探析科技查新關(guān)鍵環(huán)節(jié)的審核

張靜

【摘 要】查新審核是實(shí)施查新質(zhì)量控制的重要措施，不僅僅是對查新報(bào)告的審核，而是貫穿于整個(gè)查新過程。本文基于查新的流程，提出委托接題階段審核、文獻(xiàn)檢索階段審核、查新報(bào)告格式預(yù)審查以及查新報(bào)告全面審核四個(gè)關(guān)鍵審核環(huán)節(jié)，以保證和提高查新質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】科技查新；查新報(bào)告；審核；質(zhì)量

0 前言

目前，不少查新站的審核模式都是查新員完成查新報(bào)告初稿后才找某個(gè)審核員審核，認(rèn)為審核是查新工作的最后一個(gè)階段[1-3]。采取這種模式很大程度上會(huì)導(dǎo)致審核工作趨于兩極分化，一種是將審核流于形式，審核員只在查新報(bào)告格式、文字表達(dá)上把把關(guān)，根本起不到對報(bào)告內(nèi)容的審核作用，這種形式審核效率高，但會(huì)使查新質(zhì)量受到很大影響；另一種就是將實(shí)質(zhì)性查新審核滲入到查新報(bào)告的審核中[4]，審核員對查新員提交的查新報(bào)告就查新點(diǎn)、所檢數(shù)據(jù)庫、檢索詞及檢索策略、檢出文獻(xiàn)及相關(guān)度、比對結(jié)果、綜合分析與查新結(jié)論重新進(jìn)行檢索核實(shí)、糾偏糾錯(cuò)[5]，實(shí)質(zhì)性查新審核雖可以保證查新質(zhì)量，但會(huì)導(dǎo)致查新和審核的效率低下。

為了提高效率保證質(zhì)量，筆者認(rèn)為審核員應(yīng)該從查新的源頭開始把關(guān)，并將審核滲入到查新全過程中，本文基于查新的流程，提出從四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)把好審核關(guān)（見圖1）。

圖1 查新審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1 委托接題階段審核

查新員接到查新委托書后，首先定好審核員，再與委托方進(jìn)行溝通交流，以便將委托方填寫的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)理解透徹。當(dāng)查新員與委托方面對面交流時(shí)，審核員應(yīng)在旁傾聽；如果是電話溝通，查新員應(yīng)將最后達(dá)成的結(jié)果轉(zhuǎn)述給審核員聽，便于審核員對該查新項(xiàng)目的技術(shù)內(nèi)容、查新點(diǎn)等有較全面深入的了解和把握，做到心中有數(shù)。因?yàn)椴樾曼c(diǎn)是查新員提取檢索詞、制定檢索式以及對比分析判斷新穎性的重要依據(jù)[6]，必要時(shí)審核員要指導(dǎo)查新員對其進(jìn)行提煉總結(jié)，刪除無實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，表述要客觀科學(xué)，文字要具體明確，條理清楚，把好查新工作的第一關(guān)。

2 文獻(xiàn)檢索階段審核

當(dāng)查新員、委托方、審核員三方敲定好查新點(diǎn)后，便進(jìn)入文獻(xiàn)檢索階段。

2.1 文獻(xiàn)資源的審核

每個(gè)查新站都有本站數(shù)據(jù)庫的模板，通用數(shù)據(jù)庫相對來說是固定的，需要審核的是與查新項(xiàng)目相關(guān)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫以及專利庫、標(biāo)準(zhǔn)庫等。審核員要依據(jù)查新項(xiàng)目的查新點(diǎn)及所屬學(xué)科領(lǐng)域以及查新范圍要求，審核查新員選擇的數(shù)據(jù)庫是否恰當(dāng)，檢索年限是否合理；如果是產(chǎn)品類查新，還要審核是否選擇了互聯(lián)網(wǎng)的補(bǔ)充檢索。

2.2 檢索策略的審核

檢索策略包括檢索詞的選取以及檢索式的構(gòu)建，檢索詞應(yīng)從查新點(diǎn)、研究內(nèi)容及查新項(xiàng)目名稱中去篩選、提煉，并補(bǔ)充同義詞、外來詞、縮寫詞等，針對檢索詞進(jìn)行不同的組配，確定相應(yīng)的檢索式。如果檢出的文獻(xiàn)太多但相關(guān)度不高，或者太少不能反映該領(lǐng)域同類研究全貌，查新員要及時(shí)向?qū)徍藛T匯報(bào)，這時(shí)審核員就要檢查檢索式是否規(guī)范并符合邏輯，是否能夠反映查新點(diǎn)的全部內(nèi)容或部分內(nèi)容，必要時(shí)再和委托方進(jìn)行溝通，通過補(bǔ)充檢索詞、調(diào)整檢索式等辦法重新檢索，直到檢出較滿意的結(jié)果，最終的檢索式是在檢索過程中根據(jù)檢索出的文獻(xiàn)與查新點(diǎn)是否相符、相關(guān)不斷進(jìn)行調(diào)整確定的，因此該環(huán)節(jié)的審核是一個(gè)動(dòng)態(tài)的審核過程。

2.3 檢索結(jié)果的審核

這里所說的檢索結(jié)果不是指所有的檢出文獻(xiàn)，而是指查新員從檢出文獻(xiàn)中挑選的要列入查新報(bào)告中的密切相關(guān)文獻(xiàn)或具有代表性的主要相關(guān)文獻(xiàn)，審核員要仔細(xì)閱讀每一篇文獻(xiàn)的“相關(guān)內(nèi)容”，判斷是否與查新點(diǎn)具有可比性。不少查新員將文獻(xiàn)的摘要原封不動(dòng)地列入相關(guān)內(nèi)容，其實(shí)相關(guān)內(nèi)容有時(shí)不等同于摘要，需要對摘要部分進(jìn)行加工，審核時(shí)要求查新員去掉綜合性描述以及與查新點(diǎn)無關(guān)的語句，并從全文中摘錄可以對比的核心內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去。

3 查新報(bào)告格式預(yù)審查

查新報(bào)告作為查新鑒定性技術(shù)文件，是查新與審核的集中體現(xiàn)，查新報(bào)告細(xì)節(jié)上的缺陷往往會(huì)影響到查新報(bào)告的總體質(zhì)量，影響到公證文件的嚴(yán)肅性[6]。鑒于此，筆者提出查新員完成查新報(bào)告初稿后，將初稿交給事先指定的資深查新員進(jìn)行格式預(yù)審查。

教育部科技發(fā)展中心已于2013年4月25日正式頒發(fā)了《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫規(guī)范》（以下簡稱新《規(guī)范》）。新《規(guī)范》對查新報(bào)告中各部分內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)、詳細(xì)的規(guī)范[7]。資深查新員主要審查查新報(bào)告的格式是否采用新《規(guī)范》規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括查新報(bào)告各項(xiàng)內(nèi)容的撰寫格式以及錯(cuò)別字等，另外要查看查新報(bào)告封頁中項(xiàng)目名稱、委托人、委托日期以及報(bào)告正文中的查新項(xiàng)目名稱、查新目的、查新范圍要求是否和查新委托書上的內(nèi)容一致，查看檢索結(jié)果中列出的相關(guān)文獻(xiàn)題錄是否按照“GB/T7714-2005文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則”的規(guī)定撰寫。除此之外，我們還發(fā)現(xiàn)由于查新員的粗心筆誤而導(dǎo)致報(bào)告中出現(xiàn)以下問題：封面、結(jié)論以及申明這三處的完成日期不一致；檢索式中出現(xiàn)的檢索詞未在檢索詞一欄中列出；數(shù)據(jù)庫檢索日期在完成日期之后；檢索結(jié)果中實(shí)際列出的相關(guān)文獻(xiàn)篇數(shù)和陳述的篇數(shù)不一致；漏寫學(xué)位論文的出版地；委托方發(fā)表的文獻(xiàn)未在檢索結(jié)果歸納部分加以說明等等。這些細(xì)節(jié)問題除了提醒查新員自查糾錯(cuò)外，是否還有沒發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤就需要資深查新員把關(guān)了。

4 查新報(bào)告全面審核

查新報(bào)告經(jīng)過格式預(yù)審查，返回給查新員修正錯(cuò)誤后，再將報(bào)告交予審核員進(jìn)行全面審核，由于審核員前期已經(jīng)對查新點(diǎn)、文獻(xiàn)資源、檢索策略以及相關(guān)文獻(xiàn)的可比性等做了大量的審核工作，這時(shí)主要著眼于查新報(bào)告總體上的完整性以及查新結(jié)論的客觀性和公正性，查看檢出的文獻(xiàn)是否按照與查新點(diǎn)的相關(guān)度等進(jìn)行排列，對于多個(gè)查新點(diǎn)的項(xiàng)目是否按照查新點(diǎn)順序排列[3]；查新結(jié)論是查新報(bào)告的最終評述，也是核心部分，是評審專家對項(xiàng)目審定和成果鑒定時(shí)的必讀部分和決策依據(jù)之一，審核時(shí)要特別注意是否分別對應(yīng)每個(gè)查新點(diǎn)結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)逐一進(jìn)行對比分析，并對查新點(diǎn)的新穎性作出判斷，所有表述要以相關(guān)文獻(xiàn)內(nèi)容為依據(jù)，采用客觀、公正、準(zhǔn)確、清晰的描述語句，不能有主觀性描述。

5 結(jié)語

綜上所述，審核員參與到從查新委托、文獻(xiàn)檢索和報(bào)告撰寫的整個(gè)過程中，并由資深查新員對查新報(bào)告的撰寫格式預(yù)把關(guān)后，再由審核員對查新報(bào)告進(jìn)行全面審核，不僅提高查新和審核效率，而且保證了查新質(zhì)量。

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