餐飲企業(yè)采購流程及成本控制管理

郭鋒 柳州五菱新事業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司

當(dāng)前，餐飲企業(yè)面臨的市場競爭壓力越來越大。而加強采購環(huán)節(jié)的成本管控是餐飲企業(yè)擴大市場競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵舉措。本文將介紹餐飲企業(yè)的采購流程，探究餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)成本管控中存在的問題，最后提出相應(yīng)的成本管控措施。

一、餐飲企業(yè)物資采購流程中的重點內(nèi)容

（一）市場調(diào)研。餐飲企業(yè)的物資采購涉及多方面內(nèi)容，如物資種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格以及售后服務(wù)等。餐飲企業(yè)需設(shè)置獨立的采購部門，指定專職的市場調(diào)研人員深入市場進行全面調(diào)研。市場調(diào)研的重點內(nèi)容有：第一，根據(jù)預(yù)備采購物資的性質(zhì)、庫存情況和計劃采購數(shù)量予以分類，參照分類標(biāo)準(zhǔn)完成調(diào)研；第二，全面了解以往企業(yè)所采購的各類物資的價格，深入市場進行對比，對不同供應(yīng)商所提供的市場交易價格展開對比；第三，整理供應(yīng)商資料，尤其是物資質(zhì)量與價格，優(yōu)選性價比最高的物資。

（二）供應(yīng)商管理。在選擇供應(yīng)商時，需審核供應(yīng)商的運營資質(zhì)和行業(yè)信譽。在物資分類的基礎(chǔ)上對供應(yīng)商的等級加以分類，擇優(yōu)選擇。通常情況下，會優(yōu)先選擇經(jīng)營規(guī)模較大的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。由此，既可以省略中間環(huán)節(jié)，節(jié)省時間、人力和經(jīng)濟成本，又可以保證物資質(zhì)量。

（三）制訂采購計劃。首先，在物料需求方面制訂計劃。通過與各部門的溝通交流，全面了解餐飲用料情況，結(jié)合實際用料需求制定物料采購計劃。其次，指定采購計劃。根據(jù)物料需求計劃以及過往的物料采購記錄，選定物料供應(yīng)商，確定物料采購方式，呈遞至財務(wù)部門完成審批。

（四）采購活動的實施。采購前的所有計劃都是采購活動的重要指導(dǎo)依據(jù)。對于不同種類的物資來說，應(yīng)制定對應(yīng)的采購計劃。對于鮮蔬食品的采購，必須保證新鮮性。同時，采購人員要根據(jù)采購計劃對費用額度進行精確預(yù)算，報由財務(wù)部門對物資采購資金展開審批和支領(lǐng)。與供應(yīng)商協(xié)商好交易價格后，支付貨款，索要發(fā)票，以便財務(wù)人員下賬。

對于糧油副食的采購，往往采取批量采購方式。采購人員在確定好物資種類和數(shù)量后，提交訂單。而供應(yīng)商會在規(guī)定時間內(nèi)將物資送貨上門。通常，批量采購都是針對長期合作的供應(yīng)商而言的。

（五）驗收入庫。采購人員與庫管員配合接收貨物，清點數(shù)量，檢查質(zhì)量。一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)量不足或質(zhì)量不達標(biāo)，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商實施退換貨處理。貨物質(zhì)量檢驗合格入庫，核對各項單據(jù)，確定無誤后進行采購結(jié)算。

二、餐飲企業(yè)采購成本管控方面存在的問題

（一）采購計劃不完整。餐飲行業(yè)涉及的物資是多種多樣的，且采購周期較短。這也使得原材料的選購受到季節(jié)性和顧客點菜隨機率的影響。另外，采購環(huán)節(jié)還涉及采購何種物資、物資集中采購時間、選擇哪一家物資供應(yīng)商以及物資采購數(shù)量等多方面問題。物資批量采購?fù)梢栽诤艽蟪潭壬蠅嚎s價格，降低采購成本。但是如果物資采購數(shù)量超過庫房存儲限度，又會增加庫房管理成本。針對物資小批量采購，由于采購數(shù)量較少，庫房管理成本有限。但是這又會加大采購頻率，增大人工費用與運輸費用。

（二）采購制度不健全。經(jīng)營規(guī)模較小的餐飲企業(yè)，由于各方面因素的影響，普遍存在采購制度不健全、不規(guī)范的問題，這也使得采購中經(jīng)常出現(xiàn)“吃回扣”、“暗箱操作”等不正當(dāng)行為。這些行為不僅增加了企業(yè)的采購成本，降低了企業(yè)的經(jīng)濟效益，也對企業(yè)的長遠發(fā)展造成了阻礙。

（三）采購活動監(jiān)督管理不到位。由于小型餐飲企業(yè)未建立完善的采購成本控制機制，對采購人員的監(jiān)督管理工作落實不到位。再加上部分采購人員的責(zé)任意識淡薄，自我約束能力薄弱，使得采購工作的執(zhí)行力偏低。

三、加強餐飲企業(yè)物資采購成本管控的策略

（一）制定物資采購計劃。1.制訂合理的采購計劃。采購計劃內(nèi)容包括采購何種物資、采購物資的數(shù)量、種類以及質(zhì)量等。在實際采購中，對支出成本與計劃成本加以對比。若實際支出成本結(jié)余或超支，必須及時調(diào)整采購計劃。2.明確供應(yīng)商的定位。餐飲企業(yè)要進一步明確采購定位，分析供應(yīng)環(huán)境。供應(yīng)環(huán)境因素一方面是供應(yīng)商因素，如供應(yīng)商的生產(chǎn)力水平、質(zhì)量保障體系以及交貨周期等；另一方面是供應(yīng)商所處行業(yè)環(huán)境因素，如行業(yè)效率、行業(yè)增長率、行業(yè)生產(chǎn)效率和行業(yè)庫存總量。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的客觀需求選擇適宜的供應(yīng)商。

（二）建立健全的物資采購管理制度。餐飲企業(yè)需根據(jù)自身的經(jīng)營特點，創(chuàng)建完善的物資采購管理制度，約束物資采購行為。物資采購管理制度包括：

第一，建立原材料采購計劃和審批制度。廚房各檔口主管要根據(jù)銷售部門上報的訂臺菜單情況確定第二天所需食材數(shù)量。同時，庫管員應(yīng)根據(jù)庫存結(jié)余情況如實填寫申購單，報由主管部門進行審批。

第二，建立采購詢價報價制度。①指定專職的市場調(diào)查員深入市場實行全面調(diào)查，了解當(dāng)?shù)厥袌龅膬r格情況；②通過互聯(lián)網(wǎng)、新聞廣播以及報紙雜志等途徑了解當(dāng)?shù)厥巢牡氖袌鰞r格變動情況；③衡量供應(yīng)商的運營資質(zhì)、行業(yè)信譽以及售后服務(wù)品質(zhì)，選擇性價比最高的供應(yīng)商。

第三，建立供應(yīng)商管理制度。①明確供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)；②建立供應(yīng)商信息庫；③對供應(yīng)商進行考評；④擴大供應(yīng)商隊伍；

第四，建立庫房管理制度，督促庫管員積極做好入庫、領(lǐng)用、報損、庫存盤點等各項工作。

第五，建立財務(wù)審核、報賬制度。

第六，建立采購人員管理制度。面向社會聘用責(zé)任意識強、業(yè)務(wù)水平高、職業(yè)道德素養(yǎng)過硬且實踐工作經(jīng)驗豐富的物資采購專員；加大對采購專員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。

（三）構(gòu)建完善的物資采購監(jiān)督體系

第一，設(shè)置獨立的物資采購監(jiān)管部門，全權(quán)負責(zé)對物資采購活動的監(jiān)督管理工作；第二，對不同采購方式實施不同的監(jiān)督方法；第三，推行全過程監(jiān)督模式，約束物資采購行為。

結(jié)束語：綜上所述，對于餐飲企業(yè)來說，只有優(yōu)化物資采購流程，加強物資采購方面的成本管控，才能不斷擴大市場競爭優(yōu)勢，增大企業(yè)綜合效益，進而滿足市場各項需求。