進行監(jiān)管，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展速度。

一、數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理的主要功能

（一）檔案信息的集成功能

信息技術(shù)的進步與發(fā)展改變了檔案資源管理的形式與具體內(nèi)容，是檔案資料朝著數(shù)字化的方向進行發(fā)展，為了進一步提升對檔案資料的利用率，對于檔案管理部門來講，一方面應(yīng)該對紙質(zhì)檔案資源進行妥善保管，以便于后續(xù)的開發(fā)與利用，另一方面，應(yīng)該提升對檔案信息化的重視，通過對檔案信息進行合理的采集，更好的對信息內(nèi)容進行集成處理，通過這種方式，不僅能夠節(jié)省資源管理的空間，加強各類信息之間的關(guān)聯(lián)性，也能夠在最大程度上實現(xiàn)資源共享。

（二）檔案輔助管理功能

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展需求，很容易受到各類因素的影響，檔案管理技術(shù)以及檔案環(huán)境都會限制紙質(zhì)檔案的發(fā)展，在這種情況下，就會阻礙紙質(zhì)檔案資源的開發(fā)與利用，很難發(fā)揮檔案資源的潛在價值，影響檔案管理工作的正常進行。只有緊跟數(shù)字化建設(shè)的背景，積極通過有效的方式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的融合與利用，才能夠促進紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，將有價值的檔案信息資源進行整合，充分體現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的各項優(yōu)勢。

二、目前檔案管理模式中存在的主要問題

（一）檔案資源收集處于被動的局面

由于檔案管理部門在檔案資源的管理問題上，缺乏正確的管理意識，認為自身的工作任務(wù)主要是對檔案進行后期的整理，這就會使工作人員始終處于被動的狀態(tài)，只是單純的對信息資源進行接收，久而久之，就會在具體的工作過程中存在一定的局限性。對于檔案部門來講，如果不能夠及時的對檔案資源進行相應(yīng)的處理，就會導(dǎo)致各種問題的發(fā)生，使檔案資源存在眾多的缺陷，出現(xiàn)這一問題的根本原因在于大部門檔案部門缺乏一定的重視程度，沒有積極的針對實際情況進行更新與升級，尤其是在當(dāng)今信息化的建設(shè)背景下，必須要加強各個部門之間的溝通與聯(lián)系，才能夠提升部門的工作效率，對各類數(shù)據(jù)檔案進行有效地收集，確保檔案信息的完整性和有效性。

（二）檔案資源保管數(shù)字化建設(shè)存在一定的滯后性

根據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定，必須要結(jié)合實際情況，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化形式，對于已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案資源，也應(yīng)該將原本的紙質(zhì)檔案原件進行妥善的保管。從我國目前檔案管理部門的保管情況來看，依舊以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，但隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館逐漸變成了檔案發(fā)展的主要方向，由于當(dāng)前數(shù)字化資源的占比較低，這就會在一定程度上阻礙檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。一方面，由于具體的管理部門缺乏對檔案資源數(shù)字化的重視程度，沒有從自身做起，為檔案管理部門提供更多的資源，在這種情況下，就會使檔案資源數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)落后的局面，另一方面，由于沒有提升數(shù)字檔案資源的豐富性，這就會使檔案資源難以發(fā)揮具體的作用，不能夠積極引領(lǐng)檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

（三）檔案資源利用效率需要提升

對檔案實施管理的最終目的，是對檔案資源進行更好的開發(fā)和合理利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升檔案資源的利用效率。目前檔案資源信息開發(fā)的主要對象，是信息資源的數(shù)字信息以及實體信息，但由于檔案管理還存在著一些急需解決的問題，雖然檔案管理部門已經(jīng)提高了對檔案資源管理的重視程度，但在后續(xù)的過程中，缺乏資源的開發(fā)與利用，在這種情況下，就不能夠充分發(fā)揮檔案資源的重要價值，無法為社會提供更好的服務(wù)。一方面，由于檔案管理部門依舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，另一方面，對于檔案工作人員來講，還需要進一步提升自身的工作能力，除此之外，對于軟件設(shè)備的配套也沒有落實到位，在眾多因素的影響下，就會嚴重阻礙檔案資源的后續(xù)利用。

三、改進數(shù)字化質(zhì)量控制與管理問題的主要方法

（一）不斷完善的數(shù)字化加工體系

從目前眾多的檔案機構(gòu)來看，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的一般做法，主要是靠掃描儀或者是具體的集成管理系統(tǒng)來完成，對于館藏資源較少的情況下，還可以通過常用的數(shù)字化管理模式開展相關(guān)工作，但由于數(shù)據(jù)量的不斷增長，在面對海量資源的情況下，必須要對目前的數(shù)字化加工體系進行相應(yīng)的完善，提高加工體系的實用性與有效性，才能夠使工作達到事半功倍的效果。要積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將識別技術(shù)應(yīng)用到加工體系當(dāng)中，使數(shù)字化加工過程變得更加準確，提高數(shù)字圖像的質(zhì)量與水平，才能夠為后續(xù)的數(shù)字信息管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）提升數(shù)字化存儲效率

由于檔案信息的數(shù)字化是一項復(fù)雜且持續(xù)的工作，必須要建立科學(xué)有效的存儲體系，在建立的具體過程中，也要從多方面進行分析，考慮到數(shù)據(jù)存儲以及處理的各項影響因素，首先，因為檔案數(shù)字化過程是一項連續(xù)不斷的過程，隨著時間的推移，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，所以必須要在數(shù)字化存儲體系容量不斷增加的基礎(chǔ)上，提高存儲效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)擴展與數(shù)據(jù)存取的相對平衡。其次，通過對相關(guān)技術(shù)進行合理的選取，能夠使數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)長期的保存，以便于后期的使用。除此之外，在新技術(shù)的使用過程中，為了實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的無縫管理，也應(yīng)該定期引進先進的技術(shù)設(shè)備，不斷提升技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。

（三）提升數(shù)字化的安全性

在檔案管理的具體過程中，由于數(shù)字化的檔案信息更容易被復(fù)制傳播，所以在一定程度上具備不安全性，針對這一問題，必須要通過合理有效的措施來提升檔案管理的安全性，建立健全更加完善的紙質(zhì)檔案數(shù)字化安全保障體系，并使其具備更強的可操作性，從根本上確保檔案信息的有效性。在建數(shù)字化安全體系的過程中，也要健全檔案的各項安全制度，做好信息系統(tǒng)的安全防護工作，從而提升檔案信息的利用效率。

（四）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的有效管理和高效利用

只有對檔案資源進行更加有效的開發(fā)與利用，才可以促進紙質(zhì)檔案數(shù)字化的高效發(fā)展。在對紙質(zhì)檔案信息進行深入的挖掘時，應(yīng)該采取更加先進的技術(shù)與方法，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的處理。由于當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展需要依附于網(wǎng)絡(luò)時代，與傳統(tǒng)的管理模式具有較大的差別，所以必須要確保信息技術(shù)的正常運行，才能夠為檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)。通過對檔案信息進行深入的加工與處理，能夠在很大程度上豐富檔案管理的手段，提升檔案檢索的整體效率，減輕檔案工作人員的工作壓力，將復(fù)雜的檔案管理變得更加便捷，切實提升數(shù)據(jù)信息的服務(wù)水平。

（五）提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

由于檔案的數(shù)字化工作具有一定的復(fù)雜性，需要通過具體的設(shè)備以及相關(guān)系統(tǒng)才能完成相關(guān)工作，只有檔案管理人員提升自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，才能夠從根本上提高的數(shù)字化的工作效率。對于檔案管理人員來講，必須要從自身提高學(xué)習(xí)意識，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識理論，具備更強的職業(yè)道德素質(zhì)，提高工作的積極性與主觀能動性，對于紙質(zhì)檔案，也要做好相關(guān)的收集與整理工作，除此之外，也要具備較強的科研意識，及時的在工作中做好總結(jié)，提高創(chuàng)新意識與實踐能力，從而不斷拓寬數(shù)字化檔案工作的渠道。對于檔案部門來講，也應(yīng)該定期對管理人員進行培訓(xùn)，創(chuàng)造出更加良好的學(xué)習(xí)環(huán)境與工作環(huán)境，不斷適應(yīng)檔案數(shù)字化的工作要求，實現(xiàn)檔案工作的健康有序發(fā)展。

（六）改變傳統(tǒng)的管理理念

要想實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從手工模式朝著自動化的方向發(fā)展，將檔案的管理方法與最新的管理理念相適應(yīng)，通過各種有效途徑豐富檔案館的館藏，例如拓寬檔案入館的渠道、積極開展檔案收集等各類活動，與此同時，也應(yīng)該積極引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對檔案進行更好的管理與利用。

（七）采用適合檔案管理特點的通用技術(shù)

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的具體過程中，必須要通過先進的技術(shù)手段開展相應(yīng)的工作，從目前的數(shù)字化技術(shù)來看，在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過程中，最重要的技術(shù)就是圖像處理以及圖像識別，必須要采用科學(xué)合理的通用技術(shù)，對數(shù)字資源進行管理，才能夠有效提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量與水平。由于當(dāng)今的新型技術(shù)具有對一定的多樣性，以云計算為核心的信息技術(shù)，已經(jīng)成為當(dāng)今數(shù)字化管理的重要技術(shù)手段，所以必須要在具體的工作環(huán)節(jié)中，積極引進云計算技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用，不斷地對目前的工作方案進行改進，從而確保數(shù)字化工作的科學(xué)性和有效性。

（八）通過信息挖掘提高目前的服務(wù)水平

要想對檔案信息進行有效的利用，最重要的一點就是提高對檔案內(nèi)容的關(guān)注程度，并結(jié)合實際情況，從海量的信息當(dāng)中找到最具價值的數(shù)據(jù)信息，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。在具體的信息挖掘過程中，必須要借助先進的信息挖掘手段，找出有價值的檔案資源，從而為管理機構(gòu)提供更加專業(yè)的服務(wù)，以解決實際問題。隨著時代的不斷發(fā)展，在目前的檔案管理工作當(dāng)中，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為重要的工作環(huán)節(jié)，對于檔案從業(yè)者來講，也應(yīng)該樹立不斷學(xué)習(xí)的觀念，更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，在檔案數(shù)字化管理進程中不斷地進行探索，充分發(fā)揮自身的價值與優(yōu)勢，提高檔案管理的服務(wù)水平。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的管理機構(gòu)在具體的運行中，難免會遇到各種各樣的難題，只有建立健全更加高效的數(shù)字化管理體系，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的有效轉(zhuǎn)變，充分挖掘和使用檔案信息的價值與作用，除此之外，也要積極學(xué)習(xí)先進的技術(shù)，緊跟時代發(fā)展的潮流，促進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作實現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化發(fā)展的當(dāng)今時代，對檔案實行信息化管理，為檔案工作人員帶來了極大的便利，有利于提升檔案管理的高效性與實用性，對于具體的檔案管理人員，在實際開展工作的過程中，必須要提高對信息化管理的重視程度，充分發(fā)揮信息技術(shù)的主要優(yōu)勢，針對檔案管理中存在的實際問題，進行深入的研究與探討，并有針對性地采取各種措施實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，從整體上提高到管理的信息化建設(shè)水平。

參考文獻：

[1]石海英.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（35）：179-181.

[2]蔡文選.大數(shù)據(jù)時代背景下城建檔案的管理和利用前景[J].城建檔案，2020（11）：61-64.

[3]肖理婷，鄭斯予.數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（22）：160-161.