中學(xué)檔案信息資源管理存在的問題及優(yōu)化策略

杜麗霞

【摘要】學(xué)校檔案信息反映學(xué)校教育教學(xué)等方面的情況，用好學(xué)校檔案信息資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理、深度開發(fā)使用，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源管理的價(jià)值。本文對(duì)當(dāng)前中學(xué)檔案信息資源管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出一些相應(yīng)的優(yōu)化管理策略。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；檔案管理；優(yōu)化策略

【中圖分類號(hào)】G473.3【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號(hào)】1004—0463（2021）19—0038—03

檔案是重要的公共信息資源，記錄著人類社會(huì)活動(dòng)的信息，檔案資源的管理和使用影響著各項(xiàng)工作的進(jìn)展[1]。中學(xué)檔案是學(xué)校教研和管理活動(dòng)的載體，中學(xué)檔案管理是學(xué)校信息資源管理的重要內(nèi)容，有助于學(xué)校教學(xué)研究及育人文化傳承。隨著社會(huì)信息化發(fā)展，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理與使用方式方法已經(jīng)不能滿足學(xué)校發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的需求，只有有效地讓檔案信息資源融入數(shù)據(jù)開放的大環(huán)境[2]，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的價(jià)值，提升檔案信息服務(wù)功能，才能更好地滿足學(xué)校日益多樣化、多層次的信息需求，滿足新時(shí)期中學(xué)檔案信息資源管理的新要求。

一、當(dāng)前中學(xué)檔案信息資源管理存在的問題

1.對(duì)中學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足、管理意識(shí)淡薄。檔案信息管理工作對(duì)于中學(xué)而言，是一項(xiàng)重要的長(zhǎng)期性工作。要想做好高質(zhì)量、現(xiàn)代化的檔案信息管理工作，需要學(xué)校重視檔案信息管理，做好檔案信息管理工作的專項(xiàng)管理以及各部門的分工協(xié)作，把檔案信息資源管理納入學(xué)校長(zhǎng)期工作。但當(dāng)前很多中學(xué)存在管理經(jīng)費(fèi)緊張、人員不足、管理者能力不足、工作重點(diǎn)不明確等情況，導(dǎo)致檔案信息資源管理工作在學(xué)校整體管理工作體系中處于薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前，學(xué)校整體管理工作一般圍繞教學(xué)展開，注重教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生管理，而檔案信息資源管理等相關(guān)工作通常被認(rèn)為是不重要的輔助性工作。因此，學(xué)校對(duì)檔案信息管理工作的重視程度不夠、檔案管理專業(yè)人員缺乏、經(jīng)費(fèi)支出有限，不太注重檔案數(shù)據(jù)的收集整理和動(dòng)態(tài)管理，導(dǎo)致學(xué)校檔案信息資源管理工作長(zhǎng)期處于停滯的狀態(tài)。

2.檔案信息資源內(nèi)容單一，缺乏動(dòng)態(tài)管理。目前很多中學(xué)檔案信息資源中所包含的內(nèi)容單一，主要是學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)登記、獎(jiǎng)懲記錄等，涉及學(xué)校相關(guān)資料的內(nèi)容主要以建校發(fā)展大事記為主，很多中學(xué)甚至并未形成規(guī)范、科學(xué)的建檔工作流程，收集到的檔案信息內(nèi)容不統(tǒng)一，缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，致使檔案信息資源內(nèi)容整體缺乏實(shí)用性。

還有一些中學(xué)已有的檔案信息資源較陳舊、更新不及時(shí)、信息資源內(nèi)容缺失，無法體現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的時(shí)效性和系統(tǒng)性。再加上檔案管理經(jīng)費(fèi)、人員不足，很多中學(xué)檔案管理工作多采用傳統(tǒng)的檔案收集和管理模式，更新速度慢、查詢方式傳統(tǒng)，未實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理，檔案信息錯(cuò)漏和丟失風(fēng)險(xiǎn)大，調(diào)閱查詢難度大。而在信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，我們必須清醒認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的中學(xué)檔案靜態(tài)管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今信息化時(shí)代的新要求。

3.檔案管理專業(yè)人才缺乏、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)欠缺。在很多中學(xué)的組織管理結(jié)構(gòu)中，并沒有設(shè)專門的檔案管理部門，檔案管理人員多由教師兼任，甚至長(zhǎng)期沒有檔案管理人員，使學(xué)校檔案管理工作處于“真空”地帶。另外，一些中學(xué)不能主動(dòng)引進(jìn)檔案管理方面的專業(yè)人才，使學(xué)校檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性。

從檔案資源利用的角度來說，缺乏專業(yè)的管理部門和人員，容易使學(xué)校檔案信息資源內(nèi)容單一、有效使用率下降，難以發(fā)揮檔案信息資源的作用。從檔案管理人員的素質(zhì)方面來說，學(xué)校往往比較容易忽視對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力的審核與培訓(xùn)。再加上現(xiàn)有人員對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的流程不熟練，不具備相關(guān)的檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)等學(xué)科知識(shí)能力，致使檔案管理工作低效化，檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)內(nèi)容十分單一。

當(dāng)前處于信息化時(shí)代，對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下的檔案信息管理工作提出了更高要求，檔案信息的采集、存儲(chǔ)、管理需要更多體現(xiàn)智能化、科技化、現(xiàn)代化。而當(dāng)前一些中學(xué)的軟硬件條件還遠(yuǎn)達(dá)不到上述要求，檔案管理未納入信息化校園網(wǎng)絡(luò)管理范疇、檔案管理技術(shù)設(shè)備落后等問題明顯，因而出現(xiàn)檔案管理低效的情況，與現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理要求相差甚遠(yuǎn)。

二、中學(xué)檔案信息資源管理的優(yōu)化策略

1.提升檔案信息管理水平，使管理過程規(guī)范化。要做好中學(xué)檔案信息管理工作、提升檔案信息管理水平，首先要解決的是學(xué)校檔案信息管理人員管理意識(shí)和理念落后的問題。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)學(xué)校檔案信息管理方面的培訓(xùn)，讓相關(guān)人員從思想上重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案信息管理在學(xué)校管理和學(xué)校發(fā)展中的重要作用，把檔案管理作為一項(xiàng)重要工作認(rèn)真對(duì)待。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案是學(xué)校教師教學(xué)工作和學(xué)生參加各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，在學(xué)校教育教學(xué)管理過程中起著記錄過往、指引發(fā)展的重要作用。要使現(xiàn)有的檔案信管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，急需更新相關(guān)人員的檔案管理思路和管理方式。因此，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、提升相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理統(tǒng)籌能力和水平至關(guān)重要。

在學(xué)校檔案管理工作中，還應(yīng)做到統(tǒng)籌布局、專人負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)各部門統(tǒng)一配合，教學(xué)工作、學(xué)生成績(jī)動(dòng)態(tài)管理、學(xué)校發(fā)展等內(nèi)容都應(yīng)融入檔案信息管理工作中，使檔案信息管理工作常態(tài)化。要把檔案信息管理工作的成效作為評(píng)價(jià)和考核相關(guān)人員工作的內(nèi)容，以此提升檔案信息管理在學(xué)校整體教育教學(xué)管理過程中的地位。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)，使管理工作專業(yè)化、信息化。信息化時(shí)代的檔案信息管理和開發(fā)，在技術(shù)層面和管理層面有新的更高要求，不僅要借助新技術(shù)新手段，還要求從業(yè)人員具備更高的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)[3]。這就需要學(xué)校在人員設(shè)置方面進(jìn)行調(diào)整，有條件的學(xué)?？梢砸M(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，或者加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員關(guān)于信息技術(shù)應(yīng)用和檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

同時(shí)，轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)理念，將傳統(tǒng)的以資源為中心的管理側(cè)重點(diǎn)變?yōu)橐孕枨鬄橹行牡臋n案管理側(cè)重點(diǎn)，重視學(xué)校、師生和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，以需求為導(dǎo)向開發(fā)學(xué)校檔案資源，不斷提升服務(wù)意識(shí)，以積極主動(dòng)的工作理念做好檔案信息管理工作。

由于很多學(xué)校的檔案管理工作存在檔案信息資源內(nèi)容單一、信息不全、查找使用不便、更新速度慢等問題，對(duì)此，需要加大對(duì)檔案信息資源管理的支持力度，包括資金、技術(shù)和設(shè)備等方面的支持。而在檔案信息內(nèi)容方面，應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大信息資源的范圍廣度和內(nèi)容深度，除了傳統(tǒng)的教研、學(xué)生管理等方面的內(nèi)容外，還可以主動(dòng)搜集學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)、黨群管理、學(xué)生發(fā)展、家校合作、校友發(fā)展等方面的檔案資料，豐富檔案信息內(nèi)容，提高檔案信息的質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)已有檔案信息進(jìn)行優(yōu)化管理，及時(shí)更新、分類管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的使用價(jià)值。

3.用好信息技術(shù)，使檔案管理更加科學(xué)化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息不便于保存、容量有限、更新慢，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，可以說，中學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是必然趨勢(shì)。具體來講，首先，要對(duì)已建立的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，以檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案進(jìn)行檔案信息歸類、整理、存儲(chǔ)。其次，要規(guī)范檔案管理的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，以信息化檔案的標(biāo)引、檢索規(guī)則及方法，建立符合學(xué)校實(shí)際的檔案管理機(jī)制。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息采集和開發(fā)使用離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此檔案信息的收集整理和查詢檢索都應(yīng)當(dāng)適應(yīng)當(dāng)下的時(shí)代要求[4]。具體來講，中學(xué)需要在檔案信息管理工作中發(fā)揮計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的功能，配備將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的設(shè)施設(shè)備，開發(fā)適用于學(xué)校實(shí)際的檔案信息管理系統(tǒng)，解決系統(tǒng)通用性問題，適當(dāng)發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。

4.豐富檔案內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理方式。當(dāng)前，注重素質(zhì)教育、提倡全面發(fā)展已成為學(xué)校的主流教育觀念。在學(xué)校發(fā)展和教師隊(duì)伍建設(shè)方面，“三全育人”和師德師風(fēng)建設(shè)等內(nèi)容也被納入學(xué)校日常工作的重點(diǎn)。在此背景下，學(xué)校檔案信息管理工作需要不斷適應(yīng)學(xué)校的快速轉(zhuǎn)型發(fā)展，以滿足全方位育人和德智體美勞全面發(fā)展的育人信息需求。因此，在檔案內(nèi)容上，可以進(jìn)行拓展，比如增加師德師風(fēng)檔案評(píng)價(jià)相關(guān)材料，完善家校共育、學(xué)生德育和智育提升方案評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)過程，增加學(xué)生參與社會(huì)服務(wù)和志愿服務(wù)過程等內(nèi)容。只有不斷豐富檔案信息資料的內(nèi)容和種類，創(chuàng)新學(xué)校檔案信息資源管理方式，才能使學(xué)校信息檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代教育發(fā)展。

總體來看，檔案信息資源管理工作對(duì)中學(xué)教育教學(xué)管理起著重要的推動(dòng)作用，檔案信息管理方式和內(nèi)容必須滿足新時(shí)代教育發(fā)展的新要求。檔案信息管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、專業(yè)性的工作，需要相關(guān)人員在管理意識(shí)上站位高，在管理水平上提升專業(yè)能力。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，要不斷更新檔案信息管理的方式和內(nèi)容，以適應(yīng)信息時(shí)代背景下的教育發(fā)展要求[5]。因此，針對(duì)當(dāng)前的學(xué)校檔案信息管理工作，需要我們提升管理意識(shí)、培養(yǎng)專業(yè)人才，建設(shè)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，學(xué)習(xí)和利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息管理過程中的方式和內(nèi)容進(jìn)行新的探索，真正發(fā)揮檔案信息資源在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的積極作用，充分發(fā)揮檔案信息資源助力教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)、教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展的作用。

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編輯：彭雪亮