新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

◆吳 俊

一、水利工程檔案管理的重要性

檔案涉及到項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施和竣工等方面資料，檔案資料是水利工程整個(gè)過(guò)程的詳細(xì)記錄，同時(shí)也是開(kāi)展其他項(xiàng)目決策的關(guān)鍵所在。通過(guò)對(duì)水利工程檔案實(shí)現(xiàn)合理化管理，能最大程度的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)水利工程檔案的合理建設(shè)之后，參照原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行工程設(shè)計(jì)、施工和運(yùn)行為主，水利工程建設(shè)可以導(dǎo)致真實(shí)和科學(xué)的數(shù)據(jù)，并且以真實(shí)的數(shù)據(jù)作為支撐，能避免工程建設(shè)盲目進(jìn)行。此外水利工程檔案的落實(shí)能規(guī)避很多風(fēng)險(xiǎn)，在控制水利工程建設(shè)成本的時(shí)候，提升了水利工程建設(shè)的效益[1]。

通過(guò)水利工程檔案的合理管理之后，能提升檔案的查找?guī)茁?。由于文件資料比較多，傳統(tǒng)的檔案文件存在補(bǔ)錄難度大的現(xiàn)象。在實(shí)施中進(jìn)行水利工程檔案的合理化管理，以單子文檔的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，能避免數(shù)據(jù)信息丟失，在異地工作的時(shí)候，數(shù)字化檔案管理發(fā)揮出重要的作用，能減少中間手續(xù)，整體管理高效快捷。

二、水利工程檔案管理存在的不足

水利工程檔案管理是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在實(shí)施中能對(duì)資料進(jìn)行集中的管理，便于隨之查閱。但是在實(shí)施階段缺少科學(xué)合理的管理，直接阻礙了水利工程的進(jìn)一步發(fā)展。以下對(duì)水利工程檔案問(wèn)題分析。

（一）檔案管理重視度不足

在新的發(fā)展形勢(shì)下，需要大家關(guān)注水利工程檔案的管理，不斷的豐富其中的內(nèi)容。但是在具體建設(shè)過(guò)程中存在重視度不足的現(xiàn)象，加上當(dāng)前部分區(qū)域的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理忽視，檔案室成為了擺設(shè)[2]。在檔案人員的安排上，隨意的進(jìn)行調(diào)整，部分檔案人員是兼職工作者，由于大家對(duì)檔案管理缺少整體性的認(rèn)知，因此滋生了部分檔案管理的相關(guān)問(wèn)題。非專(zhuān)業(yè)的工作人員不具備檔案管理意識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備沒(méi)有靈活應(yīng)用。水利部門(mén)抽調(diào)的人員一般是編外人員和兼職人員，給水利工程檔案管理工作增加困難。針對(duì)當(dāng)前新時(shí)代背景下的檔案管理具體情況，必須注意的是明確其中的問(wèn)題，減少阻礙因素。

（二）缺少完善的管理制度

檔案管理部門(mén)在實(shí)際工作中需要完善現(xiàn)有的管理制度，通過(guò)制度的落實(shí)，能減少其中的隱患。依據(jù)部門(mén)自身具體情況，制定出一套切實(shí)可行的檔案管理模式，如果是照搬其他管理體系，則無(wú)法形成系統(tǒng)化的管理流程，由于自身缺少成型的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理制度沒(méi)有核心支撐，成為空殼。部分工作單位對(duì)檔案管理引起重視，制定和對(duì)應(yīng)的管理制度，但是沒(méi)有進(jìn)行監(jiān)督和管理，導(dǎo)致現(xiàn)有的管理方式無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在工作人員方面，沒(méi)有形成合理的激勵(lì)政策，導(dǎo)致檔案管理者無(wú)法看到這個(gè)崗位的發(fā)展前景，容易出現(xiàn)負(fù)面情緒，對(duì)工作松懈，工作態(tài)度不積極，影響到水利工程檔案的整體管理效果[3]。

（三）專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)有待提升

在水利工程檔案管理中，要求工作人員不斷提升自身綜合能力，立足當(dāng)前實(shí)際管理情況進(jìn)行各項(xiàng)管理。但是具體管理中，水利工程單位對(duì)管理人員削減，從事水利工程檔案管理人員的人數(shù)比較少，一般是抽調(diào)其他部門(mén)的人員，不會(huì)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理存在不科學(xué)的現(xiàn)象。后續(xù)的審查、審閱等工作內(nèi)容比較多，在具體管理中要進(jìn)行各個(gè)階段的檔案記錄，檔案存放階段存在部分問(wèn)題，由于缺少一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，時(shí)間久了，導(dǎo)致工作人員不能準(zhǔn)確的對(duì)檔案資料回憶，無(wú)法準(zhǔn)確的進(jìn)行資料查找[4]。

（四）檔案管理信息化程度不高

在水利工程檔案管理中，原有的檔案管理形式以紙質(zhì)文件為主，整體管理效率比較低。依據(jù)水利工程項(xiàng)目的實(shí)際管理情況，在整個(gè)過(guò)程中需要做好檔案的進(jìn)一步分析工作，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的局限性。在后續(xù)管理中必須投入對(duì)應(yīng)的人力資源和物力資源，合理的進(jìn)行管理。但是在后續(xù)管理中，受到各種因素的影響，水利工程由原有的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化的方向遞進(jìn)，在實(shí)施中通過(guò)合力有效的管理之后，能減少隱患。但是在部分工程項(xiàng)目中，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在一定的不足，導(dǎo)致文件資料丟失。在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，建立數(shù)字化的文檔管理系統(tǒng)，能最大程度的提升水利工程檔案水平，通過(guò)合理化管理之后，便于檔案的修改和調(diào)整。此外在工作過(guò)程中，檔案管理的相關(guān)工作不能再短期內(nèi)快速落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)化低，工作效率不高[5]。

三、水利工程檔案管理的具體對(duì)策

水利工程檔案管理是個(gè)重要的過(guò)程，在實(shí)施中針對(duì)其中的問(wèn)題，需要注意的是明確管理方案，嚴(yán)格的按照管理指標(biāo)要求實(shí)施。詳細(xì)的對(duì)策如下：

（一）提升對(duì)水利工程檔案的重視度

針對(duì)當(dāng)前存在對(duì)水利工程檔案重視度的現(xiàn)象，要求各個(gè)部門(mén)立足現(xiàn)狀，進(jìn)行水利工程檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，提升其重視程度。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案的了解，樹(shù)立正確的形象，不斷對(duì)現(xiàn)有管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，積極的轉(zhuǎn)變管理方式，

借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，從而推動(dòng)水利工程檔案的改革。在實(shí)施階段必須不斷的引入先進(jìn)的管理方案，借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和成果。水利部門(mén)的工作人員從現(xiàn)狀入手，有序的進(jìn)行管理，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的合理化評(píng)估，進(jìn)一步的提升水利工程檔案管理水平[6]。

（二）完善現(xiàn)有檔案制度

在實(shí)際管理中，要想從根本上提升水利工程檔案的工作質(zhì)量，需要按照現(xiàn)有檔案內(nèi)容和要求制定管理制度，設(shè)定專(zhuān)門(mén)的檔案室，不斷的對(duì)其中內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)。此外需要提升人力資源利用率，選擇專(zhuān)業(yè)化的管理人才，避免人才流動(dòng)。要對(duì)大家的自身工作職能進(jìn)行完善，將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上。強(qiáng)化對(duì)檔案人員的具體約束，定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)會(huì)議，通過(guò)深入的檔案資料管理，落實(shí)水利部門(mén)的合同內(nèi)容，保證協(xié)議和招投標(biāo)管理符合要求。強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，通過(guò)合理化創(chuàng)新后，將理論知識(shí)和實(shí)際的檔案管理工作結(jié)合在儀器，在在檔案創(chuàng)新管理中，進(jìn)行各種文件資料的審核，涉及到施工管理文件、機(jī)電設(shè)備文件和水文地質(zhì)等情況，在后續(xù)管理中需要明確管理機(jī)制，按照獎(jiǎng)懲機(jī)制的要求實(shí)施。針對(duì)表現(xiàn)比較好的工作人員給予一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)。針對(duì)出現(xiàn)違反規(guī)定要求的工作人員則要進(jìn)行批評(píng)指導(dǎo)。水利工程單位必須深入的了解國(guó)家現(xiàn)有的法律政策，在水利工程檔案管理中，掌握社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化各個(gè)階段的水利工程檔案管理。針對(duì)當(dāng)前階段的相關(guān)問(wèn)題，從實(shí)際情況入手，提升水利工程檔案的專(zhuān)業(yè)性，減少風(fēng)險(xiǎn)[7]。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)

在當(dāng)前管理階段，水利工程檔案管理部門(mén)要積極開(kāi)展檔案創(chuàng)新，水利部門(mén)必須不斷的培養(yǎng)自身綜合素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，提升檔案管理質(zhì)量。此外需要定期的邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)人員到水利工程部門(mén)中，開(kāi)展講座活動(dòng)，明確水利工程檔案無(wú)紙化管理存在的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管控之后，明確其中的地下水庫(kù)發(fā)展史資料、文書(shū)檔案資料、工程土地征用資料、環(huán)境保護(hù)資料等，通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理方式。后期管理中，要發(fā)揮電子版形式的作用，通過(guò)電子版的管理形式，能實(shí)現(xiàn)資料的及時(shí)管理，從而提高檔案資料的完整性。

（四）提高專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)

檔案管理人員在后續(xù)工作中以水利部門(mén)檔案管理作為核心，不斷的提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合技能，在新的發(fā)展形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得突出的作用，可在互聯(lián)網(wǎng)+的模式下不斷的進(jìn)行工程檔案管理。水利部門(mén)需要定期的開(kāi)展相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高信息化管理能力。具體工作中不斷的提升人員的素養(yǎng)，保證大家可靈活的操作當(dāng)前檔案文件，對(duì)檔案管理引起重視，做好資料的整理、錄入以及歸檔管理，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的現(xiàn)象。在系統(tǒng)錄入的時(shí)候，必須按照編號(hào)和順序進(jìn)行處理，可采取專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行質(zhì)檢，確保檔案數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案創(chuàng)新管理一直是當(dāng)前關(guān)注的重點(diǎn)，在具體的管理階段需要注意的是明確工作人員的責(zé)任，通過(guò)合理化的管理后，能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。水利工程相關(guān)單位要加快轉(zhuǎn)變檔案管理方式，跟隨信息化發(fā)展趨勢(shì)，積極創(chuàng)新現(xiàn)有工作方式，本次研究中分別從提升對(duì)水利工程檔案的重視度、完善現(xiàn)有檔案制度、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)、提高專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)等方面入手，進(jìn)行檔案資料的合理化管理，從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，促進(jìn)了項(xiàng)目工程的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。