國有企業(yè)集團社保檔案管理現(xiàn)狀及改進思路

王瑞康

（晉能控股煤業(yè)集團社保中心，山西 大同 037003）

社保檔案是指社保對象的業(yè)務(wù)記錄與信息檔案，目前幾乎已經(jīng)覆蓋了我國全體公民，是核定參保對象享受社會保險待遇的重要依據(jù)，關(guān)系人民群眾的切身利益，是重要的民生檔案。同時，因個人所享受的社保服務(wù)類型也比較多，因此，社保業(yè)務(wù)內(nèi)容具有一定的復(fù)雜性，不同社保服務(wù)類型的處理步驟也有一定的差異。社保檔案在建檔后，會跟隨參保者的一生，存檔內(nèi)容復(fù)雜且多、周期長，因此，社保檔案管理工作量比較大。國企通常都肩負(fù)著更多的社會責(zé)任，國企的社保檔案管理質(zhì)量對企業(yè)的和諧穩(wěn)定具有較大的影響作用，因此，國企應(yīng)該要重視工作人員的社保檔案管理成效，維護企業(yè)參保人員的基本權(quán)利。

一、做好社保檔案管理工作的意義

1.有助于持續(xù)深化社保制度改革

隨著我國社會經(jīng)濟水平的提高，人們的生活質(zhì)量也有較大的提升，社保制度隨著國家發(fā)展不斷與時俱進，在基于傳統(tǒng)的社保制度下不斷改進、調(diào)整，將其打造成更適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的制度。在這一背景下，社保檔案管理工作的實施能輔助社保制度的改革，促使其能順利進行改革，保證社保制度改革的持續(xù)性與深入性，也有助于國家持續(xù)、穩(wěn)定的健康發(fā)展[1]。

2.保障社保事業(yè)發(fā)展

在社保業(yè)務(wù)不斷開展期間，每天都會產(chǎn)生大量的社保數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)均需要納入社保檔案當(dāng)中，也是社保檔案的重要組成部分，需要對這些數(shù)據(jù)進行合理的存儲與保護，尤其是在人員流動期間。社保檔案應(yīng)該要隨著人才在單位組織之間的流動而發(fā)生轉(zhuǎn)移，在此期間，必須要做好社保檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作與信息留存工作，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定與相關(guān)流程完成社保檔案的轉(zhuǎn)移，保證社保檔案的完整性與準(zhǔn)確性，這也是保障社保事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的重要條件。

3.保障社會公民的合法權(quán)益

社保業(yè)務(wù)與社會公民的切身利益與合法權(quán)利息息相關(guān)，社保檔案管理工作的有序開展能證明公民的社保情況，保障社會公民在生育、失業(yè)、工傷、疾病、退休等情況下依法從國家、社會獲得物質(zhì)上的幫助。另外，社保檔案記錄中有參保人的個人信息、保險關(guān)系以及社保繳費情況等，這些信息都將參保人的社會保險情況準(zhǔn)確記錄，是參保人維護自身合法權(quán)益的重要憑證[2]。

二、國企社保檔案管理現(xiàn)狀

1.管理手段落后，管理人員素質(zhì)參差不齊

從目前我國國企社保檔案管理現(xiàn)狀來看，存在著管理手段落后這一問題，管理人員的素質(zhì)也參差不齊。大部分國企在社保業(yè)務(wù)辦理時仍然需要采用手工方法進行，在參保人的信息資料檔案記載、檔案保存與檔案傳遞中均采用傳統(tǒng)的方式，盡管部分能實現(xiàn)電子管理，但沒有實現(xiàn)參保人、計算機以及軟件三者充分結(jié)合這一效果，且相關(guān)軟件設(shè)計人才也較少，在查取參保人的社保檔案資料時比較費時，工作效率普遍較低，無法充分發(fā)揮其效能，對企業(yè)分析與企業(yè)決策等方面的工作產(chǎn)生較大的影響。

2.缺乏統(tǒng)一的管理機制

目前，國家針對社保檔案管理方面出臺許多政策，就針對不同的省市下發(fā)許多有關(guān)社保方面與企業(yè)勞動方面的政策，但目前暫時沒有一份有關(guān)社保檔案管理的規(guī)范性文件。部分企業(yè)在檔案管理期間通常由于工作職責(zé)不明確、工作不規(guī)范等因素導(dǎo)致參保人的社保檔案被分割保管、分室存放，交叉重疊、職責(zé)不清，給社保檔案的管理工作帶來極大的影響，也不利于勞動者有序、合理的流動。部分企業(yè)甚至沒有固定的檔案室，也沒有專職管理人員，導(dǎo)致參保人信息流失，給后期參保人查詢社保信息帶來不良影響[3]。

3.社保檔案管理內(nèi)容規(guī)范性不強

部分企業(yè)參保人的檔案材料缺乏客觀性、完整性與準(zhǔn)確性，部分企業(yè)職工的檔案材料則缺乏連續(xù)性，在社保檔案當(dāng)中除了勞動合同以外，還需要對職工的自然情況、健康狀況、社會背景以及崗位變動等方面的內(nèi)容進行完善，但從目前情況來看，部分企業(yè)的社保檔案管理中并不具備這些信息，有的檔案內(nèi)容則前后矛盾。如社保檔案當(dāng)中的年齡與身份證、戶口本中的信息不一致，參加工作時間不正確、個人經(jīng)歷不完整、檔案出現(xiàn)人為涂改等現(xiàn)象，給勞動保障部門、職工辦理退休、失業(yè)以及特殊工種認(rèn)定等工作帶來較大的難度。同時也容易引發(fā)勞資糾紛，不利于職工維護自身的合法權(quán)益，容易滋生企業(yè)內(nèi)部不穩(wěn)定隱患因素。

三、國企社保檔案管理的改進思路

1.提升工作人員的綜合素質(zhì)

社保檔案管理手段是否科學(xué)、工作人員的綜合素質(zhì)質(zhì)量好壞會直接影響企業(yè)檔案工作的質(zhì)量、效率，在社保檔案管理工作中，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要起到帶頭作用，作為社保檔案管理工作的直接負(fù)責(zé)人，由專業(yè)的業(yè)務(wù)人員完成社保檔案保管、檔案立卷、檔案統(tǒng)計、檔案編研以及檔案利用等工作。在這一管理方法下，可以將社保檔案管理工作中的職能與職責(zé)分開管理，對加強社保檔案管理工作的規(guī)范性有一定的作用。同時，企業(yè)也要重視提升工作人員的綜合素質(zhì)，提升管理人員的責(zé)任意識，企業(yè)可通過加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)提升使用者對軟硬件操作技能的熟練度，通過企業(yè)內(nèi)部合理管理打造一支責(zé)任心強、業(yè)務(wù)精湛的社保檔案管理工作隊伍，為實現(xiàn)社保檔案資源信息共享奠定良好的基礎(chǔ)。

2.規(guī)范社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

國家與省級政府及相關(guān)部門應(yīng)該要針對當(dāng)?shù)厣绫n案管理現(xiàn)狀盡快出臺一些社保檔案管理辦法，內(nèi)容要涵蓋檔案儲存內(nèi)容、儲存范圍、管理制度、保管措施、人員職責(zé)以及相應(yīng)的配套設(shè)施等。同時，也要對這些內(nèi)容進行細(xì)致的規(guī)定，改變無秩序、責(zé)任不明確的管理現(xiàn)狀，形成一個科學(xué)的社保檔案管理體系。

3.充分發(fā)揮社保的服務(wù)職能

社保檔案管理不但要對參保人的信息進行采集，還需要對其進行整理、加工與傳遞，因此，社保檔案管理工作應(yīng)該要向更高層次的信息資源開發(fā)邁進，充分發(fā)掘檔案當(dāng)中蘊含的有價值信息，組織信息交流便于為用戶服務(wù)。隨著我國信息化技術(shù)水平越來越高，檔案資料經(jīng)過信息化管理之后，從原來的人力查找轉(zhuǎn)化為電子化查找，能顯著地縮短信息查找時間，提升工作效率，為檔案信息開發(fā)創(chuàng)造有利條件，也便于各級社保部門了解國企的具體資料，并將其匯編為檔案史。通過對社保檔案進行整理、分析，可以為企業(yè)合理調(diào)配勞動力資源創(chuàng)造良好的條件，動態(tài)化處理國家、個人與企業(yè)之間的分配與再分配關(guān)系[4]。

4.重視社保檔案信息化管理

各大省市與國企應(yīng)該要成立一個專業(yè)的社保檔案管理中心，并出臺相應(yīng)的政策保證社保檔案的信息化統(tǒng)一管理，以此完善社保檔案的調(diào)度方法與使用方法，配備高性能的計算機硬件設(shè)備，根據(jù)區(qū)域設(shè)置網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，為社保檔案管理的信息資源共享奠定良好的基礎(chǔ)。且提前做好社保檔案信息化管理準(zhǔn)備還能在后期發(fā)展中降低信息使用成本，給企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益。同時，需要加大應(yīng)用軟件的開發(fā)力度，針對社保檔案管理工作建立大型數(shù)據(jù)平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫內(nèi)的應(yīng)用軟件。應(yīng)用軟件應(yīng)該要具備以下要求，采集的信息需客觀、全面，一經(jīng)錄入不能隨意更改，且能經(jīng)終端取數(shù)；有自動編目功能與自動索引功能，可根據(jù)條件索引對軟件內(nèi)的所有信息進行綜合查詢；可進行分類統(tǒng)計綜合報告，條件審核報表生成，且需要隨著時代發(fā)展不斷更新?lián)Q代，滿足未來擴容、增加新功能等方面的需求。

5.堅持“雙軌制”檔案管理

盡管目前社保檔案管理已經(jīng)進入信息化、數(shù)字化，但仍然有一些歷史資料需要保存紙質(zhì)原版以備不時之需。因此，在社保檔案管理更新?lián)Q代時應(yīng)該要加強對紙質(zhì)原版社保檔案的管理工作，堅持“雙軌制”檔案管理，實現(xiàn)電子化社保檔案管理與紙質(zhì)版社保檔案管理相互融合、相互貫通[5]。

四、結(jié)語

國有企業(yè)的社會責(zé)任相對較高，相對于其他企業(yè)來說，國有企業(yè)更應(yīng)該做好社保檔案管理工作。首先，應(yīng)該要明確社保檔案管理的重要意義，而后結(jié)合國企社保檔案管理現(xiàn)狀提出社保檔案管理的改進思路，從信息化管理、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理人員綜合素質(zhì)等方面出發(fā)，不斷優(yōu)化社保檔案管理水平。