醫(yī)療機構(gòu)新冠疫情期間捐贈檔案的收集原則探析

陳海燕 杜梅林

摘 要：新冠肺炎疫情防控期間，醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈時所形成的檔案是歷史的真實記錄，對此開展收集與整理顯得尤為重要。完善捐贈檔案有助于幫助人們樹立正確的財富觀和價值觀，彰顯公共責任，有助于大力營造捐贈的良好氛圍，激發(fā)企業(yè)和個人內(nèi)在的捐贈意識，傳承中國傳統(tǒng)文化的博愛精神。因此，探討的重點內(nèi)容是醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈檔案的具體收集范圍及基本原則、方法。

關鍵詞：醫(yī)療機構(gòu);新冠疫情;捐贈檔案;收集原則

中圖分類號：G272? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）02-0157-03

事業(yè)單位文書檔案是組織圍繞一項重要的日常工作而形成的一系列資料，其不僅能反映這項重要事項的脈絡，還能給組織管理層進行戰(zhàn)略規(guī)劃和日常決策提供重要依據(jù)。在事業(yè)單位管理進入規(guī)范化和科學化階段之后，文書檔案整理工作也需要與時俱進，進行創(chuàng)新和完善，這就給檔案收集、整理、保存各個環(huán)節(jié)提出了更高的要求。2020年，面對突如其來的新冠肺炎疫情，社會各界踴躍為醫(yī)療機構(gòu)進行捐贈，在疫情寒潮中匯聚起一股股愛心暖流[1]。其間產(chǎn)生了許多寶貴的檔案資料，醫(yī)療機構(gòu)檔案部門應當要做好捐贈檔案的收集工作，保存好這些寶貴的歷史證據(jù)。醫(yī)院新冠肺炎疫情防控期間的接收捐贈檔案是指醫(yī)院在新冠肺炎疫情防控期間接收社會各界捐贈過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的資料。

一、收集新冠肺炎疫情防控期間捐贈檔案的重要意義

為了提高文書檔案整理質(zhì)量，促進這項工作的規(guī)范化發(fā)展，有必要對收集文書檔案工作的意義進行簡要分析。高質(zhì)量的文書檔案收集有利于保證所有資料文件的完整性，通過一系列的處理和加工，可以給后續(xù)文書檔案資料的檢索及利用提供便利。文書檔案收集是一項基礎性工作，組織領導及經(jīng)辦人員應該在在檔案價值方面達成共識，從而有利于提高文書檔案資料的利用價值。文書檔案收集是信息化管理的第一步，有利于減少資源的消耗，降低事業(yè)單位支出，提高工作人員的管理效率。

（一）新冠肺炎疫情防控期間捐贈檔案是記錄疫情防控工作的真實記錄

新冠肺炎疫情防控期間社會各界的捐贈檔案資料生動形象地記錄著全社會眾志成城抗擊新冠肺炎疫情的真實情況[2]，是抗擊疫情歷史的重要組成部分。

（二）新冠肺炎疫情防控期間捐贈檔案是全國人民守望相助的珍貴記憶

新冠肺炎疫情防控期間的捐贈檔案是記憶的載體，它用無聲的語言見證著全國人民團結(jié)一心、同舟共濟、共渡難關的歷史時刻，凝聚成社會記憶。

（三）新冠肺炎疫情防控期間捐贈檔案是中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的傳承載體

新冠肺炎疫情防控期間的捐贈檔案有助于幫助人們樹立正確的財富觀和價值觀，彰顯公共責任，有助于大力營造捐贈的良好氛圍，激發(fā)企業(yè)和個人內(nèi)在的捐贈意識，提升人們的捐贈觀念，傳承中國傳統(tǒng)文化的博愛精神，引領社會風尚。

二、新冠肺炎疫情防控期間醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈檔案的收集范圍

文書檔案的收集指事業(yè)單位綜合檔案室相關崗位人員，依據(jù)檔案管理規(guī)定，進行合理分工緊密配合，將文書檔案進行收集、分類、編碼、錄入電子資料的過程。文書檔案管理工作的起點是檔案收集，這是做好檔案服務工作的基礎;首要問題是明確收集范圍，建章立制，把分散在醫(yī)療機構(gòu)各部門及職工手中的文書檔案進行匯集。醫(yī)療機構(gòu)的疫情期間接收捐贈檔案收集工作要按照醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈的工作主線，有針對性地開展收集歸檔工作。結(jié)合醫(yī)療機構(gòu)的實際情況，新冠肺炎疫情期間捐贈檔案的主要收集范圍可以概括為以下方面。

（一）上級有關部門關于社會捐贈資金物資規(guī)范管理的材料

國家及地方政府相關部門通過文件等方式，明確規(guī)范了醫(yī)療機構(gòu)接收社會捐贈資金物資的工作流程、款物管理、使用范圍，詳細規(guī)定了社會捐贈資金物資的發(fā)放時限、發(fā)放范圍，要求捐贈物資分配要精準對接防治一線需求，物盡其用。這些文件資料都是醫(yī)療機構(gòu)接收和使用社會捐贈資金物資的重要依據(jù)。如國家衛(wèi)生計生委下發(fā)的《衛(wèi)生計生單位接受公益事業(yè)捐贈管理辦法》（國衛(wèi)財務發(fā)[2015]77號），宜昌市新冠肺炎指揮部《關于明確疫情防控捐贈渠道的通告》等。

（二）醫(yī)療機構(gòu)成立接收捐贈機構(gòu)的材料

通過成立接受捐贈的機構(gòu)，能夠使捐贈及接受捐贈工作更加公開化、透明化。接收捐贈的單位通過建立制度，強化自律和自覺接受社會監(jiān)督，可以營造更加規(guī)范化的受贈管理環(huán)境。成立接受捐贈機構(gòu)還可以確保受贈財產(chǎn)全部用于抗疫相關工作。為了做好新冠肺炎疫情防控期間社會各界捐贈資金物資的接收、管理、使用工作，各類醫(yī)療機構(gòu)應當首先成立接收捐贈的內(nèi)部機構(gòu)，制定機構(gòu)管理辦法和職責，承擔本機構(gòu)新冠疫情防控期間接收捐贈工作的組織領導和協(xié)調(diào)工作，具體負責醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈事務，明確捐贈物資接收、管理、使用的歸口職能部門、職責、人員分工等。

（三）制定的本機構(gòu)接收捐贈細則等管理文件

為規(guī)范捐贈和受贈行為，同時使得捐贈人的合法權(quán)益得到保護，促進捐贈工作的規(guī)范化，且能經(jīng)受住上級機關及社會監(jiān)督，依照《中華人民共和國公益事業(yè)捐贈法》、《衛(wèi)生計生單位接受公益事業(yè)捐贈管理辦法》，制定本單位的接受捐贈管理辦法。為進一步規(guī)范新冠肺炎疫情防控捐贈物資的管理，醫(yī)療機構(gòu)制定的接收捐贈的具體范圍、接收方式、上報匯總、財務管理、后續(xù)使用等文件資料。值得注意的是，由于疫情發(fā)生緊急，接收捐贈工作往往在醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈工作機構(gòu)成立之前先行開展，因此接收捐贈工作檔案的收集應適當追溯到醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈工作機構(gòu)成立之前[3]。

（四）接收捐贈的相關登記材料

1.醫(yī)療機構(gòu)接收每一筆捐贈時的登記材料

登記材料中登記的內(nèi)容包括捐贈企業(yè)（個人）名稱（姓名）、聯(lián)系方式、捐贈物資品名、數(shù)量、型號、用途及捐贈者的意愿及特別要求等內(nèi)容，同時還包括醫(yī)療機構(gòu)與捐贈方簽訂的合同協(xié)議、醫(yī)療機構(gòu)開具給捐贈方的接收證明的存根。接收證明為一式兩份，捐贈方一份，接收方留存一份，是與接收登記資料相互佐證的材料。醫(yī)療機構(gòu)財務部門建立的捐贈物資的明細賬及內(nèi)部使用情況的文件材料，包括接收捐贈、物資分配和使用形成的文件材料，主要有財務入庫、出庫憑證、一線科室領用的資料以及臺賬。

2.接收捐贈情況公示材料

根據(jù)相關規(guī)定，醫(yī)療機構(gòu)應定期對捐贈物資的接收、使用情況進行公示，公示一般在社交媒體與網(wǎng)頁上進行，檔案人員需將社交媒體與網(wǎng)頁的信息進行收集。

3.醫(yī)療機構(gòu)上報的各種表格材料

包括按照設備物資類、總務物資類、食品物資類等不同類別匯總上報給防疫指揮部等有關部門的文件材料。

4.不符合臨床使用標準的社會捐贈物資情況及處置材料

因為捐贈物資來源不一，有些藥品類物資、檢測類試劑、電子測溫計其他類因質(zhì)量標準、產(chǎn)品型號等問題不符合臨床醫(yī)學使用，在征得捐贈方同意后，醫(yī)療機構(gòu)按照規(guī)定流程退回、轉(zhuǎn)贈的處理手續(xù)材料。

5.捐贈工作接收各級監(jiān)察審計部門審計的文件材料

主要為監(jiān)察審計報告及整改情況等材料。以及接收捐贈工作形成的會議紀要、工作總結(jié)、各類專報、簡報以及宣傳報道材料等。

6.接收捐贈工作形成其他有歸檔價值的材料

接收捐贈工作中產(chǎn)生的音頻、視頻、照片、電子文件材料、網(wǎng)絡資訊和實物等。

三、醫(yī)療機構(gòu)接收捐贈時形成檔案的收集基本原則及方法

醫(yī)療機構(gòu)檔案部門的工作人員負責協(xié)調(diào)及統(tǒng)一收集疫情防控檔案包括接收捐贈所形成的檔案，并及時進行梳理，做好疫情防控期間各類檔案的收集工作，努力實現(xiàn)接收捐贈的珍貴檔案資料能夠得到及時、全面、高效的管理。

（一）制定標準，主動作為

醫(yī)院檔案部門應主動聯(lián)系同醫(yī)院疫情防控部門，擬定醫(yī)療機構(gòu)新冠肺炎疫情防控期間接收捐贈檔案資料管理的相關規(guī)定，重點明確內(nèi)設的接收捐贈機構(gòu)收集疫情防控期間捐贈檔案資料的職責與要求，確定接收捐贈檔案資料收集管理的范圍、內(nèi)容、標準，積極指導接收捐贈檔案的收集工作。

（二）應收盡收，能收盡收

疫情期間，接收捐贈的檔案資料是在醫(yī)院多個科室和部門接收捐贈過程隨時形成，比較分散，而前期收集工作質(zhì)量的高低，將對今后的開發(fā)利用價值產(chǎn)生直接的影響[4]。但是，因為各部門工作性質(zhì)的不同和疫情防控的特殊性，工作人員包括兼職檔案人員可能無法對所有資料進行鑒別。鑒于這種情況，專兼職檔案人員就應該將所有接收捐贈時所有的資料做到應收盡收、能收盡收，待日后再來進行鑒選。

（三）環(huán)節(jié)跟蹤，抓實抓細

醫(yī)療機構(gòu)檔案人員應當以高度的政治責任感和強烈的歷史使命感，主動介入，熟悉接收捐贈工作流程，跟蹤接收捐贈各個具體環(huán)節(jié)，做到無縫對接，形成完整有效鏈條，扎實細致地開展疫情期間捐贈檔案的收集工作，不留下任何死角和空白，全力保障疫情捐贈檔案的完整性、原始性[5]。構(gòu)建一個可操作的透明指數(shù)評價體系，促進信息公開，完善激勵與處罰捐贈機制，加強政府監(jiān)督的力度[6]。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)療機構(gòu)新冠疫情期間捐贈檔案的收集工作是基礎性工作，對記錄這段時期社會組織、公益組織、企事業(yè)單位及醫(yī)務人員的付出具有至關重要的意義。捐贈檔案收集與整理、信息化、保存、檢索利用等環(huán)節(jié)是有機結(jié)合的整體過程，可以為醫(yī)療機構(gòu)的抗疫行為提供參考依據(jù)。未來，隨著文書檔案收集工作進入規(guī)范化和科學化階段，文書檔案整理工作也需要與時俱進，為了確保文書檔案資料的安全，需要進一步思考捐贈檔案的收集注意事項，提高信息登記的準確性。

參考文獻：

[1]? 張裕新.應加強防疫捐贈款物的管理[J]農(nóng)村財務會計，2020，（4）：58-59.

[2]? 張斌，楊文.關于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的建議[N].中國檔案報，2020-02-10（003）.

[3]? 夏振華，趙真.加強新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考[J].浙江檔案，2020，（2）：15-17.

[4]? 韋雙莉，鄧建翔.醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作實踐與思考[J]檔案天地，2020，（5）：53-55.

[5]? 韓雙.抗擊新冠肺炎疫情下疫情防控檔案的收集與利用[J].檔案管理，2020，（2）：56-58.

[6]? 李宗錄，榮文璽.論疫情捐贈信息公開制度的完善——以山東省為例[J].中共青島市委黨校.青島行政學院學報，2020，（2）：94-97.