新時(shí)期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析

朱昀蕾

摘要：檔案是紀(jì)錄歷史、服務(wù)社會(huì)的載體，而檔案管理工作是運(yùn)用先進(jìn)的管理方式對單位發(fā)展進(jìn)程中具有重要意義的文字、圖像、聲像等進(jìn)行有效地 分類管理。為了跟更緊時(shí)代發(fā)展的步伐，單位需要不斷轉(zhuǎn)變檔案管理思維、管理模式以及檔案管理人員自身素質(zhì)等。基于此，本文就新時(shí)期做好工程檔案 管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;工程檔案;管理工作;創(chuàng)新 思路

1.新時(shí)期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路的重要性

強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新理念，這就需要深度理解原始理念，并讓檔案管 理者根深蒂固的思想徹底跳脫禁錮的傳統(tǒng)思想束縛。經(jīng)過長時(shí)間的事實(shí)證 明，繁瑣枯燥的工作方式和像蠶繭似的禁錮著檔案管理者的思想，致使檔 案管理者們?nèi)狈?chuàng)新的意識(shí)與創(chuàng)新的愿望，僅限于按照傳統(tǒng)的觀念和方法 進(jìn)行管理檔案工作。然而，市場所需什么樣的檔案材料、科學(xué)發(fā)展?fàn)顩r怎 樣，卻是一無所知，更何況是檔案管理能否更好地服務(wù)于市場和社會(huì)。由 于施工隊(duì)伍服務(wù)隊(duì)伍的落后現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作變得枯燥乏味，缺乏 活力和生機(jī)。急需從根本上改變這一種落后的現(xiàn)狀，不斷創(chuàng)新檔案管理者 們的傳統(tǒng)管理意識(shí)以及積極打破禁錮的概念。而在現(xiàn)實(shí)的工作中，檔案管 理者首先需要樹立創(chuàng)新的管理觀念，然后通過在數(shù)據(jù)收集后改變自己的行 為積極參與檔案管理。

2.新時(shí)期做好工程檔案管理工作的特點(diǎn)

對于新時(shí)期下的工程檔案管理工作而言，在當(dāng)今的工程檔案管理工作 中數(shù)字化信息技術(shù)是工程檔案管理的一個(gè)較為突出的特點(diǎn)，使得在信息大 背景下，工程建筑檔案管理工作不在是一成不變的存在了。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔 案已經(jīng)完美的改變?yōu)榭梢詽M足自動(dòng)化存儲(chǔ)要求的電子檔案，而其改變主要 基于自動(dòng)化管理為主要管理手段。除此之外，隨著工程檔案信息話建設(shè)的 不斷強(qiáng)化，數(shù)字化已經(jīng)成為工程檔案最為突出的特點(diǎn)，便于支持歷史信息 的快速檢索和高效的檢查所需的資料查詢，使得檔案化更加安全便捷。

3.新時(shí)期做好工程檔案管理工作存在的問題

3.1 檔案管理制度的不完善

傳統(tǒng)的檔案管理制度為了在新時(shí)期下可以生存下來與繼續(xù)發(fā)展下去，就必須對工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行適度的調(diào)整和優(yōu)化。但是，檔案管 理工作并沒有根據(jù)自身得實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行深度分析其存在的自身問題，沒有即使完善自身的管理體系制度。這就是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作體系 并沒有注意文件管理的一些細(xì)節(jié)，以及自身存在的安全隱患問題。例如，在文件管理中，文件卷的標(biāo)題不準(zhǔn)確、不規(guī)則、隨意性極大，不能精準(zhǔn)的 反映文件內(nèi)容的重要性，文件存在文件編號丟失以及非常分散。如此一來，檔案無法得到更好的有效利用，也不利于工程部的正常運(yùn)作。

3.2 檔案工作人員不具備綜合素質(zhì)

在建立新時(shí)期完備的檔案管理隊(duì)伍，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。檔案管理?人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要意義，使得對于檔案管理工作質(zhì)量的提升?很是不重視，并出現(xiàn)不感興趣、不認(rèn)真對待、落后思維存在，還存在經(jīng)常?違反工作流程現(xiàn)象。在檔案管理工作中現(xiàn)有的檔案管理學(xué)理論知識(shí)以及專?業(yè)知識(shí)不能即使更新，使得無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，導(dǎo)致各種問題日益?顯現(xiàn)。檔案管理部門在日常工作安排過程中，沒有定期對檔案從業(yè)人員進(jìn)?行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有有效地提升檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能水平。此外，人力資源的招聘要求較低，招聘沒有根據(jù)檔案新時(shí)期的檔案管理崗位的客?觀規(guī)律，很多上崗人員沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)證書，缺少扎實(shí)的理論?知識(shí)、過硬的操作技能和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，無法完美的完成檔案工作任務(wù)。

3.3 檔案檢索效率低下

在新時(shí)期檔案管理中，檔案檢索方式主要有人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩 種方式。在實(shí)際應(yīng)用中，人工檢索占檔案檢索據(jù)關(guān)鍵位置，然而檔案檢索 準(zhǔn)確率確非常低，這就使得大大加大了保管人員的工作量，致使降低了運(yùn) 行效率。在此基礎(chǔ)上，為簡化復(fù)雜的文獻(xiàn)檢索流程，縮短檢索時(shí)間，工程 部檔案管理部門在人工檢索的基礎(chǔ)上進(jìn)行了一系列修正，編制了各種檢索 工具。搜索工具的主要特點(diǎn)是數(shù)量眾多且不準(zhǔn)確。對此，我們只關(guān)注檔案 搜索工具的數(shù)量，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，忽視檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

4.新時(shí)期做好工程檔案管理工作的有效措施

4.1 創(chuàng)新工程檔案管理機(jī)制

在新時(shí)期下工程檔案管理觀念意識(shí)的創(chuàng)新是最為重要的，工程檔案的 準(zhǔn)確性對工程建設(shè)影響巨大，這關(guān)系到工程建設(shè)的形象和榮譽(yù)。同時(shí)，檔 案資源也是影響檔案實(shí)際作用的重要方面。傳統(tǒng)工程檔案管理實(shí)踐中一個(gè) 較為突出的問題是缺乏專業(yè)化、獨(dú)立的檔案管理部門，導(dǎo)致信息管理缺乏 一體化和分散化。在不斷提升檔案價(jià)值的過程中，項(xiàng)目建設(shè)單位要加強(qiáng)檔 案管理平臺(tái)建設(shè)，拓展思路，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，建立專業(yè)的檔案管理 機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的管理人才檔案和控制的綜合管理。尤其要深入調(diào)查各部 門檔案保管情況，合理配置人員，履行相關(guān)崗位，明確職責(zé)范圍，實(shí)現(xiàn)管 理效率的全面提升。

4.2 重視引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)

在新時(shí)期工程建設(shè)檔案管理中，現(xiàn)代技術(shù)水平在檔案管理水平中完美?的體現(xiàn)出來。從本質(zhì)上講，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用水平與檔案管理質(zhì)量密切相關(guān)。 這就需要檔案管理人員積極引入創(chuàng)新型技術(shù)。首先需要嘗試多樣化存儲(chǔ)方?式，在傳統(tǒng)的工程檔案管理中，工程檔案主要以文本格式存儲(chǔ)，占據(jù)空間?較大，時(shí)間成本高，查詢應(yīng)用效率低，而引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)可以增強(qiáng)文件管理?的通用性，尤其是現(xiàn)代電子和視頻文件的應(yīng)用。然后在檔案管理方面，要?加快電子檔案建設(shè)，建立新型管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用以及?發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式的優(yōu)勢，使得檔案管理效率整體提升。在創(chuàng)新過程?中，在建立電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保統(tǒng)一，有效?滲透檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)揮更加專業(yè)的作用，充分發(fā)揮引領(lǐng)作用。?換言之，未來項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的本質(zhì)是在結(jié)合行業(yè)實(shí)際發(fā)展的前提下，加快檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。

4.3 加強(qiáng)人才綜合素養(yǎng)培訓(xùn)

新時(shí)期信息化背景下，工程檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。尤其是在信息技 術(shù)的支持下，管理者必須積極掌握檔案管理知識(shí)的推廣，才能更好地發(fā)揮?作用。因此，檔案管理者應(yīng)加大責(zé)任意識(shí)，注重職業(yè)素養(yǎng)提升，根據(jù)時(shí)代 需要積極創(chuàng)新檔案管理理念，逐步提高檔案信息管理水平，積極獲取現(xiàn)代 信息。在完善和優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)檔案信息管理。具體來說，要通過引進(jìn)人力資源，保持多樣性和豐富性，引進(jìn)和培養(yǎng)更多的人力資源，想辦法實(shí)踐檔案管理。積極組織專業(yè)教育培訓(xùn)，注重行業(yè)交流，豐富人才 獲取知識(shí)，提高專業(yè)素質(zhì)，動(dòng)態(tài)更新知識(shí)技能。

結(jié)語：

綜上所述，工程檔案管理一直是不容忽視的重要環(huán)節(jié)，但也是最容易 被忽視和規(guī)則滿意的最薄弱環(huán)節(jié)。文件管理過程存在許多問題。檔案管理 人員要不斷提高檔案管理意識(shí)，及時(shí)結(jié)合最新方法，運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng) 新檔案管理模式，并繼續(xù)定期培訓(xùn)。檔案管理從業(yè)者提高自身素質(zhì)，增強(qiáng) 創(chuàng)新意識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破，更好地適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的 需要。

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