解讀如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

龔莉梅

摘 要：人力資源管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是人事檔案管理，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作非常重要。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，讓我國(guó)開(kāi)始進(jìn)入信息化社會(huì)，由此不斷暴露了機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問(wèn)題。所以，一定要對(duì)相應(yīng)完善措施予以積極采用，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題展開(kāi)了論述，并著重探討了新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，以供參考。

關(guān)鍵詞：如何做好;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事;檔案管理

在新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為此，文章淺要地闡述了目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的不足，并分別從樹(shù)立正確的認(rèn)識(shí)，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，保證工作效果、提升檔案管理意識(shí)以及注重人事檔案的信息化建設(shè)等方面，提出新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要部分，人事檔案管理具有一定的重要性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，通過(guò)人事檔案管理工作的有效開(kāi)展，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)職能、崗位及人才的全面整合，對(duì)人力資源進(jìn)行充分利用。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷快速成長(zhǎng)，其內(nèi)部人員應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整，在人員調(diào)動(dòng)的過(guò)程中，需要參考人事檔案中的各項(xiàng)信息資料來(lái)對(duì)其做出全面和準(zhǔn)確的分析和評(píng)價(jià)，對(duì)工作人員的個(gè)人能力和實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)定。通過(guò)當(dāng)前工作的開(kāi)展，有助于實(shí)現(xiàn)人力資源合理優(yōu)化配置，為人事檔案管理工作的開(kāi)展提供了重要保障，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，真正意義上實(shí)現(xiàn)人盡其才。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，是相關(guān)人才個(gè)人發(fā)展履歷的記錄，記錄著個(gè)人的事業(yè)發(fā)展軌跡、政治面貌變化及獎(jiǎng)懲等，是人才評(píng)價(jià)和任用的依據(jù);同時(shí)，在這些記錄中，也見(jiàn)證著當(dāng)時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作事項(xiàng)與內(nèi)容。機(jī)關(guān)事業(yè)單位是我國(guó)形式各項(xiàng)事務(wù)的重要組織結(jié)構(gòu)，其人才的管理和任用必須遵照履歷、有據(jù)可依。而對(duì)人才的培養(yǎng)、選拔、考核、晉升，都需要從人事檔案中獲取信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的保管，從保管條件、信息更新速度、人員信息的調(diào)集查閱、范圍化信息查找等方面，都存在無(wú)法高效實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的問(wèn)題。

信息化人事檔案管理，利用專業(yè)的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)，有利于提高檔案管理效率，快速更新資料信息、便于資料查找與分析、歸納。例如在同一個(gè)單位，本科以上學(xué)歷的人員統(tǒng)計(jì)，通過(guò)信息化系統(tǒng)條件查詢便一目了然。同時(shí)，信息化檔案管理也提高了檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，防止了紙質(zhì)材料因長(zhǎng)久保管導(dǎo)致的自然屬性被破壞或人為損壞。同時(shí)，對(duì)歷史資料的保管，信息化人事檔案處理也具有傳統(tǒng)檔案保管無(wú)法比擬的優(yōu)越性，占地小、保存時(shí)間長(zhǎng)、無(wú)懼毀損、有利統(tǒng)計(jì)查詢，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，很多人事檔案不僅記錄了個(gè)人履歷，也代表和證明了當(dāng)時(shí)的特定事項(xiàng)的發(fā)展，建立信息化人事管理，是保留歷史記錄的有益途徑。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1缺乏較強(qiáng)的重視程度

如今，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，根本未將人事檔案管理工作納入組織管理工作。由于人事檔案管理工作不同于其他工作，沒(méi)有直接牽涉到單位利益，且不容易出好成績(jī)，因此諸多職工干部便將人事檔案管理工作忽視，所以導(dǎo)致了人事檔案收集困難，且在管理方面也一片混亂，處于無(wú)監(jiān)督、監(jiān)察的狀態(tài)，甚至一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作根本無(wú)人關(guān)心，未發(fā)揮出人事檔案管理的實(shí)效。

2.2專業(yè)人才匱乏，管理的流程規(guī)范性較差

一些機(jī)關(guān)單位雖然開(kāi)展積極各項(xiàng)人事檔案管理工作，但是負(fù)責(zé)的員工專業(yè)性較差，他們的檔案收集意識(shí)不高，沒(méi)有及時(shí)地收集檔案、整理檔案、管理并處理檔案，此種情況的存在，會(huì)對(duì)檔案資料后期的調(diào)動(dòng)和使用帶來(lái)一定的困擾，不利于提高檔案的管理效率。雖然部分機(jī)關(guān)單位已經(jīng)意識(shí)到了人事檔案管理的重要性，但是在實(shí)際的操作中，管理的流程并不規(guī)范，在管理期間體現(xiàn)出一定的工作隨意性，比如沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類與整合等，這就會(huì)影響后期人事調(diào)動(dòng)的效率，影響人事工作的順利開(kāi)展，形成人力和物力方面的浪費(fèi)。

2.3人事檔案管理管理制度不完善

人事檔案管理工作如果想更加規(guī)范，就必須制定相應(yīng)的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會(huì)根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣開(kāi)展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習(xí)慣，所以勢(shì)必會(huì)讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細(xì)化人事檔案管理工作，給予其精準(zhǔn)的指導(dǎo)以及有效的約束，促進(jìn)人事檔案管理精準(zhǔn)與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過(guò)于隨意，雜亂無(wú)章，所以加強(qiáng)這一方面的改善迫在眉睫。

2.4人事檔案信息搜集渠道單一

搜集人事檔案數(shù)據(jù)是是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。目前，人事檔案主要分為“十大類”紙質(zhì)材料進(jìn)行收集整理，信息搜集的渠道比較單一。但是，一方面，“十大類”檔案紙質(zhì)材料很難全面的掌握機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的整體情況，對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行全面分析，導(dǎo)致個(gè)人評(píng)價(jià)體系不完整。另一方面，歸檔材料涵蓋的數(shù)據(jù)內(nèi)容受到約束。機(jī)關(guān)事業(yè)單位長(zhǎng)期應(yīng)用傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)就會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息的搜集、整理以及規(guī)劃的效率低下，制約人事檔案管理水平的提高，極大的影響人事檔案信息化水平。

2.5無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息集成及有效的分析、評(píng)價(jià)體系，信息價(jià)值發(fā)揮受到限制

如果不能將人事檔案信息充分利用起來(lái)，人事檔案中蘊(yùn)含的信息數(shù)據(jù)價(jià)值就很難發(fā)揮出其真正的作用。

人事檔案的價(jià)值，不僅在于單獨(dú)的個(gè)人晉升發(fā)展提供意義，同時(shí)也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)評(píng)價(jià)、實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴(kuò)充單位科學(xué)貢獻(xiàn)度做出了有益的參考。例如，測(cè)評(píng)一個(gè)機(jī)關(guān)單位的整體技術(shù)水平，為來(lái)年的高素質(zhì)人才的吸納做出預(yù)測(cè)，這些都需要對(duì)所屬單位人事檔案的綜合統(tǒng)計(jì)結(jié)果作為基礎(chǔ)。缺少信息化人事檔案管理，強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)如果不能得以應(yīng)用，構(gòu)建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進(jìn)行更完善的規(guī)整，以至于信息價(jià)值發(fā)揮受到限制，很難有所進(jìn)步。經(jīng)常是出現(xiàn)一次統(tǒng)計(jì)，全員登記一次報(bào)表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確。

3新時(shí)期做好人事檔案管理工作的路徑

3.1提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷對(duì)人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個(gè)階段，人事檔案在我國(guó)的地位非常高，是人們?cè)谏鐣?huì)環(huán)境中生存的重要證明之一。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的地位和權(quán)威受到了極大的挑戰(zhàn)，所以新時(shí)期政府要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，針對(duì)人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益堅(jiān)持發(fā)展的思路。新經(jīng)濟(jì)常態(tài)背景下，人才是各機(jī)關(guān)組織之間競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)，而人事檔案管理有助于事業(yè)單位對(duì)人才進(jìn)行發(fā)掘，并將其留住，同時(shí)讓事業(yè)單位更好地進(jìn)行管理創(chuàng)新和經(jīng)營(yíng)改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需讓人事檔案管理部門(mén)和檔案人員之間的合作更加緊密，對(duì)之前與新時(shí)代背景不適應(yīng)的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

3.2加快完善人事檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效果，則需要注重創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時(shí)注重信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的組織建設(shè)職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，結(jié)合當(dāng)前管理的需要及基本現(xiàn)狀，注重協(xié)調(diào)相關(guān)崗位職責(zé)，推動(dòng)人事檔案管理制度的制定。實(shí)施統(tǒng)一的管理制度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作的開(kāi)展提供重要保障。要想實(shí)現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)，則需要將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案信息化管理體系建設(shè)中，為檔案工作的開(kāi)展提供重要的制度保障。

3.3注重人事檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)注重人事檔案的信息化建設(shè)，便于整合資料，設(shè)立電子檔案可以不斷完善事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于利用有關(guān)的數(shù)據(jù)展開(kāi)綜合性分析，而且可以便于后期查詢并瀏覽有關(guān)數(shù)據(jù)，為考核工作提供參考。機(jī)關(guān)單位可以將人事檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，不斷豐富工作人員的個(gè)人信息，凸顯他們的特色，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

3.4加大投入，切實(shí)保障檔案管理安全有序發(fā)展

一要加大資金投入，建設(shè)符合國(guó)家規(guī)范要求的人事檔案室，配備服務(wù)器、交換機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等一系列硬件設(shè)施，同時(shí)要加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)，安裝專業(yè)的軟件系統(tǒng)，配備專業(yè)的管理人員，按照橫向打造硬件設(shè)施、縱向開(kāi)展信息化管理的思路，全面整合人事檔案管理的有效資源，提高檔案管理的水平。二要在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強(qiáng)檔案的安全性，提高檔案利用率。三要加強(qiáng)制度建設(shè)，建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據(jù)可依、有章可循，成為人事檔案信息化、科學(xué)化、高效化發(fā)展的保障。用戶若需要查詢?nèi)耸聶n案的相關(guān)信息，在獲得信息獲取權(quán)限之后，可在相應(yīng)范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。四要保證人事檔案信息的安全，人事檔案涉及個(gè)人信息，關(guān)乎個(gè)人利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會(huì)造成不可挽回的損失。通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段的運(yùn)用，在嚴(yán)格的管理制度約束下開(kāi)展工作，才能對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。

3.5要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律

人事檔案記載了個(gè)人年齡、身份、工作經(jīng)歷等各方面的詳細(xì)信息，很多信息屬于個(gè)人隱私，檔案所屬者有維護(hù)個(gè)人隱私不對(duì)外泄露的權(quán)利。對(duì)此，《中華人民共和國(guó)檔案法》及其相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)都作出了明確規(guī)定，對(duì)非向社會(huì)開(kāi)放的個(gè)人檔案，除檔案所屬者，任何單位和個(gè)人都無(wú)權(quán)對(duì)外公布;對(duì)泄露、擅自提供、抄錄、復(fù)制、公布人事檔案信息的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。因此，人事檔案管理工作者必須要有高度的組織性和紀(jì)律性，認(rèn)真履行檔案保密規(guī)定，不得以任何形式私自向無(wú)關(guān)人員透漏所管理人事檔案信息，不得在工作需要之外談?wù)撓嚓P(guān)人事檔案內(nèi)容，也不得以個(gè)人需求為導(dǎo)向泄露相關(guān)人事檔案信息，更不得以打擊報(bào)復(fù)或獲取私利為目的向非法組織或個(gè)人提供檔案材料。同時(shí)，人事檔案管理工作者還必須要以高度負(fù)責(zé)的精神，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，以科學(xué)有效的管理方法，保障人事檔案材料的安全。人事檔案管理工作場(chǎng)所要嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，嚴(yán)禁將檔案私自帶至公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁檔案所屬者接觸個(gè)人原始檔案，嚴(yán)禁用互聯(lián)網(wǎng)傳遞人事檔案的相關(guān)信息等。人事檔案管理工作者要做到時(shí)時(shí)謹(jǐn)慎，刻刻防范，有效預(yù)防人事檔案信息的失密、泄密。新時(shí)代為了更好地提升檔案工作質(zhì)量，要強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平，做到依托專業(yè)檔案管理隊(duì)伍開(kāi)展具體的檔案管理業(yè)務(wù)。首先，優(yōu)化檔案管理人才配置方式，通過(guò)人才招聘、特殊人才引進(jìn)、人才流轉(zhuǎn)調(diào)轉(zhuǎn)的方式充實(shí)一線檔案管理隊(duì)伍，擴(kuò)充檔案管理人員的數(shù)量，滿足信息化時(shí)代檔案管理工作的人才需要。其次，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，創(chuàng)新檔案管理人才的培訓(xùn)方式，豐富人才培訓(xùn)的渠道，建立長(zhǎng)態(tài)化與多樣化的檔案人才培養(yǎng)機(jī)制，運(yùn)用委托培養(yǎng)、技能培訓(xùn)、專家講座、課題研究等方式提高檔案管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的績(jī)效考核，評(píng)估工作績(jī)效，指出檔案管理人員在專業(yè)能力方面的短板，督促檔案管理人員基于本職崗位的需要不斷提高業(yè)務(wù)能力，達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量目標(biāo)。

3.6要堅(jiān)持原則，守得住底線

為有效避免人事檔案在管理過(guò)程中的非正常利用，《干部人事檔案工作條例》第十五條明確規(guī)定：干部人事檔案工作人員和與其檔案管理同在一個(gè)部門(mén)且有夫妻、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親關(guān)系人員的檔案，由干部人事檔案工作人員所在單位組織人事部門(mén)另行指定專人管理。各部門(mén)單位在安排人事檔案管理人員時(shí)，也刻意對(duì)此種情形進(jìn)行了回避。但社會(huì)是個(gè)大家庭，同學(xué)、朋友、上司、同事、親戚、鄰居……各種關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜;一些人為一己私利不惜“托關(guān)系”“跑路子”，用請(qǐng)客送禮等非法手段，要求修改原始檔案信息、替換檔案內(nèi)容、增添假材料者不乏其人。人事檔案管理工作者面對(duì)的可能是強(qiáng)權(quán)，可能是至親，也可能是同事朋友，有外來(lái)的壓力，也有內(nèi)在的說(shuō)辭，只有不畏強(qiáng)權(quán)，不徇私情，不受誘惑，堅(jiān)持原則，守住底線，秉公辦事，才能確保所管理人事檔案的真實(shí)完整。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要內(nèi)容，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。這種情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創(chuàng)新和發(fā)展其管理模式，積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時(shí)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，注重創(chuàng)新和改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要注重完善相關(guān)制度，為人事檔案管理工作提供重要的制度保障，提高人事檔案管理的整體水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

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