基于人工智能的檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化

魏秀梅 馬澤明 李偉 匡利燕

天津市康恒信息科技有限公司

人工智能技術(shù)最早提出于1956年，實(shí)質(zhì)研究計(jì)算機(jī)如何能像人類一樣工作。自人工智能概念的提出已過(guò)去半個(gè)多世紀(jì)，人工智能技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)讓我們大開(kāi)眼界。但是目前很多領(lǐng)域都還沒(méi)有人工智能化，我們?nèi)蕴幱谌跞斯ぶ悄軙r(shí)代。

新中國(guó)成立至今，國(guó)家相當(dāng)重視檔案工作。如今，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化，但是從檔案管理電子化到檔案管理現(xiàn)代化還需要一段艱辛的路程。將人工智能與檔案管理相結(jié)合，是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。人工智能技術(shù)的應(yīng)用有助于檔案工作高效、便捷地運(yùn)行，必將帶來(lái)檔案管理質(zhì)的飛躍。在此模式下，檔案管理崗位需要迎接新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員也需要變換角色去適應(yīng)這個(gè)過(guò)程。

一、人工智能技術(shù)對(duì)檔案工作的影響

（一）提升檔案工作的效率和用戶的滿意度

管理工作自從應(yīng)用人工智能技術(shù)以來(lái)，管理效率大大提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作也在人工智能技術(shù)的影響下開(kāi)始走向革新之路。自辦公自動(dòng)化以來(lái)，電子文件完全取代了紙質(zhì)文件，將電子文件錄入檔案管理系統(tǒng)，管理人員可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，且檢索工作更加智能且迅速。在目前的檔案管理工作中，用戶的需求逐步個(gè)性化，簡(jiǎn)單的信息檢索已經(jīng)不能滿足不同用戶的需求。且用戶的需求已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單地對(duì)原始信息進(jìn)行整合，而是想要獲取經(jīng)過(guò)加工之后的檔案信息。將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，可以為檔案管理系統(tǒng)增加相關(guān)功能。用戶可以在此檔案系統(tǒng)中檢索自己需求的信息，還可以看到分析和推理后的信息及相應(yīng)的結(jié)論，享受到更加優(yōu)質(zhì)且智能的服[1]。

（二）提升檔案資源管理成效

人工智能技術(shù)不僅有利于資源的精細(xì)收集，對(duì)資源的分類管理也有很大的幫助。檔案工作自從應(yīng)用了一些核心技術(shù)尤其是機(jī)器學(xué)習(xí)及管理方式辨識(shí)技術(shù)之后，資源管理成效大大提升。人工智能技術(shù)不但可以自動(dòng)分類整理各種文件資料，還可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的文件資料進(jìn)行管理。除了這些核心技術(shù)之外，人工智能也可以實(shí)現(xiàn)識(shí)別圖像、視頻甚至音頻等功能。將這些技術(shù)組合應(yīng)用于檔案管理工作，使檔案管理系統(tǒng)更加智能化，使得系統(tǒng)的錄入及檢索功能更加強(qiáng)大。除此之外，根據(jù)預(yù)先設(shè)定的指令還可以篩選并排除不符合規(guī)定的信息及資料，檢索的正確性得到大大的提升，檢索時(shí)間也會(huì)大大地縮短[2]。

（三）促成檔案管理工作人員角色發(fā)生變化

在管理以及辦公自動(dòng)化的影響下，檔案工作人員的“守衛(wèi)者”角色受到了一定程度的沖擊。人工智能技術(shù)對(duì)我國(guó)各行各業(yè)的影響也是顯而易見(jiàn)的，比如說(shuō)近幾年興起的萬(wàn)科物業(yè)管理機(jī)器人、工廠的無(wú)人全自動(dòng)流水線作業(yè)等等，都表明人工智能技術(shù)對(duì)很多行業(yè)產(chǎn)生了沖擊[3]。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員主要負(fù)責(zé)收集并整理檔案信息，服務(wù)面向社會(huì)和大眾。檔案管理人員在整理電子文件或是紙質(zhì)文件的過(guò)程中，都需要進(jìn)行程序化、重復(fù)程度高的十個(gè)步驟。將人工智能技術(shù)引入到檔案工作中，機(jī)器人代替工作人員輕松完成耗時(shí)且繁瑣的機(jī)械工作，甚至可以取代管理人員進(jìn)行檔案的搜集和整理等服務(wù)類的工作。因此，在人工智能技術(shù)的引領(lǐng)下，檔案管理工作人員的角色發(fā)生改變，且整個(gè)行業(yè)的崗位分布也演變?yōu)椤皢♀徥健苯Y(jié)構(gòu)[4]。系統(tǒng)的自動(dòng)化操作代替檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作，工作人員由業(yè)務(wù)操作層轉(zhuǎn)移到管理的監(jiān)督層。未來(lái)的檔案管理系統(tǒng)將變得功能更加強(qiáng)大，是一個(gè)可以獨(dú)立完成很多具體業(yè)務(wù)的新角色[5]。在此系統(tǒng)的幫助下，傳統(tǒng)的工作人員將在整理資料及庫(kù)存管理工作中節(jié)約出大量時(shí)間，進(jìn)而將工作重心轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)維護(hù)及優(yōu)化工作中去。

二、人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體路徑

（一）檔案資源整理應(yīng)用

在目前的檔案管理模式下，為保護(hù)各種類型的檔案，在原始檔案收集工作結(jié)束之后，要對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化加工，這樣做也可以達(dá)到永久保存檔案的目的。一些檔案管理部門(mén)配備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人們使用時(shí)，可以通過(guò)該數(shù)據(jù)庫(kù)檢索已經(jīng)錄入庫(kù)的有用信息。但是，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，海量信息資源也帶來(lái)了海量的檔案資源。面對(duì)這些資源，必須利用人工技能技術(shù)才能夠順利收集信息，例如利用智能Agent收集各類信息。但是，信息資源數(shù)量巨大、格式差異化明顯，整體雜亂無(wú)章，分類整理難度巨大。為確保能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行合理的分類，不僅需要檔案工作人員利用專業(yè)技能實(shí)現(xiàn)信息的預(yù)處理，還需要利用人工智能的分類技術(shù)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)海量的資源進(jìn)行合理分類。自然語(yǔ)言處理技術(shù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能分類。

（二）檔案資源搜索應(yīng)用

人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用還有很大的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的管理模式不足以應(yīng)對(duì)海量的信息資源，必須加大技術(shù)投入才能提升信息檢索效率，實(shí)現(xiàn)信息檢索的智能化，促使檢索模式更加優(yōu)化。自然語(yǔ)言處理技術(shù)等核心技術(shù)的應(yīng)用在檢索檔案信息時(shí)相當(dāng)重要，除此之外，工作人員關(guān)于系統(tǒng)維護(hù)的觀念也將對(duì)檢索效果產(chǎn)生一定程度的影響。實(shí)際操作中，由于巨大的信息量，很多問(wèn)題都會(huì)影響到檔案管理的成效。正因如此，智能技術(shù)的引入對(duì)檔案管理意義重大。為確保用戶短時(shí)間內(nèi)能夠搜索到想要的資料，帶給他們美好的用戶體驗(yàn)，引入智能搜索技術(shù)，如神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足用戶的個(gè)性化信息需求。

（三）檔案管理過(guò)程中專家系統(tǒng)的應(yīng)用

人工智能專家系統(tǒng)是指一種專門(mén)解決問(wèn)題的計(jì)算機(jī)程序。檔案管理若想引入專家系統(tǒng)，第一步要建立一個(gè)知識(shí)庫(kù)，滿足其應(yīng)用要求，第二步通過(guò)編程，將這種固定的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。雖然目前很多檔案部門(mén)已經(jīng)擁有自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，但數(shù)據(jù)庫(kù)功能單一，存儲(chǔ)的都是很基礎(chǔ)的信息和事實(shí)，和專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)有質(zhì)的區(qū)別。除了信息和事實(shí)外，專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)還應(yīng)該擁有專家的經(jīng)驗(yàn)和思考等，發(fā)揮專家對(duì)數(shù)據(jù)的推理、分析及決斷的作用。能夠開(kāi)發(fā)以及使用這套系統(tǒng)的工作人員叫做知識(shí)工程師，屬于復(fù)合型人才，他們不但要熟悉計(jì)算機(jī)程序開(kāi)發(fā)技術(shù)和系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)，還要熟知檔案管理的相關(guān)事宜。因此，若檔案人員同時(shí)也能建立和維護(hù)專家系統(tǒng)，就可以輕松解決很多不必要的麻煩和問(wèn)題。但是目前，檔案部門(mén)仍然缺少這方面的人才，從事相關(guān)工作的人員只能在傳統(tǒng)的模式下進(jìn)行管理事宜。因此，管理部門(mén)應(yīng)培養(yǎng)并引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)編程能力的檔案工作人員，他們不但能夠獨(dú)立建立專家系統(tǒng)，還可以在后續(xù)工作中自主決策。人工智能技術(shù)快速發(fā)展，專家系統(tǒng)必然會(huì)廣泛應(yīng)用于檔案管理中，檔案管理部門(mén)應(yīng)該提前做好相關(guān)方面的準(zhǔn)備工作，迎接人工智能時(shí)代的到來(lái)。

三、基于人工智能對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化

在已有的檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，利用人工智能技術(shù)對(duì)其進(jìn)行升級(jí)，增加了檔案信息智能檢索功能、檔案信息智能分類功能、檔案信息綜合評(píng)價(jià)功能以及專家系統(tǒng)功能，不僅能夠給用戶帶來(lái)更加優(yōu)質(zhì)的體驗(yàn)，還可以使檔案管理工作更加智能化。隨著人工智能技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作應(yīng)緊跟人工智能技術(shù)的步伐，不斷革新路徑，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)隨著技術(shù)的進(jìn)步不斷升級(jí)優(yōu)化，更好地造福工作人員從而更好地服務(wù)大眾和社會(huì)。