論合同管理的信息化建設(shè)

張耀濤 金國(guó)棟

海裝沈陽(yáng)局 吉林 長(zhǎng)春 130000

1 相關(guān)概念及內(nèi)涵論述

（1）合同管理。是指合同當(dāng)事人為了達(dá)到某種目的、實(shí)現(xiàn)某種利益，根據(jù)所處的現(xiàn)實(shí)情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，從前期的籌備、洽談、草擬，簽訂等，到合同真正生效后的履行、監(jiān)管、變更、續(xù)簽、糾紛解決等，再到合同失去其應(yīng)有的效力，整個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的一系列的管理行為，這就要求規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性必須貫徹合同管理的始終。依據(jù)于此，我們可知合同管理內(nèi)容應(yīng)包含以下幾個(gè)方面，即：立項(xiàng)、尋源、簽署、履行、歸檔、爭(zhēng)議解決、評(píng)估等。想要合同管理工作實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量，難么必須具備與之相適應(yīng)的高水平的管理機(jī)構(gòu)、專業(yè)的人才隊(duì)伍、合理的規(guī)章制度、科學(xué)規(guī)范的流程、標(biāo)準(zhǔn)化的表達(dá)及文本等[1]。

（2）合同管理信息化。它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用合同管理知識(shí)，建立和完善與發(fā)展需求相適應(yīng)的合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理全過(guò)程的信息化，從而提高合同管理工作效率和水平。合同管理信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，它的水平高低在影響著企業(yè)信息化建設(shè)的成效。

2 合同管理信息化建設(shè)的重要作用及意義

第一，科學(xué)配置，提高流轉(zhuǎn)效率。合同管理工作的流程復(fù)雜，建立合同管理信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)借閱、調(diào)轉(zhuǎn)、審批、查詢等工作的在線辦理，打通了上下級(jí)審查通道，打破了地域、時(shí)間限制，提高了合同流轉(zhuǎn)效率。

第二，系統(tǒng)固化，保障制度執(zhí)行。合同是具有法律效力的文本，其管理必須依法依規(guī)，而合同管理實(shí)現(xiàn)信息化后，整個(gè)管理工作的流程和相關(guān)制度都可以利用系統(tǒng)將其固化，在一定程度上規(guī)避了人為的不規(guī)范操作，為制度執(zhí)行提供了堅(jiān)強(qiáng)的保障[2]。

第三，海量?jī)?nèi)存，極大節(jié)約資源。紙質(zhì)合同文本存儲(chǔ)需要占用很大的空間和一定的條件，一旦遇到特殊情況，就可能丟失，造成不必要的損失。合同管理信息化后，可利用計(jì)算機(jī)海量存儲(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)保存，提高了合同管理的安全性，節(jié)約了大量的人力、物力、空間資源。

第四，數(shù)據(jù)處理，提供決策支持。合同管理信息化后，可以快速搜集大量的信息和數(shù)據(jù)，并且對(duì)合同管理過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)有效的分析，得出具有參考意義的數(shù)據(jù)和結(jié)果，為決策者的工作開(kāi)展提供幫助和支持。

3 合同管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

近年來(lái)，合同管理的信息化建設(shè)取得了一定的成效，但是仍然存在許多無(wú)法回避的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，部分企業(yè)對(duì)合同管理的信息化建設(shè)重視程度不夠，缺乏對(duì)合同管理信息建設(shè)的宣傳與培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員對(duì)相關(guān)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有充分調(diào)動(dòng)大家參與的主動(dòng)性和積極性；第二，缺乏相應(yīng)的人才隊(duì)伍建設(shè)，尤其是缺乏對(duì)IT技術(shù)人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致合同管理信息建設(shè)相關(guān)制度、配置流程、系統(tǒng)更新等工作都缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性。第三，合同管理的信息化建設(shè)工作尚未形成良性的互動(dòng)循環(huán)。大部分企業(yè)在推進(jìn)合同管理的信息化進(jìn)程中都是購(gòu)買已經(jīng)開(kāi)發(fā)好的硬件和軟件系統(tǒng)，一旦遇到問(wèn)題，就需要開(kāi)發(fā)企業(yè)給予相應(yīng)的問(wèn)題解決方案，消耗了大量的時(shí)間成本、溝通成本，在一定程度上影響了合同管理信息化的使用效果和推廣進(jìn)程[3]。

4 合同管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議

第一，夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化制度保障。在推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，必須加強(qiáng)制度供給。要建立和完善合同管理制度，進(jìn)一步細(xì)化合同內(nèi)容，明確管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作流程。要加強(qiáng)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)于合同的流轉(zhuǎn)審批、分類歸檔、調(diào)閱查看等操作和流程都要不斷優(yōu)化和完善。要進(jìn)一步明確管理責(zé)任，加強(qiáng)痕跡管理，做到每一個(gè)操作步驟都有跡可循，確保整個(gè)合同管理過(guò)程的安全性和可靠性。

第二，著力創(chuàng)新，強(qiáng)化技術(shù)保障。要把技術(shù)創(chuàng)新貫徹合同管理信息化建設(shè)的始終，不斷加大對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的研究和開(kāi)發(fā)力度。要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息內(nèi)容分析和處理，不斷優(yōu)化合同管理的環(huán)節(jié)和流程；要加強(qiáng)對(duì)整個(gè)合同管理系統(tǒng)運(yùn)行的邏輯性處理，不斷優(yōu)化和完善信息傳遞的條理性，進(jìn)一步提升效率和便捷程度；要加強(qiáng)不同功能模塊、不同周期階段之間的邏輯調(diào)配，進(jìn)一步促進(jìn)資源共享、信息共享[4]。

第三，打造隊(duì)伍，強(qiáng)化人才保障。要加強(qiáng)對(duì)合同管理相關(guān)工作人員的宣傳引導(dǎo)，無(wú)論是管理者、使用者，還是監(jiān)管者、評(píng)估者都要充分認(rèn)識(shí)到合同管理信息化建設(shè)的重要性。要進(jìn)一步提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)和能力，結(jié)合不同崗位需求，開(kāi)展專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)專家講授、業(yè)務(wù)交流等方式不斷更新相關(guān)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)。要鼓勵(lì)相關(guān)工作人員實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，并給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)人才參與相關(guān)工作的熱情。