對(duì)醫(yī)院檔案管理保密工作途徑的探討

關(guān)舒月

摘 要：醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)院人事、設(shè)備等文檔資料的記錄與歸納，具有較強(qiáng)的隱私性，且部分檔案資料內(nèi)容較為敏感屬于醫(yī)院內(nèi)部保密資料，這也就要求醫(yī)院對(duì)檔案管理進(jìn)行保密處理。醫(yī)院檔案管理保密工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，且伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)信息化趨勢(shì)，這也就要求檔案管理人員要強(qiáng)化對(duì)檔案管理保密工作的重視，通過相關(guān)措施，切實(shí)落實(shí)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;檔案保密工作途徑

醫(yī)院檔案管理保密是在檔案管理工作的基礎(chǔ)上新增的保密性能，醫(yī)院檔案保密能夠保障醫(yī)院內(nèi)部資料的安全性，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有積極作用。信息技術(shù)的進(jìn)步使得當(dāng)下醫(yī)院檔案管理逐漸邁入數(shù)字化管理階段，這也就對(duì)醫(yī)院檔案管理保密工作提出了新的要求。數(shù)字化檔案管理主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但網(wǎng)絡(luò)具有開放性，這也就影響著檔案數(shù)據(jù)的安全，對(duì)此，為保障醫(yī)院檔案管理工作的保密性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案管理途徑。

一、醫(yī)院檔案管理與趨勢(shì)

1.醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案主要是對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療護(hù)理人員資料、醫(yī)療技術(shù)攻克等相關(guān)技術(shù)的資料記錄，對(duì)于醫(yī)院具有極高的資料價(jià)值，是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院不可或缺的治療手段，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行檔案管理能夠幫助醫(yī)院對(duì)設(shè)備的詳細(xì)信息進(jìn)行管理，包括設(shè)備的使用年限、批次號(hào)等，能夠?qū)︶t(yī)院資源配置起到積極作用。因此醫(yī)院檔案管理工作具有重要意義，且不同類型的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的作用各不相同，但其共同致力于醫(yī)院的發(fā)展。從檔案數(shù)據(jù)來講，醫(yī)院檔案管理均為真實(shí)信息，在醫(yī)院發(fā)展過程中，真實(shí)的信息數(shù)據(jù)能夠?yàn)獒t(yī)院相關(guān)決策提供保障，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理與保密工作的重視。

2.醫(yī)院檔案管理新趨勢(shì)

數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理是基于信息技術(shù)背景下檔案管理工作的新趨勢(shì)。數(shù)字化管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為數(shù)字化資料，更加方便資料的調(diào)閱與保存，數(shù)字化檔案資料管理能夠最大化保障檔案搜索的自由性與靈活性，能夠滿足快節(jié)奏工作背景下的工作需求。另外數(shù)字化管理方便檔案數(shù)據(jù)的保存，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的有效備份，減少了因環(huán)境導(dǎo)致的檔案資料保存不當(dāng)現(xiàn)象。

智能化檔案管理。智能化是在數(shù)字化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，智能化檔案管理具有較強(qiáng)的人性化發(fā)展趨勢(shì)。智能化檔案管理主要是得益于大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，在檔案查找人員輸入相關(guān)指令后，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠根據(jù)指令分類自行對(duì)檔案資料進(jìn)行推送，這也就有效的提升了檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案資料管理的智能化。

精細(xì)化檔案管理。為保障檔案信息的實(shí)用性，當(dāng)下大部分醫(yī)院開始對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化管理。檔案精細(xì)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的細(xì)致開展，對(duì)提升檔案價(jià)值具有積極作用。檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案信息的利用中，精細(xì)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效利用。檔案信息的精細(xì)化管理是未來檔案資料管理的主要趨勢(shì)。

二、醫(yī)院檔案資料保密的重要意義

1.幫助判斷檔案資料信息的原始性

部分檔案資料要求手寫，這也就為后期資料信息的真實(shí)性提供了一定的印證，為此對(duì)醫(yī)院檔案資料進(jìn)行保密能夠幫助判斷檔案資料信息的真實(shí)性。文字檔案資料一般包含資料撰寫者的筆跡、個(gè)人印章等私人性特點(diǎn)，后期在出現(xiàn)問題的情況下，可對(duì)此類檔案資料進(jìn)行調(diào)閱對(duì)比，以對(duì)相關(guān)事件進(jìn)行定奪。對(duì)檔案資料信息進(jìn)行保密能夠保障檔案在封存期間的完整性與真實(shí)性，減少檔案人為的損壞與刻意更換。對(duì)檔案資料信息真實(shí)性進(jìn)行判斷往往是在醫(yī)療學(xué)術(shù)成果出現(xiàn)糾紛等情況下所采取的鑒別措施，對(duì)此檔案管理人員要重視檔案資料保密工作的開展。

2.杜絕檔案的流失

醫(yī)院檔案資料包含一定的醫(yī)療研究成果與技術(shù)，對(duì)此為保障醫(yī)院學(xué)術(shù)研究的價(jià)值與技術(shù)成果的隱私性，醫(yī)院要絕對(duì)重視檔案資料的保密工作。現(xiàn)階段醫(yī)療檔案資料的管理主要包含數(shù)字化管理與文字檔案管理兩種形式，無論哪種檔案管理方式，檔案管理人員均要保障信息的保密性。醫(yī)療研究成果與技術(shù)等檔案數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)療研究具有重要的意義，且此類數(shù)據(jù)也是保障醫(yī)療研究人員個(gè)人利益的基礎(chǔ)，相關(guān)數(shù)據(jù)一旦被人竊取，會(huì)造成醫(yī)療爭(zhēng)議與法律糾紛，對(duì)此為減少此類不良事件的出現(xiàn)，醫(yī)院要重視檔案管理保密工作，以杜絕檔案資料的流失。

3.保障醫(yī)生與患者個(gè)人隱私

醫(yī)院檔案資料管理內(nèi)容具有多樣性，其中大部分檔案資料為辦公室檔案資料與臨床患者資料，這也就意味著對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保密能夠保障醫(yī)生與患者的個(gè)人隱私。醫(yī)療檔案信息能夠保存相關(guān)患者的治療信息，為后續(xù)的醫(yī)療工作提供借鑒，在此類信息得不到保密的情況下，患者個(gè)人隱私難以得到保障，這也就很可能導(dǎo)致患者資料外泄，會(huì)造成患者權(quán)益的損害，損失醫(yī)院名譽(yù)，不利于醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，這也就要求檔案管理工作人員需要對(duì)檔案管理保密工作進(jìn)行強(qiáng)化。

三、醫(yī)院檔案管理保密工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理人員是開展檔案管理的主要途徑，檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)會(huì)增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)流失風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)，會(huì)導(dǎo)致其對(duì)信息檔案保密的重視程度不高，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理保密工作缺乏質(zhì)量。檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量，使得檔案保密管理措施難以落實(shí)，檔案信息無法落實(shí)嚴(yán)格保密理念。信息技術(shù)發(fā)展背景下，部分醫(yī)院采用信息化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，但受信息技術(shù)自身安全風(fēng)險(xiǎn)的影響，醫(yī)院檔案管理工作存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)受檔案管理人員保密意識(shí)的影響，這也導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理保密工作安全性不強(qiáng)。

2.檔案信息保密機(jī)制不健全

為保障檔案信息的安全性，醫(yī)院要健全檔案信息保密機(jī)制，但部分醫(yī)院尚未對(duì)檔案信息保密機(jī)制進(jìn)行重視。機(jī)制措施是衡量相關(guān)工作質(zhì)量的主要因素，在無法完善檔案信息保密機(jī)制的背景下，檔案信息保密工作難以強(qiáng)化落實(shí)。檔案信息保密機(jī)制能夠加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息保密工作的重視，且能夠?qū)n案數(shù)據(jù)的保密提供相關(guān)的途徑與措施，在缺乏檔案信息保密機(jī)制的前提下，醫(yī)院檔案管理人員存在著一定的崗位壓力，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的絕對(duì)保密，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象，對(duì)此醫(yī)院要妥善對(duì)檔案信息保密機(jī)制進(jìn)行建立健全。

3.檔案信息保密范圍界定不明確

醫(yī)院檔案資料具有多樣性，如何劃分檔案信息保密范圍是當(dāng)下開展檔案信息保密工作的重中之重。不同檔案信息之間所承載的信息類型具有差異性，受信息內(nèi)容的影響檔案保密程度具有差異性，一般來講檔案信息保密工作的開展具有一定的等級(jí)性，保密等級(jí)越高的檔案其信息價(jià)值越高，保密質(zhì)量要求越高。醫(yī)院存檔內(nèi)容較多，部分檔案資料屬于公開性檔案信息，另外部分檔案資料較為敏感，檔案保密范圍無法劃定，這也就對(duì)檔案管理工作造成了一定的困擾。因此醫(yī)院要根據(jù)自身的發(fā)展理念與檔案信息保密原則對(duì)保密范圍進(jìn)行界定，以幫助檔案管理人員更好的開展檔案信息保密工作。

四、強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息保密工作的有效途徑

1.界定檔案信息保密范圍

為強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息保密工作質(zhì)量，首先要對(duì)檔案信息保密范圍進(jìn)行界定。醫(yī)院要根據(jù)自身的發(fā)展對(duì)需保存的檔案資料進(jìn)行分類，在分類之后對(duì)各類型的檔案信息重要性進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，根據(jù)等級(jí)劃分保密檔案范圍，進(jìn)而更好的幫助檔案管理人員開展檔案信息保密工作。不同檔案具有不同的保密要求，對(duì)此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有針對(duì)性的開展檔案保密工作，以科學(xué)落實(shí)檔案信息保密工作。

為強(qiáng)化檔案信息保密范圍的界定，切實(shí)落實(shí)檔案信息保密工作，檔案管理人員可定期開展組內(nèi)會(huì)議。檔案管理人員在對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行保密處理的過程中，部分檔案管理人員往往對(duì)保密范圍的界定無法清晰的了解，對(duì)此為強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)保密范圍的了解，檔案管理人員可通過小組會(huì)議的形式，對(duì)其進(jìn)行探討，進(jìn)而以保障各檔案管理人員對(duì)檔案信息保密范圍的熟識(shí)。

2.強(qiáng)化檔案管理人員檔案保密意識(shí)

提升檔案管理人員檔案保密意識(shí)能夠有效保障檔案管理保密工作質(zhì)量。為強(qiáng)化檔案管理人員檔案保密意識(shí)，醫(yī)院首先要重視檔案管理保密工作的開展，同時(shí)醫(yī)院檔案管理部門要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)指導(dǎo)教育，以確保檔案管理保密工作有效性。

強(qiáng)化檔案管理人員保密意識(shí)的途徑具有多樣性，主題會(huì)議、獎(jiǎng)懲制度等均能夠有效的強(qiáng)化檔案管理人員保密意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。以主題會(huì)議來講，會(huì)議需要明確檔案信息保密的重要意義與必要性原則，并明確檔案信息泄露的嚴(yán)重后果，以此增強(qiáng)檔案管理人員的工作質(zhì)量，提升其檔案工作保密意識(shí)。另外為強(qiáng)化檔案管理保密工作的開展，可適當(dāng)利用獎(jiǎng)懲制度，將工作質(zhì)量與薪酬績(jī)效掛鉤，以此提升檔案管理保密工作質(zhì)量。

3.建立健全醫(yī)院檔案信息保密機(jī)制

醫(yī)院檔案信息保密工作的開展需要檔案信息保密機(jī)制，對(duì)此醫(yī)院建立健全醫(yī)院檔案信息保密機(jī)制。為建立健全醫(yī)院檔案信息保密機(jī)制，醫(yī)院要對(duì)《保密法》《檔案法》等相關(guān)文獻(xiàn)資料進(jìn)行閱讀與分析，以結(jié)合醫(yī)院發(fā)展與檔案管理現(xiàn)狀對(duì)檔案信息保密機(jī)制進(jìn)行確定，以更好的落實(shí)檔案信息保密工作的開展。

為切實(shí)落實(shí)醫(yī)院檔案信息保密機(jī)制，醫(yī)院需要不斷結(jié)合檔案保密工作對(duì)機(jī)制進(jìn)行完善。檔案信息保密機(jī)制是否健全需要在實(shí)際檔案管理與保密工作過程中進(jìn)行觀察，因此醫(yī)院檔案管理者要對(duì)工作中出現(xiàn)的問題不斷進(jìn)行總結(jié)分析，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息保密機(jī)制措施與提升檔案保密工作質(zhì)量。

4.對(duì)保密檔案進(jìn)行科學(xué)管理

在對(duì)保密檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過程中，檔案管理人員要就檔案保密期限與檔案的日常管理進(jìn)行明確。從檔案保密期限來講，我國(guó)對(duì)于不同種類的檔案具有不同的保密等級(jí)劃分，因此檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)重視對(duì)檔案保密程度的劃分，進(jìn)而以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種類檔案的科學(xué)管理。另外在日常檔案管理工作中，檔案管理人員要對(duì)檔案借閱程序進(jìn)行嚴(yán)格要求，以保障整個(gè)檔案管理過程的嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)檔案管理人員要不斷就檔案環(huán)境進(jìn)行整理，以落實(shí)檔案管理工作的時(shí)效性。

檔案管理人員作為檔案保密工作的主要人員，為強(qiáng)化對(duì)保密檔案的科學(xué)管理首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。保密檔案的科學(xué)管理能夠提升檔案保密的工作質(zhì)量，對(duì)檔案價(jià)值具有較強(qiáng)的保障。部分保密檔案在管理過程中，需要對(duì)檔案的封存、借閱等工作進(jìn)行科學(xué)化管理，進(jìn)而以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)保密檔案信息的科學(xué)管理。

5.重視檔案利用過程中的保密工作

部分保密檔案受工作內(nèi)容影響，會(huì)出現(xiàn)檔案調(diào)閱現(xiàn)象，檔案管理人員要就檔案利用過程中的保密工作進(jìn)行重視。在進(jìn)行檔案調(diào)閱的過程中管理人員要對(duì)檔案借閱者的身份進(jìn)行確認(rèn)，以對(duì)借閱者是否符合借閱資格進(jìn)行確認(rèn)，在進(jìn)行確認(rèn)之后需要詢問借閱緣由與借閱時(shí)間，在符合借閱資格的前提下將資料提供給借閱者。在借閱者對(duì)檔案進(jìn)行利用的過程中，檔案管理人員要對(duì)借閱過程進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)檔案的利用過程進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而對(duì)借閱過程中的現(xiàn)象進(jìn)行了解?；诖丝杀Ｕ蠙n案利用過程中的保密性與安全性，保障醫(yī)院檔案保密工作的有效落實(shí)。

檔案利用是檔案管理中的常見現(xiàn)象，為保障檔案信息的保密性，檔案管理人員要對(duì)檔案利用的過程進(jìn)行重視，上文中對(duì)檔案利用工作的措施與途徑進(jìn)行了分析，在保障檔案利用過程有效監(jiān)督的前提下，檔案管理人員可逐漸對(duì)檔案利用過程中的保密措施進(jìn)行優(yōu)化，以進(jìn)一步提升檔案利用過程保密質(zhì)量，優(yōu)化資源的配置，減少檔案管理人員的投入。

6.對(duì)檔案管理設(shè)施進(jìn)行完善

為增強(qiáng)檔案保密工作質(zhì)量，醫(yī)院要對(duì)檔案室進(jìn)行保密建設(shè)。檔案室設(shè)施決定了檔案室的安全性與檔案資料的保存具有密切關(guān)系，醫(yī)院檔案室要安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)無死角監(jiān)控。另外，要對(duì)部分?jǐn)?shù)字化檔案資料進(jìn)行加密處理。數(shù)字化資料的保存主要得益于信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，為保障數(shù)字化檔案信息的有效保存，醫(yī)院要建立檔案管理信息化技術(shù)體系，進(jìn)而保障數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量，減少因硬件設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)造成的檔案泄密現(xiàn)象，增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的保密工作質(zhì)量。

檔案管理設(shè)施的完善能夠?yàn)闄n案保密工作的開展提供保障，對(duì)此醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視程度，不斷投入相關(guān)資金以升級(jí)檔案管理設(shè)施，使檔案管理設(shè)施獲得技術(shù)性升級(jí)，不斷增強(qiáng)檔案保密工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語(yǔ)

為有效增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理保密工作質(zhì)量，醫(yī)院要重視檔案管理工作的開展，不斷提升檔案管理工作人員對(duì)檔案保密工作的重視程度，在此基礎(chǔ)上院方應(yīng)對(duì)檔案室建設(shè)與檔案管理各項(xiàng)措施進(jìn)行明確，以強(qiáng)化檔案管理保密工作。醫(yī)院部分檔案數(shù)據(jù)具有一定的隱私性，一旦泄露會(huì)引起醫(yī)療爭(zhēng)議甚至是法律糾紛，對(duì)此醫(yī)院要不斷拓展檔案管理保密工作途徑，以有效落實(shí)檔案保密工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛婷婷.創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案服務(wù)質(zhì)量策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[2]黃 婕.利用檔案管理數(shù)字化提高安全保密控制的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

[3]李林棟.大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合方式探尋[J].中國(guó)市場(chǎng)，2019

[4]關(guān)玉榮.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來的沖擊及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[5]匡 露.分析信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].科技資訊，2019

[6]張敬華.醫(yī)院檔案管理中信息保密技術(shù)的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2017

[7]冼茂娟.如何做好醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中的保密工作[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016

[8]嚴(yán)金瑜.做好醫(yī)院檔案管理保密工作的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

（作者單位：河南省中醫(yī)院（河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院））