基于服務(wù)理念的供電企業(yè)檔案管理研究

李思思

摘要：檔案管理作為供電企業(yè)關(guān)鍵的管理工作之一，在服務(wù)理念的基礎(chǔ)上加強對檔案管理的創(chuàng)新可有效提高工作效率。為防止企業(yè)風(fēng)險，促進(jìn)供電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，本文主要闡述了供電企業(yè)在基于服務(wù)理念下，針對其檔案管理提出的一系列創(chuàng)新、優(yōu)化措施，以供相關(guān)人員進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：服務(wù)理念;供電企業(yè);檔案管理

前言

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們對供電企業(yè)的要求也逐漸增加，為更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，供電企業(yè)應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新。尤其是對于檔案管理工作而言，企業(yè)應(yīng)保證其管理水平能夠適應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，健全工作機制，提高工作效率，對檔案管理的服務(wù)理念進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新，以促進(jìn)供電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、提升服務(wù)意識

為提高檔案的使用率，供電企業(yè)應(yīng)對工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加強對其管理力度，使其樹立正確的服務(wù)意識，明確自身的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，保證其能夠在日常工作中有意識地進(jìn)行服務(wù)，提高供電企業(yè)的經(jīng)濟效益。

工作人員在日常的工作中應(yīng)保持著積極向上的服務(wù)意識，深入基層施工一線，加強與施工人員的溝通交流，根據(jù)在基層施工一線的走訪、調(diào)查，掌握各部門、各單位對檔案管理的需求，采納群眾意見，以便帶來更好的服務(wù)。工作人員應(yīng)根據(jù)各部門、各單位提出的建議對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行更新、整改，同時管理人員可以利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理保存，將其錄入到指定的系統(tǒng)中，通過搜索關(guān)鍵詞提高查詢速度，提升工作人員的工作效率。

二、開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

供電企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作人員的工作表現(xiàn)，為其提供學(xué)習(xí)機會，工作人員可通過交流會、專家講座、外出深造等培訓(xùn)方式增強知識水平，觀察和學(xué)習(xí)其它企業(yè)的新型服務(wù)理念，學(xué)習(xí)新型的工作方式，創(chuàng)新工作內(nèi)容，擴寬視野，樹立正確的工作態(tài)度。同時，供電企業(yè)應(yīng)要求相關(guān)工作人員掌握與檔案管理有關(guān)的法律知識，明確相應(yīng)的制度規(guī)范，約束自身行為。此外，建立獎懲制度，將其與工作人員的工作表現(xiàn)掛鉤，激發(fā)工作人員的工作積極性，使其能夠主動學(xué)習(xí)，提升其業(yè)務(wù)水平。

三、完善管理制度

由于目前檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致供電企業(yè)的工作缺乏規(guī)范性，使得工作人員在實際操作時未按照相應(yīng)的工作流程進(jìn)行，造成管理工作的水平大大降低。因此，為改變這一現(xiàn)狀，工作人員應(yīng)明確檔案管理的工作流程，供電企業(yè)應(yīng)對工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化的管理，制定完善的管理制度，根據(jù)制度對工作人員的行為進(jìn)行約束。要求工作人員應(yīng)按照規(guī)定對檔案進(jìn)行收集、查看等行為，且供電企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身企業(yè)發(fā)展的實際情況對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行優(yōu)化[1]。落實管理制度后，供電企業(yè)對于檔案管理的工作流程也應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，以便于工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題，并及時采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。此外，建立相應(yīng)的檔案管理部門，確保數(shù)據(jù)的完整保存，為企業(yè)的未來發(fā)展提供依據(jù)。提高工作質(zhì)量，強化檔案的管理與保存工作，明確供電企業(yè)的發(fā)展方向。

四、加強編研力度

加強對供電企業(yè)檔案信息的編研力度，可有效幫助工作人員提高信息獲取與辨別的能力，并根據(jù)供電企業(yè)的實際情況，構(gòu)成獨特的檔案管理部門服務(wù)特色。通過科學(xué)的方法對檔案信息進(jìn)行深入挖掘，發(fā)現(xiàn)其存在的價值，為供電企業(yè)的未來發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)，提高服務(wù)質(zhì)量。

根據(jù)供電企業(yè)的檔案信息，數(shù)據(jù)龐大、種類多的特點，工作人員可以先對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，采用優(yōu)先管理的手段，優(yōu)先對與供電企業(yè)發(fā)展相關(guān)的檔案信息進(jìn)行整理。同時，邀請專家參與編研工作，提高檔案處理的科學(xué)性。此外，按照規(guī)定流程進(jìn)行編研工作，及時將編研后的資料交給相關(guān)管理人員，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，以便最大程度地發(fā)揮檔案價值。

五、創(chuàng)新服務(wù)觀念

在供電企業(yè)中管理人員只有具備服務(wù)意識，才能更好地進(jìn)行管理工作，樹立正確的工作態(tài)度，最大程度地提升服務(wù)質(zhì)量。因此，管理人員應(yīng)加強檔案查詢力度，以便提升工作質(zhì)量和效率，為群眾提供更好的服務(wù)。一方面，管理人員應(yīng)確保供電企業(yè)內(nèi)所有的數(shù)據(jù)和信息都做到全面歸檔，保障每位員工或管理人員都能夠通過檔案迅速找到想要的信息[2]。另一方面，管理人員在保證檔案完整的前提下，將檔案管理做到條理清晰，分門別類，進(jìn)行科學(xué)合理的整理分類，以便員工或管理人員可以按照關(guān)鍵詞查找相應(yīng)的檔案。

例如：將檔案按照關(guān)鍵詞變電站、大修技改、科技文檔等進(jìn)行分類，保證關(guān)鍵詞的有效性，確保檔案系統(tǒng)的高效運行。同時，在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上建立信息化系統(tǒng)，將原有的檔案進(jìn)行清晰整理，并通過信息技術(shù)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)掃描，以便為員工提供便捷的查詢程序，只要通過搜索關(guān)鍵詞就可以迅速找到相應(yīng)的檔案。最后，供電企業(yè)應(yīng)針對管理人員的服務(wù)意識定期開展講座，調(diào)派專業(yè)的管理人員深入基層，加強與群眾的溝通，掌握群眾對檔案管理的建議，通過換位思考，優(yōu)化服務(wù)理念。

六、優(yōu)化工作流程

由于供電企業(yè)的工作涉及到方方面面，導(dǎo)致檔案管理工作的內(nèi)容也比較復(fù)雜繁瑣。因此，為了有效提升工作效率和質(zhì)量，為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最大程度地發(fā)揮服務(wù)功能，供電企業(yè)應(yīng)優(yōu)化工作流程，以確保管理工作有章可循，檔案查詢有據(jù)可依，不需要盲目的查找數(shù)據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的管理人員開始重視工作流程的優(yōu)化。但是，根據(jù)供電企業(yè)目前的實際情況，工作流程仍然存在問題。因此，管理人員應(yīng)針對性地制定工作流程。

第一，供電企業(yè)應(yīng)制定全新的檔案管理制度，對管理人員工作流程的相關(guān)制度進(jìn)行完善。例如：管理人員必須遵循公平、公正的原則，保障管理工作的有序進(jìn)行，同時加強在企業(yè)中的宣傳與普及，讓企業(yè)內(nèi)部的工作人員全都熟練掌握檔案管理工作的具體流程，通過群眾之間的相互監(jiān)督，做到更好地為人民服務(wù)。

第二，供電企業(yè)尤其是地市或者縣區(qū)層面在條件允許的情況下，建立專門的檔案管理部門，同時將與供電企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營的相關(guān)數(shù)據(jù)存放到檔案管理部門，并組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析，制定企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略。

七、改善服務(wù)方式

供電企業(yè)的檔案服務(wù)工作改善方式可分為以下兩部分：

第一，創(chuàng)新服務(wù)模式。供電企業(yè)應(yīng)要求工作人員對檔案服務(wù)模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，不僅要提供紙質(zhì)檔案，還要在信息平臺上傳電子檔案，以便讓群眾實時查看、分析不同企業(yè)的當(dāng)前實際經(jīng)營情況，進(jìn)而規(guī)劃自身發(fā)展方向。同時，供電企業(yè)要建立信息化的服務(wù)平臺。例如：建立基于內(nèi)網(wǎng)的信息化平臺，讓有需求的員工通過平臺查詢相關(guān)企業(yè)的近況，明確其經(jīng)營項目和成果等等。

第二，創(chuàng)新對客戶的服務(wù)方式。供電企業(yè)應(yīng)要求管理人員做好服務(wù)工作。在明確工作方案后，管理人員要及時掌握每位客戶的需求，通過平臺及時為客戶提供其需要的檔案，以超前的意識、節(jié)奏和服務(wù)態(tài)度抓住客戶的心，讓其對供電企業(yè)的檔案管理工作感到滿意。

八、采用信息化技術(shù)

為提高供電企業(yè)的工作效率和質(zhì)量，應(yīng)確保檔案管理工作緊跟時代發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)的管理方法和服務(wù)理念，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，并將其應(yīng)用到工作中，加快信息化建設(shè)，以便能準(zhǔn)確的滿足群眾需求[3]。并且，信息化技術(shù)可以減少管理人員在服務(wù)工作時的消極現(xiàn)象，加強對管理人員的工作要求，以便為群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第一，管理人員可以利用信息技術(shù)將檔案資料進(jìn)行清晰分類，根據(jù)不同領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理，以便為后期的企業(yè)建設(shè)提供參考依據(jù)。

例如：管理人員對每個特定的檔案建立相應(yīng)的Excel表格，然后對數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致分析，找出具有價值的數(shù)據(jù)，解決實際問題。第二，管理人員還可以通過大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建數(shù)字化檔案庫，這種方式既可以提高工作效率，還順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，讓群眾可以實時查看檔案數(shù)據(jù)。

結(jié)論：供電企業(yè)應(yīng)根據(jù)時代發(fā)展的趨勢，要求管理人員在基于服務(wù)理念的前提下，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作存在的問題并及時對其進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新。改變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，利用信息化技術(shù)推動檔案管理工作的發(fā)展，最大程度地發(fā)揮其服務(wù)功能，以促進(jìn)供電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周陽東.供電企業(yè)人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2021.

[2]楊利劍.供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：179-180.

[3]袁蓓娟.加強和改進(jìn)供電企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（24）：188-189.