辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度分析

王麗

摘要：21世紀，科學技術(shù)發(fā)展日新月異，采購管理作為社會生產(chǎn)、消費的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在分配資源和經(jīng)濟轉(zhuǎn)型發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。對于企業(yè)經(jīng)營管理而言，辦公用品的采購、分配、管理起著關(guān)鍵性作用。本文將詳細闡述企業(yè)辦公用品采購、發(fā)放中存在的問題以及具體的管理措施，相關(guān)觀點僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公用品;采購與發(fā)放;管理措施

前言：隨著經(jīng)濟社會發(fā)展水平的提升，企業(yè)管理流程朝著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展，逐漸成為企業(yè)發(fā)展中重點關(guān)注的問題。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，實現(xiàn)辦公用品科學管理，有利于推動管理質(zhì)量的提升。為此，企業(yè)要深入分析和研究辦公用品采購與發(fā)放流程以及管理制度。

1.企業(yè)辦公用品采購與發(fā)放流程及管理中存在的不足

1.1辦公用品管理人員缺乏專業(yè)性

部分企業(yè)辦公用品管理意識薄弱，還沒有建立完善、有效的辦公用品管理制度，也沒有制定完善的管理者問責制度，在這種情況下即使產(chǎn)生了十分嚴重的后果也不會受到應有的懲罰[1]。還有部分企業(yè)沒有建立維護辦公用品體系，甚至設備丟失不會追究相關(guān)人員的責任，這會導致企業(yè)辦公用品丟失問題嚴重。

1.2辦公用品管理制度缺乏完善性

在企業(yè)辦公用品管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理理念滯后，管理體系不完善等問題，這會阻礙管理措施的有效實施。在辦公用品管理中，折舊期較短，無法有效管理折舊后的辦公用品。同時由于缺乏科學有效的辦公用品管理措施，企業(yè)無法妥善處理重復使用的辦公用品，這導致企業(yè)辦公用品損失更加嚴重。

1.3對辦公用品缺乏有效的統(tǒng)計和管理

由于部分企業(yè)長期沒有有效統(tǒng)計和管理辦公用品，因此辦公用品的數(shù)量和實際損壞情況沒有準確的統(tǒng)計結(jié)果，部分管理人員甚至不知道某些辦公用品的用途是什么。部分企業(yè)在購買辦公用品前的批準比較隨意，會購買大量額外的辦公用品，這會導致資金浪費現(xiàn)象嚴重，積壓大量的物品，進而大大增加企業(yè)辦公用品成本支出。

2.企業(yè)辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理策略

2.1強化辦公用品管理人才的培養(yǎng)

在辦公用品采購方面，我國企業(yè)還有很大的進步空間。擁有本科學歷的采購管理人員數(shù)量較少，專業(yè)采購人員匱乏，并且我國在采購人員培養(yǎng)方面沒有形成完整的培養(yǎng)方案，與發(fā)達國家相比較為落后。雖然設置了采購管理專業(yè)，但是仍然以吸收國外經(jīng)驗為主，但是由于我國經(jīng)濟發(fā)展、政治、文化等與國外不同，因此會導致辦公用品采購與發(fā)放管理專業(yè)人才的培養(yǎng)進度緩慢。為了有效管理企業(yè)的辦公用品，避免產(chǎn)生不必要的損失[2]。首先，企業(yè)辦公用品管理人員必須經(jīng)過專業(yè)培訓和教育，通過實施廣泛的宣傳措施，強化辦公用品管理意識。特別是要增強相關(guān)負責人的管理意識，使他們形成正確的辦公用品管理思想，為辦公用品的有效采購和發(fā)放提供必要保障。除此之外，在培訓管理人員中，要求他們掌握管理步驟和具體的管理過程，并積極制定完善的管理制度，提升辦公用品采購和發(fā)放流程的規(guī)范性，防止出現(xiàn)資產(chǎn)損失和漏洞。

2.2制定完善的辦公用品管理制度

管理制度是管理質(zhì)量提升的必要保障，不同企業(yè)要根據(jù)其實際的工作特點，建立有針對性的辦公用品管理制度。根據(jù)辦公用品管理現(xiàn)狀，成立專門的辦公用品管理機構(gòu)。如果企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)量少，那么可以將生產(chǎn)部門、財務部門合并，共同管理辦公用品，并及時注冊超過使用期限的設備。同時要統(tǒng)一更換超過使用期限的設備，防止零散的設備更換，帶來嚴重的損失[3]。除此之外，要建立完善的辦公用品采購系統(tǒng)。在具體的辦公用品采購中，特別是需要使用更多辦公用品的企業(yè)，可以通過招標的方式確定自己的供應商。在競標前要全面審查供應商的資格、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨水平等。也要建立完善的問責制度，將責任落實到每個部門和工作人員身上。在固定資產(chǎn)管理中，要嚴格規(guī)范業(yè)務流程，詳細注冊和檢查資產(chǎn)分配、變更。在驗收固定資產(chǎn)時，要強化實物驗收，保證驗收單位資質(zhì)合格。

2.3優(yōu)化辦公用品的采購和發(fā)放流程

企業(yè)在分發(fā)辦公用品中，要制定科學的管理措施，保證分發(fā)流程的合理性。積極構(gòu)建先進的辦公用品采購和分發(fā)系統(tǒng)，企業(yè)辦公用品采購和分配系統(tǒng)主要由審批管理、系統(tǒng)管理、申請管理組成，其中申請人、系統(tǒng)經(jīng)理、批準人等與辦公用品的采購和分發(fā)息息相關(guān)，涉及的過程包括統(tǒng)計過程、申請過程等。比如在辦公用品申請管理中，申請人要在系統(tǒng)中準確、詳細的填寫申請表格，表格中包括辦公用品使用的數(shù)量、使用的原因和基本類型等，當確認表格后會在系統(tǒng)中形成相應的申請表[4]。批準人需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定批準申請，隨后系統(tǒng)會自動保存，最終形成簽發(fā)表格。如果申請與相關(guān)要求不符，那么系統(tǒng)會將申請表退回給申請人，并且附有審批意見和建議，為申請人更改申請表提供指引。當修改完成后，申請人可以再次申請。辦公用品管理人員在收貨過程中，要嚴格按照辦公用品的數(shù)量、品牌等進行分發(fā)，保證分發(fā)的正確性。

管理人員要完整保存批準信息和審批信息，對于不合規(guī)的操作，管理人員有權(quán)要求再次審核，從而為辦公用品的合理分配提供必要保障。在生成電子系統(tǒng)的收據(jù)文件中，要詳細顯示其中包含的信息，為檢查提供便利[5]。管理人員要在分發(fā)辦公用品中增強自身的責任感，從而防止出現(xiàn)分配和使用不一致的現(xiàn)象。除此之外，要詳細注冊和檢查資產(chǎn)的分配、變更，在檢查固定資產(chǎn)中，必須檢查實物。

結(jié)語：

隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的提升，辦公用品管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性日益提升。為此，在辦公用品管理上，要加強制度建設，優(yōu)化采購發(fā)放流程，結(jié)合企業(yè)實際經(jīng)營情況，制定科學的管理方案，從而更加有效維護資產(chǎn)價值，提升辦公用品管理水平。

參考文獻：

[1]周煥珍. 辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度分析[J]. 赤子，2019（28）：138-139.

[2]危南雁. 辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度的分析[J]. 智富時代，2019（1）：96.

[3]李雪蕊. 辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度研究[J]. 辦公室業(yè)務，2019（22）：62.

[4]費燕，楊璐. 淺談低值易耗品及辦公用品管理系統(tǒng)的開發(fā)心得[J]. 計算機光盤軟件與應用，2020（6）：199-199，198.

[5]王炳江. 基于多用戶的高校圖書館辦公用品管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J]. 河北科技圖苑，2019，26（1）：87-88，40.