石化企業(yè)人事檔案共享服務(wù)模式探討

張穎 李雪 益希春

摘要：人事檔案是集中記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料。人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，具有不可替代的重要作用。共享服務(wù)模式作為一種新型管理模式，以其集約高效的自身優(yōu)勢(shì)被越來(lái)越多的企業(yè)接受。人事檔案與共享服務(wù)模式的新型組合，將企業(yè)人力資源部門(mén)從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，將更多的精力投入到人力資源管理開(kāi)發(fā)與規(guī)劃等工作中，達(dá)到資源整合、降低成本、提高效率的目的。

關(guān)鍵詞：人事檔案;共享服務(wù);石化企業(yè)

人事檔案管理作為人力資源部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，各單位普遍較為重視，但由于受主客觀條件限制，目前中國(guó)石化各直屬企業(yè)檔案管理水平參差不齊，部分單位由于缺乏專(zhuān)職的檔案管理人員，或檔案存放設(shè)施不達(dá)標(biāo)等原因，檔案管理規(guī)范性較差，對(duì)開(kāi)展人事檔案共享服務(wù)需求較為迫切。

一、人事檔案共享服務(wù)的需求背景

（一）部分新成立單位急需提供人事檔案共享服務(wù)

隨著社會(huì)分工的專(zhuān)業(yè)化趨勢(shì)，為適應(yīng)行業(yè)發(fā)展規(guī)律和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，這些單位按照新體制機(jī)制要求，聚焦主業(yè)，精簡(jiǎn)管理人員，普遍存在人事檔案管理人員多為兼職，檔案基礎(chǔ)薄弱、檔案庫(kù)房設(shè)施不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象。目前絕大部分新成立單位的人事檔案仍分散在原各二級(jí)單位，或委托其他單位代管，這種模式既不利于現(xiàn)單位的查借閱利用，也存在較大的安全隱患及權(quán)責(zé)爭(zhēng)議。多數(shù)單位向中國(guó)石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)共享公司）表達(dá)了提供人事檔案審核、整理的共享服務(wù)訴求。

（二）部分單位檔案管理人員接替不足，對(duì)檔案共享服務(wù)潛在需求較大

隨著改革的不斷深化，許多單位每年新增就業(yè)人員較少，員工結(jié)構(gòu)呈老齡化趨勢(shì)，原從事檔案管理人員退休后，部分單位存在無(wú)合適人員接替現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案長(zhǎng)期無(wú)專(zhuān)人管理，對(duì)共享服務(wù)潛在需求較大。

（三）開(kāi)展檔案服務(wù)是共享服務(wù)公司自身發(fā)展的需要

近幾年，共享服務(wù)公司開(kāi)展的服務(wù)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，但與國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)相比仍有較大差距，與打造“國(guó)內(nèi)領(lǐng)先，國(guó)際一流”共享服務(wù)公司的愿景目標(biāo)要求不相適應(yīng)。開(kāi)展人事檔案共享服務(wù)，通過(guò)整合專(zhuān)業(yè)資源，為企業(yè)提供專(zhuān)業(yè)化服務(wù)，減輕企業(yè)事務(wù)性工作量，不僅能夠提高人事檔案規(guī)范化管理水平，而且可以有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，體現(xiàn)共享服務(wù)的自身價(jià)值，也可實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)公司自我的良性發(fā)展。

二、共享服務(wù)公司的資源優(yōu)勢(shì)

共享服務(wù)公司設(shè)置有人事檔案管理業(yè)務(wù)部門(mén)，專(zhuān)注于企業(yè)人事檔案業(yè)務(wù)服務(wù)工作。在日常業(yè)務(wù)工作中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步形成了四大專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)。

（一）制度優(yōu)勢(shì)

人事檔案服務(wù)工作參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中國(guó)石化干部人事檔案管理規(guī)定》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)制度執(zhí)行。結(jié)合工作實(shí)際，制定了部門(mén)職責(zé)、工作人員責(zé)任制、安全與保密、材料收集與歸檔、保管與保護(hù)、紀(jì)律與監(jiān)督等九項(xiàng)人事檔案管理制度。梳理確定了九個(gè)服務(wù)項(xiàng)目的流程與標(biāo)準(zhǔn)。在開(kāi)展人事檔案服務(wù)過(guò)程中，編制了《檔案業(yè)務(wù)服務(wù)合同》《員工保密承諾書(shū)》《員工備案表》《企業(yè)反饋評(píng)價(jià)表》等規(guī)范性文件，確保整個(gè)檔案服務(wù)流程有章可循、有法可依。

（二）硬件優(yōu)勢(shì)

庫(kù)房建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)。參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置專(zhuān)用檔案庫(kù)房，做到檔案庫(kù)房、閱檔室、整檔室和檔案管理人員辦公室四室分開(kāi)。

設(shè)施環(huán)境滿(mǎn)足要求。檔案庫(kù)房配備有密集架、三步梯、小推車(chē)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)控、滅火器、防火報(bào)警器、備用電源等設(shè)備，符合檔案“六防”安全要求。

安防系統(tǒng)保障有力。在檔案庫(kù)房的門(mén)、窗、走廊等入口處，檔案交接室、檔案借閱室均安裝了電子監(jiān)控探頭和防盜報(bào)警器等設(shè)備。最大程度確保檔案實(shí)體和信息資料的安全，使檔案庫(kù)房管理更具科學(xué)性、安全性。

（三）人才優(yōu)勢(shì)

共享服務(wù)公司具備一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，以東營(yíng)分公司為例，現(xiàn)有檔案管理人員10名，平均年齡39歲，均為中共黨員。均具備大學(xué)及以上學(xué)歷，其中研究生學(xué)歷3人。具有中級(jí)及以上職稱(chēng)8人，其中高級(jí)職稱(chēng)5人。全部檔案管理人員均具有5年以上人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，具備扎實(shí)的人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。

三、人事檔案共享服務(wù)模式

（一）服務(wù)工作理念

在開(kāi)展人事檔案服務(wù)時(shí)，堅(jiān)持合法、安全、可控原則，強(qiáng)化政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，通過(guò)雙方建立相應(yīng)的服務(wù)流程考核標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到人事檔案服務(wù)質(zhì)量可控，流程跟蹤、溝通及時(shí)、企業(yè)滿(mǎn)意的服務(wù)效果。

（二）服務(wù)工作流程

接收到企業(yè)人事檔案業(yè)務(wù)服務(wù)請(qǐng)求后，雙方召開(kāi)對(duì)接工作會(huì)議，就相關(guān)工作事宜進(jìn)行洽談商榷，同企業(yè)方簽訂《檔案業(yè)務(wù)服務(wù)合同》，同本公司員工簽訂《員工保密承諾書(shū)》等相關(guān)協(xié)議，填寫(xiě)檔案服務(wù)人員花名冊(cè)交接單并辦理移交清冊(cè)手續(xù)后，開(kāi)展后續(xù)的人事檔案服務(wù)工作。

（三）服務(wù)工作內(nèi)容

共享服務(wù)公司在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上，梳理出了人事檔案整理、寄存代管、檔案審核、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、查借閱、代辦轉(zhuǎn)遞、數(shù)字化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、協(xié)助辦理退休審核等8個(gè)服務(wù)項(xiàng)目，并分別制定了相關(guān)的業(yè)務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)。不僅可以為本地企業(yè)提供集中的寄存代管、審核、整理等服務(wù)，也可根據(jù)企業(yè)方實(shí)際需求，提供上門(mén)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、審核整理等服務(wù)。針對(duì)企業(yè)的不同需求，提供個(gè)性化的人事檔案定制服務(wù)。

（四）服務(wù)保障與風(fēng)險(xiǎn)管控

人事檔案是人力資源部門(mén)教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是人才資源重要的數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)，企業(yè)方最擔(dān)心的是檔案實(shí)體與信息安全問(wèn)題。共享服務(wù)公司制定了一套科學(xué)嚴(yán)密的流程，保障檔案風(fēng)險(xiǎn)可控，確保檔案實(shí)體及信息安全。同時(shí)，與企業(yè)方建立監(jiān)督機(jī)制和定期驗(yàn)收機(jī)制，企業(yè)方可以隨時(shí)了解工作進(jìn)展，對(duì)共享服務(wù)全流程進(jìn)行監(jiān)督及績(jī)效評(píng)估，確保整個(gè)工作任務(wù)高質(zhì)量完成。

（五）服務(wù)費(fèi)用

人事檔案共享服務(wù)收費(fèi)采取有償服務(wù)、適度收費(fèi)的原則，具體標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)計(jì)算各項(xiàng)成本支出并參考市場(chǎng)價(jià)位，由企業(yè)方和共享服務(wù)公司協(xié)商確定。

四、人事檔案共享服務(wù)成功案例

以某工程公司為例，該工程公司順應(yīng)專(zhuān)業(yè)化重組的改革趨勢(shì)，積極進(jìn)行內(nèi)部變革，選取下屬8家二級(jí)單位作為試點(diǎn)，啟動(dòng)“人事檔案區(qū)域化集中管理”項(xiàng)目，所選單位普遍存在檔案管理人員配置不足，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，檔案基礎(chǔ)薄弱，整理標(biāo)準(zhǔn)不一，材料收集歸檔不及時(shí)等共性問(wèn)題。公司旨在藉由區(qū)域化集中管理的方式，實(shí)現(xiàn)節(jié)約用工成本，優(yōu)化人員配置，提高檔案管理水平的目標(biāo)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人力資源共享服務(wù)體系構(gòu)建是一次組織變革和管理突破，人事檔案共享服務(wù)作為人力資源共享服務(wù)體系的一部分，它的發(fā)展也會(huì)面臨各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)。共享服務(wù)公司致力于為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)高效地人事檔案共享服務(wù)，未來(lái)應(yīng)多調(diào)研、多考察，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)地區(qū)好的工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)營(yíng)理念，檢視自身的優(yōu)勢(shì)與不足，創(chuàng)新工作思路和工作方法，不斷提升人事檔案服務(wù)業(yè)務(wù)水平，并充分利用大數(shù)據(jù)信息環(huán)境的有利影響，不斷探索人事檔案數(shù)字化信息開(kāi)發(fā)建設(shè)，與企業(yè)攜手實(shí)現(xiàn)共享共贏共促發(fā)展。

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