掌握職業(yè)技能對增強(qiáng)發(fā)文辦理質(zhì)量的影響因素分析

文/林邱成

行政事務(wù)文秘人員對領(lǐng)導(dǎo)工作起到助手和參謀作用，增強(qiáng)文秘人員自身素質(zhì)和職業(yè)技能工作經(jīng)驗，對做好機(jī)關(guān)發(fā)文辦理工作至關(guān)重要。筆者根據(jù)工作實踐認(rèn)為，影響文秘人員發(fā)文辦理質(zhì)量的因素較多，但只要掌握好文秘崗位應(yīng)有的技能，不斷提高文秘人員的自身素質(zhì)和寫作能力，就能夠確保發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文辦理質(zhì)量的水平，取得應(yīng)有的效果。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，是提高發(fā)文辦理質(zhì)量的重要前提

了解政策理論、具備良好的業(yè)務(wù)知識和文字表達(dá)能力，是提高文秘人員公文寫作質(zhì)量的必要條件。文秘人員在實際工作中必須具備以下幾個方面的修養(yǎng)要求。

（一）政策理論修養(yǎng)。在日常的發(fā)文辦理中，文秘人員對客觀世界的認(rèn)識水平和對政策理論的理解程度在工作中都會得到體現(xiàn)；政策理論修養(yǎng)的高低，直接影響到發(fā)文辦理的質(zhì)量。一個文秘人員能夠靈活運(yùn)用馬克思主義觀點和方法論，善于應(yīng)用當(dāng)前的各項工作要求，就不會停留在對現(xiàn)實材料的簡單認(rèn)識和處理上，就能夠透過現(xiàn)象看本質(zhì)。因此，筆者經(jīng)常利用工作之余學(xué)習(xí)馬克思主義哲學(xué)理論，學(xué)習(xí)黨和國家的方針、政策，通過閱讀報紙雜志，努力提高自身政策理論修養(yǎng)。

（二）業(yè)務(wù)知識修養(yǎng)。公文是依法行政和公務(wù)活動以及處理事務(wù)的重要工具，要正確使用這一工具，就必須以本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識為前提，拓展到多領(lǐng)域多行業(yè)，成為“多面手”。只有熟悉了業(yè)務(wù)知識，才能讓工作效率提升，為此，文秘人員必須熟悉掌握這兩樣“兵器”：一是專業(yè)業(yè)務(wù)知識，即熟悉行業(yè)術(shù)語，了解行業(yè)規(guī)范；二是基礎(chǔ)知識，包括社會科學(xué)、自然科學(xué)等方面的知識。因此，文秘人員除了學(xué)習(xí)一些基礎(chǔ)知識外，還要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和公文寫作以及本部門的專業(yè)業(yè)務(wù)知識，對國家和本部門的相關(guān)法律、法規(guī)做到熟悉掌握，并且定期尋找機(jī)會參加文秘專業(yè)培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)知識修養(yǎng)。

（三）詞章文體修養(yǎng)。公文寫作需要一定的詞章修養(yǎng)。公文寫作用語不僅要規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，而且要直接明了。公文寫作不同于其他文學(xué)作品，切不同隨意修辭，但是需具備良好的文字功底，詞句的表達(dá)一定要規(guī)范，章節(jié)要清晰。其中最基礎(chǔ)的技能就是要嚴(yán)格按照不同文種的格式進(jìn)行規(guī)范寫作，否則就會出現(xiàn)嚴(yán)重的錯誤。詞章文體修養(yǎng)需要長期堅持不懈地學(xué)習(xí)和積累，模仿也不失是有效的手段。因此，在工作實踐中，筆者會選擇規(guī)范的應(yīng)用文作為范本，不斷進(jìn)行模仿和練習(xí)。經(jīng)過長時間的歸納和整理，對于詞章文體的掌握也就變得極為熟練，應(yīng)用時就能得心應(yīng)手。

二、學(xué)會調(diào)研，是奠定發(fā)文辦理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)

文秘人員為了有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，有必要做一些調(diào)研工作，這也是文秘工作活動中的一種體現(xiàn)。它既是做好文秘工作的基礎(chǔ)，也是提高和鍛煉文秘人員工作能力和水平的重要方法。因此，根據(jù)工作需要，做好調(diào)研工作首先必須有目的、有針對性地選擇領(lǐng)導(dǎo)工作中帶有普遍性、傾向性以及急需解決的問題作為調(diào)研課題；其次，在確定了調(diào)研課題后，要圍繞課題做好知識和材料的準(zhǔn)備，也就是說，需要學(xué)習(xí)和掌握的內(nèi)容，并收集相關(guān)資料；再次，要制定一個科學(xué)合理、詳盡周到的調(diào)研計劃；最后，要創(chuàng)造合適的時機(jī)，選擇跟隨那些有豐富的理論和實踐經(jīng)驗的領(lǐng)導(dǎo)或參加相應(yīng)調(diào)研組開展專題調(diào)研，讓調(diào)研工作更加高效有序。

只有在深入調(diào)查、獲得材料的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮頭腦這個“加工廠”的作用，運(yùn)用適當(dāng)?shù)难芯糠椒ā叭ゴ秩【?、去偽存真、由此及彼、由表及里”地加工制作，抓住事物的本質(zhì)，把握事物規(guī)律，才會找到解決問題的有效辦法。因此，筆者深感調(diào)研既是基礎(chǔ)性工作，也是文秘人員提高寫作能力的一種重要途徑。

三、加強(qiáng)協(xié)作，是構(gòu)筑發(fā)文辦理質(zhì)量的重要橋梁

做好文秘工作應(yīng)具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和語言修辭能力以及邏輯思維能力。文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，擬稿工作必不可缺，擬稿發(fā)文辦理的第一環(huán)節(jié)，亦是整個公文處理過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)工作實踐，在擬稿的時候，首先，應(yīng)該要征求領(lǐng)導(dǎo)的意見、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖；其次，要經(jīng)過不斷的醞釀和討論；再次，要經(jīng)過調(diào)查了解；最后，經(jīng)過加工形成文稿后，再征求領(lǐng)導(dǎo)的意見。這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。針對需要多部門材料才能形成的文稿，文秘人員還應(yīng)做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作，尤其要把握好角色，把握好方法，把握好分寸，面對面地以磋商和建議的方式進(jìn)行問題的協(xié)調(diào)，避免“閉門造車”事件的發(fā)生。為了快速提高文秘人員的技能水平，筆者認(rèn)為必須堅持讀書看報，收看新聞，仔細(xì)分析上級機(jī)關(guān)的有關(guān)公文材料，細(xì)心揣摩，多看、多記、多寫，堅持勤思、常練、多改，虛心向有經(jīng)驗的同行學(xué)習(xí)，認(rèn)真做好協(xié)調(diào)工作，遇事避免主觀臆斷，只有這樣，才能不斷提高自己的寫作水平，勝任崗位工作。

四、注重審核修改，是確保發(fā)文辦理質(zhì)量的重要保障

發(fā)文辦理是以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，發(fā)文辦理程序首先是擬稿、審核與簽發(fā)；其次是核發(fā)、繕印與核對；最后是用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)。除了擬稿之外，發(fā)文辦理的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)是公文的審核。有經(jīng)驗的文秘人員都會堅持通過核稿以確保“發(fā)文質(zhì)量關(guān)”。公文的審核主要是指文秘人員在完成擬就的公文在呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須對公文的體例、內(nèi)容等進(jìn)行全面的審核和檢查。因此，筆者在核稿過程中都會嚴(yán)格按照公文審核規(guī)定的“六查”方式進(jìn)行核查，以確保發(fā)文質(zhì)量。通過“六查”后發(fā)現(xiàn)的問題，必須逐一切實糾正，屬于原則性的問題與具體業(yè)務(wù)問題，必須提出意見退給經(jīng)辦人修改，或與辦公室負(fù)責(zé)人共同研究修改；屬于文字表達(dá)上的具體問題，修改后應(yīng)酌情請辦公室負(fù)責(zé)人再看一次。針對書寫不工整或改動過多的文稿，應(yīng)堅持謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，從而確保發(fā)文的內(nèi)容和形式的規(guī)范和完整，避免出現(xiàn)不必要的失誤而影響了工作效率。