鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的思考

文/寧利鋒

鐵路檔案管理工作作為鐵路運(yùn)輸事業(yè)的重要內(nèi)容，在一定程度上影響著鐵路事業(yè)的發(fā)展。在辦公自動(dòng)化的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)管理需求，本文對(duì)鐵路檔案管理模式現(xiàn)狀進(jìn)行分析，闡述鐵路檔案信息化建設(shè)的必要性，結(jié)合鐵路單位自身實(shí)際，對(duì)鐵路檔案管理信息化建設(shè)提出現(xiàn)實(shí)可行的對(duì)策

檔案是具有政治性、社會(huì)性、教育性和價(jià)值性的歷史記錄，檔案管理對(duì)一個(gè)企業(yè)、一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理不規(guī)范、管理模式落后、檢索不方便、利用率低下等不足凸顯出來(lái)，這就需要我們?cè)跈n案管理工作中，主動(dòng)采取措施，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展，利用現(xiàn)代技術(shù)和先進(jìn)工裝，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，提升檔案收集、整理、保管和利用效率，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。

一、鐵路企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

鐵路企業(yè)檔案管理工作水平，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展大有提升，這是總體概況。但是，現(xiàn)狀與問(wèn)題值得注意，并要加以改進(jìn)，方能適應(yīng)鐵路事業(yè)快速發(fā)展的需求。綜合分析情況如下：

現(xiàn)狀與問(wèn)題之一，思想認(rèn)識(shí)存在不足

鐵路企業(yè)管理中對(duì)檔案管理工作的不夠重視，重保管輕利用現(xiàn)象普遍存在。管理人員缺乏對(duì)檔案工作的了解和正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作不能給單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的認(rèn)知僅僅是單純地收集保管，只要做到不泄密、不遺失，查閱有據(jù)，到期銷毀就好。從根本上就沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代檔案的重要利用價(jià)值，更無(wú)從談起合理運(yùn)用檔案促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

現(xiàn)狀與問(wèn)題之二，檔案管理尚不規(guī)范

部分基層單位設(shè)施設(shè)備陳舊，未規(guī)范采用密集架等設(shè)施設(shè)備，仍使用老舊的鐵皮柜存放檔案，極易造成檔案被侵蝕、損毀。另外，鐵路內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整相對(duì)頻繁，調(diào)整過(guò)程中因檔案資料數(shù)量大、種類多、分類不清等原因，導(dǎo)致移交滯后，企業(yè)檔案資料極易損壞、遺失?；鶎訖n案工作人員業(yè)務(wù)技能素質(zhì)普遍不高，僅掌握簡(jiǎn)單的立卷檔案基本知識(shí)，致使企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量不高。

現(xiàn)狀與問(wèn)題之三，檔案利用率較為低下

鐵路檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，缺點(diǎn)是不能快速提取有效的數(shù)據(jù)信息，檔案利用率低下。尤其是查閱一些年代久遠(yuǎn)的檔案資料時(shí)，消耗時(shí)間長(zhǎng)，且效果不好。再加上歸檔范圍要求參差不齊、檔案收集困難等原因，部分歸檔文件保存不完整，導(dǎo)致檢索效率不高，檔案的利用價(jià)值得不到很好的體現(xiàn)。

現(xiàn)狀與問(wèn)題之四，服務(wù)職能還未充分發(fā)揮

檔案的門(mén)類很多，有文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、實(shí)物、聲像、電子、科技等，而鐵路企業(yè)往往只重視文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、科技檔案的保存，忽略了與企業(yè)有關(guān)的一些聲像、實(shí)物、電子檔案的收集，使得檔案的完整性得不到保證。因查閱不方便、摘錄不便捷等原因，企業(yè)管理中大家沒(méi)有通過(guò)檔案資料為企業(yè)發(fā)展或管理提供服務(wù)的意識(shí)。在企業(yè)的一些重大決策中，不能準(zhǔn)確迅速地為企業(yè)的決策提供信息資源幫助，服務(wù)作用得不到充分發(fā)揮。

二、鐵路檔案信息化建設(shè)必要性

鐵路信息化建設(shè)的必要性在于：

必要性之一，有利于檔案的保存

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代科技手段將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案儲(chǔ)存，可以有效防止檔案因儲(chǔ)存條件不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致的損毀等問(wèn)題，和因年代久遠(yuǎn)紙張和筆墨褪色，或多次翻閱造成破損，一定程度上能延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

必要性之二，有利于降低管理成本

同一份文書(shū)檔案在鐵路企業(yè)不同基層單位重復(fù)保存，有的技術(shù)規(guī)章長(zhǎng)達(dá)一百多頁(yè)，紙質(zhì)檔案共享率低，利用一次復(fù)印一次，消耗大量紙張、耗材。檔案信息化建設(shè)以后，節(jié)省紙張、耗材的同時(shí)，又縮小了檔案室的占地面積，還避免了文件堆積，大大減輕了工作人員的工作強(qiáng)度。

必要性之三，有利于提升查閱效率

紙質(zhì)檔案不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，需要人工翻閱查找，頻繁翻閱不僅造成檔案破損，也降低了檔案的利用能力。檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用，只在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上完成往返庫(kù)房反復(fù)查找的過(guò)程，大大地提高了檔案的利用效率。

必要性之四，有利于發(fā)揮服務(wù)職能

鐵路檔案承載著鐵路企業(yè)的過(guò)去，為現(xiàn)在所利用。鐵路檔案數(shù)據(jù)種類多、數(shù)量大，檔案工作復(fù)雜，檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高鐵路檔案管理效率和質(zhì)量意義重大。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，通過(guò)高效檢索，就可以及時(shí)補(bǔ)充檔案，調(diào)取需要信息，解決供需矛盾，提高企業(yè)管理水平，推動(dòng)鐵路企業(yè)發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)鐵路檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

實(shí)現(xiàn)鐵路檔案信息化建設(shè)的措施與對(duì)策是：

對(duì)策之一，健全完善管理機(jī)制

鐵路企業(yè)的信息化管理需要與之相適應(yīng)的管理制度作為保證。目前鐵路企業(yè)現(xiàn)有的管理制度比較落后，要適應(yīng)信息化管理，首先要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，切合實(shí)際、科學(xué)合理地建立電子檔案管理制度，明確工作人員職責(zé)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分發(fā)揮管理制度的指導(dǎo)規(guī)范作用。

對(duì)策之二，加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度

檔案信息化建設(shè)，需要大量熟練掌握信息技術(shù)的檔案管理人才。鐵路企業(yè)應(yīng)開(kāi)展經(jīng)常性的基層檔案管理人員教育培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并定期組織檔案管理人員到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，從而提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

對(duì)策之三，建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)

鐵路企業(yè)已經(jīng)啟用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確記錄信息從錄入到保存的全過(guò)程，這為文書(shū)檔案管理開(kāi)創(chuàng)了新的機(jī)遇。鐵路企業(yè)要認(rèn)清辦公自動(dòng)化在檔案信息化建設(shè)中的價(jià)值，結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際，選擇具有收集、管理、保管、利用功能的檔案信息化管理平臺(tái)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保持無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和信息資源共享。

對(duì)策之四，做好檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)

對(duì)于鐵路單位來(lái)說(shuō)，檔案記錄著企業(yè)日常管理的重要信息，鐵路單位應(yīng)充分做好檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)。可以通過(guò)設(shè)置認(rèn)證訪問(wèn)程序、權(quán)限等級(jí)管理等方式和防火墻、云備份等技術(shù)，加大信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控力度，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

通過(guò)上述分析與研究，鐵路企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)清鐵路檔案信息化建設(shè)的必要性，健全管理機(jī)制，加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)力度，建立檔案信息化管理平臺(tái)，完成辦公系統(tǒng)自動(dòng)化與檔案信息化平臺(tái)的同步聯(lián)動(dòng)。與此同時(shí)，還應(yīng)該充分重視檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的安全防護(hù)工作。通過(guò)這些方式，使檔案的傳遞、接收、儲(chǔ)存和利用等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化管理，切實(shí)提升檔案信息化管理水平，為鐵路建設(shè)事業(yè)的大發(fā)展貢獻(xiàn)力量。