信息化查詢方法的比較研究

摘 要：萬物互聯(lián)時代，信息化的快速發(fā)展大大地提高了人們的工作效率，使用信息化的技術(shù)手段高效、安全地完成工作變得愈發(fā)重要。文章以某單位的圖書室為研究對象，分析了該單位的業(yè)務(wù)特點，指出了現(xiàn)階段圖書室收藏的電子資源查詢效率不高的問題，重點研究、比較了幾種信息化查詢方法，并結(jié)合該單位的業(yè)務(wù)特點提出了現(xiàn)階段提高圖書室收藏的電子資源查詢效率的最優(yōu)方案。文章對于其他單位的圖書室在提高其收藏的電子資源的查詢效率方面具有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：查詢方法;信息化手段;電子資源;Excel函數(shù);編程

0 ? 背景

萬物互聯(lián)時代，信息化在人們的工作、生活中已經(jīng)變得不可或缺。信息革命的實質(zhì)是腦力革命、增加智力，把人從繁瑣的腦力勞動中釋放出來，更好地解放人類、延展人的能力，以便人們從事更重要的工作。如今的信息資源分布范圍廣、產(chǎn)生速度快、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)多樣化、服務(wù)時效性強、數(shù)量巨大。電子資源一直是人們獲取信息的最重要手段[1]。推動圖書室電子資源建設(shè)與服務(wù)對于公共文化服務(wù)能力的提升具有重要意義[2]。采用信息化的方法將圖書室館藏的電子資源進行快速、全面的查找是體現(xiàn)圖書室信息化、服務(wù)現(xiàn)代化的表現(xiàn)。

某單位的業(yè)務(wù)特點是業(yè)務(wù)范疇以培訓(xùn)為主，既有行政培訓(xùn)又有面向市場的培訓(xùn);既有短期培訓(xùn)班，也有中、長期培訓(xùn)班;學(xué)員既有中、高層領(lǐng)導(dǎo)干部，又有基層干部和基層工作人員;既有面向黨政方向的培訓(xùn)內(nèi)容，又有面向本系統(tǒng)各專業(yè)方向的培訓(xùn)內(nèi)容;受訓(xùn)學(xué)員對服務(wù)質(zhì)量要求相對較高。

1 現(xiàn)存問題

目前該單位圖書室館藏約1 000多條電子資源記錄，一般情況下每半年就會將當(dāng)季新進的電子資源以一個Excel工作簿文件的形式進行存儲，新冠疫情期間每年將當(dāng)年新進的電子資源以一個Excel工作簿文件的形式進行存儲，如圖1所示。每個Excel工作簿文件都可能包含少數(shù)針對不同培訓(xùn)班次且不同教師的重復(fù)講題或不同講題的重復(fù)教師，而且每個記錄收藏的電子資源的Excel工作簿在順序、內(nèi)容、資源記錄數(shù)等方面均不相同。人們使用圖書室收藏的電子資源的目的是撰寫論文、報告，以滿足他們學(xué)習(xí)、工作的需要。該單位只有圖書室沒有圖書館，沒有完全采用信息化技術(shù)手段進行管理，而且圖書室剛剛面向全校的教職工、學(xué)員開放，進行查詢、借閱收藏的電子資源的人不少。目前該單位圖書室在收藏的電子資源查詢方面的問題如下：

（1）查詢只能以每個Excel工作簿文件為單位，在Excel環(huán)境中進行單個查詢，之后再將各Excel工作簿文件的查詢結(jié)果進行組合。

（2）查詢以講題、教師姓名的精確查詢?yōu)橹?，對于無法精確描述查詢對象的模糊查詢效率很低。

（3）查詢到的視頻文件由于出版時間、多次播放等因素有一定的損耗情況，而且很多用于工作、教學(xué)的電腦老化或性能不佳，使得有些視頻文件在某些電腦上播放至一半時電腦就會崩潰;而電腦的性能問題反過來也會加重視頻文件的損耗，形成惡性循環(huán)，影響培訓(xùn)、教學(xué)。

2 ? 解決方法

圖書室收藏的電子資源信息化程度不夠是造成目前問題的原因。因為目前該單位并沒有增加軟、硬件投入的考慮，所以需要通過采用切實可行的信息化技術(shù)手段，快速查詢到盡量多的收藏的電子資源以備不時之需。圖書室目前已經(jīng)將重要收藏的電子資源做了多渠道備份;但如果希望不再影響培訓(xùn)、教學(xué)，那么重點就需要解決查詢效率問題。因此，實際需求是通過輸入講題或教師（未必是精確輸入）便可把收藏的電子資源中的全部記錄進行查詢并顯示結(jié)果。筆者嘗試了如下的幾種信息化查詢方法，并進行了深入研究和比較。

2.1 方法1：使用vlookup函數(shù)進行查詢

（1）將每個記錄圖書室收藏的電子資源的Excel工作簿文件的講題列和教師列分別完成重復(fù)記錄查詢，并將查詢結(jié)果按照講題和教師是否重復(fù)進行排序。通過查找重復(fù)記錄，筆者發(fā)現(xiàn)每個工作簿中的重復(fù)講題或重復(fù)教師數(shù)目不多而且重復(fù)次數(shù)都是1次。

（2）將每個Excel工作簿文件中涉及重復(fù)講題或重復(fù)教師而且排序位置靠后的電子資源記錄單獨復(fù)制到一個新的Excel工作簿文件中備用。

（3）使用vlookup函數(shù)實現(xiàn)對每個Excel工作簿文件的跨簿查詢（除正向查詢外，筆者還使用了vlookup與choose函數(shù)相結(jié)合的方式實現(xiàn)反向查詢—不過最好調(diào)整列順序以便減少反向查詢，因為當(dāng)數(shù)據(jù)量過多時反向查詢非常耗費電腦資源）。

（4）使用vlookup函數(shù)將當(dāng)前查詢結(jié)果所在的工作簿與上述中新的Excel工作簿進行跨簿查詢（因為vlookup函數(shù)不支持一對多查詢，所以只能查詢到滿足條件的第一條記錄;現(xiàn)是將原先每個工作簿中的重復(fù)記錄進行關(guān)聯(lián)查詢）。

（5）小結(jié)：vlookup函數(shù)的優(yōu)點是支持跨工作表、跨工作簿查詢（見圖2），正向查詢效率高;缺點是反向查詢不易實現(xiàn)，而且不支持一對多查詢。所以，如果采用vlookup函數(shù)，就需要查重復(fù)值、排序，將原始數(shù)據(jù)記錄調(diào)整列順序（為了不過多耗費電腦資源盡量不使用反向查詢），還要多次使用vlookup函數(shù)來實現(xiàn)跨工作簿的一對多查詢。

2.2? 方法2：使用index+match函數(shù)查詢

它的優(yōu)點是支持反向查詢;缺點是不支持一對多查詢，而且跨工作表、跨工作簿查詢非常麻煩。如果采用index+match函數(shù)查詢，除了要采用方法1的（1）、（2）外，還要結(jié)合名稱管理器和offset函數(shù)實現(xiàn)跨工作簿的查詢，工作量很大而且反向查詢效率低下。所以，此方法對于圖書室收藏的電子資源的查詢并不適合。

2.3? 方法3：使用index+small+if+row函數(shù)查詢

這種方法的優(yōu)點是不需要事先對每個工作簿文件進行單列的重復(fù)值查詢，支持跨工作表、跨工作簿查詢;缺點是每當(dāng)進行跨工作表、跨工作簿查詢時，即使是公式下拉、復(fù)制也會經(jīng)常彈出打開文件的提示窗口，而且查詢時電腦運行速度非常慢、反向查詢并不方便、效率低下。所以，這種方法對于圖書室收藏的電子資源的查詢也不適合。

2.4? 方法4：編程實現(xiàn)查詢

（1）建數(shù)據(jù)庫，并將記錄各電子資源的Excel工作簿文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫表單中。

（2）使用編程語言調(diào)用ADO控件的方式訪問數(shù)據(jù)庫并對其進行查詢（見圖3），也可以根據(jù)需要與Excel函數(shù)結(jié)合來實現(xiàn)更好的查詢效果。

編程方法既不需要將每個Excel工作簿文件進行單列重復(fù)值查詢又不需要將原始記錄調(diào)整列順序，還支持一對多查詢;而且Excel擅長數(shù)據(jù)計算但不擅長數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)庫擅長數(shù)據(jù)管理但不擅長數(shù)據(jù)計算，將二者結(jié)合可以取長補短。因此，編程實現(xiàn)查詢是筆者推薦的最優(yōu)方案?？紤]到計算機的性能、軟件使用年限以及開發(fā)的時間成本等因素，筆者采用了現(xiàn)階段性價比最合理的編程語言和數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)。

3 結(jié)語

采用了信息化的查詢方法后，某單位圖書室收藏的電子資源的查詢效率顯著提高。萬物互聯(lián)時代已經(jīng)不再是單純的知識積累，而是知識的深度融合與高效綜合應(yīng)用。這就需要將多種信息化的技術(shù)方法和手段綜合使用來提高圖書室現(xiàn)有收藏的電子資源的查詢效率，需要館員不斷跟蹤信息化技術(shù)的發(fā)展動態(tài)、廣泛交流、深入細致地學(xué)習(xí)研究。只有這樣才能滿足大家對圖書室收藏的電子資源的查詢需求，使其能夠更好地為培訓(xùn)、教學(xué)、科研服務(wù)。

[參考文獻]

[1]林舜杰.圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢探究[J].傳媒論壇，2021（7）：135-136.

[2]魏磊威，姜曉曦，邵燕.數(shù)字圖書館推廣工程數(shù)字文化幫扶工作實踐與思考[J].圖書館論壇，2019（1）：58-62.

（編輯 傅金睿）

Comparison of several information inquiry methods： taking a library as an example

Zhou Feifei

（Ministry of Transport Management Cadre College， Langfang 065201， China）

Absrtact：In the era of interconnection of all things， the rapid development of information technology has greatly improved people’s work efficiency， and it has become more and more important to use the technical means of information technology to complete the work efficiently and safely. This paper takes the library of a certain unit as the research object， analyzes the business characteristics of the unit， points out the problem that the electronic resource query efficiency of library collection is not high at the present stage， and focuses on the research and comparison of several information query methods. This paper has certain reference significance for the library of other units in improving the query efficiency of electronic resources collected by them.

Key words：query methods; information technology; electronic resources; EXCEL functions; programming

基金項目：交通運輸安全生產(chǎn)機制研究;項目編號：2015332221390。

作者簡介：周緋菲（1974— ），女，上海人，副教授，碩士;研究方向：網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全，計算機應(yīng)用，計算機科學(xué)。