水電站項(xiàng)目檔案管理水平提升策略

謝高麗

摘要：檔案管理是水電站工程項(xiàng)目的重要工作環(huán)節(jié)，因此，要保障項(xiàng)目檔案管理的高質(zhì)量性建設(shè)。在此過(guò)程中，不僅需要參建單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案予以重視，而且需要水電站各參建單位人員對(duì)項(xiàng)目檔案的重要性具有清晰了解。本文對(duì)水電站開展項(xiàng)目檔案管理的重要意義進(jìn)行闡述，并提出一定的策略，希望能提升水電站項(xiàng)目檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：水電站;項(xiàng)目檔案管理;提升策略

引言

水電站工程項(xiàng)目各參建單位人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，推動(dòng)“全員皆檔”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使其注重參與到檔案管理工作中，以認(rèn)真及細(xì)致的態(tài)度促進(jìn)檔案原始資料的生成，保障檔案管理體系的完整性建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作流程的明確，有利于水電站工程項(xiàng)目的高效性建設(shè)。此外，各部門應(yīng)加強(qiáng)配合，為檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)，助推水電站管理工作的有序推進(jìn)。

1水電站開展項(xiàng)目檔案管理的重要意義

伴隨著水電站項(xiàng)目的建設(shè)，相應(yīng)產(chǎn)生的工程文件、設(shè)計(jì)圖紙及勘察照片等數(shù)量急劇增多，此類文件及圖片是水電站工程開展的重要依據(jù)與保障。若此類文件在存檔過(guò)程中出現(xiàn)缺失或損壞的情況，會(huì)直接影響到項(xiàng)目的驗(yàn)收，使得驗(yàn)收的結(jié)果不合格，進(jìn)而導(dǎo)致工程無(wú)法正常完成，對(duì)工程的驗(yàn)收具有一定不良影響。現(xiàn)階段，部分水電站在進(jìn)行檔案管理時(shí)存在一定的不足，部分管理層人員對(duì)檔案管理的重要性未有充分的認(rèn)知，對(duì)檔案管理工作較為忽視，使得檔案工作的進(jìn)行規(guī)范性不足，檔案資料的收集與整理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致檔案資料的完整性不足。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)水電站管理人員的培訓(xùn)，促進(jìn)其檔案管理意識(shí)的提升，使其充分了解檔案管理的重要意義[1]。此外，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相應(yīng)制度及要求的完善性建設(shè)，使相關(guān)工作人員充分明確檔案管理工作的流程，推動(dòng)各部門之間的有效配合，保障檔案管理工作的有效落實(shí)，助推檔案管理工作的高質(zhì)量性建設(shè)。

2推動(dòng)水電站項(xiàng)目檔案管理水平提升的有效策略

2.1推動(dòng)“全員皆檔”意識(shí)的提升

一方面，公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)工作人員的培養(yǎng)，促進(jìn)其“檔案意識(shí)”的提升。公司管理層人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，明確其在公司整體管理中占據(jù)重要比重，加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)管理人才的引進(jìn)，使其對(duì)工程建設(shè)資料及相關(guān)的合同資料進(jìn)行甄選與管理，促進(jìn)檔案資料質(zhì)量的提升。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新入職員工的培訓(xùn)，推動(dòng)其“檔案意識(shí)”的強(qiáng)化。如對(duì)新入職的員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅應(yīng)涵蓋企業(yè)規(guī)章制度及安全生產(chǎn)方面的注意事項(xiàng)，而且應(yīng)對(duì)檔案管理措施及相應(yīng)制度有所涉獵，使員工在案卷錄入及裝訂過(guò)程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)定流程，使其充分了解檔案管理工作的重要性及意義，有利于其進(jìn)一步了解企業(yè)文化及工作模式，保障其工作程序的規(guī)范性，加快員工融入企業(yè)的速度。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參建單位“檔案意識(shí)”的培養(yǎng)。水電站工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中歷經(jīng)的時(shí)間較長(zhǎng)，使得相應(yīng)的檔案資料數(shù)量不僅十分繁多，而且檔案內(nèi)容涉及的范圍十分廣泛，甚至不同的檔案在整理過(guò)程中均具有不同的要求，檔案資料的收集工作進(jìn)行得十分困難。因此，參建單位應(yīng)對(duì)檔案管理予以重視，嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求進(jìn)行組卷，保障檔案資料的完整性;檔案管理人員在項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)積極參與，對(duì)各個(gè)驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，提升檔案資料的準(zhǔn)確性。水電站還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)，使其對(duì)參建單位的收集的檔案資料進(jìn)行鑒定及審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料收集整理的不足之處，并將其返回到所負(fù)責(zé)的參建單位，讓其對(duì)檔案資料進(jìn)行限期整改。如對(duì)檔案資料分類的不合理之處進(jìn)行重新整理劃分，對(duì)組卷及裝訂的不規(guī)范之處進(jìn)行重新調(diào)整，保障檔案編制質(zhì)量的提升，提高案卷的規(guī)范性。此外，應(yīng)加強(qiáng)檔案移交程序的系統(tǒng)性建設(shè)，施工單位在進(jìn)行竣工檔案移交時(shí)，應(yīng)按照相應(yīng)的流程進(jìn)行交接憑據(jù)的填寫，并對(duì)竣工資料移交清冊(cè)及相應(yīng)的電子版進(jìn)行填充，之后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等進(jìn)行核準(zhǔn)及簽字，并將此類文件一式兩份，留予清冊(cè)雙方檔案保存，為后期的審查工作做準(zhǔn)備，推動(dòng)檔案資料的完整性建設(shè)。

2.2促進(jìn)檔案人員工作能力的提高

首先，公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其定期參與到相關(guān)部門組織的講座及教育活動(dòng)中，促進(jìn)其對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解。其次，公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)模式的利用，為檔案管理工作人員提供一定的交流學(xué)習(xí)及機(jī)會(huì)，使其到兄弟單位去學(xué)習(xí);加強(qiáng)對(duì)科技檔案專家邀請(qǐng)，使其蒞臨實(shí)際施工現(xiàn)場(chǎng)，讓其根據(jù)實(shí)際工程建設(shè)情況對(duì)檔案人員進(jìn)行指導(dǎo)，保障檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升。最后，公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參建單位檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的重視，派遣本公司人員對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推動(dòng)案卷質(zhì)量的提高。

2.3保障檔案信息的安全性建設(shè)

水電站公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，保障檔案庫(kù)房的安全性建設(shè)，使其可以滿足檔案工作的要求，提升檔案工作環(huán)境的良好性，為檔案管理工作提供充足的物質(zhì)條件。與此同時(shí)，公司還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)性建設(shè)，推動(dòng)其信息化程度的提升，加大在檔案管理工作中的資金投入，促進(jìn)檔案管理軟件的研發(fā)與引進(jìn)，并以該軟件為檔案管理的重點(diǎn)，利用其進(jìn)行竣工檔案的歸錄、立卷、排架等，促進(jìn)檔案管理效率的提升，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源與物力資源的節(jié)約，并提高檔案檢索與查閱的便利性。與此同時(shí)，可在該軟件上設(shè)置一定的權(quán)限，明確不同層級(jí)人員的查閱權(quán)限;加強(qiáng)指紋等小程序的開發(fā)，有效保障檔案信息的安全[2]。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是工程項(xiàng)目高度重視的工作。而在社會(huì)科技的推動(dòng)下，檔案管理工作在面臨一定的挑戰(zhàn)的同時(shí)，也面臨一定的機(jī)遇。因此，在開展水電站項(xiàng)目檔案管理工作時(shí)應(yīng)緊抓時(shí)代機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提升水電站項(xiàng)目檔案管理工作的效率;加強(qiáng)各部門之間的有效合作，促進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量性建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳奕，段斌.大型水電建設(shè)項(xiàng)目前期工作階段檔案管理淺析[J].黑龍江檔案，2021（04）：282-283.

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[3]羅坤琴.淺析如何做好水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：124.