大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理存在問題及發(fā)展對策?

趙云龍 ，曾力旺 ，周?；?，李海亮 ，鄒華芬

（1.中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所，海南?？?571101；2.海南省熱帶作物信息技術(shù)應(yīng)用研究重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，海口 571101；3.中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院南亞熱帶作物研究所，廣東湛江 524091；4.國家土壤質(zhì)量湛江觀測實(shí)驗(yàn)站，廣東湛江 524091；5.海南省熱帶作物營養(yǎng)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，廣東湛江 524091）

就當(dāng)前情況來看，越來越多的事業(yè)單位開始利用大數(shù)據(jù)來對檔案進(jìn)行有效管理，這種管理方式有助于提高檔案的管理效率，同時(shí)也有助于檔案的深度使用。為此，事業(yè)單位會通過引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、建立數(shù)據(jù)檔案館等方式，來提高整個(gè)檔案管理的信息化水平。但是因?yàn)楦鲉挝粦?yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)間較短，導(dǎo)致其實(shí)際應(yīng)用方面還存在一定的不成熟，進(jìn)而引發(fā)了一些問題，影響了檔案的信息化管理。為此，文章以這一情況為研究前提，對事業(yè)單位檔案信息化管理工作情況進(jìn)行研究，從而發(fā)現(xiàn)其存在的檔案管理問題，并提出相應(yīng)的改善對策。

1 檔案信息化管理的重要性

大數(shù)據(jù)也被稱為海量信息，因其信息量巨大因此無法在短時(shí)間內(nèi)通過人工手段處理成為人們理解的信息，因此需要借助特殊技術(shù)對數(shù)據(jù)加以集合與整理[1]。大數(shù)據(jù)主要包括以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一大容量，是指數(shù)據(jù)存儲量比較大，利用互聯(lián)網(wǎng)收集數(shù)據(jù)，從而形成大數(shù)據(jù)之海；第二多樣性，無論是數(shù)據(jù)的內(nèi)容還是格式均呈現(xiàn)出多樣性，并以視頻、圖片等多種形式出現(xiàn)；第三速度快，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)生產(chǎn)快、數(shù)據(jù)處理快兩個(gè)方面；第四真實(shí)性，數(shù)據(jù)的真實(shí)性可有效保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量[2]。由此可知，大數(shù)據(jù)憑借自身的優(yōu)勢逐漸成為當(dāng)前社會的主要數(shù)據(jù)處理方式。而作為以處理數(shù)據(jù)和信息為主要工作的事業(yè)單位檔案管理，在信息時(shí)代利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作是必然趨勢。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，完善的檔案管理是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基石[3]。隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生著巨大的變化，傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被檔案信息化所替代[4]。

檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊(duì)伍專業(yè)化，才能更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和廣大社會群體[5]。目前，我國事業(yè)單位已在逐漸加深檔案管理的信息化程度，如常德市城建檔案館在構(gòu)建過程中，以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，以城建檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)為核心，大力推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)；山東省建立流動人員人事檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，其試點(diǎn)以省流動人員人事檔案基本信息采集試點(diǎn)任務(wù)為契機(jī)，形成了“源頭管理”模式，建立“不錄入、不接收”和“先錄入、后接收”的信息化、系統(tǒng)化交接制度；在稅務(wù)信息化建設(shè)總體規(guī)劃框架下，廣東稅務(wù)升級建設(shè)了云檔案管理平臺，核心理念是把檔案資料的封閉式管理與檔案服務(wù)的云端開放有機(jī)結(jié)合等。由此可知，我國各地都在大力推廣檔案信息化管理，并且已經(jīng)逐漸落實(shí)到實(shí)際運(yùn)作中。但許多事業(yè)單位的檔案信息化管理還處于初級階段，全國超過80%的事業(yè)單位是通過服務(wù)外包來進(jìn)行檔案信息化管理工作[6]；事業(yè)單位檔案管理的主要工作主要是數(shù)據(jù)歸檔，數(shù)據(jù)分析工作開展不足等[7]。由此可以看出，我國事業(yè)單位檔案信息化管理存在較大不足，如果未能及時(shí)改善，不僅會影響到事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，同時(shí)也不利于我國事業(yè)單位檔案管理效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在問題

為了深入了解大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題，文章以事業(yè)單位的實(shí)際檔案信息化管理現(xiàn)狀為研究基礎(chǔ)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的管理問題，并對問題的具體表現(xiàn)進(jìn)行闡述，為工作改進(jìn)建議奠定基礎(chǔ)。

2.1 檔案信息化管理對大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用程度較低

目前，我國多數(shù)事業(yè)單位檔案信息化管理主要包括檔案記錄及歸檔等基礎(chǔ)性工作，以海南省檔案局檔案信息化管理為例，其管理過程如圖1所示。從圖1可以看出，整個(gè)信息化管理過程主要分為兩大部分，文件的收錄以及文件的調(diào)用，而其主要功能局限于文件的內(nèi)容調(diào)取，而沒有對其進(jìn)行進(jìn)一步的分析，同時(shí)，因?yàn)榍捌阡浫脒^程均為人工錄入，更加降低了檔案信息化管理效率。此外，針對文件調(diào)用部分，其關(guān)鍵詞的搜索功能也沒有得到深度開發(fā)，其搜索文件名時(shí)，要符合60%的關(guān)鍵字才能精準(zhǔn)搜索到有關(guān)文件，如果關(guān)鍵詞過少，就會影響搜索效率。而利用所屬部門、日期等進(jìn)行的大范圍搜索更是加大了文件調(diào)用的難度，降低檔案信息化管理效率。這些問題不僅存在于案例企業(yè)，即海南省檔案局，同時(shí)也普遍存在于其他事業(yè)單位的檔案信息化管理過程中，只是各單位的問題程度不同。

圖1 海南省檔案局檔案文件的信息化管理過程

2.2 檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)較大

檔案安全是檔案工作的底線和高壓線，是檔案工作的重中之重。檔案信息化管理主要通過多種軟件來進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，在此過程中，載體是軟件，流通的是虛擬的數(shù)據(jù)[8]。檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)的流通情況如圖2所示。

圖2 檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)的流通

基于圖2可知，在檔案信息化管理過程中，其主要涉及3 個(gè)階段，即數(shù)據(jù)存儲；數(shù)據(jù)傳遞、共享；數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等，而風(fēng)險(xiǎn)就存在于這3 個(gè)階段中。即數(shù)據(jù)存儲階段。檔案數(shù)據(jù)在存儲時(shí)容易受到外界攻擊，容易出現(xiàn)存儲數(shù)據(jù)不正確的問題，這將對后續(xù)的檔案管理工作造成較大不便，再加上各大事業(yè)單位的數(shù)據(jù)安全體系質(zhì)量參差不齊，更是加大了數(shù)據(jù)存儲安全的風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)傳遞及共享階段。檔案信息化管理工作除了對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲歸檔外，還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和傳遞，這就涉及到部門與部門之間以及單位與單位之間的信息傳遞，在這期間很容易因?yàn)楦鞑块T以及單位之間檔案信息化管理技術(shù)運(yùn)用程度不同而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息傳遞出現(xiàn)偏差；數(shù)據(jù)更新階段。檔案數(shù)據(jù)是不定期變化的，如果不能進(jìn)行及時(shí)更新，將會影響到信息存儲的準(zhǔn)確性以及后續(xù)工作。而在更新的過程中，因?yàn)樾枰聰?shù)據(jù)的檔案數(shù)量較多，多數(shù)事業(yè)單位則采用人工數(shù)據(jù)，即人工錄入數(shù)據(jù)，并定期手動點(diǎn)擊更新功能鍵來進(jìn)行檔案信息更新工作。這種方式容易出現(xiàn)管理漏洞，從而為數(shù)據(jù)造假等不良行為提供機(jī)會，進(jìn)而降低信息的準(zhǔn)確性。

綜上可知，檔案信息化管理中存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，如果不能及時(shí)處理將會影響到整個(gè)檔案信息化管理進(jìn)程以及準(zhǔn)確性。

2.3 缺少檔案信息化管理專業(yè)人才

人才隊(duì)伍是一切事業(yè)發(fā)展的基石，是事業(yè)創(chuàng)新的源泉。但很多從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位則需要通過外包的方式完成信息管理工作，即該單位開始建立數(shù)字信息檔案以來，從最初信息化檔案網(wǎng)站的構(gòu)建，到后期的維護(hù)，均是通過招標(biāo)的方式來選擇外包人員進(jìn)行后續(xù)檔案信息化管理工作。如海南省檔案局發(fā)布的《海南省檔案館檔案整理服務(wù)招標(biāo)公告》、《海南省檔案局關(guān)于檔案信息化運(yùn)維項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)招標(biāo)公告》［10］等。由此可知，從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位存在外包環(huán)節(jié)過多，檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏的問題。雖然外包服務(wù)可以提高工作效率，但是也會為檔案信息化管理帶來風(fēng)險(xiǎn)，比如信息泄露、信息化管理不及時(shí)、信息化外包溝通不到位等。這些因素均會影響檔案信息化管理體系的完善及檔案信息化管理作用的發(fā)揮。

2.4 缺乏有效的管理制度及工作激勵(lì)機(jī)制

高效的管理制度及工作激勵(lì)機(jī)制是檔案工作高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學(xué)高效，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)一致、統(tǒng)一規(guī)范。目前，我國事業(yè)單位檔案信息化管理存在管理制度內(nèi)容不詳細(xì)、職責(zé)劃分不清晰、獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全等問題。其中，檔案信息化管理制度方面，主要是因?yàn)橹贫葍?nèi)沒有細(xì)化到具體工作環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致制度不明確，出現(xiàn)問題找不到原因等情況；職責(zé)劃分不明確容易導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)互相推諉、監(jiān)管不到位等問題；獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全則會降低工作人員的積極性，不利于檔案管理人員職業(yè)生涯的發(fā)展，也不利于事業(yè)單位檔案工作的高效開展。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理改進(jìn)建議

從上文的分析中可知，多數(shù)事業(yè)單位雖然已經(jīng)推行檔案的信息化管理，但因?yàn)橥菩袝r(shí)間較短，導(dǎo)致其目前存在一定的問題，如檔案信息化管理對大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用程度較低；檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)較大；缺少檔案信息化管理專業(yè)人才；缺乏有效的檔案信息化管理制度及工作激勵(lì)機(jī)制等。因此，需要提出相應(yīng)的工作改善建議，以此來提高事業(yè)單位檔案信息化管理能力。這對其他事業(yè)單位的檔案信息化管理也有一定的參考價(jià)值。

3.1 提升大數(shù)據(jù)技術(shù)利用率，加深信息化程度

大數(shù)據(jù)技術(shù)需要切實(shí)與檔案管理工作融合起來，這樣才能提升大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的利用率，加深檔案管理信息化程度。從技術(shù)、設(shè)備方面加深檔案管理信息化程度，同時(shí)事業(yè)單位不同部分均需要提高檔案信息化參與水平，突出檔案管理的二次信息加工應(yīng)用價(jià)值，強(qiáng)化服務(wù)終端的信息化建設(shè)技術(shù)水平，做好信息資源的錄入便捷化建設(shè)，從管理軟件以及信息設(shè)備等方面持續(xù)創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理信息化技術(shù)水平[9]。具體來講，就是在收錄文件、調(diào)用文件等基礎(chǔ)功能的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對文件進(jìn)行歸納、分析、總結(jié)，并將此結(jié)果利用于后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)使用中。比如流動人口普查，就可以利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對當(dāng)前的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，從而形成人口流動趨勢圖，為后續(xù)人口研究提供依據(jù)。而對于關(guān)鍵詞搜索方面，則可以與第三方合作的形式進(jìn)行技術(shù)引入，從而提升檔案管理的搜索能力，方便文件的調(diào)用，加強(qiáng)檔案信息化管理的便捷化建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)檔案安全防控，確保數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全

安全問題是檔案管理工作的重中之重，事業(yè)單位檔案有的涉及到了國家利益與安全，有的還屬于絕密文件，因此，保證檔案管理工作的安全性十分重要，事業(yè)單位的檔案信息化管理需要從軟硬件設(shè)備方面入手來確保檔案數(shù)據(jù)安全。具體操作可以按照檔案數(shù)據(jù)管理流程來進(jìn)行。

（1）檔案存儲方面。應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開發(fā)，最大限度地保護(hù)檔案信息不被竊取和盜用。此外，還可以建立云端服務(wù)來進(jìn)行云端數(shù)據(jù)備份，這不僅可以在數(shù)據(jù)丟失后進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，同時(shí)還節(jié)約了存儲空間，防止數(shù)據(jù)崩盤。

（2）數(shù)據(jù)傳遞共享方面。積極建立單位內(nèi)部信息傳輸渠道與單位外部信息共享渠道，并且統(tǒng)一關(guān)聯(lián)單位的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，提升傳遞和共享效率。而為了保證這些檔案信息傳輸渠道的安全性，則需要構(gòu)建與之匹配的數(shù)據(jù)監(jiān)測系統(tǒng)，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的傳遞、共享狀態(tài)進(jìn)行長期監(jiān)測。此外，事業(yè)單位應(yīng)建立檔案信息傳遞、共享責(zé)任制，即傳遞、共享過程中，詳細(xì)記錄信息傳輸方和獲取方的信息，如負(fù)責(zé)人姓名、職位、部門、IP 地址等，并且開啟信息傳輸獲取的臉部驗(yàn)證功能，以此來保證負(fù)責(zé)人信息的準(zhǔn)確性。

（3）數(shù)據(jù)更新部分。針對檔案數(shù)據(jù)的更新需要建立數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)，而這就需要事業(yè)單位的檔案信息管理工作中，加大檔案信息化管理系統(tǒng)權(quán)限，減少人工干預(yù)，提升信息自動更新能力。同時(shí)，為保證自動更新數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)中，加入實(shí)時(shí)監(jiān)測功能以及錯(cuò)誤預(yù)警功能，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來減少虛假信息出現(xiàn)的概率，從而保證數(shù)據(jù)更新階段的安全性。

除了以上提到的措施以外，事業(yè)單位檔案信息化管理工作還可以制定信息安全化的保障措施，即在檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間建立一定的物理隔離措施，如通過使用路由器IP 地址和防火墻技術(shù)，加強(qiáng)對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)訪問的管理，并配備專業(yè)的防病毒軟件和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)軟件，從而有效提高檔案信息化管理的安全性[11]。

3.3 加強(qiáng)吸納檔案信息化管理專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案人才的專業(yè)化程度決定了檔案信息化建設(shè)成效。很多從事檔案服務(wù)的事業(yè)單位存在外包環(huán)節(jié)過多，檔案信息化管理人員匱乏的問題。為此，事業(yè)單位應(yīng)積極吸納高端人才，充實(shí)事業(yè)單位檔案工作人才庫。改善事業(yè)單位檔案信息化管理環(huán)節(jié)外包過多的情況。

（1）事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)給予檔案管理崗位同科研崗位相同的重視程度、人才發(fā)展機(jī)制以及人文關(guān)懷，激發(fā)檔案工作人員工作積極性，形成良好的檔案工作氛圍。

（2）堅(jiān)持“引進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，事業(yè)單位應(yīng)積極吸納高端復(fù)合型人才，尤其注重對既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)同時(shí)熟知信息化技術(shù)的人才，并提供一定的人才引進(jìn)優(yōu)惠政策。同時(shí)鼓勵(lì)本單位的檔案管理工作人員參加檔案工作培訓(xùn)及學(xué)術(shù)會議，學(xué)習(xí)國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（3）建立檔案工作人員動態(tài)考核機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案部門進(jìn)行考核，從職稱、工作量、工作業(yè)績等方面、多維度來評價(jià)檔案工作人員，以此激發(fā)人員工作積極性，形成優(yōu)勝劣汰、良性競爭的工作環(huán)境。

3.4 建立完善的管理制度及工作激勵(lì)制度

管理制度的完善與否將直接影響事業(yè)單位的檔案信息化管理。事業(yè)單位應(yīng)制定科學(xué)完善的檔案信息化管理制度，做到有章可行，有據(jù)可依。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)資料，規(guī)范管理檔案工作流程，加強(qiáng)檔案信息化工作的流程化與制度化，避免檔案工作中出現(xiàn)權(quán)責(zé)不到位及監(jiān)管不到位的問題。另外，完善檔案信息化管理工作的工作激勵(lì)制度及獎(jiǎng)懲制度，將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對工作優(yōu)秀個(gè)人進(jìn)行表揚(yáng)，對工作不到位的個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評，提高檔案工作人員的責(zé)任意識，全面提高檔案信息化管理工作水平。

4 結(jié)語

檔案是對客觀世界的真實(shí)記錄，是人們了解歷史、認(rèn)識當(dāng)下、遠(yuǎn)觀未來的重要途徑。因此，做好檔案管理工作對于國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展及事業(yè)單位事業(yè)建設(shè)具有重要意義。檔案管理工作應(yīng)時(shí)刻響應(yīng)國家戰(zhàn)略，把握時(shí)代趨勢，逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理崗工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化管理工作，適時(shí)摒棄紙質(zhì)化工作方式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中來[12]。在檔案信息化建設(shè)歷史進(jìn)程中，我國各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)做好表率，做好檔案信息化建設(shè)的先鋒者和帶頭人，切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)工作。