街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作措施論述

張嚴亮 長青街道辦事處

信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國進入了信息時代。信息技術(shù)成了街道辦事處檔案管理工作的主要發(fā)展方向，同時也在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，對街道辦事處的檔案管理工作來說，工作內(nèi)容較為煩瑣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案手段已經(jīng)無法滿足工作的實際需求，也不利于社會的發(fā)展，在檔案管理中融入信息技術(shù)，提高檔案管理的有效性和科學性。促進檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑枰欢螘r間的過渡，在這個過渡階段很容易出現(xiàn)一系列問題，分析問題發(fā)生原因制定相應的解決措施，提高檔案管理的信息化水平。

一、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要性

街道辦事處屬于政府監(jiān)管單位，不是營利性的組織，不過在開展工作中也需要考慮成本問題，傳統(tǒng)檔案管理采用的為紙質(zhì)檔案，從而需要投入大量的人力和物力以及資金，從而提高了街道辦事處中檔案管理的成本。同時復雜、煩瑣的檔案管理工作也衍生出了很多新的部門和職位，這也不符合綠色辦公、減少成本的管理原則。隨著我國對生態(tài)環(huán)境保護的重視度，各個行業(yè)都滲透綠色發(fā)展理念，因此綠色辦公理念有效降低了工作的成本，因此信息化檔案管理成了街道辦事處的主要發(fā)展趨勢[1]。

檔案管理的信息化水平提高有效降低了檔案管理的風險，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)檔案信息的遺漏、丟失或損毀，雖然也制定了相應的保護管理對策，但是安全隱患依然無法完全避免，相比信息化檔案管理水平的安全性較差。街道辦事處中的很多檔案需要長期保存，信息化檔案管理模式的應用能夠提高這些檔案管理的安全性，在構(gòu)建信息安全系統(tǒng)的情況下，做好檔案的備份，才能保障檔案的安全。檔案信息化管理的關(guān)鍵工作就是加強信息的共享，從而也為大眾提供便利，群眾能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲取需要的信息，信息化管理模式不僅為群眾提供便利，也降低了街道辦事處中檔案管理人員的數(shù)量，節(jié)省了很多管理操作流程，同時還能提高檔案管理效果，從而對提高辦事處的工作效率也有重要意義。

二、街道辦事處開展檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的措施

目前，我國大多數(shù)的街道辦事處中實施的信息化檔案管理工作還處于初期發(fā)展階段，辦事處再開展工作的時候，沒有對電子檔案管理的權(quán)責實施劃分，一般情況下是幾個工作人員實施檔案的管理，檔案管理部門的領(lǐng)導也沒有針對管理工作流程做好統(tǒng)籌管理，導致檔案信息化技術(shù)的提高受到嚴重的阻礙。

（二）管理規(guī)范標準不夠完善

檔案管理信息化建設(shè)工作中，要提高檔案管理的效果和質(zhì)量，街道辦事處未能根據(jù)相應的管理標準和法律法規(guī)，構(gòu)建合適的檔案管理信息化系統(tǒng)和管理機制。因此在信息化檔案管理工作的時候，由于管理工作缺乏完善、統(tǒng)一的規(guī)范措施，尤其是計算機軟件的開發(fā)工作也不具有統(tǒng)一的管理對策，導致無法滿足檔案管理工作的實際需求，從而引發(fā)計算機技術(shù)也無法在檔案管理中發(fā)揮積極的作用。

（三）與傳統(tǒng)檔案管理方式對比差異過大

檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理手段相比存在明顯的差異，檔案信息化管理需要專職人員將采集的數(shù)據(jù)錄入到管理系統(tǒng)中，在各個過程中，如果出現(xiàn)了錄入失誤的問題則會對檔案信息的準確度造成極大的影響，因此在街道辦事處的工作人員對數(shù)據(jù)錄入工作非常抵觸[2]。對街道辦事處的工作來說，內(nèi)容煩瑣、工作量極大，因此檔案管理信息也不斷增多，很多工作人員對檔案管理產(chǎn)生了抵觸和消極的心態(tài)，對檔案管理的效率和管理質(zhì)量都產(chǎn)生不良影響，也對檔案管理信息化建設(shè)進程帶來阻礙。

（四）缺乏專業(yè)的信息管理人才

街道辦事處的信息化檔案管理模式的應用，給檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出較大的要求，要求人員必須掌握專業(yè)的檔案管理技能和信息技術(shù)操作水平。不過在實際工作開展中，負責檔案管理的人員雖然有專業(yè)的檔案管理知識，但對計算機技術(shù)的掌握不足，從而阻礙了信息化檔案管理水平。尤其是在信息檔案導航和程序管理維護上缺乏專業(yè)的人才，導致街道辦事處的檔案管理工作信息化水平無法保障。

三、街道辦事處開展檔案管理信息化的重點技術(shù)分析

（一）掌握好檔案的入口

檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，掌控好檔案的入口是開展信息化的基礎(chǔ)，如果地基不穩(wěn)則無法保證信息化檔案管理系統(tǒng)的順利開展。在最初錄入檔案信息的時候，需要規(guī)定嚴格的信息采集流程，準確將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，從而從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，提高了檔案的準確度和完善性。采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠順利開展信息收集、編目、檢索以及索引等工作。檔案管理工作人員并不是獨立工作的，需要相互協(xié)調(diào)合作，檔案管理工作是一個整體，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對檔案管理整體效果造成損害。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有自動檢索的功能，從而簡化了檔案管理的流程，通過搜索關(guān)鍵詞、關(guān)鍵標志進行信息檢索，將少了檢索，提高檔案提取的效率。技術(shù)檔案自動標引是實現(xiàn)自動索引的基礎(chǔ)，將信息劃分成不同的類型，從而方便信息提取的便捷度。數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案管理的重要工具，隨著檔案管理進入信息化時代，通過加密技術(shù)提高檔案管理的安全性，因此計算機在檔案管理中發(fā)揮著重要作用。

（二）信息化技術(shù)在檔案管理中應用具有自動控制的功能

街道辦事處中的檔案管理工作涉及范圍較廣，檔案管理流程也比較復雜。通過自動化管理手段的應用，不僅節(jié)約了檔案管理的時間，也簡化了檔案管理流程，從而節(jié)省了檔案管理的精力和時間，有效提高檔案管理質(zhì)量，也提高了檔案管理的效率。進行檔案借出以及檔案統(tǒng)計工作的時候，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠做好信息的登記、統(tǒng)計等工作，信息化系統(tǒng)能夠針對多個用戶的借閱資格進行審核，掌握檔案的閱覽情況，從而提高檔案信息的統(tǒng)計效果。街道辦事處中的檔案管理工作中，通過應用自動管理書評，則可實現(xiàn)檔案的自動歸檔，實施計算機技術(shù)，與數(shù)字化檔案信息后臺數(shù)據(jù)和檔案分配情況，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案架位的分配，提高檔案應用效率。

（三）能夠提高檔案數(shù)據(jù)的真實性

數(shù)字化檔案管理應用后，能夠提高數(shù)據(jù)的真實性。在開展電子文件整理的是需要按照一定流程實施操作，將同類型文件統(tǒng)一歸納處理，保持檔案本文格式一致，以此來提高檔案數(shù)據(jù)的應用效率?？陀^選擇儲存介質(zhì)，做好檔案的備份。要提高檔案的兼容性，保證信息能夠使用不同的儲存環(huán)境。為了實現(xiàn)街道辦事處動態(tài)化檔案管理，不僅要加強對現(xiàn)有資料的管理，還需要對以往檔案進行分析，從而保證檔案內(nèi)容的完整性。檔案內(nèi)容記錄了是歷史內(nèi)容，只有保證內(nèi)容的真實性才能對未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）信息化檔案的安全管理

電子文件的保存較為簡便，與紙質(zhì)文檔的保存有很大不同，電子文件在街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)中儲存與特定介質(zhì)中，不過卻很容易受到外部因素的影響，若是不能針對電子文檔管理作出有效指導，則無法保證電子檔案的安全性，不利于電子文件的質(zhì)量，嚴重的還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。因此在管理的時候，電子檔案調(diào)取的時候不可直接讀取，歸納的時候需要采用相關(guān)軟件作為輔助，及時發(fā)現(xiàn)問題制定相應的管理對策。

四、促進檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）針對工作實施完善統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)中，由于信息化系統(tǒng)較為復雜，管理部門的領(lǐng)導需要對其有全面的了解和掌控，明確檔案管理工作中各個員工的職責。檔案信息化建設(shè)工作中，街道辦事處要構(gòu)建檔案管理小組，領(lǐng)導作為小組的組長，針對檔案信息化建設(shè)的責任劃分作為規(guī)定，從而提高了檔案管理信息化水平發(fā)展水平[3]。

（二）加強對人員的培訓

不管是任何的工作，要提高工作質(zhì)量和效率，都必須提高工作人員的專業(yè)水平，規(guī)范工作人員的工作責任心，讓工作人員保持積極的心態(tài)，檔案管理工作的流程較為復雜，因此要求工作人員具備充足的耐心和責任心，才能提高管理效果。在日常工作中，檔案管理信息化建設(shè)需要街道辦事處的宣傳部門提高宣傳水平，檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，樹立正確的信息化管理認知，組織檔案管理人員加強對檔案管理信息化管理措施的學習。

（三）制定合理的檔案管理規(guī)范標準

對街道辦事處來說，信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還不夠成熟，尚處于初期發(fā)展階段，要提高管理水平就要針對街道辦事處的實際情況制定管理機制和操作規(guī)范準則，從而提高檔案管理流程的合理性。

五、小結(jié)

街道辦事處要提高檔案管理水平和質(zhì)量，就要順應時代的發(fā)展，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用到檔案管理工作中。管理部門不僅要統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理工作流程，制定合理的管理機制，保證檔案管理信息化建設(shè)流程的有序進行，提高信息化檔案管理工作效率。