全流程視角的高校合同信息化平臺應(yīng)用研究

韓娟娟

摘 要：經(jīng)濟合同作為高校開展科、教、研等活動的重要內(nèi)容之一，是落實內(nèi)部控制、防范經(jīng)濟風險和維護合法權(quán)益的載體，是確保高校管理秩序的有效手段。實現(xiàn)經(jīng)濟合同管理電子化辦公，充分利用大數(shù)據(jù)分析平臺集成模式是經(jīng)濟活動實施過程中的一項重要工作。本文從高校經(jīng)濟合同信息化管理平臺的必要性出發(fā)，剖析了目前合同管理的現(xiàn)狀，通過構(gòu)建信息化管理平臺，實現(xiàn)經(jīng)濟活動動態(tài)和流程化管理，以加強高校的權(quán)益保護，推動各項工作穩(wěn)步有序開展。

關(guān)鍵詞：高校;全流程管理;信息化管理平臺;應(yīng)用研究

中圖分類號：F27 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.02.030

隨著經(jīng)濟和信息化的不斷發(fā)展，高校參與的經(jīng)濟事務(wù)逐漸增多，經(jīng)濟合同管理作為內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容之一，發(fā)揮著越來越重要的作用。建立經(jīng)濟合同信息化管理平臺能夠解決目前合同分散管理、孤立性和效率低下的問題，能夠有效實現(xiàn)合同全周期流程化和動態(tài)管理。

1 高校開發(fā)經(jīng)濟合同信息化管理平臺的必要性

1.1 合同流程化管理的要求

作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，合同管理不僅涉及簽訂、審核，還包括履行情況監(jiān)督和數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，各個環(huán)節(jié)并不是孤立的，而是相互影響，相輔相成，一個環(huán)節(jié)的管理情況直接影響到后續(xù)的執(zhí)行和管理。合同管理與采購和付款環(huán)節(jié)也緊密相連，要實現(xiàn)整個采購過程的動態(tài)化和流程化管理，把合同標的立項、采購招標管理、合同管理、付款管理無縫對接，實現(xiàn)合同生命周期的全流程管理，充分利用信息化技術(shù)，開發(fā)經(jīng)濟合同信息化管理平臺是必然選擇。

1.2 學校內(nèi)部控制管理的要求

隨著財政投入的不斷增加，高校與外部的聯(lián)系更加緊密，經(jīng)濟事務(wù)越來越多樣化和復(fù)雜化，據(jù)內(nèi)部控制管理制度，對經(jīng)濟合同管理也提出了更高的要求，經(jīng)濟合同管理不僅要實現(xiàn)防范風險的要求，還要改變以往較為孤立和分散的合同管理機制，以及重簽約、輕執(zhí)行的情況，實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)的集中管理，實現(xiàn)簽約評審、執(zhí)行監(jiān)督和效果評估并重的新商務(wù)運行模式。開發(fā)經(jīng)濟合同信息化管理平臺，通過數(shù)據(jù)的傳輸和共享，形成各個環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理，為學校的經(jīng)濟管理和發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支持，更好的實現(xiàn)學校的服務(wù)價值。

2 高校經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和存在問題

2.1 經(jīng)濟合同管理體系不完善

（1）合同扎口管理部門不明確。由于經(jīng)濟合同涉及的業(yè)務(wù)面廣、內(nèi)容多樣、復(fù)雜性和專業(yè)性強，高校合同管理往往較為分散，由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、政府采購部門、法務(wù)部門等多頭負責，對合同管理中過程中的重要環(huán)節(jié)，比如草擬、簽訂、審核、履行、監(jiān)督管理、統(tǒng)計分析和歸檔等缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理，整體管理水平難以提高。

（2）授權(quán)審批執(zhí)行不通暢。當前高校實行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負責制，高校對外簽訂的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同是以學校作為主體單位的，二級學院及相關(guān)部門是不能作為合同主體對外簽訂經(jīng)濟合同的。經(jīng)濟合同對應(yīng)的需求部門相對較多，審批環(huán)節(jié)需要相關(guān)負責人簽字，審批人的時間不太容易把握，審批流程耗時耗力，效率低下。

（3）內(nèi)部控制作用發(fā)揮不全面。經(jīng)濟業(yè)務(wù)是從上游到下游各個環(huán)節(jié)構(gòu)成的完整的鏈條，雖然高校普遍建立了經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動合同事項的審計監(jiān)督工作機制，設(shè)置紀檢監(jiān)察、審計、法務(wù)部門對合同進行審查，但合同審核只是內(nèi)部控制體系的一個環(huán)節(jié)，前期的資格審查、后期的履行情況監(jiān)督、統(tǒng)計分析工作和預(yù)算的執(zhí)行等情況不能形成一個閉環(huán)，各個環(huán)節(jié)是相互孤立的，難以做到合同的全流程化管理。

（4）未建立合同執(zhí)行跟蹤管理。合同履行、變更等信息往往只有具體執(zhí)行部門了解，合同管理部門和財務(wù)部門無法及時跟進，不能掌握合同的履行支付情況，有些分階段付款合同過程發(fā)生變更，實際合同金額已經(jīng)超過預(yù)算，導(dǎo)致無法支付。有些合同甚至是等到結(jié)算時，才會向管理部門提交合同副本和相關(guān)單據(jù)申請付款，既不利于工作開展，耽誤工作進程，又加大了預(yù)算執(zhí)行難度，提高了高校承擔經(jīng)濟損失的風險。

2.2 合同管理資料不規(guī)范

（1）書面合同文本不規(guī)范。經(jīng)濟合同使用部門不僅包括管理部門，還有二級學院等，合同經(jīng)辦人一般都是項目需求人員，有一部分經(jīng)辦人不了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)法律法規(guī)，存在合同條款不嚴謹，有漏洞，關(guān)鍵事項約定不明的現(xiàn)象，導(dǎo)致審核環(huán)節(jié)合同頻繁被退回，或者后期履行過程中出現(xiàn)糾紛，甚至引起訴訟案件，增加高校經(jīng)濟風險。

（2）合同相關(guān)資料保管不規(guī)范。合同檔案沒有實行歸口管理，檔案分散在各個業(yè)務(wù)處室，導(dǎo)致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況，甚至出現(xiàn)遺失資料現(xiàn)象，對合同簽訂監(jiān)督以及合同執(zhí)行的跟蹤管理都十分不利。

2.3 高校合同管理信息化水平較低

（1）對合同信息化管理的重視和應(yīng)用程度不夠。隨著科技的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的運用，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，實現(xiàn)合同管理的無紙化辦公勢在必行。當前部門高校的合同管理仍采用紙質(zhì)化管理，審核流程多，設(shè)計部門多，耗費大量的人力、物力，不同部門的審批權(quán)限不同，導(dǎo)致經(jīng)辦人跑多個部門卻無法達到預(yù)期效果。同時，由于信息不對稱，無形中增加了合同執(zhí)行過程中潛在的經(jīng)濟風險。

（2）信息化系統(tǒng)相互孤立，未形成閉環(huán)，缺乏數(shù)據(jù)共享和信息傳遞。部分高校雖然著手開發(fā)了合同管理信息系統(tǒng)，但也僅僅是停留在合同的審核和統(tǒng)計層面，未把整個經(jīng)濟鏈條中各環(huán)節(jié)對接起來，相互孤立，數(shù)據(jù)不能實時交換和共享，各個部門之間缺乏有效的互動和溝通，未形成在統(tǒng)一的信息平臺上協(xié)同監(jiān)督的合力，導(dǎo)致合同管理部門無法充分了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，造成了部門信息的片段化，阻礙了信息公開和民主監(jiān)督。

3 經(jīng)濟合同信息化管理平臺功能設(shè)計

3.1 經(jīng)濟合同管理流程

隨著經(jīng)濟事務(wù)的多樣化和復(fù)雜化，高校經(jīng)濟合同的業(yè)務(wù)范圍越來越廣，金額呈現(xiàn)逐年增加的趨勢，風險的識別與控制難度不斷增加?；趦?nèi)部控制要求，對合同實行集中管理，分類歸口、劃分職責，根據(jù)合同類型和金額授權(quán)審批，實現(xiàn)合同自前期調(diào)查、草擬、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化和電子化管理，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式開展合同的全生命周期管理已成為合同管理的趨勢?；诟咝５墓芾砟Ｊ剑贫ń?jīng)濟合同信息化管理平臺能夠很好地實現(xiàn)合同的流程化管理。

3.2 人員權(quán)限分配

依據(jù)高校內(nèi)部控制“崗位不相容”的原則和合同管理的流程，經(jīng)濟合同管理信息化平臺涉及的崗位和權(quán)限主要有經(jīng)辦人和審核人。

其中經(jīng)辦人主要是項目需求部門或者合同歸口管理部門，主要職責是：合同的起草、初步審核、提交送審、合同審核進度查詢、統(tǒng)計分析;審核分為初審和復(fù)審，根據(jù)合同的類型和審批權(quán)限分為法務(wù)部門審核和歸口管理領(lǐng)導(dǎo)審核，法務(wù)部門作為經(jīng)濟合同風險的一道防線，需要審核所有的經(jīng)濟合同，包括合法性、合規(guī)性和合理性，并對全校的合同進行過程管理與跟蹤，及時識別各個環(huán)節(jié)的風險，并制定相應(yīng)的策略，主要職責是：合同審核、合同履行過程的監(jiān)督與管理，合同的橫向和縱向分析。根據(jù)內(nèi)部控制制度及合同管理制度，歸口管理部門領(lǐng)導(dǎo)主要審核限額以上和對學校發(fā)展有重大影響的合同。

3.3 流程化管理模式

根據(jù)經(jīng)濟活動的性質(zhì)，執(zhí)行“分類歸口”和“限額管理”的原則固化管理流程，采購活動結(jié)束后，使用部門向職能主管部門提交申請，合同管理平臺根據(jù)輸入的合同類型自動判斷歸口管理的部門，自動提交至下一步審核人，根據(jù)經(jīng)費來源和合同金額平臺自動判斷合同的審核流程，實現(xiàn)逐級提交審核的便捷化流程，解決了傳統(tǒng)模式“多跑路”、等待時間長的問題，大大提高了合同管理的效率。

3.4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

經(jīng)濟合同信息化管理平臺的便捷性在于合同的統(tǒng)計分析，在平臺導(dǎo)出合同信息，根據(jù)合同類型、金額、經(jīng)辦部門、付款進度等分類進行橫向和縱向比較，可以滿足不同部門、不同權(quán)限人員的多樣化需求，也便于識別合同執(zhí)行過程中的風險點，有利于合同歸口管理部門和校領(lǐng)導(dǎo)對高校經(jīng)濟事務(wù)的管理。通過數(shù)據(jù)信息的輸送，前期的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)可以直接傳送至合同管理平臺，實現(xiàn)對前期經(jīng)濟活動的再管理，合同審核的數(shù)據(jù)傳送至財務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對合同履行情況的管理和監(jiān)督，最終實現(xiàn)經(jīng)濟活動的數(shù)據(jù)和信息共享。

4 經(jīng)濟事務(wù)的全流程化管理

經(jīng)濟事務(wù)不僅涉及項目的立項、市場調(diào)查、預(yù)算控制等前期審批環(huán)節(jié)，還涉及事中的采購招標環(huán)節(jié)、經(jīng)濟合同管理和后期的財務(wù)管理系統(tǒng)付款環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)之間相輔相成，環(huán)環(huán)相扣，形成經(jīng)濟事務(wù)的全過程閉環(huán)管理。經(jīng)濟合同管理是高校內(nèi)部控制管理的一個環(huán)節(jié)，起到承上啟下的橋梁紐帶作用。

要實現(xiàn)經(jīng)濟事務(wù)事前、事中、事后的全流程化管理，需要信息化和大數(shù)據(jù)的支撐，實現(xiàn)物資申購系統(tǒng)、采購招標管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)和學校辦公系統(tǒng)的無縫對接，通過數(shù)據(jù)的共享實現(xiàn)經(jīng)濟事務(wù)的全流程化管理。

經(jīng)濟合同信息化管理平臺作為智慧校園建設(shè)的一部分，在推動高校經(jīng)濟事務(wù)依法依規(guī)開展的同時，依托經(jīng)濟合同管理制度，充分利用信息化系統(tǒng)之間的對接和大數(shù)據(jù)的輸入、加工和輸出，實現(xiàn)經(jīng)濟事務(wù)的全流程化管理，為高校各項事業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

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