圖書館科技查新服務(wù)優(yōu)化研究

劉媛

摘 要：隨著查新業(yè)務(wù)的發(fā)展，查新的流程優(yōu)化管理工作越來越重要，本文具體就科技查新管理中的任務(wù)自動化分配機(jī)制進(jìn)行了研究，具體包括查新人員自動分配機(jī)制的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。在查新人員自動分配機(jī)制中，引入“組”的概念來表示學(xué)科分類，通過“組”建立查新任務(wù)與查新員的映射，最后實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動分配。

關(guān)鍵詞：科技查新;任務(wù)自動化分配;團(tuán)隊(duì);學(xué)科分類;最大出現(xiàn)概率

科技查新是以文獻(xiàn)檢索為基礎(chǔ)，以情報(bào)分析為手段，從科學(xué)技術(shù)發(fā)展的宏觀角度，為客觀評價(jià)科研課題與成果的新穎性、先進(jìn)性、實(shí)用性提供依據(jù)，是一項(xiàng)為輔助科技評估和同行專家評議提供客觀文獻(xiàn)信息依據(jù)的新型科技信息咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)。查新具有較強(qiáng)的時(shí)限性，查新人員需要在很短的時(shí)間內(nèi)，完成大量的查新報(bào)告，但是查新本身是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的任務(wù)，需要深厚的專業(yè)技術(shù)背景，因此如何保證查新任務(wù)的合理和高效分配是一個(gè)亟待解決的問題。本文具體研究的是查新任務(wù)自動化分配，從而使查新工作能夠科學(xué)化、高效化。

一、查新任務(wù)自動分配的必要性

1.查新任務(wù)自動管理的現(xiàn)狀

本文調(diào)查了廣東地區(qū)包括中山大學(xué)、華南理工大學(xué)、廣州中醫(yī)藥大學(xué)、南方醫(yī)科大學(xué)、深圳大學(xué)、暨南大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)8所具備教育部認(rèn)定部級科技查新站的科技查新情況，大部分高校（包括華南理工大學(xué)、廣州中醫(yī)藥大學(xué)、南方醫(yī)科大學(xué)、深圳大學(xué)、暨南大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)）都能夠接受校外單位的科技查新委托，委托的渠道一般是郵箱和現(xiàn)場，很少有科技查新站采用專門的科技查新系統(tǒng)，用于提交查新委托和查新管理。并且現(xiàn)有的查新系統(tǒng)中，側(cè)重用戶網(wǎng)上查新申請、撰寫報(bào)告、查新項(xiàng)目歸檔、統(tǒng)計(jì)等功能模塊的設(shè)計(jì)，查新項(xiàng)目分配均采用以系統(tǒng)管理員身份登錄系統(tǒng)，以手工錄入方式分配給查新員，這種方式自動化程度過低，浪費(fèi)人力、物力。

本文能夠查新任務(wù)分配引入“組”的概念，通過“組”建立查新任務(wù)與查新員的映射，最后實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動分配，這種機(jī)制能夠提高查新工作效率，節(jié)省人力資源。尤其是當(dāng)系統(tǒng)在同一時(shí)間段有多個(gè)查新項(xiàng)目請求提交時(shí)，這種機(jī)制發(fā)揮的作用更加顯著。

2.查新任務(wù)自動分配的含義

當(dāng)一個(gè)科技查新任務(wù)自動分配下來，科技查新任務(wù)的管理工作包括科技查新任務(wù)的分配和科技查新工作的審核。科技查新任務(wù)的分配包括把查新任務(wù)自動分配給合適的查新人員和查新任務(wù)的時(shí)間分配設(shè)置。

3.查新任務(wù)分配的原則

科技查新中存在很多問題，不同科技查新涉及不同學(xué)科，甚至有的查新涉及很多交叉學(xué)科，同時(shí)查新員自身也存在各種特質(zhì)，如專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)、態(tài)度、時(shí)間配置等，這一系列因素都能影響到查新任務(wù)自動分配。因此，考慮科技查新任務(wù)自動分配原則是科技查新任務(wù)管理工作中首要解決的問題。

（1）查新任務(wù)人員自動分配

科學(xué)性：查新任務(wù)自動分配的科學(xué)性是指怎樣把一個(gè)查新分配給合適的查新人員做出一份高質(zhì)量查新報(bào)告。根據(jù)“高校科技創(chuàng)新活動中的科技查新工作”中提到的“查新報(bào)告的質(zhì)量一方面取決于查新員的經(jīng)驗(yàn)、水平和態(tài)度;另一方面也取決于審核員和查新管理人員是否做了嚴(yán)格要求”，由于查新員態(tài)度很難用數(shù)據(jù)量化，本文主要從查新員的經(jīng)驗(yàn)、所學(xué)專業(yè)方面考慮科學(xué)性。

高效性：查新任務(wù)自動分配的科學(xué)性是指怎樣把一個(gè)查新分配給合適的查新人員，使其在最短的時(shí)間內(nèi)完成查新報(bào)告，這種要求在很大程度上取決于查新員的經(jīng)驗(yàn)、水平和態(tài)度，同理本文主要從查新員的經(jīng)驗(yàn)、所學(xué)專業(yè)方面考慮高效性。

綜上所述，基于保證查新任務(wù)自動分配的科學(xué)和高效性的前提下，查新任務(wù)自動分配有兩個(gè)考量參數(shù)：一個(gè)表示專業(yè)的參數(shù)，一個(gè)表示查新員查新經(jīng)驗(yàn)的參數(shù)。

（2）查新任務(wù)的時(shí)間分配

影響查新任務(wù)完成時(shí)間的因素有很多，包括查新委托方的需求、查新員經(jīng)驗(yàn)、查新員所學(xué)專業(yè)是否和查新項(xiàng)目專業(yè)對口等。實(shí)現(xiàn)查新任務(wù)時(shí)間的個(gè)性化設(shè)置是最佳選擇，但是這種個(gè)性化設(shè)置太繁雜，加大了系統(tǒng)運(yùn)行成本，降低了系統(tǒng)運(yùn)行速度，所以本項(xiàng)目采取調(diào)研方式來設(shè)置查新任務(wù)的時(shí)間，通過收集包括吉林大學(xué)、清華大學(xué)、浙江大學(xué)、東南大學(xué)、中山大學(xué)、華南理工大學(xué)等32所高校的查新情況，具體見文獻(xiàn)。本文重點(diǎn)就如何將查新任務(wù)科學(xué)合理地分配給查新人員進(jìn)行研究。

二、查新任務(wù)人員分配規(guī)則設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

在查新任務(wù)自動分配管理機(jī)制中，引入“組”的概念，通俗來講“組”表示查新項(xiàng)目在專業(yè)學(xué)科分類，是一個(gè)表示專業(yè)學(xué)科的參數(shù)。“組”的作用是通過“組”建立科技委托單與查新員的聯(lián)系。比如，當(dāng)一個(gè)科技查新委托遞交到系統(tǒng)時(shí)，將查新委托映射到“組”，然后再結(jié)合查新委托時(shí)間分配給“組”下的查新員。

1.查新任務(wù)人員分配規(guī)則設(shè)計(jì)

（1）“組”的設(shè)計(jì)

根據(jù)中國期刊網(wǎng)的總目錄標(biāo)準(zhǔn)：理工A（數(shù)學(xué)物理力學(xué)天地生）、理工B（化學(xué)化工冶金環(huán)境礦業(yè)）、理工C（機(jī)電航空交通水利建筑能源），農(nóng)業(yè)、醫(yī)藥衛(wèi)生、文史哲、政治軍事與法律、教育與社會科學(xué)綜合、電子技術(shù)及信息科學(xué)、經(jīng)濟(jì)與管理，查新任務(wù)自動分配機(jī)制的設(shè)計(jì)可以根據(jù)查新站的人員實(shí)際情況和項(xiàng)目委托實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，達(dá)到項(xiàng)目與人員的最優(yōu)化配置。

（2）查新委托與“組”的映射關(guān)系設(shè)計(jì)

查新委托單的信息主要有項(xiàng)目名稱、委托單位等，根據(jù)哪條信息建立查新委托與“組”的映射是關(guān)鍵所在，雖然科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)可以確認(rèn)該項(xiàng)目到“組”的映射，但是這些信息具備冗長性、隨機(jī)性、廣泛性，因此科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)不適宜作為依據(jù)。相對于委托單位信息來說，項(xiàng)目名稱也具備隨機(jī)性、廣泛性，也不適宜作為依據(jù)。

因此在本系統(tǒng)的規(guī)則設(shè)計(jì)中，根據(jù)委托單位信息中的關(guān)鍵詞來確定與“組”映射，尤其委托方是高校內(nèi)部單位的情況下，委托方單位能在一定的層面反映項(xiàng)目專業(yè)，即“組”。如果不能根據(jù)查新委托單位中的關(guān)鍵詞來確定與“組”映射的話，再確認(rèn)能否根據(jù)查新委托項(xiàng)目名稱中的關(guān)鍵詞來確定與“組”映射，如果不能的話，再進(jìn)行手動設(shè)置查新委托與“組”的映射。

流程規(guī)則如下所示：

（3）查新員與“組”的映射關(guān)系設(shè)計(jì)

對于新入職的查新員，根據(jù)其專業(yè)賦予相匹配的“組”，隨著其他學(xué)科查新報(bào)告的增長，賦予其更多的團(tuán)隊(duì)屬性。

2.查新任務(wù)人員分配的實(shí)現(xiàn)

根據(jù)前面查新任務(wù)自動分配的原則和任務(wù)人員分配管理機(jī)制的設(shè)計(jì)，當(dāng)一個(gè)查新委托單提交給查新系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)的處理流程如下所示：

（1）當(dāng)一個(gè)查新委托單已經(jīng)建立與“組”的映射后，查看“組”里查新人員的工作狀況，如果存在1個(gè)或者多個(gè)空閑的查新人員，按照查新人員的工作年限進(jìn)行排序，將查新委托交付給最大工作年限的查新人員，結(jié)束分配工作。否則轉(zhuǎn)到（2）。

（2）繼續(xù)查找不屬于匹配“組”中空閑查新人員的情況，如果存在1個(gè)或者多個(gè)空閑的查新人員，按照查新人員的工作年限進(jìn)行排序，將查新委托交付給最大工作年限的查新人員，結(jié)束分配工作。否則轉(zhuǎn)到（3）。

（3）系統(tǒng)提示當(dāng)前時(shí)間不存在空閑的查新人員，建議修改查新時(shí)間后重新提交查新委托。

3.數(shù)據(jù)庫中相關(guān)類的設(shè)計(jì)（查新員、委托單、“組”）

根據(jù)前面“組”的設(shè)計(jì)，具體以華南理工大學(xué)查新站為例，進(jìn)行自動化分配的實(shí)現(xiàn)，根據(jù)華南理工大學(xué)科技查新站2007～2010年的查新報(bào)告，對關(guān)鍵詞和“組”的映射進(jìn)行說明。由于華南理工大學(xué)科技查新站屬于理工類學(xué)科查新站，所以在“組”的設(shè)計(jì)中省略農(nóng)業(yè)、醫(yī)藥衛(wèi)生、文史哲、政治軍事與法律、教育與社會科學(xué)綜合和經(jīng)濟(jì)與管理的“組”設(shè)計(jì)，具體如下表格1所示。

以華南理工大學(xué)科技查新站2010年查新報(bào)告為例進(jìn)行分析，667例查新報(bào)告中有337例查新報(bào)告能夠根據(jù)映射表實(shí)現(xiàn)自動分配，成功率達(dá)到50.52%，其中以校內(nèi)學(xué)院為委托單位的274例查新報(bào)告中有268例查新報(bào)告能夠根據(jù)映射表實(shí)現(xiàn)自動分配，成功率達(dá)到97.81%。

將查新“組”值的設(shè)計(jì)成如下：

根據(jù)任務(wù)人員分配管理機(jī)制的設(shè)計(jì)，關(guān)系數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)如下，將表進(jìn)行分類主要目的是利于管理和維護(hù)，為了清晰起見，主要分為以下幾類：查新人員信息表、委托書信息表、查新人員與“組”關(guān)系表。

（1）查新人員信息表：用于記錄查新人員信息，如查新人員姓名、查新人員工作時(shí)間、電話號碼等，具體設(shè)計(jì)如下：

（2）查新人員與“組”關(guān)系表的設(shè)計(jì)：

因?yàn)橐粋€(gè)查新人員至少屬于一個(gè)“組”，同時(shí)可以屬于多個(gè)“組”，相對的一個(gè)團(tuán)隊(duì)擁有0個(gè)或者多個(gè)查新人員，查新人員與“組”關(guān)系表中，查新工作人員與“組”是多對多的關(guān)系，所以查新人員Id和查新人員所屬“組”設(shè)計(jì)為主鍵，具體查新人員與“組”關(guān)系表的設(shè)計(jì)如下：

（3）查新委托單表，用于記錄查新項(xiàng)目委托書有關(guān)的參數(shù)信息，本文主要考慮查新委托信息與“組”的映射設(shè)計(jì)，類似于關(guān)鍵詞、查新目的、創(chuàng)新點(diǎn)與查新要求等信息的設(shè)計(jì)作省略考慮，具體設(shè)計(jì)如下：

三、展望

在倡導(dǎo)科技創(chuàng)新的趨勢下，科技查新作為評價(jià)課題新穎性和先進(jìn)性的重要參考依據(jù)之一，科技查新的自動化管理工作能夠大大減少人力、物力，提高工作效率。本文就查新項(xiàng)目的自動化分配工作進(jìn)行了討論，具體引入“組”的概念來表示學(xué)科分類，通過“組”建立查新任務(wù)與查新員的映射，以實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動分配?？萍疾樾鹿ぷ鞒丝萍疾樾氯蝿?wù)的人員分配之外，查新項(xiàng)目的智能化管理，如實(shí)現(xiàn)查新項(xiàng)目的自動化審核，熱點(diǎn)趨勢分析都是本文亟待解決的問題。

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（作者單位：華南理工大學(xué)圖書館）