事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑探討

王瑛

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案也越來越多，對檔案的妥善管理工作就尤為重要，企業(yè)和國家機(jī)構(gòu)也會對檔案管理工作更為看重，如今傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)越來越不符合當(dāng)前現(xiàn)代化管理的需要，沒有智能化、專業(yè)化的特點(diǎn)，在需要調(diào)用檔案的時(shí)候耗時(shí)很長，并且還存在管理不善的問題，因此，本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行探討和分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;存在問題;實(shí)現(xiàn)路徑

引言

事業(yè)單位是我國現(xiàn)有公共治理機(jī)構(gòu)設(shè)置體系中的重要組成部分，對現(xiàn)代化技術(shù)的引入，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)的優(yōu)質(zhì)順利推進(jìn)創(chuàng)造提供便利性支持條件，尤其是在事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作。下面將對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行分析。

1現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

1.1檔案管理方式陳舊

盡管有部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位會對檔案進(jìn)行定期整理，然而管理模式往往過于老套，而且檔案樣式仍以紙質(zhì)為主，先對檔案進(jìn)行登記，再將各類檔案堆疊在大書架上，最后根據(jù)類型的不同貼上不同標(biāo)簽，這種管理模式效率低下，檔案調(diào)用和更新比較麻煩，而且大多數(shù)單位的檔案室通常較為陰暗潮濕，極容易使紙質(zhì)檔案受潮腐爛，不利于長久保存。

1.2檔案管理機(jī)制較為落后

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，雖然大部分事業(yè)單位逐漸開展自身的檔案管理工作，但總的來說，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，導(dǎo)致事業(yè)單位的人事管理機(jī)制依舊較為落后，直接導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位。個(gè)別事業(yè)單位由于獎懲制度不完善，無法進(jìn)行有效的工作創(chuàng)新，這些因素直接導(dǎo)致檔案管理工作處于不規(guī)范和不科學(xué)的狀態(tài)，最終影響了整體管理工作，導(dǎo)致其無法在事業(yè)單位改革過程中發(fā)揮應(yīng)有的效果。

1.3事業(yè)單位的檔案管理缺乏現(xiàn)代元素

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高新技術(shù)的融合程度直接決定了行業(yè)繁榮昌盛與否，融入了“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行發(fā)展已然成為“大勢所趨”，為了迎合此趨勢，事業(yè)單位的檔案管理雖然也相應(yīng)地融入了部分現(xiàn)代信息化元素，但信息化建設(shè)的落實(shí)度并不算高，較之其余行業(yè)仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發(fā)揮出信息化技術(shù)的真正優(yōu)勢，在實(shí)際對檔案進(jìn)行管理時(shí)未能真正應(yīng)用到現(xiàn)代化管理元素，同時(shí)一些先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)皆未能得到真正應(yīng)用，檔案管理手段更不盡科學(xué)，舉例而言，在我國目前的許多事業(yè)單位中，信息化技術(shù)的應(yīng)用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化狀況，如此現(xiàn)狀已然無法滿足當(dāng)代社會的需求。

2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

2.1構(gòu)建信息資源共享平臺，挖掘檔案資料潛在價(jià)值

事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理不僅是檔案管理方法的現(xiàn)代化創(chuàng)新，還包括檔案管理模式的整體性優(yōu)化。為此，事業(yè)單位應(yīng)針對自身檔案管理存在的不足之處，采取針對性的應(yīng)對措施，提高檔案管理的科學(xué)合理性，推動檔案管理機(jī)制的規(guī)范化。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)確保檔案現(xiàn)代化管理完全符合檔案的標(biāo)準(zhǔn)，如對分類、編號以及案卷目錄等項(xiàng)目都要做到標(biāo)準(zhǔn)化，且符合相關(guān)檔案管理規(guī)定。同時(shí)，檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)做到有法可依，確保檔案管理機(jī)制覆蓋到檔案管理的所有環(huán)節(jié)，從基礎(chǔ)的檔案信息收集整理到最后的檔案歸檔，都做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，避免出現(xiàn)檔案信息遺漏的狀況。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以逐步構(gòu)建信息資源共享平臺，將所有的信息資源放到共享平臺上，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高服務(wù)水準(zhǔn)，挖掘檔案資料潛在價(jià)值。

2.2對信息化環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案信息的安全水準(zhǔn)

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續(xù)與運(yùn)作的根本保障，通過對我國目前事業(yè)單位的信息化檔案管理進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，目前事業(yè)單位檔案管理內(nèi)的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環(huán)境、內(nèi)容環(huán)境等多種方面，在這多方面的內(nèi)容中，最重要的核心內(nèi)容便是信息的安全保密，實(shí)現(xiàn)信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準(zhǔn)的要旨所在。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，事業(yè)單位可以自規(guī)章制度、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行落實(shí)，舉例而言，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點(diǎn)，事業(yè)單位需要做好信息系統(tǒng)的安全工作，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行更新、對漏洞進(jìn)行修復(fù)，定期、不定期地關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化并預(yù)先制定好應(yīng)急措施，以此提升信息化檔案管理的安全;而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內(nèi)容，針對這一點(diǎn)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對單位內(nèi)部管理制度的建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，對工作人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，以此提升檔案管理安全水平。

2.3建立健全檔案管理制度

在進(jìn)行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時(shí)，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對已經(jīng)歸檔的工作人員進(jìn)行電子文件管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進(jìn)行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，對明確自己應(yīng)該如何進(jìn)行檔案管理，如何提升信息化建設(shè)的水平。檔案管理工作人員必須具備專業(yè)的素養(yǎng)，利用自己的專業(yè)性來開展信息化建設(shè)。只有管理人員的專業(yè)性得到一定程度的提高，在管理的過程中，遇到困難才能夠及時(shí)解決。檔案信息化建設(shè)管理人員可以不定時(shí)參加培訓(xùn)班，當(dāng)自己遇到問題或者能力不足時(shí)，可以通過培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)來解決自己所面對的問題，提高自己的專業(yè)性，從而在該崗位上盡心盡力地工作。組織各種交流活動，安排檔案管理人員進(jìn)修，重視業(yè)務(wù)之間的交流以及溝通，提升檔案管理者的計(jì)算機(jī)運(yùn)營水平，加強(qiáng)設(shè)備的管理以及維護(hù)。還要讓管理人員掌握電子檔案信息的采集，以及電子檔案的加工處理。從根本上提高管理人員的專業(yè)性，建設(shè)綜合型的人才隊(duì)伍，讓管理更加現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的提升。只有摒棄了傳統(tǒng)檔案的管理模式，才能夠更好地適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的要求，構(gòu)建檔案服務(wù)管理的新格局。

2.4提升檔案信息利用率

在檔案管理制度落實(shí)的過程中需要領(lǐng)導(dǎo)加大力度，給檔案工作人員明確任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，使檔案管理工作抓到位，檔案信息利用率大幅度提升，使檔案管理中的機(jī)制更加科學(xué)，同時(shí)有利于檔案管理工作的開展，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供有利的幫助，使檔案信息內(nèi)容能夠具有完整性。檔案管理制度的完善需要長期的時(shí)間，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，對單位的運(yùn)行進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的積極性，同時(shí)使工作人員了解到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理的整體水平。

結(jié)語

總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)緊緊跟隨時(shí)代步伐，逐步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，樹立全新的檔案管理理念，構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)平臺，為人們提供更加合理的服務(wù)內(nèi)容，深層次挖掘檔案的潛在價(jià)值，整體性優(yōu)化檔案管理流程。