基于合同交底的精細(xì)化合同管理淺論

賀團(tuán)，馬龍

(國(guó)電大渡河猴子巖水電建設(shè)有限公司，四川康定 626005)

1 概述

合同是工程建設(shè)的基本依據(jù)和處理參建各方關(guān)系的紐帶。對(duì)于建設(shè)單位來(lái)講，合同交底是發(fā)包方人員向承包方成員陳述合同意圖、合同要點(diǎn)、合同執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程。在傳統(tǒng)的工程管理過(guò)程中，施工單位進(jìn)場(chǎng)之后，通常業(yè)主要對(duì)其進(jìn)行圖紙交底和技術(shù)交底，以將技術(shù)要點(diǎn)落實(shí)在施工過(guò)程中。國(guó)電大渡河猴子巖水電建設(shè)有限公司在實(shí)踐當(dāng)中認(rèn)識(shí)到合同交底同樣具有極高的重要性，并通過(guò)各種形式將其有效的貫穿于合同管理全過(guò)程，對(duì)保證猴子巖水電站合同履約和精細(xì)化合同管理起到了重要作用。

2 合同交底

2.1 全過(guò)程的合同交底

猴子巖公司打破傳統(tǒng)的合同交底模式，認(rèn)為合同交底是一個(gè)貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的活動(dòng)，項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要以各種形式進(jìn)行合同交底，而不應(yīng)僅僅局限于承包商進(jìn)場(chǎng)后的交底。廣義的合同交底應(yīng)該貫穿于合同文本擬定、合同談判、合同簽訂、合同履行、合同完成的各個(gè)階段，即全過(guò)程的合同交底。

根據(jù)猴子公司的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，全過(guò)程的合同交底包括以下階段:招標(biāo)文件編制、現(xiàn)場(chǎng)踏勘、補(bǔ)充與澄清、合同談判、合同執(zhí)行和合同完成階段。具體來(lái)講，招標(biāo)文件的發(fā)布事實(shí)上是最早的合同交底，是發(fā)包人通過(guò)文件的形式向潛在的投標(biāo)人進(jìn)行合同條款的交底，因此發(fā)包人在編制招標(biāo)文件時(shí)必須反映招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)特征;現(xiàn)場(chǎng)踏勘和對(duì)于招標(biāo)文件的補(bǔ)充及澄清則是對(duì)這種交底的進(jìn)一步深化;合同談判既是協(xié)商具有爭(zhēng)議性的合同條款的過(guò)程，也是對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題的重點(diǎn)交底;合同執(zhí)行階段是合同交底的重點(diǎn)，是對(duì)發(fā)包人、監(jiān)理人、承包商各參建方進(jìn)行合同關(guān)鍵條款交底的過(guò)程;合同完成階段的交底則是對(duì)合同自然失效所需要具備的條件進(jìn)行交底。

全過(guò)程的合同交底，有助于實(shí)現(xiàn)合同的充分交底，每一階段的交底都是對(duì)上一階段交底的補(bǔ)充和深化，這種逐步遞進(jìn)、層層深入的交底模式，有助于加強(qiáng)合同雙方對(duì)合同的理解和運(yùn)用，有助于提高合同履約的水平。

2.2 合同交底的形式

水電建設(shè)工程通常規(guī)模巨大，技術(shù)難度高，建設(shè)工期長(zhǎng)，合同內(nèi)容也比較復(fù)雜，因此，必須特別重視合同交底。猴子巖公司根據(jù)水電工程建設(shè)特點(diǎn)，結(jié)合猴子巖工區(qū)的實(shí)際情況，提出了合同交底的四種形式:外部交底、內(nèi)部交底、制度交底和即時(shí)交底。

(1)外部交底。

外部交底是傳統(tǒng)意義上的交底形式，是針對(duì)承包商、監(jiān)理人進(jìn)行合同要點(diǎn)的交底，也是整個(gè)合同交底活動(dòng)的關(guān)鍵。發(fā)包人和承包人以合同作為雙方開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，為了讓承包商嚴(yán)格按照發(fā)包人的意圖進(jìn)行履約，發(fā)包人有必要讓承包商領(lǐng)會(huì)合同的核心內(nèi)容，因此，必須進(jìn)行詳細(xì)的交底。

針對(duì)不同類型的合同，外部交底的內(nèi)容亦有所區(qū)別。施工類合同主要針對(duì)工期、甲供材、質(zhì)檢、計(jì)量、預(yù)付款、變更、結(jié)算進(jìn)行交底;監(jiān)理類合同主要針對(duì)監(jiān)理服務(wù)的范圍與內(nèi)容、監(jiān)理的權(quán)利和義務(wù)等事項(xiàng)做出交底;服務(wù)類合同則主要針對(duì)服務(wù)的形式與內(nèi)容、成果的提交與考核、付款條件進(jìn)行交底。

外部交底須特別注重在合同未明確界定的重要領(lǐng)域達(dá)成一致意見(jiàn)。以猴子巖水電站場(chǎng)內(nèi)交通某公路工程為例，施工單位進(jìn)場(chǎng)之后，我方在給對(duì)方進(jìn)行合同交底時(shí)明確提出，工程量清單第100章內(nèi)未含保通措施費(fèi)細(xì)目，但作為工程投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)當(dāng)考慮的風(fēng)險(xiǎn)，保通措施費(fèi)已含在清單第106-1“其他”細(xì)目之中，對(duì)方對(duì)此予以認(rèn)同。2010年9月，在明路開(kāi)挖進(jìn)行到K0+560-K0+620段時(shí)，為不影響下方低線公路的通行，需要對(duì)其進(jìn)行安全防護(hù)警戒、設(shè)置安全標(biāo)識(shí)，施工單位因此向我方提出保通費(fèi)用的補(bǔ)償請(qǐng)求，我方根據(jù)合同交底成果據(jù)理力爭(zhēng)，最終使對(duì)方放棄了該項(xiàng)索賠。這說(shuō)明對(duì)于某些合同條款未明確的事項(xiàng)，合同交底時(shí)予以闡明并達(dá)成一致意見(jiàn)，有利于避免爭(zhēng)議出現(xiàn)時(shí)糾纏不清的局面，對(duì)于提高工作效率、降低投資具有積極的作用。

外部交底還須留意較易出現(xiàn)變更的項(xiàng)目，應(yīng)將其處理原則作為重點(diǎn)進(jìn)行交底。以某隧洞工程為例，合同第39.2(2)條款規(guī)定“新增錨桿、錨桿束、錨索項(xiàng)目應(yīng)采用內(nèi)插值法確定新增單價(jià)”。作為金額巨大、較易出現(xiàn)變更的錨索項(xiàng)目，我方在合同交底時(shí)重申了內(nèi)插值法作為該類項(xiàng)目的組價(jià)原則。隨著該隧洞進(jìn)口邊坡開(kāi)挖揭示地質(zhì)情況的變化，設(shè)計(jì)變更提高了錨索的張拉力等級(jí)。2010年4月，承包商提出了進(jìn)口邊坡錨索支護(hù)變更。由于合同交底在先，我方在單價(jià)談判中占據(jù)了較大主動(dòng)，駁回了承包商提出的單價(jià)確定方法。最終該項(xiàng)變更審減承包商不合理報(bào)價(jià)85.74萬(wàn)元，有效的降低了工程造價(jià)。

(2)內(nèi)部交底。

除了常規(guī)的外部交底，猴子巖公司特別注重對(duì)公司各部門的內(nèi)部交底，以增強(qiáng)公司各部門的履約意識(shí)，減少因爭(zhēng)議帶來(lái)的交易成本。內(nèi)部交底是按照各部門的分工，有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)交底。新的合同簽訂之后，猴子巖公司計(jì)劃合同處會(huì)按照各部門的分工和專業(yè)，將合同要點(diǎn)分門別類的進(jìn)行歸納，并通過(guò)制作合同交底卡的形式分發(fā)給相關(guān)部門的項(xiàng)目經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行交底。

(3)制度交底。

猴子巖公司認(rèn)為，廣義的合同交底不但包括對(duì)合同文本的交底，也應(yīng)包括對(duì)發(fā)包人相關(guān)管理制度的交底。這些制度通常作為招標(biāo)文件的附件提供給承包人，在投標(biāo)階段往往容易被忽視，但對(duì)于承包商進(jìn)場(chǎng)之后正常開(kāi)展工作不可或缺。發(fā)包人管理制度的交底對(duì)于承包商更好的理解與適應(yīng)猴子巖公司的工作模式、盡快的建立與業(yè)主的合作關(guān)系具有重要的作用。

(4)即時(shí)交底。

即時(shí)交底是針對(duì)即將發(fā)生的合同事項(xiàng)提前進(jìn)行專門交底，以達(dá)到提醒承包人及時(shí)按約履行合同事項(xiàng)的目的。即時(shí)交底發(fā)生的頻率較高，如簽訂合同后提交進(jìn)度計(jì)劃、報(bào)送項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)辦理工程保險(xiǎn)及提交材料需求計(jì)劃等，猴子巖公司一般均采用口頭形式提前通知。

2.3 合同交底的媒介

合同交底的媒介靈活多變，根據(jù)不同的交底對(duì)象、場(chǎng)合與階段，可以采取不同的形式。猴子巖公司采用的主要交底媒介有:會(huì)議、口頭、合同交底卡、合同管理手冊(cè)、集中培訓(xùn)。

會(huì)議和口頭是較為常見(jiàn)的交底媒介，也是外部交底最為重要的方式。合同交底卡是將合同的主要信息以簡(jiǎn)短的語(yǔ)言體現(xiàn)在卡片上，以便于查閱，適用于內(nèi)部交底。集中培訓(xùn)是針對(duì)特別重要或易出現(xiàn)爭(zhēng)議的合同，將相關(guān)合同管理人員集中進(jìn)行教授指導(dǎo)的交底方式，目的是進(jìn)一步加深對(duì)合同的理解，或?qū)贤缍：牟糠诌_(dá)成一致，適用于外部交底。

合同管理手冊(cè)是猴子巖公司在合同交底方面的獨(dú)特創(chuàng)新。為了方便合同管理人員查閱合同相關(guān)信息，2009年9月，計(jì)劃合同處組織編寫了《猴子巖水電站合同管理手冊(cè)》。手冊(cè)涵蓋了工區(qū)內(nèi)所有主要標(biāo)段的合同，匯集了各合同的重要條款(工程概況、合同金額、工期、工程量清單、甲供材、計(jì)量、質(zhì)檢、結(jié)算、變更、安全文明施工、審計(jì)等方面)，以全面而簡(jiǎn)潔的形式將合同核心內(nèi)容歸納出來(lái)以供參考，有效提高了合同管理效率。手冊(cè)編制完成后，向公司各部門和監(jiān)理進(jìn)行發(fā)放并組織學(xué)習(xí)，并保證公司和監(jiān)理主要合同管理人員人手一冊(cè)。該手冊(cè)的編制和發(fā)放實(shí)際上是合同交底工作的書面化，對(duì)合同管理人員更好的熟悉合同文本、增強(qiáng)履約意識(shí)起到了積極的作用。

3 合同交底的保證體系

為了更好的實(shí)施合同交底，將精細(xì)化合同管理可持續(xù)的進(jìn)行下去，由計(jì)劃合同處牽頭，猴子巖公司成立了專門的合同交底工作組。針對(duì)具體標(biāo)段，工作組由該標(biāo)段的各部門經(jīng)辦人組成，所有部門負(fù)責(zé)人都是工作組的成員，負(fù)責(zé)常規(guī)的合同交底事務(wù)。工作組的成立，使得猴子巖公司的合同交底工作有了組織保障。目前，猴子巖公司已在起草擬定有關(guān)合同交底的管理制度，以將合同交底的內(nèi)容、流程、形式等工作程序化納入了公司的日常管理。建立組織機(jī)構(gòu)和實(shí)現(xiàn)制度化，是合同交底工作的有力保證。

4 合同交底反饋機(jī)制

猴子巖公司在建立完善的合同交底體系的基礎(chǔ)上，同時(shí)對(duì)合同交底工作本身進(jìn)行評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)，建立了合同交底反饋機(jī)制。即在各階段合同交底工作完成后，針對(duì)合同交底的時(shí)間、形式、媒介、內(nèi)容等方面，通過(guò)內(nèi)部和外部的信息反饋，對(duì)合同交底工作進(jìn)行完善。

合同交底反饋可以采用口頭詢問(wèn)、專門會(huì)議、合同交底意見(jiàn)調(diào)查表等形式。對(duì)于收集到的意見(jiàn)和建議經(jīng)慎重考慮和商榷，一方面在同一標(biāo)段后續(xù)的合同交底中予以補(bǔ)充和改進(jìn)，一方面體現(xiàn)在新標(biāo)段的招標(biāo)文件編制、合同談判、合同執(zhí)行等階段的交底工作中。合同交底反饋是對(duì)合同交底工作的評(píng)估和糾正，兩者都應(yīng)是持續(xù)進(jìn)行的過(guò)程。通過(guò)建立合同交底——合同交底反饋——新的合同交底這一反饋機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)合同交底工作的持續(xù)改進(jìn)和不斷完善，也是精細(xì)化合同管理的精髓所在。

5 結(jié)語(yǔ)

猴子巖公司在貫徹國(guó)電集團(tuán)精細(xì)化管理理念過(guò)程中，結(jié)合公司長(zhǎng)期以來(lái)從事合同管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出了一套以合同交底為切入口的、具有猴子巖公司特色的精細(xì)化合同管理方法。即在建立全過(guò)程合同交底觀念的基礎(chǔ)上，通過(guò)各種合同交底的形式和媒介實(shí)現(xiàn)充分的合同交底，同時(shí)輔以組織機(jī)構(gòu)和管理制度的保障，在合同交底反饋機(jī)制的作用下，實(shí)現(xiàn)合同交底工作的不斷完善和可持續(xù)化，為水電建設(shè)工程實(shí)施精細(xì)化合同管理提供了良好的啟示。