城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的體系框架研究

張媛媛 付新航

摘要：綜合運用實地調(diào)研、問卷調(diào)查、深度訪談等方法對某軌道交通集團(tuán)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀展開研究，從管理權(quán)責(zé)與流程、檔案收集、人才結(jié)構(gòu)、技術(shù)應(yīng)用、監(jiān)管驗收五個方面梳理其存在的困境。遵循檔案信息化建設(shè)的基本原則，構(gòu)建了城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的體系框架，包括制度完善、資源建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)支撐和監(jiān)管強(qiáng)化等方面，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上分析了相應(yīng)的推進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 軌道交通行業(yè) 工程項目檔案

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與數(shù)字資源的海量增長，數(shù)據(jù)作為新型生產(chǎn)要素，逐漸成為促進(jìn)社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)騰飛的“新石油”。城市軌道交通企業(yè)作為集設(shè)計、融資、建設(shè)、管理、運營和物業(yè)開發(fā)的大型國有企業(yè)，涉及多項數(shù)字業(yè)務(wù)，須緊跟數(shù)字時代的發(fā)展潮流。數(shù)字轉(zhuǎn)型在為企業(yè)帶來機(jī)遇的同時也面臨著文檔數(shù)據(jù)體量日益增加、形態(tài)日益復(fù)雜、場景日益多元的挑戰(zhàn)。本文以某軌道交通集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)”）檔案信息化建設(shè)的實踐與探索為例，綜合采用文獻(xiàn)調(diào)研、實地調(diào)研、問卷調(diào)查、深度訪談等方法，分析其面臨的困境，同時結(jié)合對國內(nèi)其他11家城市軌道交通集團(tuán)（公司）檔案機(jī)構(gòu)調(diào)研的實踐經(jīng)驗，歸納并構(gòu)建了城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的體系框架，進(jìn)一步分析其優(yōu)化策略，以期為城市軌道交通領(lǐng)域及相近領(lǐng)域的檔案信息化工作提供借鑒。

（一）管理權(quán)責(zé)與流程有待明確

當(dāng)前各子公司與職能部門對其所承擔(dān)的檔案管理權(quán)責(zé)認(rèn)識不清、分配不均，導(dǎo)致文件審查不全面、不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生，且難于追責(zé)認(rèn)責(zé)。管理權(quán)責(zé)規(guī)定的缺位直接導(dǎo)致了管理流程運行不暢，各部門對檔案信息化工作的重視程度不一，致使在檔案移交、歸檔的過程中出現(xiàn)檔案保管主體不明、檔案材料不全等狀況。

（二）檔案資源收集整合亟須規(guī)范

集團(tuán)檔案類型多樣、形式復(fù)雜，參建單位的多元化和管理模式差異較大，使檔案資源的收集整合工作呈現(xiàn)“盤根錯節(jié)”的現(xiàn)象。隨著技術(shù)的發(fā)展和前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的更新迭代，工程檔案的形式與格式復(fù)雜多元，包含文字、聲像、圖紙、三維模型等，增加了檔案資源收集與整合的難度。集團(tuán)各子公司的檔案管理工作一般為秉承“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，即由各形成部門（單位）自主收集、保管，缺乏統(tǒng)一歸口部門與人員統(tǒng)籌該項工作，導(dǎo)致檔案資源較為分散，集中移交的及時性與積極性不高，難以跟上集團(tuán)公司檔案管理工作的步調(diào)。

（三）高素質(zhì)專門人員相對缺乏

檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和知識結(jié)構(gòu)是影響檔案信息化工作質(zhì)量的重要因素。從人員配置來看，當(dāng)前集團(tuán)配有專職檔案管理員4人，各部門（單位）配有兼職檔案管理員26人。從學(xué)歷來看，集團(tuán)專職檔案管理員大學(xué)本科及以上學(xué)歷者占比百分之百，中高級職稱占20%，均具備檔案工作人員上崗證，但上述人員大部分無系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)的經(jīng)歷。

（四）系統(tǒng)建設(shè)與技術(shù)采用仍待創(chuàng)新

集團(tuán)于2019年8月與某科技公司合作研發(fā)了檔案信息化管理平臺，該平臺集成了檔案檢索、信息收集、檔案管理、綜合利用、統(tǒng)計日志等常規(guī)功能，實現(xiàn)了與前端OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)的對接。但由于OA系統(tǒng)文件線上流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)尚未采用電子簽章，給檔案的統(tǒng)一保管與利用帶來了不便。

（五）質(zhì)量管控與驗收任務(wù)艱巨

如前所述，軌道交通行業(yè)涉及設(shè)計、融資、建設(shè)、管理、運營和物業(yè)開發(fā)多項業(yè)務(wù)，檔案來源廣、類型多。一方面，建設(shè)工程項目檔案隨項目開展同步產(chǎn)生，各單位將工作重心放在推進(jìn)工程建設(shè)上，對檔案的收集、保管意識較為薄弱、缺乏動力，易出現(xiàn)檔案堆積、丟失、拖延等情況。另一方面，各參建單位由于職能、參建階段、施工場地與管理模式各不相同，檔案形成的場所、類型與載體難以統(tǒng)一，在缺乏歸檔工作監(jiān)督考核機(jī)制的情況下，難以保障檔案形成的質(zhì)量。

（一）指導(dǎo)原則

城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則應(yīng)包含宏觀布局、制度建設(shè)、技術(shù)體系、業(yè)務(wù)協(xié)同等多個方面。[1-3]

第一，宏觀布局，統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)應(yīng)從集團(tuán)工作的總體布局出發(fā)，以檔案管理與利用的實際需求為基準(zhǔn)，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確階段性任務(wù)，分步實施、逐步推進(jìn)。

第二，標(biāo)準(zhǔn)先行，制度保障。標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)是檔案信息化工作順利開展的基礎(chǔ)。在遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分考慮城市軌道交通行業(yè)的業(yè)務(wù)特色，滿足集團(tuán)經(jīng)營與發(fā)展的戰(zhàn)略需求，依照從宏觀到微觀、遞進(jìn)推行落地的思路進(jìn)行制度與規(guī)范設(shè)計，并不斷修正與完善。

第三，理念科學(xué)，技術(shù)合理。檔案信息化工作的關(guān)鍵在于以正確的理念合理運用相關(guān)技術(shù)，增強(qiáng)新形勢下檔案管理的實效。技術(shù)的采用不應(yīng)一味求新，而應(yīng)當(dāng)充分比較，認(rèn)真分析，選取最適用于現(xiàn)實情況的技術(shù)方案，同時，還應(yīng)注意與傳統(tǒng)檔案管理模式的銜接與過渡。[4]

第四，線上線下，業(yè)務(wù)協(xié)同。集團(tuán)業(yè)務(wù)類型的復(fù)雜性和檔案來源的多樣性使“雙軌制”管理成為當(dāng)下一段時間內(nèi)的必然選擇。如何做好線上線下檔案工作的協(xié)同、維護(hù)集團(tuán)業(yè)務(wù)工作的憑證鏈條尤為重要。應(yīng)梳理集團(tuán)內(nèi)部及相關(guān)參建單位的業(yè)務(wù)及檔案工作流程，做好規(guī)劃協(xié)調(diào)與部署對接。

（二）體系框架的思路

依據(jù)對相關(guān)人員的深度訪談和問卷調(diào)查，逾半數(shù)從事城市軌道交通檔案管理工作的人員認(rèn)為制度的建設(shè)和完善是保障檔案信息化順利開展的首要和根本因素，資源、人才、技術(shù)、監(jiān)管也深刻影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量。因此，本文從制度完善、資源建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)支撐和監(jiān)管強(qiáng)化五個方面構(gòu)建了城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的體系框架，如圖1所示。

在這一體系框架中，制度完善是核心，監(jiān)管強(qiáng)化是保障，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，人才培養(yǎng)決定著各項工作的落實與執(zhí)行，是檔案信息化工作的源泉，技術(shù)支撐為體系框架賦能，是企業(yè)檔案信息化發(fā)展的長足動力。上述各個方面共同配合，實現(xiàn)城市軌道交通企業(yè)檔案信息化的協(xié)同推進(jìn)與完善落實。

（一）制度完善：加快集團(tuán)制度體系與配套規(guī)范建設(shè)步伐

一是應(yīng)將檔案信息化工作制度體系建設(shè)納入集團(tuán)整體戰(zhàn)略規(guī)劃中，自上而下部署規(guī)劃檔案信息化制度建設(shè)。具體地，應(yīng)充分結(jié)合軌道交通行業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程與特點，實現(xiàn)從宏觀到微觀的制度覆蓋。如廣州地鐵集團(tuán)公司設(shè)置了三級管理制度：一級制度為企業(yè)檔案管理辦法，二級制度是突出軌道交通檔案管理特點的基本業(yè)務(wù)制度規(guī)范，三級制度是適用于各參建單位的檔案工作規(guī)范體系。[5]二是為檔案信息化全流程的各項工作制定配套規(guī)范體系，為各機(jī)構(gòu)落實執(zhí)行提供詳盡的“指導(dǎo)書”與“路線圖”。

（二）資源建設(shè)：實現(xiàn)檔案收集的及時完整

一方面，應(yīng)建立溝通機(jī)制，積極加強(qiáng)集團(tuán)與項目建設(shè)相關(guān)部門、單位的交流與聯(lián)結(jié)，推動落實檔案信息化工作與進(jìn)度的定時報備，使集團(tuán)檔案部門能夠?qū)崟r掌握集團(tuán)各部門（單位）與參建單位的檔案管理狀況。另一方面，應(yīng)設(shè)立預(yù)審機(jī)制，增加歸檔預(yù)審核、預(yù)立卷環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案的在線移交與審查追溯，改善檔案部門在檔案收集工作中被動、滯后的境況。此外，應(yīng)將檔案管理工作嵌入工程建設(shè)流程之中，如在線路規(guī)劃設(shè)計階段即同步部署檔案管理工作；在單位工程驗收、項目工程驗收、竣工驗收、安全評估及試運營評審等重要項目驗收節(jié)點進(jìn)行檔案管理成果審查與驗收；同時，對完工線路做好定期抽查與中期檢驗工作，保障檔案資源收集的齊全與完整。

（三）人才培養(yǎng)：開展系統(tǒng)培訓(xùn)，拓寬晉升空間

人才培養(yǎng)的首要任務(wù)即提供系統(tǒng)的、符合時代發(fā)展要求的檔案信息化工作培訓(xùn)，應(yīng)針對電子檔案管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化工作、電子檔案管理系統(tǒng)的使用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)展開系統(tǒng)培訓(xùn)，使其覆蓋全體專兼職檔案工作人員，并通過內(nèi)部培訓(xùn)貫徹至相關(guān)的業(yè)務(wù)人員，使檔案人員了解技術(shù)、技術(shù)人員明白檔案。另外，還應(yīng)重視檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展，可通過采用管理階梯與技術(shù)階梯并行的考核模式與晉升機(jī)制，為檔案管理人員與專業(yè)技術(shù)人員提供平等的發(fā)展機(jī)會與晉升空間，夯實企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的人才基礎(chǔ)。

（四）技術(shù)支撐：推動平臺創(chuàng)新與場景應(yīng)用

明確檔案信息化平臺與系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)需求，在確保各單位線上檔案運行的流程規(guī)范、數(shù)據(jù)格式、業(yè)務(wù)界面統(tǒng)一的情況下，積極采用電子簽名、可信時間戳等技術(shù)，保證電子文件的真實可靠，提升業(yè)務(wù)辦理效率。充分考慮數(shù)字檔案館建設(shè)的智慧化趨勢，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)功能，以前瞻性視角開拓場景化創(chuàng)新應(yīng)用，如拓展智能語音處理、內(nèi)容深度學(xué)習(xí)、指紋生物識別等智能化技術(shù)，打造智能統(tǒng)計分析、智能檢索利用、智能歸檔等智能化應(yīng)用功能，提供人性化、個性化、精準(zhǔn)化的交互體驗。

（五）監(jiān)管強(qiáng)化：形成規(guī)范有力的內(nèi)外監(jiān)管模式

首先，集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)建立對項目管理單位和參建單位質(zhì)量管控機(jī)制，如西安地鐵集團(tuán)就提出了“工程檔案—監(jiān)理審核—建設(shè)單位主管處室審核—檔案室審核—接收入庫”的流程，深圳地鐵集團(tuán)和沈陽地鐵集團(tuán)則直接規(guī)定由技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量控制與監(jiān)管工作等；其次，通過外部職能監(jiān)督檢查單位（如所在城市的檔案館或城建檔案館，或質(zhì)量監(jiān)督部門）對檔案的質(zhì)量與規(guī)格進(jìn)行審查；最后，應(yīng)將檔案管理工作成效與各相關(guān)單位績效考核、參建單位工程承接資質(zhì)等核心業(yè)務(wù)掛鉤，以此提升各參建工程公司對檔案工作的重視程度，切實保證檔案工作質(zhì)量。

城市軌道交通行業(yè)作為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會進(jìn)步的重要力量，在其業(yè)務(wù)工作中形成了大量有價值的檔案資產(chǎn)。檔案信息化建設(shè)有助于保存企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、挖掘檔案數(shù)據(jù)價值、釋放檔案數(shù)據(jù)紅利。城市軌道交通行業(yè)應(yīng)在信息化建設(shè)體系框架的引領(lǐng)下，從制度、資源、人才、技術(shù)與監(jiān)管方面持續(xù)發(fā)力，切實以檔案信息化工作帶動企業(yè)的現(xiàn)代化與智能化發(fā)展。

*本文系山東省檔案科技項目“基于大數(shù)據(jù)的國有企業(yè)電子檔案信息化管理平臺構(gòu)建研究”（項目編號：2019-28）的研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張照余.論檔案信息化建設(shè)的基本原則[J].浙江檔案， 2003（1）：17-18.

[2]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應(yīng)遵循的原則與創(chuàng)新舉措[J].檔案管理， 2021（2）：15；17.

[3]王東寧.檔案信息化建設(shè)的原則與策略[J].中國檔案， 2003（1）：16.

[4]向立文.館藏檔案信息數(shù)字化建設(shè)應(yīng)堅持的幾個基本原則[J].檔案學(xué)通訊， 2004（1）：44-47.

[5]王彩虹.論城市軌道交通企業(yè)檔案管理制度建設(shè)及運用：以廣州地鐵集團(tuán)有限公司為例[J].檔案學(xué)研究，2016（5）：67-70.

作者單位：濟(jì)南軌道交通集團(tuán)有限公司