數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

周文忠 95666部隊(duì)保障部財(cái)務(wù)處

前言：電子檔案管理的有效實(shí)施，在一定程度上為企業(yè)節(jié)省了大量的時(shí)間，對(duì)于企業(yè)的高效發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，由于數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案管理還存在著一定的問(wèn)題，電子版檔案容易被篡改、網(wǎng)絡(luò)安全沒(méi)有一定的保障，技術(shù)的安全還需加強(qiáng)等，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性存在一定的偏差，因此強(qiáng)化管理措施，保證檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，勢(shì)在必行。

一、數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案存儲(chǔ)空間大。數(shù)字化時(shí)代下，電子檔案管理主要利用計(jì)算機(jī)硬盤和磁性介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，數(shù)量龐大，不便于管理，需要耗費(fèi)人力物力的同時(shí)，影響工作效率，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)空間大，管理便捷，操作方便，節(jié)省人力物力的同時(shí)，提高工作效率，方便企業(yè)快速發(fā)展。

（二）檔案查詢速度快。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，數(shù)量龐大，管理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，翻閱、查找起來(lái)需要花費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)于檔案的定期歸檔工作做的不夠嚴(yán)謹(jǐn)。電子會(huì)計(jì)檔案利用科技的便捷，在查找時(shí)只要輸入相對(duì)的編號(hào)，就可以輕松的調(diào)取對(duì)應(yīng)的檔案，節(jié)省調(diào)取時(shí)間。

（三）檔案管理便捷化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，需要經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，審批通過(guò)才能進(jìn)行查找，操作繁瑣，影響工作效率。電子會(huì)計(jì)檔案利用先進(jìn)科技，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，進(jìn)入系統(tǒng)頁(yè)面，輸入相應(yīng)的密碼，領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程批準(zhǔn)，提高工作效率。

二、數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作重視不夠。由于一些企業(yè)認(rèn)為電子會(huì)計(jì)檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案更加安全，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作重視不夠，因此導(dǎo)致管理松懈，電子會(huì)計(jì)檔案的管理區(qū)域不進(jìn)行設(shè)防，員工可以隨意進(jìn)出，因此有些管理人員利用職權(quán)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行人為的篡改、復(fù)制。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，修改時(shí)不會(huì)留下修改痕跡，因此電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、證實(shí)性得不到保障，數(shù)據(jù)的丟失，使得企業(yè)的機(jī)密泄露，不利于企業(yè)未來(lái)更好的發(fā)展，給企業(yè)自身帶來(lái)不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全無(wú)法實(shí)時(shí)保障。電子會(huì)計(jì)檔案的管理，節(jié)省人力物力，提高了工作效率，在一定程度上幫助企業(yè)更好的發(fā)展[1]。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不完善，同行企業(yè)的妒忌等，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案覬覦已久，他們通過(guò)高額金錢聘請(qǐng)黑客對(duì)企業(yè)進(jìn)行網(wǎng)站攻擊，使網(wǎng)絡(luò)中病毒，網(wǎng)絡(luò)癱瘓等，以此盜取相應(yīng)的數(shù)據(jù)，從中獲利。數(shù)據(jù)的丟失，給同行企業(yè)帶來(lái)巨大的收益，卻給企業(yè)自身帶來(lái)不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失，這也是對(duì)法律的一種褻瀆。

（三）存儲(chǔ)介質(zhì)的問(wèn)題。一些企業(yè)會(huì)利用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行核算工作，因此需要保存電子會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，還需打印紙制會(huì)計(jì)檔案。由于一些小企業(yè)在核算過(guò)程中，僅僅打印紙制會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)保存，一旦紙制會(huì)計(jì)檔案丟失，沒(méi)有備份，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)數(shù)據(jù)的斷裂，給核算工作帶來(lái)極大的困難[2]。還有一些企業(yè)，只保存電子會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有打印紙制會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的硬盤一旦受到外界因素的影響而損害，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失、不完整，影響整個(gè)企業(yè)工作的順利進(jìn)行。

三、加強(qiáng)數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）提高企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。為了確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作予以重視，加強(qiáng)企業(yè)管理制度，提高企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，明確電子會(huì)計(jì)檔案的重要性，為電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作提供保障。例如，成立專門的項(xiàng)目小組，對(duì)企業(yè)的管理制度進(jìn)行完善，對(duì)員工的行為進(jìn)行約束，提高員工的整體專業(yè)素養(yǎng)。在電子會(huì)計(jì)檔案室派遣專人守護(hù)，門口、屋內(nèi)設(shè)立監(jiān)控錄像，24小時(shí)進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)于出入檔案室的人員進(jìn)行指紋錄入的登記，門口設(shè)立人臉識(shí)別功能，進(jìn)出門需要刷臉，確保員工的辨識(shí)度，對(duì)進(jìn)出檔案館的人員進(jìn)行時(shí)間約束，不可逗留太長(zhǎng)時(shí)間，對(duì)于進(jìn)出門的人員進(jìn)行搜身，確保人員進(jìn)門時(shí)沒(méi)有攜帶優(yōu)盤、手機(jī)、微型相機(jī)等電子產(chǎn)品，出門時(shí)再次進(jìn)行搜身，確保數(shù)據(jù)沒(méi)有被復(fù)制的可能，保證數(shù)據(jù)的安全。

（二）加速信息化建設(shè)，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。在數(shù)字化時(shí)代的影響下，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高電子會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，同時(shí)加大資金的投入，建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，做好系統(tǒng)的維護(hù)工作。技術(shù)人才的引進(jìn)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，確保發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)，有相應(yīng)的解決措施，保證企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性。網(wǎng)絡(luò)的安全需要國(guó)家和企業(yè)相互配合，制定相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)，對(duì)于惡意攻擊的罪犯，進(jìn)行嚴(yán)懲，降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的硬件保護(hù)措施。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的硬件設(shè)施進(jìn)行保護(hù)，對(duì)溫度、濕度、光線、灰塵等因素進(jìn)行合理把控，確保硬件設(shè)施能夠正常運(yùn)行，防止硬件設(shè)施因這些因素致使光盤卷曲變形，使光盤以及磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或磨損現(xiàn)象，破壞存儲(chǔ)的信息內(nèi)容，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份處理，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的打印，以及電子會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制備份，有利于會(huì)計(jì)核對(duì)工作的順利進(jìn)行，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起道一定的推動(dòng)作用。

結(jié)論：總而言之，在數(shù)字化時(shí)代的影響下，會(huì)計(jì)管理檔案發(fā)生了轉(zhuǎn)變，融入現(xiàn)代科技，將會(huì)計(jì)檔案管理做到更加便捷、人性化，保證會(huì)計(jì)檔案安全、準(zhǔn)確性的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展。