企業(yè)辦公管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用與創(chuàng)新
——以企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)為例

黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、企業(yè)辦公協(xié)同管理的必要性

（一）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代現(xiàn)代化辦公的需求

隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展，各行各業(yè)的信息化技術(shù)普及及應(yīng)用程度也越來(lái)越高，因此線上信息系統(tǒng)的廣泛普及使用也越來(lái)越普遍。傳統(tǒng)的辦公管理方式也已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)和企業(yè)的協(xié)同發(fā)展了，協(xié)同辦公工作方式是未來(lái)企業(yè)辦公的一個(gè)必然趨勢(shì)，可以大大提高企業(yè)部門(mén)之間的協(xié)作工作效率，加強(qiáng)監(jiān)管每個(gè)工作流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間的及時(shí)有效溝通，從而提高企業(yè)的管理水平，提高經(jīng)濟(jì)效益。國(guó)內(nèi)外各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)及機(jī)構(gòu)組織都在大力發(fā)展自動(dòng)化協(xié)同辦公，同時(shí)構(gòu)建高效的線上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提升企業(yè)的實(shí)際工作效率和管理水平，同時(shí)提高企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）新冠疫情期間全球在線辦公的趨勢(shì)

在新冠疫情期間，國(guó)內(nèi)外很多企業(yè)無(wú)法按時(shí)復(fù)工，非現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)戰(zhàn)線上，線上遠(yuǎn)程辦公成為當(dāng)下最佳方案，在家工作成為主流。但線上辦公不僅僅是簡(jiǎn)單的各做各事，更多的是各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位之間的協(xié)調(diào)開(kāi)展工作。受到環(huán)境、設(shè)備、條件等影響，“溝通不暢”“效率低”“進(jìn)度慢”等線上辦公的弊端在不斷凸顯。疫情對(duì)國(guó)內(nèi)外人們辦公習(xí)慣的改變是長(zhǎng)期的。因此，遠(yuǎn)程協(xié)作、在線協(xié)作、協(xié)同管理、文檔協(xié)作將會(huì)是全球辦公的必然趨勢(shì)和發(fā)展方向。

二、企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

本文介紹的企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)是一個(gè)集成了線上辦公、協(xié)同辦公以及協(xié)同管理等理念的綜合企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，是以“消息為中心，流程為驅(qū)動(dòng)，以應(yīng)用為核心”的綜合與應(yīng)用企業(yè)辦公管理系統(tǒng)，支持各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨組織的高效溝通與協(xié)作。

該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：

（1）提供基于發(fā)送文件、接收文件以及文件歸檔等全面的公文處理流程和版本化的文檔管理，幫助企業(yè)建立有效規(guī)范的文檔管理流程和標(biāo)準(zhǔn)；

（2）提供會(huì)議管理、企業(yè)人員請(qǐng)假銷假、企業(yè)通訊錄、企業(yè)新聞通知公告、專業(yè)交流論壇等管理功能，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息一體化的集成線上辦公和協(xié)同工作應(yīng)用；

（3）通過(guò)信息精準(zhǔn)檢索、報(bào)告設(shè)置、管理制度等協(xié)同控制策略的靈活配置，為企業(yè)提供靈活的業(yè)務(wù)流程和個(gè)性化應(yīng)用服務(wù)，有效提企業(yè)協(xié)同應(yīng)用效率；

（4）通過(guò)與企業(yè)郵箱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)工具、智能終端平臺(tái)等系統(tǒng)的集成應(yīng)用，為企業(yè)提供高效協(xié)同、整合集成的信息化協(xié)同辦公環(huán)境。

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)兼具實(shí)用性、可擴(kuò)展性、兼容性、穩(wěn)定性、安全性、集成性等基本原則，將日常的辦公業(yè)務(wù)、相關(guān)事務(wù)、協(xié)作等管理信息分布到整個(gè)企業(yè)的各部門(mén)中。企業(yè)內(nèi)部的溝通是及時(shí)高效、有序可控、共享的，提供協(xié)同工作、文檔管理、公共信息、日程安排、會(huì)議管理等應(yīng)用服務(wù)，達(dá)到高效、全面的線上辦公管理服務(wù)效果。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的聯(lián)系，為企業(yè)內(nèi)部的辦公管理建立了一個(gè)高效協(xié)同的線上辦公管理平臺(tái)。

三、企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)支持醫(yī)院、金融、制造、教育、勘察設(shè)計(jì)、快消、汽車、地產(chǎn)、食品、新基建等100多個(gè)行業(yè)、1000種以上工作場(chǎng)景的移動(dòng)線上辦公協(xié)作，具有極其廣泛的應(yīng)用范圍和應(yīng)用價(jià)值，使企業(yè)全員線上辦公協(xié)作更敏捷、企業(yè)管理更高效。

（一）規(guī)范企業(yè)管理，提高企業(yè)辦公效率

通過(guò)企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)針對(duì)線上辦公場(chǎng)景，企業(yè)內(nèi)部員工告別了傳統(tǒng)辦公管理方式下一手拿著各種辦公文件、紙質(zhì)材料等在各部門(mén)之間跑來(lái)跑去，等候部門(mén)審批、簽字、蓋章的辦公時(shí)代，開(kāi)啟了線上辦公的新模式，以前的這些工作現(xiàn)在都可在線上直接、快速、高效地完成。由于企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是完全可以隨時(shí)變更的，可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際工作情況來(lái)調(diào)整，為整個(gè)企業(yè)流程的重組優(yōu)化管理提供有效的決策依據(jù)。隨著5G時(shí)代的到來(lái)，無(wú)線網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸速度不足的問(wèn)題已經(jīng)基本得到解決，在智能手機(jī)、電腦等移動(dòng)智能終端上進(jìn)行閱讀、審批、處理文件已成為現(xiàn)實(shí)，企業(yè)員工不在辦公室也同樣可以輕輕松松地通過(guò)智能終端進(jìn)行文件的閱讀、審批和處理，大大減少了企業(yè)文件的處理時(shí)間，有效地提升了企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效率和辦公管理效率。

（二）降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)最主要的特點(diǎn)之一是系統(tǒng)地實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、無(wú)紙化企業(yè)辦公模式，為現(xiàn)代企業(yè)節(jié)約了大量的印刷紙張及其他文件材料打印、復(fù)印費(fèi)用成本，以及大量文件存儲(chǔ)設(shè)備及使用成本；對(duì)于文件審批流程的嚴(yán)格規(guī)范也為企業(yè)員工節(jié)省大量辦公工作處理時(shí)間，提升企業(yè)辦公效率；暢通無(wú)阻的企業(yè)信息協(xié)作溝通方式和人際交流渠道可以大幅降低電話以及郵寄成本。

（三）消除企業(yè)“信息孤島”

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的協(xié)同性可以徹底消除企業(yè)內(nèi)部一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。“信息孤島”是由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，數(shù)據(jù)信息共享程度不高、管理分散單一，且管理維護(hù)工作量大等因素而形成的。通過(guò)企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的集成整合可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一單點(diǎn)登陸、統(tǒng)一企業(yè)用戶信息管理、統(tǒng)一業(yè)務(wù)信息提醒，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的綜合和集中管理。

（四）滿足企業(yè)個(gè)性化辦公需求

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)使得所有企業(yè)資源整合在一個(gè)統(tǒng)一的辦公平臺(tái)上，并以個(gè)性化的方式展示給不同的用戶群體和個(gè)人，讓他們獲得最相關(guān)的應(yīng)用信息。這意味著更高效的運(yùn)營(yíng)，以及更加人性化的辦公管理。

（五）嚴(yán)密安全控制

整個(gè)企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)不僅是一個(gè)靈活開(kāi)放的環(huán)境，而且是一個(gè)安全的控制。系統(tǒng)同時(shí)提供了多種安全保護(hù)機(jī)制，保證了企業(yè)數(shù)據(jù)的安全保密性和完整性，保證了企業(yè)信息業(yè)務(wù)的正常穩(wěn)定運(yùn)行。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)包括用戶身份信息認(rèn)證、角色分配、用戶操作過(guò)程監(jiān)控、日志分析報(bào)告、信息管理安全級(jí)別自動(dòng)設(shè)置等，并同時(shí)支持多功能、多層級(jí)和用戶定制個(gè)性化的安全級(jí)別定義。

（六）突破企業(yè)辦公時(shí)間、空間、地域的限制

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)作為線上即時(shí)協(xié)同辦系統(tǒng)，突破了時(shí)間、空間、地域限制，無(wú)論在何時(shí)何地都可以如在同一辦公室一樣工作交流。憑借著本身?yè)碛械膹?qiáng)大視頻會(huì)議功能，全球范圍內(nèi)最多可容納250人同時(shí)在線的高清視頻會(huì)議，讓企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外的辦公交流變得無(wú)處不在、暢通無(wú)阻。

（七）加快企業(yè)良性運(yùn)行

任何一個(gè)企業(yè)都有七大基本要素：知識(shí)、客戶資源、人、工作流程、項(xiàng)目事件、物品和資金財(cái)產(chǎn)。這七大要素并不孤立存在，相互之間是強(qiáng)關(guān)聯(lián)的，同時(shí)這些要素在企業(yè)組織內(nèi)部的各部門(mén)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)。而該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)恰恰實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)以上七要素的高效管理、積累及沉淀、傳播及應(yīng)用，為企業(yè)人員提供良好的辦公管理手段和工作環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。

（八）提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和凝聚力

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)使得整個(gè)企業(yè)組織內(nèi)部人員溝通更方便，信息數(shù)據(jù)反饋暢通，為充分發(fā)揮員工的集體智慧和調(diào)動(dòng)工作積極性提供了良好的平臺(tái)。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)在極大程度上增強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部凝聚力及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)協(xié)同辦公信息化不斷深入發(fā)展，很多企業(yè)管理者開(kāi)始意識(shí)到運(yùn)用信息化手段來(lái)管理運(yùn)營(yíng)自己的企業(yè)，許多企業(yè)也紛紛應(yīng)用了多種多樣的管理軟件，這在一定程度上解決了企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的部分管理問(wèn)題。但是，這些軟件系統(tǒng)并沒(méi)有對(duì)企業(yè)的辦公管理以及協(xié)同辦公帶來(lái)根本上的改變，無(wú)法有效地打通各部門(mén)之間的壁壘，難以滿足全員居家辦公的需求，這制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)結(jié)合了移動(dòng)辦公、遠(yuǎn)程辦公、人性化管理、協(xié)同管理等理念。它適應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下快節(jié)奏、隨需應(yīng)變的現(xiàn)代化企業(yè)的辦公需求，滿足了新冠疫情環(huán)境下各行各業(yè)居家在線辦公的場(chǎng)景，使企業(yè)內(nèi)外資源能夠快速完成線上整合，獲得交互和整體效益，提高企業(yè)的運(yùn)行效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)為企業(yè)辦公人員提供了一種全新的工作體驗(yàn)，開(kāi)啟了新的時(shí)代環(huán)境下新的工作模式。