檔案數(shù)字化建設中若干問題的研究

萬秀蘭

摘?要：近年來，科學技術的飛速進步，信息技術水平提升速度也越來越快，檔案數(shù)字化已經(jīng)漸漸成為了各個行業(yè)以及單位檔案建設的主要任務。但是，因為被諸多因素所干擾，使得檔案管理在智能化以及自動化的呈現(xiàn)上，檔案信息資源也日益復雜，面臨的問題頗多?；诖?，本文深入研究了檔案數(shù)字化建設，對現(xiàn)存的問題展開了深層次探究，并提出了具有一定可行性的建設方案，以期相關人員能夠借鑒。

關鍵詞：檔案;數(shù)字化建設;問題;對策

新時期下，信息化技術在全面發(fā)展的同時，檔案信息在建設以及管理方面，都呈現(xiàn)出了數(shù)字化的特點。在檔案信息管理中，將數(shù)字化系統(tǒng)科學融合其中，不僅可以促進檔案信息管理建效率以及水平的提高，也能保證建設質(zhì)量。然而，在檔案信息化建設進程全面推進的過程中，越來越多的問題也暴露在外，嚴重制約了檔案數(shù)字化建設效果的增強。故而，為有效解決各類問題，應該加大重視，積極探索新的建設路徑。

一、檔案數(shù)字化建設重要性分析

（一）檔案數(shù)字化建設的意義

所謂的檔案數(shù)字化建設，主要是借助電腦技術以及數(shù)字化錄像技術等現(xiàn)代化先進技術，并以此為載體，讓檔案資源能夠朝著數(shù)字化信息方向轉(zhuǎn)變[1]。從整體的角度上分析，檔案數(shù)字化建設是將大數(shù)據(jù)作為依據(jù)，科學的對信息進行存儲，讓檔案數(shù)據(jù)能夠以互聯(lián)網(wǎng)的形式有效的融合在一起，并在信息系統(tǒng)的支撐下，統(tǒng)一管理，保證能夠形成一個規(guī)范化且合理化的系統(tǒng)檔案信息庫，以便人們在查閱檔案信息時，能夠更加快速且精準，真正意義上達到信息資源共享的目的和效果。

（二）檔案數(shù)字化建設的重要性分析

從宏觀的角度上分析，強化檔案數(shù)字化建設，不僅可以滿足用戶的實際需求，也可以實現(xiàn)信息資源共享目標。

第一，開展檔案管理工作主要的目的就是為了能夠滿足用戶的實際需求，提升信息查閱以及收集的便利性。在傳統(tǒng)檔案服務中，提供信息的方式大多以紙質(zhì)材料以及圖片材料等為主。而近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展速度的不斷加快，人們對于互聯(lián)網(wǎng)技術的應用也越來越廣泛，能夠借此技術來獲得更多的資源信息。所以，深入推進檔案數(shù)字化建設進程，可以滿足用戶的具體要求，提升檔案管理效率[2]。并且，人們也可以通過數(shù)字化、智能化的形式，獲得更多的檔案信息，大大促進了檔案利用率的提高。

第二，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享目標。對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要資源信息獲取渠道的當代人來說，如若沒有數(shù)字化檔案作為支撐，人們則無法在短時間內(nèi)快速檢索以及收集到檔案信息，無法滿足自身的實際需求。而通過強化檔案數(shù)字化建設，則可以有效改變這一現(xiàn)狀，讓實體化的內(nèi)容朝著內(nèi)容化方向轉(zhuǎn)變，由原來紙質(zhì)型的材料轉(zhuǎn)化為電子形式的材料，大大提升了檔案信息的整體價值，實現(xiàn)了信息資源共享。

二、檔案數(shù)字化建設中若干問題的分析

（一）長時間被傳統(tǒng)檔案建設理念約束

新形態(tài)下，我國各個行業(yè)檔案在建設過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔負的職責，了解自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關聯(lián)性，確保檔案信息化建設水平在有效提升的同時，也能夠與社會發(fā)展的總體方向保持一致。然而，綜合現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設效果來看，與國外的一些發(fā)達國家相比，我國的檔案數(shù)字化建設還存在較強的滯后性，不能與社會發(fā)展保持同步，存在的問題頗多[3]。此外，在傳統(tǒng)觀念的約束下，檔案數(shù)字化建設也受到了嚴重制約，無法積極迎合現(xiàn)代化先進技術發(fā)展步伐，深入提升自動化以及數(shù)字化水平，傳統(tǒng)觀念根深蒂固，不能實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。

（二）檔案管理機制缺乏健全性

在檔案數(shù)字化建設過程中，無論是在信息化管理層面，還是在應用層面，都存在較強的混亂性，內(nèi)部檔案信息不能夠得到良好協(xié)調(diào)，穩(wěn)定性不足。現(xiàn)階段，我國部分組織單位沒有建立較為完善的檔案管理機制，只是將側(cè)重點放在檔案建設的表面，常常流于形式，真正能夠應用于研究的檔案信息相對較少。因而，這一情況的存在，也使得很多檔案失去了本身的價值，無法被高效利用。同時，從形式上分析，企業(yè)雖然也制定了相應檔案管理體系，但在總體的規(guī)范上，大多局限于檔案整體的操作規(guī)程等層面，針對檔案歸檔、整理、收集之后的具體交接情況，則沒有嚴格監(jiān)督，致使檔案管理出現(xiàn)問題時，責任無法落實到個人。總體而言，制度機制是檔案數(shù)字化建設的前提，只有保證各項規(guī)章制度的完善性，建設工作才能有序進行和開展[4]。然而，在這一方面，企業(yè)并沒有加大重視。

（三）數(shù)字化建設的硬軟件設備滯后性較強

若想全面提升檔案數(shù)字化建設水平，需要有較為先進的硬件以及軟件設備作為支撐。然而，結合目前我國很多單位的檔案數(shù)字化建設效果來看，在硬件設備的應用上，存在較強的落后性，軟件信息管理功能缺乏健全性，整體的硬件和軟件系統(tǒng)都處于滯后的狀態(tài)，無法與高速發(fā)展的信息技術相一致。同時，在檔案數(shù)字化建設過程中，對于計算機設備和網(wǎng)絡的依賴度很強，只有借助網(wǎng)絡終端上才能讀取信息。因而，在這一背景下，信息安全問題也逐漸凸顯出來，如若發(fā)生網(wǎng)絡癱瘓以及計算機損壞等問題，檔案存儲和共享都無法實現(xiàn)，從而在一定程度上影響了檔案數(shù)字化建設水平。

三、檔案數(shù)字化建設問題的解決路徑研究

面對當前檔案數(shù)字化建設過程中存在的各類問題，為了能夠有效解決，應該深層次分析，了解各類問題出現(xiàn)的成因，并以此為依據(jù)，有針對性地制定解決辦法，保證可以全面提升檔案數(shù)字化建設水平。

（一）強化檔案管理人員的數(shù)字化意識

檔案數(shù)字化建設工作的穩(wěn)定進行，與檔案管理人員有著緊密關聯(lián)。因此，在實際的建設期間，應該強化對管理人員數(shù)字化意識的增強，增強對檔案數(shù)字化管理理念的宣傳，保證社會各個行業(yè)都能夠給予檔案數(shù)字化建設一定的重視。同時，檔案管理人員的自身素養(yǎng)和水平也應該整體提升。在工作期間，側(cè)重招聘檔案數(shù)字化管理復合人才，培育管理人員的責任意識，能夠?qū)n案管理人員展開思想政治教育，提升管理人員的人生觀和價值觀，保證能夠養(yǎng)成良好的愛崗敬業(yè)精神，主動融入到工作中工作的效率[5]。同時，加大培訓力度，強化對其專業(yè)技術技能以及計算機應用技術技巧等水平的提高，提升檔案數(shù)字化管理建設服務能力。此外，檔案管理人員在工作期間，需要主動利用現(xiàn)代化檔案管理技術和方式，合理應用檔案管理系統(tǒng)，保證可以有效提升檔案數(shù)字化建設水平。

（二）建立完善的檔案數(shù)字化建設機制

在檔案數(shù)字化建設期間，除了要全面提升管理人員的數(shù)字化意識以及水平之外，還應該構建較為完善的檔案數(shù)字化建設機制。一方面，檔案數(shù)字化制度在制定期間，需要深入剖析企業(yè)內(nèi)部的具體經(jīng)營發(fā)展情況，能夠?qū)蚁嚓P檔案管理法律法規(guī)展開整體研究，保證制定的檔案管理體系，既能夠滿足企業(yè)單位的實際發(fā)展要求，也能符合國家的相關法律法規(guī)標準[6]。另一方面，認真執(zhí)行各項機制，尤其是檔案數(shù)字化管理制度，可以第一時間將內(nèi)部檔案數(shù)字化建設的混亂狀態(tài)處理好，科學解決各類矛盾問題。此外，在檔案管理制度基礎上，要明確專門的檔案管理崗位，認真執(zhí)行責任問責制度，確保檔案管理人員能夠認識到自身工作的重要性，實時規(guī)范自身的行為，提升檔案管理水平，進而有效推動檔案數(shù)字化建設進程。

（三）構建完善的檔案數(shù)據(jù)庫

為保證檔案數(shù)字化建設進程能夠得到有效推動，應該在依照實際現(xiàn)狀的基礎上，積極構建健全的檔案數(shù)據(jù)庫。一方面，做好已有室藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設。在實際工作中，重點關注文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設，加大重視程度，能夠強化對人員的投入，做好檔案目錄的錄入工作，在目錄數(shù)據(jù)庫構建期間，可以采用邊錄入邊打印的方式，補全卷內(nèi)文件目錄，認真檢驗錄入的精準性，以便檔案數(shù)據(jù)庫能夠更加完整且真實。另一方面，分期建立專題數(shù)據(jù)庫，完善全文數(shù)據(jù)，可以依照國家檔案局提出的檔案數(shù)字化建設需求，本著剔除無用、避免浪費的原則，確保原文件信息全文數(shù)字化的目標能夠得以實現(xiàn)，讓其與目錄數(shù)據(jù)庫保持一致。

（四）全面提升檔案數(shù)字化整理的技術水平

在檔案數(shù)字化建設過程中，應該強化對現(xiàn)代化先進技術的利用，加大對硬件以及軟件的更新，不斷優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)。各單位以及部門需要結合實際需求，為檔案室升級或者配備計算機等設備。并且隨著發(fā)展，應該進行不斷地升級和完善，能夠綜合應用信息平臺。同時，針對檔案數(shù)字化建設期間存在的信息安全問題，要強化對各類系統(tǒng)和軟件的升級，同一單位的檔案管理基礎數(shù)據(jù)，合理統(tǒng)一，保證能夠集中管理，切實達到檔案信息共享的目的。正通常情況下，因為計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡問題的發(fā)生根本不能預知，一旦檔案資料失真，損失影響很大。所以，相關人員在工作中，務必要科學開展人工抽檢以及人工補充工作，針對比較重要的文件以及檔案，可以進行對手工錄入，認真?zhèn)浞?，通過光盤刻錄的方式，有效管理檔案信息，強化監(jiān)督管理。此外，對于計算機無法識別的檔案，需要采取人工存儲的方式，以便檔案管理效率能夠有效提升，為信息檢索提供更多的便利。

四、結語

綜合而言，在檔案信息建設階段，為了能夠與時代發(fā)展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數(shù)字化方向邁進，很大程度上促進了建設效果的提升。但與此同時，檔案信息資源也變得越來越煩瑣，存在的問題日益增多。對此，在今后的發(fā)展階段，相關部門務必要強化重視，全面提升檔案管理人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，樹立良好的數(shù)字化意識，健全檔案數(shù)字化建設機制，加大優(yōu)化和改進力度。

參考文獻：

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[5]瞿峰.檔案數(shù)字化建設中若干問題的研究[J].建筑工程技術與設計，2017，000（023）：4843.

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