會展物流管理信息系統(tǒng)的構建及實施路徑分析

李曉晗

遼寧軌道交通職業(yè)學院，遼寧 沈陽 110023

當前各大企業(yè)蓬勃發(fā)展，帶動著會展經濟隨之提升，展品物流環(huán)節(jié)成為會展企業(yè)競爭的關鍵之一，場外物流配送與進場溝通等事宜十分重要，對展會的順利開展具有決定性作用。在網絡時代背景下，可通過創(chuàng)建會展物流網絡的方式，設計專門的會展物流管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的設計與應用，為參與主體提供更加專業(yè)的管理平臺，促進物流信息化水平提升，對資源與成本等全程監(jiān)控，確保展品及時展出，整個展會順利運行。

1 會展物流管理現(xiàn)狀

1.1 信息平臺不完善

當前物流基礎信息平臺建設較為匱乏，據(jù)統(tǒng)計，GPS（全球定位系統(tǒng)）與GIS（地理信息系統(tǒng)）技術在大型企業(yè)中的應用占比只有23%，在大規(guī)模物流企業(yè)中的應用只有12.5%，在許多中小企業(yè)中為0。部分企業(yè)已實現(xiàn)網絡訂單，但超過50%的企業(yè)仍然采用電子郵件形式對訂單進行生成與處理。在國際型展會中，對展會物品的處理完全采用EDI（電子數(shù)據(jù)交換，一種利用計算機進行商務處理的方式）模式的數(shù)量較少，大多數(shù)企業(yè)仍沿用郵件與人工填單等方式。近年來，展會數(shù)量不斷增加，會展物流實現(xiàn)蓬勃發(fā)展，信息技術更新?lián)Q代，管理信息系統(tǒng)在會展物流中的應用成為大勢所趨。

1.2 專業(yè)人才缺乏

當前，展會領域的專業(yè)化人才數(shù)量不足，高技能的會展經理更是屈指可數(shù)，物流服務者以現(xiàn)有人員和應屆畢業(yè)生為主。在信息化不斷推進之下，會展物流行業(yè)逐漸壯大起來，涉及許多相關知識的學習，對會展物流人員的專業(yè)性要求更加嚴格，不但要求其掌握高超的專業(yè)技能，還要靈活運用物流配送手段。根據(jù)國外發(fā)展經驗可知，企業(yè)要求物流專業(yè)人員應具備特定的知識儲備、豐富的實踐經驗，但現(xiàn)有人才在上述方面仍無法滿足，在一定程度上阻礙著會展物流的快速發(fā)展。

1.3 有效供給不足

與傳統(tǒng)物流相比，會展物流的利潤空間更大，企業(yè)發(fā)展更加迅速，但國內專業(yè)從事此類業(yè)務的供應商較少，實力雄厚的更是少之又少。以UPS等外資企業(yè)為主，中小物流企業(yè)幾乎只能提供分包服務，不具備專業(yè)的會展物流服務資質。究其原因，一方面會展業(yè)務與經濟管理、法律商貿、市場銷售等領域相關，完全符合上述要求的復合型人才鳳毛麟角；另一方面，會展業(yè)務貫穿整個物流工作鏈中，但不同環(huán)節(jié)的地域連貫性不足，如若將其看成企業(yè)的主要業(yè)務，則會增加經營不穩(wěn)定性與風險發(fā)生率，導致現(xiàn)有專業(yè)化、實力雄厚的物流供應商數(shù)量較少，有效供給遠遠不足[1]。

2 會展物流管理信息系統(tǒng)的構建

2.1 會展物流網絡創(chuàng)建

從本質上看，會展物流屬于展銷產品空間運輸與管理的過程，與主辦方、參展企業(yè)的經濟效益相關。在網絡時代背景下，信息系統(tǒng)要求根據(jù)展品特點與經濟規(guī)律，促進自身專業(yè)性提升。在供應鏈創(chuàng)新基礎上，建立高效完善的網絡化信息系統(tǒng)，將配送中心與會展場地相結合，形成物流與信息一體化模式，為參展商與觀眾之間實現(xiàn)物資的單向傳輸與信息的雙向溝通。在該系統(tǒng)中，中介物流服務可通過招標、競標等方式選取，為主辦方與參與方提供科學完善的外圍服務。上述主體可根據(jù)物流運輸、管理服務專業(yè)性，為會展物流提供技術與物質層面的保障。當參與者在會展中獲取觀眾的需求信息后，中介企業(yè)可結合實際情況為其提供相應的產品運輸服務，也可送貨上門。上述措施不但可提高產品運送的及時性與安全性，還可使整個運作效率得到顯著提升。

2.2 信息系統(tǒng)設計

信息系統(tǒng)構建可在會展籌備期為受眾、展商、活動、費用等管理提供支持，用戶可結合具體情況定義會展活動與相關屬性，并開展實時、綜合查詢服務，使會展中心能夠結合具體情況制訂相應的會展活動計劃，使物流業(yè)務中展品進出口、運輸、存儲、費用等事宜得到全面監(jiān)管，有利于領導者做出科學決策。在該系統(tǒng)中，主要包括物流信息與物流作業(yè)兩個模塊，前者是主辦方與參與主體在活動中進行信息管理的平臺，主要功能是活動信息采集、分類、匯總和查詢，做出最佳運輸線路選擇等決策，并結合信息反饋對運輸路線與方式進行調整。后者涉及的環(huán)節(jié)較多，是會展活動持續(xù)開展的基礎所在，主要內容為包裝、國際運輸、倉儲配送、搬運等。在信息系統(tǒng)中，通過對會展活動信息進行采集、加工、存儲與分析，構建相應模型，為用戶提供更加精準、實時可靠的數(shù)據(jù)，為用戶的各類需求提供反饋，使管理層更加便捷全面地了解實際情況，并依此做出正確決策[2]。

2.3 信息系統(tǒng)應用

信息系統(tǒng)的高效應用可促進會展活動圓滿完成，在主辦方、參展主體之間實現(xiàn)信息順暢溝通，促進會展資源整合，使展品運輸、信息反饋與倉儲等環(huán)節(jié)緊密結合起來。在系統(tǒng)業(yè)務流程中，最上層為會展物流參展商、場館方，通過登錄Web瀏覽器等方式實現(xiàn)彼此之間的交流與溝通。中間層為物流服務商，在網絡化的基礎上利用信息模塊，為服務商與企業(yè)內部各部門間的交流起到橋梁和紐帶的作用。最下層為各個工作站，在INTRANET基礎上構建而成。用戶在登錄頁面后，可對Web服務器進行激活，對相關應用進行調整，待處理完畢后可采用Web服務器將結果通過HTML的形式反饋給用戶，使客戶端能夠通過瀏覽器對結果進行接收。

3 會展物流管理信息系統(tǒng)的實施路徑

會展物流行業(yè)的專業(yè)性較強，如何在全行業(yè)中獲得競爭優(yōu)勢，不但要具備豐富的專業(yè)知識，還要靈活運用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，把控好物流行業(yè)在國際上的走勢。在有限的會展活動期間，以最短時間將展品運送到現(xiàn)場，確保展會開幕時順利展出。為了豐富信息系統(tǒng)的功能，可采取以下措施對其進行優(yōu)化與完善。

3.1 引入EDI系統(tǒng)

EDI指電子數(shù)據(jù)交換技術，將其應用到物流信息系統(tǒng)中，可將兩個合作主體的全過程以EDI信息網絡的形式傳送出去，并利用網絡技術對全部訂單進行細化和跟蹤處理。以某國際化物流企業(yè)為例，采用EDI技術進行航運，進而通過集裝箱進行數(shù)據(jù)交換與運輸，將海陸空等企業(yè)的各個部門系統(tǒng)銜接起來，縮短企業(yè)處理訂單的時長，降低應用頻率。EDI具有高效便捷等特點，在自動化技術的應用下為企業(yè)訂單、訂貨處理提供更多便利。該系統(tǒng)的規(guī)范化應用還可促進信息安全與可靠性提升，提高文件傳輸?shù)臏蚀_率，降低損失率與信息處理投入的成本。在國外發(fā)達國家中，EDI在物流行業(yè)的應用可為信息采集與處理提供有力工具，促進信息獲取與服務效率提升，減少合作雙方在溝通中花費的成本，為企業(yè)帶來更多益處。同時，該技術的應用還可轉變以往物流運作模式，加強與客戶間的溝通，提高客戶滿意度，精簡運輸流程，降低貨物跟蹤與運送時間方面的不確定性，促進企業(yè)核心競爭力的全面提升[3]。

3.2 完善信息與供應鏈體系

在網絡化背景下，物流信息管理效率不斷提升，采用新科技進行運營管理成為各個行業(yè)的首選，會展物流也是如此。當前，先進的物流企業(yè)都創(chuàng)建了獨立的物流信息系統(tǒng)。在會展物流中，信息技術與網絡系統(tǒng)相結合可更好地實現(xiàn)會展商對全部展品的實時查詢與跟蹤。新型信息體系中還具備網上訂艙、證件制作、海關、陸運與信息交換等服務。在精細化管理模式下，節(jié)約了企業(yè)的運營成本。與傳統(tǒng)供應鏈相比，現(xiàn)代化會展物流供應鏈有所區(qū)別，單純涉及產品與配套物資運輸。同時，因供應商與參展主體眾多，屬于“一對多”狀態(tài)。這說明物流供應鏈條縮短，但數(shù)量增加。在供應鏈管理中，也應根據(jù)會展供應鏈的實際情況，在傳統(tǒng)基礎上進行創(chuàng)新。相比而言，配送中心在供應鏈中處于中心位置，與其他參展商之間進行多向溝通，且在整個展會期間進行信息共享，使反應速度與貨物配送更加精準高效。

3.3 實施多方互聯(lián)

對于任何行業(yè)來說，政策的作用都是不容小覷的，會展物流行業(yè)發(fā)展離不開政府的支持。政府不但要在稅收方面給予支持和幫助，還要為其營造良好的發(fā)展環(huán)境，引導企業(yè)樹立長遠眼光做出正確規(guī)劃，采取協(xié)助、管理與引導等多種方式來實現(xiàn)。例如，當會展場地位于沿海口岸時，可為參展人員提供落地簽服務，或者允許過境參展商的工作者在特定時間內進行簽證。公安、海關、邊防等部門應對產品辦理手續(xù)進行精簡，實施一站式聯(lián)合檢查制度和高效便捷的檢驗模式，為會展廠商提供便捷的出入境服務。在國內各大省市進行會展物流流通時，應在政策層面加強與相關部門的溝通，根據(jù)現(xiàn)實需求構建高效、穩(wěn)定、成熟可靠的區(qū)域物流網絡體系。

4 結束語

綜上所述，對于國內外會展物流行業(yè)來說，都是朝著健康、快速的方向發(fā)展，構建科學完善的行業(yè)規(guī)范與物流信息平臺，對行業(yè)的發(fā)展具有重要作用?；诖?，應在網絡技術的支持下構建物流管理信息系統(tǒng)，并結合實際需求，通過多方互聯(lián)、完善信息與供應鏈體系、引入EDI系統(tǒng)等方式，使系統(tǒng)功能更加豐富全面，為管理者科學決策提供有力支持，帶動會展物流行業(yè)健康發(fā)展。