Word2013郵件合并在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

孫燕霞

(吉林化工學(xué)院 教務(wù)處，吉林 吉林 1320021)

在高校教學(xué)檔案管理工作中，學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔至關(guān)重要，它以紙質(zhì)版的形式準(zhǔn)確記錄了學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間的一切活動。學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，包括學(xué)生學(xué)籍表、成績單等，傳統(tǒng)打印學(xué)生學(xué)籍表的方法需要逐份打印，不僅耗費時間和精力，而且容易出錯。Microsoft Office Word2013軟件中的郵件合并功能讓W(xué)ord和Excel協(xié)同工作[1]，實現(xiàn)了文件封面或者檔案標(biāo)簽的批量制作，在減少高校教務(wù)管理工作人員工作量的基礎(chǔ)上，還可以降低出錯率，提高工作效率。

一、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)的核心，已經(jīng)滲透到社會科學(xué)的各個領(lǐng)域[2]，高校教學(xué)檔案管理工作也已經(jīng)向著信息化、自動化、智能化的方向深遠(yuǎn)發(fā)展[3]。各高校教務(wù)管理系統(tǒng)的功能日趨完善，節(jié)省了大量的人力，提高了高校教務(wù)工作人員的工作效率。但是，信息化辦公的普及并不意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)材料存檔工作的終結(jié)，高校教學(xué)檔案紙質(zhì)版歸檔工作同樣至關(guān)重要。

學(xué)生的成績單、學(xué)籍表等重要學(xué)籍檔案資料往往需要存檔紙質(zhì)版本，有的文件甚至要在學(xué)生畢業(yè)時裝入學(xué)生的檔案，跟隨學(xué)生的一生。而在對這些文件進(jìn)行紙質(zhì)版本存檔的過程中，勢必要將其分類裝盒、制作封面或者標(biāo)簽，以便于日后查檔翻閱。如果采用傳統(tǒng)的方式手動逐個制作文件封面或者檔案標(biāo)簽，工作看起來簡單，但是因為要存檔的文件數(shù)量龐大、類別繁多，制作起來極其耗時，而且容易出錯。

二、郵件合并功能原理及操作過程

(一) 郵件合并功能原理

“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理郵件文檔時提出的，它是Microsoft Office Word的高級應(yīng)用，具體地說就是在郵件文檔(主文檔)的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料數(shù)據(jù)源(如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等)，從而批量生成需要的郵件文檔[4]。

從專業(yè)角度講，郵件合并的原理是將發(fā)送的文檔中相同的重復(fù)部分制作成一個文檔，稱為主文檔；將不同的部分，以表格的形式制作成另一個文檔，稱為數(shù)據(jù)源[5]；然后將主文檔與數(shù)據(jù)源合并，形成所需的目標(biāo)文檔[6-7]。

(二) 郵件合并功能操作過程

對于一批具有相同基本內(nèi)容而少量數(shù)據(jù)不同的文檔的制作，可以用郵件合并功能來實現(xiàn)。郵件合并功能的操作過程可以簡單歸納為以下三個步驟：

1.制作主文檔：每個文件都包含的共同內(nèi)容、格式。

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源：數(shù)據(jù)源是一個文件，可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQLServer數(shù)據(jù)庫[8]，在Word2013版本中郵件合并功能共支持15種不同的數(shù)據(jù)源[9]，本文使用Excel表格。數(shù)據(jù)源文件里面存儲主文檔中所有需要變化的數(shù)據(jù)。

3.郵件合并生成新文檔：將準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源準(zhǔn)確地合并到主文檔中，可瞬間生成所需的目標(biāo)文檔，完成批量制作任務(wù)。

三、Word2013郵件合并功能應(yīng)用

(一) 制作班級成績單存檔封面

1.制作主文檔

成績單存檔封面配合成績單紙張大小，使用A4規(guī)格，其內(nèi)容簡要說明班級名稱，再加上“成績單”三個字即可，格式要求大小適中，布局合理。結(jié)合實際情況，在Word中合理地設(shè)計出如圖1所示的主文檔，并將該主文檔命名為“班級成績單存檔封面.docx”。其中班級名稱是變化的內(nèi)容，需要在數(shù)據(jù)源中準(zhǔn)備具體班級名稱內(nèi)容；“成績單”三個字為固定內(nèi)容。

圖1 班級成績單存檔封面主文檔

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源包括需要在主文檔中出現(xiàn)的字段名和每個字段的內(nèi)容，在班級成績單存檔封面數(shù)據(jù)源中應(yīng)包含“班級名稱”這個字段。創(chuàng)建一個Excel表格，將其命名為“班級名稱.xlsx”，并在該Excel表格中創(chuàng)建字段名“班級名稱”，最后將具體班級名稱錄入到該字段下。本文示例數(shù)據(jù)見圖2。

圖2 班級成績單存檔封面數(shù)據(jù)源

3.郵件合并生成新文檔

第一步，打開主文檔“成績單存檔封面.docx”，點擊“郵件”選項卡，選擇“選擇收件人—使用現(xiàn)有列表”。

第二步，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，找到數(shù)據(jù)源文件“班級名稱.xlsx”，選中該文件，并單擊“打開”按鈕。

第三步，在彈出的“選擇表格”對話框中，選中數(shù)據(jù)源所在的表格，本文數(shù)據(jù)源放在了“班級名稱.xlsx”文件的sheet1表格中，于是，選中“sheet1$”，單擊“確定”按鈕。

第四步，選中主文檔中變化的內(nèi)容，即“班級名稱”，選擇“郵件—插入合并域”，選擇相應(yīng)字段“班級名稱”。

第五步，選擇“郵件—完成并合并—編輯單個文檔”。

第六步，在彈出的“合并到新文檔”對話框中，選擇“全部”，單擊“確定”按鈕，則生成新文檔“信函1-Word”，即為目標(biāo)文檔，班級成績單存檔封面批量制作完成。

(二) 制作學(xué)生學(xué)籍表(帶照片)

從制作步驟上來說，學(xué)生學(xué)籍表的批量制作與班級成績單存檔封面基本相似，只是學(xué)生學(xué)籍表數(shù)據(jù)源文檔中的字段數(shù)量要多一些；另外學(xué)生學(xué)籍表是帶照片的，郵件合并功能在處理文本和圖片時，存在一些差異。

1.制作主文檔

根據(jù)各高校實際需要，設(shè)計“學(xué)生學(xué)籍表”主文檔格式及內(nèi)容。一般包括：姓名、學(xué)號、身份證號、性別、民族、出生年月日、政治面貌、專業(yè)、照片等字段。

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

根據(jù)主文檔格式及內(nèi)容，需準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源字段，其中各個字段之間順序先后沒有要求。

在以上字段中，除“照片”字段外，其余字段都是文字?jǐn)?shù)據(jù)，正常在數(shù)據(jù)源文檔中輸入其準(zhǔn)確內(nèi)容即可?！罢掌弊侄未鎯Φ牟⒉皇菆D片，而是圖片存儲的路徑，而路徑分為絕對路徑和相對路徑兩種。在使用絕對路徑時，存儲照片的文件夾可以與數(shù)據(jù)源文件放在同一文件夾下，也可以放在不同文件夾下。本文將存儲照片的文件夾命名為“photo”，并存儲在桌面上的“制作學(xué)生學(xué)籍表(帶照片)”文件夾內(nèi)，則“照片”字段值可表示為“C：\Users\Administrator\Desktop\制作學(xué)生學(xué)籍表(帶照片)\photo\照片名稱.jpg”，其中“照片名稱”為圖片的對應(yīng)名稱。若數(shù)據(jù)源文檔與“photo”文件夾同處于一個文件夾下，則也可以使用相對路徑存儲“照片”字段的值，可表示為“photo\照片名稱.jpg”。

說明：需要根據(jù)主文檔對照片規(guī)格的要求，提前將照片處理到合適大小，然后再存入“photo”文件夾中。

3.郵件合并生成新文檔

第一步，處理文字?jǐn)?shù)據(jù)字段。按照制作班級成績單存檔封面的制作方法，將除“照片”字段外的其他所有字段依次插入到主文檔中相應(yīng)的位置。

第二步，處理“照片”字段。圖片導(dǎo)入主文檔的方法與文字?jǐn)?shù)據(jù)不同，本文采用插入圖片域[10-11]的方法來實現(xiàn)。具體做法如下：

(1)將光標(biāo)定位于用于顯示“照片”的單元格中

(2)選擇“插入—文檔部件—域”。

(3)在彈出的“域”對話框中，選擇域名“IncludePicture”，并在“域?qū)傩浴募騏RL”中隨便輸入些文字，如“圖片”，先占住位置，方便隨后修改域代碼，點擊“確定”按鈕。

(4)此時，主文檔顯示照片區(qū)域多了一個照片控件，但其中并沒有顯示相應(yīng)照片，需要進(jìn)一步將照片控件與數(shù)據(jù)源文件中的“照片”字段建立關(guān)聯(lián)，處理辦法是修改域代碼。按下“Alt+F9”切換到域代碼編輯模式，則照片控件顯示為：{INCLUDEPICTURE“圖片” * MERGEFORMAT}，選中其中的“圖片”二字，選擇“郵件—插入合并域—照片”，建立關(guān)聯(lián)。再按“Alt+F9”恢復(fù)編輯狀態(tài)。

(5)此時，照片控件中并未顯示照片，按“F9”刷新即可。

第三步，完成郵件合并，生成信函文檔，即可完成學(xué)生學(xué)籍表(帶照片)的批量制作。

(三) 制作檔案盒標(biāo)簽

檔案盒標(biāo)簽與班級成績單存檔封面和學(xué)生學(xué)籍表(帶照片)的不同之處在于，標(biāo)簽的大小比較小，一般一張A4紙可以打印多張標(biāo)簽。另外，標(biāo)簽分為橫簽和豎簽兩種，本文以制作“班級學(xué)籍表存檔標(biāo)簽”為例分別介紹這兩種標(biāo)簽的制作方法。

1.制作檔案盒橫簽

(1)制作檔案盒橫簽主文檔

第一步，新建一個空白Word文檔，選擇“郵件—標(biāo)簽”。

第二步，在彈出的“信封和標(biāo)簽”對話框中，選擇“標(biāo)簽”選項卡，并點擊“選項”按鈕。

第三步，在彈出的“標(biāo)簽選項”對話框中，在“產(chǎn)品編號”中選擇“A4橫向”，然后單擊“新建標(biāo)簽”按鈕。

第四步，在彈出的“標(biāo)簽詳情”對話框中，輸入圖3中參數(shù)，即新建了一個名為“檔案盒橫簽”的標(biāo)簽。

圖3 檔案盒橫簽參數(shù)

點擊“確定”按鈕，關(guān)閉“標(biāo)簽詳情”對話框。在“標(biāo)簽選項”對話框中，選中新建好的“檔案盒橫簽”，點擊“確定”按鈕，關(guān)閉“標(biāo)簽選項”對話框。在“信封和標(biāo)簽”對話框中，單擊“新建文檔”，即可生成檔案盒橫簽主文檔。

第五步，設(shè)置第一個標(biāo)簽內(nèi)的顯示內(nèi)容，格式如圖4所示。

圖4 檔案盒橫簽格式

(2)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

本例中數(shù)據(jù)源，使用圖2內(nèi)容。

(3)郵件合并生成新文檔

第一步，按照制作班級成績單存檔封面中郵件合并生成新文檔的前四步進(jìn)行操作。

第二步，將光標(biāo)置于第一行第二個標(biāo)簽內(nèi)，選擇“郵件—開始郵件合并—標(biāo)簽”，彈出“標(biāo)簽選項”對話框，單擊“取消”按鈕，則可以觀察到“郵件”選項卡下的“更新標(biāo)簽”按鈕由灰色變成可用狀態(tài)。

第三步，選擇“郵件—更新標(biāo)簽”，則檔案盒橫簽主文檔中其他標(biāo)簽顯示見圖5。

圖5 檔案盒橫簽主文檔

第四步，完成郵件合并，生成信函文檔，則檔案盒橫簽批量制作完成。

2.制作檔案盒豎簽

檔案盒豎簽與檔案盒橫簽的不同之處主要有兩點：一是標(biāo)簽尺寸不同，需新建標(biāo)簽尺寸；二是檔案盒豎簽中文字方向為豎向。主要解決這兩點不同即可，其他操作與制作檔案盒橫簽相同。

(1)設(shè)置檔案盒豎簽尺寸

見圖6。

圖6 檔案盒豎簽參數(shù)

(2)設(shè)置檔案盒豎簽中文字方向為豎向

第一步，按照制作檔案盒橫簽中郵件合并生成新文檔的前三步進(jìn)行操作，顯示見圖7。注意，“班級名稱”和“學(xué)籍表”中間是以空格分隔，且對其方式均為左對齊。

圖7 檔案盒豎簽主文檔

第二步，鼠標(biāo)拖拽選中所有標(biāo)簽及內(nèi)容，右鍵單擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，單擊“文字方向”，在“文字方向”對話框中選擇“豎向文字”，點擊“確定”按鈕。

第三步，完成郵件合并，生成信函文檔，則顯示如圖8所示。

圖8 檔案盒豎簽效果圖

第四步，在生成的信函文檔中，按“Ctrl+A”全部選中，選擇“開始—更改大小寫—全角”，則顯示結(jié)果見圖9。文字及數(shù)字方向設(shè)置完畢，檔案盒豎簽批量制作完成。

圖9 檔案盒豎簽效果圖優(yōu)化

四、結(jié) 語

通過上述三個實例，體現(xiàn)出郵件合并功能在高校學(xué)籍檔案歸檔工作中方便快捷的一面，讓高校教務(wù)管理工作人員在批量處理文檔上節(jié)省了大量時間，擺脫了傳統(tǒng)手動逐份制作方式的困擾。將郵件合并功能引入到文檔的批量處理中，只是教務(wù)管理在信息化、自動化方面的一個體現(xiàn)，需要不斷強(qiáng)化高校教務(wù)管理工作人員的改革創(chuàng)新意識，進(jìn)一步更新工作理念，充分利用信息化手段，提高工作效率。