關(guān)于建設(shè)工程項(xiàng)目主合同管理的探討

王誼

引言

自從我國(guó)實(shí)施項(xiàng)目招標(biāo)和合同管理制度以來(lái)，合同管理一直是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，在某種程度上，工程項(xiàng)目管理的核心是合同管理。大型建設(shè)工程項(xiàng)目具有規(guī)模大、投資大、工期長(zhǎng)、施工環(huán)境復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，給合同管理帶來(lái)一定的困難。實(shí)踐表明，有效實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的造價(jià)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、環(huán)保等等方面的預(yù)期目標(biāo)，離不開(kāi)合同的高效管理。合同管理水平直接影響到項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，針對(duì)現(xiàn)階段出現(xiàn)的大型建設(shè)工程項(xiàng)目，重點(diǎn)關(guān)注大型建設(shè)項(xiàng)目合同的基本特征以及當(dāng)前中國(guó)項(xiàng)目合同管理中存在的問(wèn)題。本文從大型建設(shè)工程項(xiàng)目合同的基本特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)我國(guó)大型建設(shè)工程項(xiàng)目合同存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究。為今后大型建設(shè)工程項(xiàng)目的合同管理提供參考與建議。

1.中標(biāo)后，對(duì)主合同相關(guān)條款進(jìn)行全面分析

建設(shè)工程合同管理的落實(shí)，需要以完善的法律法規(guī)為支持，真正從根源上實(shí)施控制，對(duì)合同相關(guān)問(wèn)題加以科學(xué)防范，確保工程項(xiàng)目建設(shè)的順利推進(jìn)。一旦項(xiàng)目中標(biāo)后，前期參與投標(biāo)人員要全面分析主合同的相關(guān)條款，分析主合同相關(guān)條款的約定與招標(biāo)圖紙、現(xiàn)場(chǎng)踏勘等所了解的實(shí)際情況是否相符，及時(shí)與后期項(xiàng)目管理人員進(jìn)行交底，便于公司相關(guān)人員與建設(shè)單位合同談判時(shí)提出有利施工方的修改意見(jiàn)。材料調(diào)差方面，根據(jù)項(xiàng)目所在地的材料造價(jià)信息，分析主要材料漲價(jià)趨勢(shì)，主合同中需要約定，哪些材料可以調(diào)整價(jià)差、哪些漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)是需要建設(shè)單位承擔(dān)，哪些漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)需要施工單位承擔(dān)，避免材料價(jià)格上漲風(fēng)險(xiǎn)全部由承包方承擔(dān);合同工期方面，防止被建設(shè)單位盲目壓縮。在建設(shè)工程項(xiàng)目中，需科學(xué)制定并完善合同示范文本體系，把握建筑市場(chǎng)整體形勢(shì)，明確分包體系的專業(yè)化及管理模式的多樣化特征，結(jié)合項(xiàng)目管理模式，科學(xué)制定建設(shè)工程合同示范文本，確保合同示范文本的作用得到充分發(fā)揮，保證合同示范為本的權(quán)威性與實(shí)用性，提升建設(shè)工程合同管理整體效果。

2. 合同交底是主合同管理的重要環(huán)節(jié)

建立合同實(shí)施的保證體系，是為了保證合同實(shí)施過(guò)程中的日常事務(wù)性工作能夠有序地進(jìn)行，建設(shè)工程項(xiàng)目的全部合同事項(xiàng)處于受控狀態(tài)，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

首先要做合同交底，分解合同并落實(shí)合同管理責(zé)任，實(shí)行目標(biāo)管理。在傳統(tǒng)的建設(shè)工程項(xiàng)目管理中，人們往往十分注重“圖紙交底”工作，忽略“合同交底”工作。在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，合同交底更為重要，只有“按合同施工”才能在執(zhí)行合同時(shí)不出或少出偏差。其次是建立合同管理的工作程序。在工程實(shí)施過(guò)程中，合同管理的日常事務(wù)性工作很多，極易引起管理的混亂。要協(xié)調(diào)好各個(gè)方面的相互關(guān)系，必定要建立合同管理的工作程序，使合同管理在實(shí)施過(guò)程中能夠程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進(jìn)行工作。再次是要建立文檔管理系統(tǒng)。合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理、保存與管理。建立這些文檔與對(duì)這些文檔進(jìn)行管理對(duì)日后工程的索賠與反索賠有著重要的意義。最后是建立報(bào)告和行文制度。總承包單位和業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的溝通都應(yīng)以書(shū)面形式進(jìn)行，或以書(shū)面形式為最終依據(jù)。這既是合同的要求，也是經(jīng)濟(jì)法律的要求，更是工程管理的需要。在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見(jiàn)、請(qǐng)示、指示都應(yīng)落實(shí)在紙上，使工程過(guò)程中有依有據(jù)。合同的交底尤為重要。可以幫助參與項(xiàng)目建設(shè)的各方更好地了解合同并使其更加統(tǒng)一。通過(guò)明確合同，施工單位可以更清楚地定義項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，因此參與建設(shè)的各方盡最大努力確保建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量。明確締約方的權(quán)利和責(zé)任是合同管理的基本內(nèi)容，提醒所有締約方在進(jìn)行各種管理活動(dòng)時(shí)遵守相關(guān)法律法規(guī)，多想想法律后果，這樣在工程建設(shè)的過(guò)程中可以更加有效的進(jìn)行合同管理工作。合同交底還有利于發(fā)現(xiàn)合同中的不足之處，提前對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

3.項(xiàng)目部各部門進(jìn)行合同分析、尋找合同開(kāi)口條款，高效推進(jìn)項(xiàng)目的工程變更索賠工作

項(xiàng)目中標(biāo)后，項(xiàng)目部相關(guān)部門及時(shí)研究合同、分析合同相關(guān)條款，特別是計(jì)劃合同部（有的單位稱為經(jīng)營(yíng)管理部）要重點(diǎn)研究合同，尋找合同突破口，快速高效推進(jìn)工程變更索賠工作。工程變更指的是承包人或發(fā)包人提出，發(fā)包人批準(zhǔn)的合同工程中任一項(xiàng)工作變更或施工時(shí)間、順序以及工藝的改變，施工條件改變、設(shè)計(jì)圖紙修改、招標(biāo)工程量清單錯(cuò)漏而引起的工程量增減變化或合同條件的改變。工程索賠包括賠償，也包括補(bǔ)償。賠償是因?yàn)橘r償方存在違約、侵權(quán)等，要承擔(dān)對(duì)方損失的后果。變更索賠的項(xiàng)目包括不可抗力引起的損失、提前竣工費(fèi)、誤期賠償費(fèi)等。不可抗力指的是發(fā)包方承包方簽署合同時(shí)無(wú)法預(yù)見(jiàn)、不能避免其引起的后果、不能克服的社會(huì)性突發(fā)事件以及自然災(zāi)害等客觀情況。提前竣工費(fèi)指的是承包方根據(jù)發(fā)包方的要求采取了加快工程進(jìn)度的措施而明顯縮短了合同工程的工期，由此形成的費(fèi)用，這些費(fèi)用應(yīng)當(dāng)由發(fā)包方承擔(dān)。誤期賠償費(fèi)指的是承包方?jīng)]有按照合同約定的計(jì)劃進(jìn)度來(lái)進(jìn)行施工，引起實(shí)際工期超出了合同的工期（也包括發(fā)包人批準(zhǔn)的延長(zhǎng)工期），此時(shí)承包方要向發(fā)包方賠償損失費(fèi)。（1）收集索賠信息。全面收集索賠信息，包括技術(shù)人員、現(xiàn)場(chǎng)施工人員提供、反映的事件，除此之外，還包括工作人員在工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)、遇到的索賠信息。（2）提交索賠通知。當(dāng)發(fā)生索賠事件后，要在28天內(nèi)以書(shū)面形式將索賠事件發(fā)生的時(shí)間、要求費(fèi)用索賠的權(quán)力提交給監(jiān)理工程師。事件發(fā)生超過(guò)28天后再發(fā)出索賠通知，此時(shí)監(jiān)理工程師可選擇不接收該項(xiàng)索賠事件。向監(jiān)理工程師提交索賠通知的同時(shí)，還要向業(yè)主提交索賠事件。（3）將同期記錄做好。發(fā)生索賠事件后，不僅要發(fā)出索賠通知，還要將事件發(fā)生后直至事件影響結(jié)束期間的同期記錄做到位，內(nèi)容包括具體的索賠事件、索賠事件引起的工程損害、人員及設(shè)備閑置以及各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支等相關(guān)事宜。（4）提供詳細(xì)報(bào)告。發(fā)出索賠事件28天內(nèi)，或在其他合理時(shí)間內(nèi)將費(fèi)用索賠的依據(jù)、索賠事件當(dāng)前已經(jīng)達(dá)到的索賠款額等詳細(xì)報(bào)告提交給監(jiān)理工程師。當(dāng)索賠事件為連續(xù)影響時(shí)，要在規(guī)定的時(shí)間間隔里進(jìn)一步提交索賠依據(jù)、索賠費(fèi)用總額等。（5）提交最終詳細(xì)報(bào)告。索賠事件影響結(jié)束28天內(nèi)，將索賠申請(qǐng)依據(jù)、費(fèi)用清單、索賠費(fèi)用金額、清單說(shuō)明以及承包商、監(jiān)理、業(yè)主發(fā)出的相關(guān)文件、與費(fèi)用索賠相關(guān)的證明材料等形成的最終詳細(xì)報(bào)告提交給監(jiān)理工程師。必要時(shí)，將副本提交給業(yè)主。（6）談判。就索賠事件處理方案上與監(jiān)理工程師開(kāi)展友好協(xié)商。當(dāng)談判后雙方達(dá)成共識(shí)后，此時(shí)事件解決。當(dāng)雙方就工期延長(zhǎng)天數(shù)、索賠金額以及事件責(zé)任等存在較大爭(zhēng)議，經(jīng)談判后仍未達(dá)成共識(shí)時(shí)，此時(shí)依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目工程計(jì)量計(jì)價(jià)相關(guān)規(guī)范和規(guī)定，監(jiān)理工程師確定其認(rèn)為合理的價(jià)格或單價(jià)，將其作為最終處理意見(jiàn)報(bào)送給發(fā)包人，同時(shí)對(duì)承包人進(jìn)行通知。（7）是否接受索賠決定。當(dāng)接受索賠決定時(shí)，此時(shí)索賠事件結(jié)束。當(dāng)不接受索賠決定、工期延長(zhǎng)天數(shù)過(guò)多、業(yè)主刪減索賠金額較多時(shí)，通過(guò)協(xié)商、談判取得解決方案，否則進(jìn)入仲裁或訴訟程序。

4.項(xiàng)目部全面履行合同，加強(qiáng)項(xiàng)目信息化管理，及時(shí)跟蹤與反饋過(guò)程偏差

合同實(shí)施控制是合同實(shí)施過(guò)程中對(duì)合同實(shí)行控制的重要環(huán)節(jié)，主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行控制：

對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行強(qiáng)有力的控制?？偝邪贤x整個(gè)建設(shè)工程的總目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)經(jīng)分解后落實(shí)到各個(gè)分包商等，這樣就形成了目標(biāo)體系?？刂七@些目標(biāo)就是為了保證工程項(xiàng)目實(shí)施按預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行，順利地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。工程項(xiàng)目實(shí)施控制的主要內(nèi)容包括：合同控制、質(zhì)量控制、安全控制、進(jìn)度控制和成本費(fèi)用控制。

對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。在工程項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，由于實(shí)際情況千變?nèi)f化，導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離，這就需要對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤，要不斷找出偏差，調(diào)整合同實(shí)施。

對(duì)合同實(shí)施過(guò)程加強(qiáng)信息管理。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)工程項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程難度與質(zhì)量要求不斷提高，而利潤(rùn)含量卻不斷降低，工程管理的復(fù)雜程度和難度也越來(lái)越大。因此信息量也不斷擴(kuò)大，信息交流的頻度與速度也在增加，相應(yīng)的工程管理對(duì)信息管理的要求也越來(lái)越高。要加強(qiáng)合同實(shí)施過(guò)程的信息管理，必須從三方面著手：一是明確信息流通的路徑;二是建立項(xiàng)目計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行鏈接，做到資源共享，加快信息的流速，降低項(xiàng)目管理費(fèi)用;三是加強(qiáng)對(duì)業(yè)主、監(jiān)理，分包商等的信息管理，對(duì)信息發(fā)出的內(nèi)容和時(shí)間有對(duì)方的簽字，對(duì)對(duì)方信息的流入更要及時(shí)處理。

5.加強(qiáng)施工過(guò)程中的計(jì)量及變更索賠工作

建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)是投資大、技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)。項(xiàng)目成本包括建筑設(shè)計(jì)成本、設(shè)備成本、建筑安裝成本、工程建設(shè)成本等，所有這些都必須考慮在內(nèi)。要做到分布計(jì)算，層層深入。

首先，如果重視監(jiān)督工作并開(kāi)始設(shè)計(jì)質(zhì)量控制，則可以顯著減少設(shè)計(jì)變更的次數(shù)，并且在項(xiàng)目合同階段，使用符合相應(yīng)準(zhǔn)備條件的設(shè)備來(lái)完成工作。擬定工程量清單以最大程度地減少項(xiàng)目計(jì)算中的偏差，以確保施工方的施工清單與施工圖匹配并減少不必要的更改。在合同執(zhí)行階段，應(yīng)更加注意合同管理工作。國(guó)家發(fā)布的示范建筑合同用于合同管理，在一定條件下，國(guó)際FIDIC條款可用于簽署和管理合同。總而言之，要讓行政工作滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面，全面控制項(xiàng)目，最大程度地降低項(xiàng)目?jī)r(jià)格的變化。但是，由于工程項(xiàng)目的建設(shè)性質(zhì)，不發(fā)生工程變更是不現(xiàn)實(shí)的，因此在處理更改時(shí)必須保持積極的態(tài)度，所以在應(yīng)對(duì)工程變更問(wèn)題時(shí)要保持積極的態(tài)度，要有預(yù)見(jiàn)性，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)提出解決方案，盡可能把項(xiàng)目變更對(duì)工程造價(jià)的影響控制在最小范圍內(nèi)。

6.重視項(xiàng)目的竣工結(jié)算及審計(jì)，保住變更索賠成果，確保項(xiàng)目效益

就業(yè)主索賠風(fēng)險(xiǎn)（反索賠風(fēng)險(xiǎn)）的管理上，要從投標(biāo)過(guò)程、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施等方面著手。（1）投標(biāo)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。投標(biāo)技術(shù)文件中的設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、工藝以及施工方法等都要滿足招標(biāo)文件的需求，避免后期施工工藝改變、減少標(biāo)準(zhǔn)提高而單價(jià)不變的現(xiàn)象發(fā)生。投標(biāo)書(shū)的編寫(xiě)中，要保證合同的強(qiáng)制要求得到滿足，不做多余的承諾，不可自行提高項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。（2）簽署合同時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。組織開(kāi)展對(duì)合同條款的認(rèn)真研究，分析探討不合理?xiàng)l款以及關(guān)鍵性條款，當(dāng)存在疑義時(shí)要及時(shí)溝通，及時(shí)修改不合理?xiàng)l款。當(dāng)關(guān)鍵性條款不公平、不公正時(shí)，以不影響中標(biāo)為前提，強(qiáng)烈呼吁業(yè)主進(jìn)行修改，即便不能修改也要盡量爭(zhēng)取談判會(huì)議紀(jì)要，其中要全面記錄我方意見(jiàn)，從而為后期時(shí)機(jī)合適時(shí)談判提供依據(jù)。合同承諾時(shí)，保證合同條件能滿足即可，不過(guò)多承諾，以免給自己上套。（3）項(xiàng)目實(shí)施時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。制定工期保證措施，從計(jì)劃安排、組織管理、資源供應(yīng)、技術(shù)交底、安全生產(chǎn)以及思想政治六方面加強(qiáng)管理，從而確保如期完成工程。制定質(zhì)量保證措施，從施工保證、質(zhì)量管理以及質(zhì)量保證三方面建立質(zhì)量體系，保證工程質(zhì)量。制定重大事故緊急處理預(yù)案，確保能預(yù)防、治理重大事故，盡量減少重大事故對(duì)工程造成的損失。應(yīng)對(duì)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，要從企業(yè)審計(jì)部門預(yù)審、組織項(xiàng)目部預(yù)審以及日常管理變更索賠三方面著手。就日常管理上，主管部門要對(duì)變更索賠資料進(jìn)行歸檔，建立目錄。就組織內(nèi)部預(yù)審上，組織內(nèi)部工作人員要加強(qiáng)自審，審查的內(nèi)容主要包括：（1）變更索賠計(jì)算的準(zhǔn)確性;（2）變更索賠依據(jù)的完整性、真實(shí)性以及合理性;（3）變更索賠的價(jià)格調(diào)整、材料補(bǔ)差以及計(jì)量依據(jù)是否充分，相關(guān)手續(xù)是否齊全;（4）變更設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目監(jiān)理相關(guān)資料是否認(rèn)真核對(duì)，要求施工日期、內(nèi)容、報(bào)驗(yàn)日期與施工單位的日志、相關(guān)檢驗(yàn)資料的上的內(nèi)容一致;（5）百萬(wàn)元以上的變更索賠是否經(jīng)過(guò)省部級(jí)主管部門批復(fù)。就公司審計(jì)部門預(yù)審上，完整組織內(nèi)部自審后，在地方或國(guó)家審計(jì)部門或第三方審計(jì)之前由公司的審計(jì)部進(jìn)行預(yù)審，全方位審計(jì)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)進(jìn)行處理。在施工階段，還需要做好工程圖紙會(huì)審，盡量找出施工設(shè)計(jì)中存在的問(wèn)題。要加強(qiáng)和監(jiān)理的工程變更管控溝通，一旦需要工程變更，必須由監(jiān)理工程師簽字和業(yè)主確認(rèn)再實(shí)施，避免發(fā)生監(jiān)理和業(yè)主不認(rèn)可的變更從而帶來(lái)?yè)p失。特別是較大的工程變更，一定要嚴(yán)格按照行業(yè)主管部門相關(guān)變更管理辦法，業(yè)主或監(jiān)理的相關(guān)變更管理制度去推動(dòng)相關(guān)工作，做好和行業(yè)主管部門、業(yè)主、設(shè)計(jì)院、監(jiān)理等單位的溝通，留存重要的報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等原始資料，保證變更設(shè)計(jì)的程序合法，技術(shù)可行，經(jīng)濟(jì)合理。以便實(shí)現(xiàn)變更索賠工作的效益，保證工程順利施工。

7.強(qiáng)化主合同管理的業(yè)務(wù)能力的提高

為降低建設(shè)工程合同問(wèn)題的出現(xiàn)概率，需要充分認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，重視合同管理人員綜合素質(zhì)技能的強(qiáng)化，以切實(shí)改善合同管理整體效果。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要重視管理人員的引進(jìn)，加大人才培養(yǎng)力度，以人力資源戰(zhàn)略計(jì)劃為支持，全面提升合同管理人員的管理能力。法律意識(shí)的強(qiáng)化也是必須要重視的一個(gè)方面，以提升合同管理的合法性。以合同管理人員為對(duì)象，通過(guò)素質(zhì)建設(shè)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，能夠提升合同管理人員的專業(yè)化水平。在實(shí)際工作中合同管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持學(xué)習(xí)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求及行業(yè)實(shí)際，以理論為指導(dǎo)，高質(zhì)量推進(jìn)合同管理實(shí)踐，切實(shí)提升建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理水平，促進(jìn)企業(yè)自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的顯著增強(qiáng)。

主合同管理是一項(xiàng)目非常重要的管理工作，從項(xiàng)目投標(biāo)到竣工結(jié)算整個(gè)過(guò)程是項(xiàng)目管理中的核心工作，不可輕視。本文論述了項(xiàng)目管理中的主合同過(guò)程中的一些基本做法，希望今后類似的工程項(xiàng)目管理起到借鑒作用。