增值稅專票電子化對單位財稅管理的影響及策略研究

張 燁

（長沙晚報社（長沙晚報傳媒集團(tuán)有限公司），湖南 長沙 410000）

信息時代，網(wǎng)上辦公逐漸走入單位管理視野，加快了單位財稅管理工作實現(xiàn)自動化、程序化以及信息化的進(jìn)程，這既增加了單位財稅工作的便利性，也為后續(xù)增值稅專票電子化提供了良好的環(huán)境。根據(jù)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化營商環(huán)境更好服務(wù)市場主體的實施意見》精神，我國應(yīng)在2020年底基本實現(xiàn)增值稅專用發(fā)票的電子化，將主要的稅務(wù)工作從線下轉(zhuǎn)移到線上。而根據(jù)國家稅務(wù)總局公告2020年第22號《國家稅務(wù)總局關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》，在前期寧波、石家莊和杭州等3個地區(qū)試點的基礎(chǔ)上，自2020年12月21日和2021年1月21日起，分別在天津、北京、湖南等36個地區(qū)的新辦納稅人中實行專票電子化，受票方范圍為全國。根據(jù)前期的試點情況來看，基本已經(jīng)具備實現(xiàn)電子專票的條件。增值稅專票電子化是必然的趨勢，且已經(jīng)基本臨近全面完成。對此，各單位應(yīng)加大對增值稅專票電子化的重視，研究其帶來的影響，并制定應(yīng)對策略。

一、增值稅專票電子化給單位財稅工作帶來的便利

1.降本增效

對于單位而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票從領(lǐng)購、打印、到歸檔的整個過程中，由于是紙質(zhì)版本，需要大量的人力支持，需要專人來完成票據(jù)的傳遞工作，增加了單位的人工、辦公成本。而且從效率角度而言，紙質(zhì)發(fā)票的保管、信息搜尋等都需要耗費較長時間，且存在丟失、損壞等不可預(yù)見因素，若出現(xiàn)開具不規(guī)范、蓋章不清晰等問題則需要重新開具，使得企業(yè)無法及時完成認(rèn)證、抵扣、對賬、報銷等操作，在當(dāng)前講究效率的環(huán)境下，紙質(zhì)發(fā)票帶來的劣勢非常明顯。而相比之下，電子發(fā)票領(lǐng)用方便、樣式更加簡潔、遠(yuǎn)程交付更加高效，也不太需要大量的人員，使用增值稅專用電子化發(fā)票對單位而言更加節(jié)省成本，且信息交流效率更加高效，為單位財稅管理提供了及時的初始數(shù)據(jù)信息支持。另外，增值稅專票的電子化也方便了稅務(wù)機(jī)關(guān)的工作，使其能夠更加全面地監(jiān)管單位涉稅情況，企業(yè)上下游的數(shù)據(jù)也能打通，自動對賬會變成常態(tài)。這也意味著虛開發(fā)票的空間將被極大壓縮，能營造一個公平競爭的市場環(huán)境，促進(jìn)市場主體的健康發(fā)展。

2.促進(jìn)單位業(yè)財一體化，提高單位財務(wù)管理水平

電子發(fā)票可以實現(xiàn)和單位ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等有效結(jié)合，能夠?qū)⒃鲋刀惏l(fā)票信息實現(xiàn)全面電子化，便于單位進(jìn)行集中處理，為單位業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息的共享奠定了良好的基礎(chǔ)，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享。同時，增值稅電子專票也可以更好地和單位費用報銷、合同、資金支付等環(huán)節(jié)實現(xiàn)相互聯(lián)通，更便利地形成“三流一致”，推進(jìn)了單位業(yè)財稅一體化管理建設(shè)，提高單位財稅管理水平。另外，增值稅專票的電子化也促進(jìn)了單位對OCR等技術(shù)手段的應(yīng)用，發(fā)票采集更加自動化，逐漸實現(xiàn)發(fā)票的自動化管理，使得單位自動化管理水平不斷提升，助力數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，從而更加快速、高效地為單位提供財稅服務(wù)，提高單位決策和管理的科學(xué)性。

二、增值稅專票電子化后單位財稅管理面臨的挑戰(zhàn)

1.設(shè)備更新難題

從目前電子發(fā)票平臺公布的發(fā)票規(guī)格樣式來看，開具的增值稅電子專票的格式為OFD格式，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)增值稅專票，樣式更加精簡，新增的“電子印章”為發(fā)票的真實性、安全性提供了保障。但增值稅電子專票開具是否必須有專門的設(shè)備，如何應(yīng)對不斷升級所帶來的硬件需求，對單位而言還是一個未知數(shù)，多數(shù)單位還不夠清楚現(xiàn)有系統(tǒng)設(shè)備是否可以直接讀取OFD格式的增值稅專票信息[1]。雖然事業(yè)單位享受財政補(bǔ)助，但在當(dāng)前的市場環(huán)境下，單位資金需求較大，隨意更新設(shè)備必然會影響當(dāng)前單位系統(tǒng)的軟件布局，單位陷入更新設(shè)備軟件，會加大資金缺口、影響正常的業(yè)務(wù)經(jīng)營，而不更新設(shè)備又擔(dān)心影響到增值稅發(fā)票電子化推進(jìn)的糾結(jié)場面。

2.流程改造問題

目前，我國企事業(yè)單位的各項財務(wù)管理制度、發(fā)票打印以及報賬等的流程，基本是以滿足紙質(zhì)發(fā)票的記錄、報賬等需求而設(shè)計的，所以即便目前增值稅專票電子化已經(jīng)開啟全面普及模式，但在實際管理中，增值稅專用發(fā)票基本還是以紙質(zhì)發(fā)票為主，電子化的增值稅專票在單位財稅工作中應(yīng)用的條件不夠充分，使得單位仍然傾向于打印報賬，增值稅專票電子化帶來的便利被沖抵較多，而且在具體的流程改造上也存在疑問。比如，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)增值稅專票，增值稅電子專票是否要按照普通電子發(fā)票那樣通過影像設(shè)備掃描、驗真、抵扣等流程來設(shè)計，還是直接利用專票電子化信息來完成操作，單位陷入了改造流程卻不知道如何入手的尷尬境地。

三、推進(jìn)單位適應(yīng)增值稅專票電子化的策略

1.營造良好的內(nèi)部環(huán)境

（1）全面學(xué)習(xí)相關(guān)政策法規(guī)，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。從當(dāng)前發(fā)展來看，增值稅專票電子化是必然的趨勢，尤其是在國家大力強(qiáng)調(diào)稅務(wù)監(jiān)管全面、嚴(yán)謹(jǐn)開展的環(huán)境下，增值稅專票的電子化能夠有效地規(guī)避和抑制一直存在的虛開增值稅專用發(fā)票以騙取出口退稅、虛抵進(jìn)項稅款、虛列成本逃避企業(yè)所得稅等情況。不過，目前我國增值稅專票的電子化工作還處在初期階段，還在和單位、稅務(wù)機(jī)關(guān)等財稅管理工作不斷地進(jìn)行磨合，國家也在不斷出臺一些政策、意見等來指引和推進(jìn)增值稅專票電子化的發(fā)展。所以，為保證緊跟國家步伐、適應(yīng)市場變動，單位應(yīng)重視專票電子化相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，及時了解政策的變動情況，以便能夠及時根據(jù)要求對自身工作進(jìn)行調(diào)整，及時規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等[2]。

（2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。增值稅專票電子化轉(zhuǎn)換后，同以往相比，單位財稅工作的自動性更強(qiáng)，發(fā)票記錄、報賬、管理等各環(huán)節(jié)工作對人力的要求降低，意味著財務(wù)人員工作量減少，財務(wù)人員崗位職責(zé)發(fā)生了一些變動。而與此同時，增值稅專票電子化后的財稅工作對單位財務(wù)人員的分析、管理等綜合能力提出了更高的要求。為此，一方面，單位應(yīng)綜合崗位設(shè)置原則、實際管理需求等對崗位進(jìn)行優(yōu)化，精簡管理層級，并明確、細(xì)化各崗位權(quán)責(zé)。另一方面，單位也要加大對現(xiàn)有財務(wù)人員的培養(yǎng)，對其專業(yè)知識進(jìn)行培訓(xùn)，推動財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，從而更好地支撐增值稅專票電子化后單位的財稅工作，發(fā)揮財務(wù)價值管理作用。

2.從戰(zhàn)略層面規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)，完善流程

對于系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化，單位應(yīng)先明確認(rèn)識到財務(wù)管理信息化建設(shè)推進(jìn)的必要性和重要性，認(rèn)識到財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等升級的必然趨勢，從而加大在信息化建設(shè)上的投入，穩(wěn)步推進(jìn)自身業(yè)財一體化、共享中心平臺等建設(shè)，建立電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化管理。再根據(jù)現(xiàn)有研究分析，結(jié)合當(dāng)前各類系統(tǒng)軟件，或邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助，了解當(dāng)前單位系統(tǒng)軟件是否需要更新升級，以及更新核算系統(tǒng)、票據(jù)系統(tǒng)等。同時，追蹤增值稅專票電子化發(fā)展情況，吸取其他單位經(jīng)驗，作為對照，合理規(guī)劃自身系統(tǒng)建設(shè)。就目前而言，單位可以采取以下系統(tǒng)建設(shè)方案，并優(yōu)化相關(guān)管理流程：

（1）以增值稅專票電子化為突破點優(yōu)化稅務(wù)系統(tǒng)

單位要以增值稅專票電子化帶來的變化、影響等為依據(jù)，結(jié)合其他專業(yè)人士、機(jī)構(gòu)等建議，重新構(gòu)建電子專票領(lǐng)票、開票、寄票、收票等流程，以涉稅事項管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)線上化為目標(biāo)，并根據(jù)政策要求、自身預(yù)算規(guī)劃、業(yè)務(wù)運行中的問題等來選擇是否需要置備以及何時置備專用的影像設(shè)備等，實現(xiàn)增值稅發(fā)票相關(guān)管理操作的自動化。同時，借鑒內(nèi)外部數(shù)據(jù)、技術(shù)等，豐富單位稅務(wù)籌劃模型和風(fēng)險模型，推進(jìn)單位稅務(wù)系統(tǒng)的智能化。

（2）以增值稅專票電子化為突破點完善報賬系統(tǒng)

增值稅專票的電子化能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的集中處理，而且票據(jù)信息也是單位財務(wù)核算的重要依據(jù)，單位需要針對報賬系統(tǒng)進(jìn)行增值稅專票電子化的融合，優(yōu)化系統(tǒng)功能，保證在取得增值稅專票后，可以通過系統(tǒng)程序、業(yè)務(wù)規(guī)則，分流報賬業(yè)務(wù)，進(jìn)而實現(xiàn)自動化報賬，從而將單位財稅管理中的事后核算監(jiān)管提前到事前對票據(jù)的控制，從而推進(jìn)單位稅務(wù)會計、財務(wù)會計的有機(jī)整合，利用線上操作來代替線下的紙質(zhì)發(fā)票記賬、報賬等流程，提升單位財稅管理效率和質(zhì)量[3]。

（3）以增值稅專票電子化為突破點優(yōu)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)

增值稅專票連接業(yè)務(wù)活動和財務(wù)數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)建設(shè)中，單位也需將增值稅專票電子化融入單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，深入到采購、項目等各業(yè)務(wù)模塊，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中重構(gòu)增值稅專票管控邏輯，從而有效打通單位的發(fā)票數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，推動單位業(yè)稅的一體化，實現(xiàn)單位稅務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合，更好地進(jìn)行節(jié)稅，并享受增值稅專票電子化的紅利。

3.加強(qiáng)部門協(xié)作，共同推進(jìn)增值稅專票電子化

從增值稅專票在單位中的整個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)來看，單位在推進(jìn)增值稅專票電子化以及完善和優(yōu)化財稅管理時，涉及業(yè)務(wù)、財務(wù)等多個部門，尤其是對于單位的采購等業(yè)務(wù)部門影響更大。為此，一方面，單位要強(qiáng)調(diào)部門合作的重要性，組織各部門學(xué)習(xí)增值稅專票電子化、財稅等方面的知識，明確認(rèn)識到自身在推進(jìn)增值稅專票電子化應(yīng)用中的責(zé)任和義務(wù)，從而能夠主動配合財稅部門，消除部門間的信息不對稱問題，更好地發(fā)揮部門協(xié)同效應(yīng)[4]。另一方面，單位也要和業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)單位做好溝通工作，保證上下游產(chǎn)業(yè)鏈上發(fā)票流的穩(wěn)定，減少外部因素對單位自身票據(jù)管理工作的影響，優(yōu)化協(xié)同管理流程。