對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/鄒善英

隨著社會全面進(jìn)入經(jīng)濟高速發(fā)展的階段，信息的附加價值急劇增長。由此，檔案管理成為事業(yè)單位工作的重點環(huán)節(jié)。為了滿足社會發(fā)展的條件，事業(yè)單位需不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法來適應(yīng)社會發(fā)展對信息化建設(shè)的新要求。綜合本單位檔案管理的優(yōu)勢和劣勢，從多個角度探討檔案管理創(chuàng)新思路，借以提升事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新管理水平

檔案管理工作在事業(yè)單位運行中處于基礎(chǔ)核心的地位，其檔案管理的質(zhì)量決定著事業(yè)單位相關(guān)工作是否能順利完成。隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)的發(fā)展升級與改革創(chuàng)新，檔案管理工作模式出現(xiàn)了更多的發(fā)展方法與創(chuàng)新管理理念。因此，加強對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的探討，實現(xiàn)管理理念與方法的創(chuàng)新，檔案管理工作的優(yōu)化，才能迎接與應(yīng)對時代的考驗。

一、事業(yè)單位檔案管理要求思路

1.制定與執(zhí)行相匹配

事業(yè)單位檔案管理體系不是單一的辦公室管理，而是以部門為單位，根據(jù)檔案文件體系的發(fā)展特點，結(jié)合工作人員的經(jīng)驗整合，科學(xué)制定文件管理應(yīng)用體系制度，并且嚴(yán)格按照規(guī)章制度貫徹施行。事業(yè)單位通過制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫龋{(diào)動員工的積極性，在落實各項制度的同時，凸顯出制度的人性化與合理化。

2.規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案管理工作制度總體是遵照國家標(biāo)準(zhǔn)制度貫徹執(zhí)行。但基于事業(yè)單位的規(guī)模與工作內(nèi)容的差異，事業(yè)單位的檔案工作制度不存在固定模式，其管理方式與制度規(guī)范會隨社會意識形態(tài)的更新而變化。因此，事業(yè)單位需根據(jù)自身特點探索和總結(jié)，形成一套符合本單位實際的、內(nèi)容更加全面的、結(jié)構(gòu)趨于完善的制度體系。

3.職責(zé)與權(quán)益相兼顧

檔案管理制度制定過程中，職責(zé)與崗位標(biāo)準(zhǔn)、職責(zé)范圍及權(quán)限要嚴(yán)格落實執(zhí)行。明確工作責(zé)任，檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定以及對歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)；下屬人員嚴(yán)格遵照領(lǐng)導(dǎo)安排執(zhí)行工作任務(wù)。同時也要充分激發(fā)工作人員的工作熱情，將明確職責(zé)與保護權(quán)益作為事業(yè)單位檔案工作執(zhí)行的重要準(zhǔn)則。

4.動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合

事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性，決定了檔案管理制度存在一定的相對穩(wěn)定性。但社會形式與環(huán)境不斷發(fā)展，事業(yè)單位的各項制度隨意識變化而變化。尤其是全球經(jīng)濟化進(jìn)程的覆蓋發(fā)展，事業(yè)單位業(yè)務(wù)逐步與世界接軌，因此，檔案部門應(yīng)積極探索國際化檔案管理辦法，進(jìn)而助力國家事業(yè)單位檔案管理發(fā)展向國際水平階段推進(jìn)。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)與管理人員檔案管理工作的認(rèn)知不充分

檔案管理工作是事業(yè)單位工作管理的基礎(chǔ)，但是，檔案管理的重要性卻在事業(yè)單位整體中未獲得足夠的重視。因此，造成其監(jiān)督管理所需的資金投入和軟件硬件設(shè)備嚴(yán)重不足。另外，從檔案管理者角度來看，由于對檔案管理重要性的認(rèn)識不足，使得其工作態(tài)度不夠端正、責(zé)任感欠缺，造成工作效率與質(zhì)量低下。從領(lǐng)導(dǎo)者角度來看，監(jiān)督和指導(dǎo)工作嚴(yán)重缺失。

2.檔案管理人員工作能力參差不齊

檔案管理是一個文件整理搜集與歸檔保存的工作。因此，它不僅需要管理者具備基礎(chǔ)的文字工作能力，也需要有專業(yè)的文字組織與處理的能力。由于事業(yè)單位存在一定的人事改革，會出現(xiàn)人員的調(diào)整和改組現(xiàn)象，導(dǎo)致專業(yè)能力強、素質(zhì)高的檔案人員調(diào)離原工作崗位，而新進(jìn)工作人員對檔案管理工作不熟悉，缺乏及時的專門培訓(xùn)和指導(dǎo)。產(chǎn)生消極的工作態(tài)度，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展受到極大的阻礙。

3.對現(xiàn)代檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速應(yīng)用，使得現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理工作應(yīng)運而生。但事業(yè)單位中信息技術(shù)融合現(xiàn)代文件管理實踐程度不深，忽視了文件管理的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，最大限度地開發(fā)和應(yīng)用歸檔信息管理軟件來實現(xiàn)紙質(zhì)文件的信息化和數(shù)字化管理是當(dāng)前創(chuàng)新的要點。此外，運用信息技術(shù)分析文件信息能力與改善決策的能力不足，使得現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程緩慢。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

1.提高檔案管理意識，增強軟硬件配置

從檔案管理工作自上而下的工作安排模式為切入點，增強檔案管理意識。第一，將明確的檔案管理工作要求貫徹執(zhí)行到事業(yè)單位日常培訓(xùn)中，提升檔案管理與操作人員的重視度與關(guān)注度?？梢栽鰪姍n案管理部門的檔案管理工作實踐能力，通過檔案管理實務(wù)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，增強工作人員的業(yè)務(wù)能力。通過切身指導(dǎo)增強工作人員工作責(zé)任心的同時，激發(fā)其創(chuàng)新管理的積極主動性。第二，從完善檔案管理制度、健全監(jiān)督體制出發(fā)，完善軟硬件配置。為了確保各部門涉及檔案管理工作內(nèi)容的合理規(guī)范性，可按照檔案制作規(guī)范形成的制度，構(gòu)建清晰的、系統(tǒng)的、成套的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合檔案管理工作需求，逐步確認(rèn)和完善各步驟中的軟硬件設(shè)置管理。通過增強檔案管理在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的硬軟件的設(shè)置，完成檔案管理各個環(huán)節(jié)的資源的優(yōu)化與更新，進(jìn)而獲得檔案管理便捷與系統(tǒng)的特性，實現(xiàn)檔案管理資料從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)為信息數(shù)字化輸出，管理工作從人員職責(zé)化轉(zhuǎn)為虛擬高效化。

2.改變工作管控方式，合理界定管理者權(quán)責(zé)范圍

事業(yè)單位的檔案文件是嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度要求編制的，因此，可設(shè)置相應(yīng)嚴(yán)格的管控方法強化文件的規(guī)章管理制度。首先，在檔案管理工作進(jìn)程中，定期開展文件的審查、整理工作，并安排每年度年末階段的文件的驗收和歸檔與文檔管理工作經(jīng)驗交流工作。事業(yè)單位存在編制工與臨時合同工，因此，要構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作監(jiān)督與管理約束機制，需要移交的檔案文件，要在其文件質(zhì)量要求、文件制作歸檔時間、套數(shù)、案件材料數(shù)量無誤的前提下，形成職責(zé)互補、操作統(tǒng)一的檔案管理模式。確保檔案管理工作的管理者權(quán)責(zé)明確，人員到位就可以接任檔案管理工作，進(jìn)而也能更好地出檢驗工作人員的崗位勝任能力。然后，也應(yīng)明確劃分檔案管理相關(guān)部門的崗位協(xié)調(diào)關(guān)系，促進(jìn)各部門日常持續(xù)、有效的溝通。以相關(guān)的檔案法律規(guī)章為基礎(chǔ)，重新梳理認(rèn)知各個崗位職能與管理要求，更新檔案管理工作人員工作考評的輔助方案及考核內(nèi)容。

3.檔案管理多樣化發(fā)展，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著社會服務(wù)工作形式的升級，檔案管理工作催生出許多新的要求。新時期的檔案管理需按照全面高效管理的操作標(biāo)準(zhǔn)與要求，增設(shè)多種檔案登記方式，而方式選擇以操作便捷性、信息時效性、及時全面掌控工作進(jìn)程、準(zhǔn)確定位工作問題為目標(biāo)；在管理模式的選擇方面，結(jié)合相關(guān)部門的建議和管理辦法，借助信息技術(shù)的有效輔助，增加信息的分類處理和歸檔、保存設(shè)置選擇的不同途徑。在大數(shù)據(jù)管理時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，使得事業(yè)單位的信息技術(shù)管理與大數(shù)據(jù)實現(xiàn)了無縫銜接，信息技術(shù)的融入使檔案的整理和匯總功能逐漸強大，從而向著檔案管理的人工智能化與專門化發(fā)展。因此，事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)的建立面向現(xiàn)代化發(fā)展要求，構(gòu)建高效、便捷和完整的文件信息連接網(wǎng)絡(luò)。利用網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的巨大潛力來更新與換代檔案管理工作的編排與存儲能力。使得檔案管理工作可以隨著時代發(fā)展、項目進(jìn)程的推移，領(lǐng)域?qū)I(yè)的跨度實現(xiàn)個性化管理。進(jìn)而檔案管理部門可以依靠一個強大的系統(tǒng)就可實現(xiàn)有效運轉(zhuǎn)。

4.發(fā)揮組織領(lǐng)導(dǎo)能力，提高人事檔案管理水平

事業(yè)單位是國家的重要工作分配部門，是國家工作與地方工作之間協(xié)調(diào)與部署工作的重要樞紐。因此，事業(yè)單位應(yīng)發(fā)揮組織領(lǐng)導(dǎo)能力，合理組織安排檔案工作。第一，各級事業(yè)單位要強化檔案管理工作核心地位的工作意識。建立檔案管理工作的總體領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)，并且對文件實行分類、定期的抽檢與追蹤，完成監(jiān)督與指導(dǎo)工作；第二，要全面掌握檔案管理架構(gòu)層次，結(jié)合管理工作實際，建立檔案管理分級達(dá)標(biāo)與升級考核機制，對檔案工作人員實行定性、定量考核，按照分級分類指導(dǎo)與定級定量考核的原則，實行檔案管理科學(xué)動態(tài)管理管控，進(jìn)而形成對檔案文件的分級監(jiān)控與整體掌控的雙重效果。第三，在總體管理框架科學(xué)有效的基礎(chǔ)上，升級量化本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，按照國家相應(yīng)對策文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，融合本單位工作特點，形成獨特的組織領(lǐng)導(dǎo)管理風(fēng)格，調(diào)動單位工作人員的積極性，進(jìn)而順利推行組織領(lǐng)導(dǎo)計劃，提升檔案管理質(zhì)量。

5.加強檔案保密管理，提高檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理文件中包含著事業(yè)單位的單位運行的大量關(guān)鍵信息與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此，檔案的保密管理工作十分重要。事業(yè)單位檔案文件的特殊性，使得其需要按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案庫進(jìn)行放置保管。為了加強檔案的保密力度，應(yīng)將檔案庫設(shè)置在辦公樓監(jiān)控方便與隱蔽性強的位置，安裝特殊處理的高科技防盜門窗。實行資料的搜集、查閱、保管過程獨立分離。另外，檔案庫指定專人負(fù)責(zé)管理，多人分崗。庫房管理制度人性化與規(guī)范化并行。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的管理工作，使得工作人員能正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的重要歷史與現(xiàn)實意義，可以依據(jù)本單位的工作性質(zhì)和對國家、社會的財富與安全需要的考慮，正確認(rèn)識檔案的保存價值，嚴(yán)格制定檔案的保管期限。進(jìn)而通過檔案文件的保密期限與保管期限管理，使文件中涉及的國家秘密信息在有效的期限內(nèi)，獲得國家保密法律、法規(guī)的保護。

如今，事業(yè)單位的檔案管理模式因根深蒂固的制度殘留限制，檔案管理水平的發(fā)展緩慢。另外，事業(yè)單位在檔案管理的創(chuàng)新構(gòu)想和方法的研究還處于探索階段，使得檔案管理工作的發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。因此，事業(yè)單位在日常管理工作中積極探索檔案管理的理念的創(chuàng)新和合理嘗試創(chuàng)新管理方法，可以在使其檔案管理在發(fā)揮本職工作作用的同時，創(chuàng)造出更多的發(fā)展活力，進(jìn)而推動檔案管理工作與其他工作的協(xié)同健康發(fā)展。