淺議開放式涉密單位涉密載體管理工作

◆劉婷

（中國原子能科學(xué)研究院放射化研究所 北京 102413）

國家秘密載體（以下簡稱涉密載體）是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載、存儲國家秘密信息的紙介質(zhì)、電磁介質(zhì)、光介質(zhì)等各類物品（本文的涉密載體主要為紙質(zhì)載體）。涉密載體一旦失密，將給國家?guī)頁p失。2010年修訂的《中華人民共和國保密法》將涉密載體的管理上升到了法律層面。在從事涉密項目研發(fā)的開放式涉密單位中，既要遵從法規(guī)做好保密工作，業(yè)務(wù)工作本身又要求開展合作與交流，開放性的模式會增加涉密人員與非涉密人員交流和接觸的機(jī)會，無形中放大了涉密信息被泄露的風(fēng)險。因此在涉密載體管理上遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、確保安全”的原則，具有開放式涉密單位工作的特點。本文在分析涉密載體管理特點的基礎(chǔ)上，對管理措施提出建議。

1 涉密載體管理現(xiàn)狀

1.1 員工保密意識淡薄

為應(yīng)對新形勢下保密工作面臨的嚴(yán)峻形勢，在保密資格審查認(rèn)證的推動下，各涉密單位的保密工作發(fā)生了深刻的變化，對保密工作的重視程度也有了較大的提高。但在實際工作中，很多擔(dān)負(fù)著科研項目的涉密人員工作繁忙，不能積極參加組織的保密培訓(xùn)或僅是在簽到表上代簽、補(bǔ)簽姓名，在一定程度上說明涉密人員缺乏自覺意識。涉密單位每年都會接受上級主管單位、保密監(jiān)督部門等各項檢查，在歷次檢查中，不僅有新的問題產(chǎn)生，還有一些老問題重復(fù)出現(xiàn)，未能及時進(jìn)行整改。究其原因還是涉密人員缺乏責(zé)任意識。

1.2 載體涉密缺乏規(guī)范性

對國家秘密的知悉范圍進(jìn)行嚴(yán)格的限定。但在實踐中，部分單位出于編寫報告或是外出實驗等需要，對涉密人員增長的數(shù)量和必要性沒有嚴(yán)格管控，使得最小化原則未能落實到位。對在涉密事項擬制階段，科研單位存在定密責(zé)任人對擬定的密級、保密期限、知悉范圍審批不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，造成涉密載體定密不準(zhǔn)確、國家秘密標(biāo)志不正確的情況；存在科研人員認(rèn)為已對項目或課題定密，則該項目或課題產(chǎn)生的各類報告、建議書等正式涉密載體未履行定密審批程序。

1.3 合作方涉密載體管理難度較高

科研活動通常存在多單位分工協(xié)作完成，因此會與合作伙伴涉及涉密載體的傳遞。在此過程中，存在雙方合作伙伴對于定密事項標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，由此可能導(dǎo)致出現(xiàn)非機(jī)要渠道傳遞涉密載體的問題。因此，在合作方傳遞載體之前，需要科研人員對文件具有一定的甄別力量，雙方協(xié)商好密點，對于非機(jī)要渠道的敏感信息及時進(jìn)行申報并鑒定密級。

1.4 涉密載體管理需兼顧學(xué)術(shù)交流需求

在開展科研工作時，交流與合作是技術(shù)發(fā)展的主要措施之一，在開展必要的技術(shù)交流的同時保守國家秘密，對涉密載體管理提出了新要求。目前，通常的做法是對技術(shù)進(jìn)行分級，非密的技術(shù)進(jìn)行正常交流，涉密的技術(shù)僅在知悉范圍內(nèi)交流或僅是單向借鑒。在此種情況下，對涉密會議上的涉密載體管理提出了更高的要求，如將不同領(lǐng)域的涉密載體分別管理，特別是對載體的流向要嚴(yán)格控制。

1.5 歷史涉密文件過程手續(xù)不全

在國家出臺涉密管理相關(guān)法規(guī)后，科研單位均建立了較為完善的涉密文件審批、流轉(zhuǎn)、銷毀等過程管理體系，但對于時間較長的歷史文件，在管理過程中存在一些共性問題，例如缺少載體流轉(zhuǎn)過程的審批及交接簽字、載體來源不清等，不利于涉密載體的全生命周期管理。筆者認(rèn)為，歷史文件所履行的手續(xù)與現(xiàn)行管理程序存在差異，應(yīng)對該類文件的手續(xù)進(jìn)行單獨管理，注明與現(xiàn)行程序的不同點，并按照現(xiàn)行程序進(jìn)行流向管理。

1.6 涉密載體的借閱頻度不高

現(xiàn)階段不少單位對于自己存檔的部分時期較長，有學(xué)習(xí)、參考價值的涉密載體，存在較為嚴(yán)重的“多藏少用”現(xiàn)象，即科研人員將工作重點放在產(chǎn)生、收集涉密載體上，而對其內(nèi)在價值的挖掘度不夠。另外，不少涉密人員認(rèn)為辦理借閱手續(xù)復(fù)雜從而影響了學(xué)習(xí)、利用的積極性。

1.7 缺乏有效的管理信息系統(tǒng)

由于各種原因，涉密載體管理相對落后，不少單位仍停留在電子表格管理模式，即將收集好的載體信息通過人工輸入方式轉(zhuǎn)化成電子版管理形式保存，沒有真正建立起信息化管理系統(tǒng)[1]。此種管理模式的缺點顯而易見，例如記錄容易誤操作修改；只能人工進(jìn)行信息更新，不能實時反映涉密載體的狀態(tài)；涉密載體清點、盤存耗費大量的人力物力，管理水平受到限制等等。特別是針對涉密載體過程文件數(shù)量多、流轉(zhuǎn)速度快的特點，沒有有效的管理系統(tǒng)對其進(jìn)行管控。

2 涉密載體管理建議

2.1 加強(qiáng)涉密人員對涉密載體管理重視程度

涉密載體管理的基礎(chǔ)是涉密載體的臺賬，關(guān)鍵在涉密人員。單位應(yīng)重視強(qiáng)化、提升涉密人員對涉密載體管理方面的認(rèn)識，特別要有責(zé)任心意識。首先在載體定密時，責(zé)任人要嚴(yán)格根據(jù)工作實際，本著對號入座原則，準(zhǔn)確界定本單位的國家秘密事項，不給保密工作留下隱患；其次載體使用過程中，通過減少個人持有涉密載體數(shù)量、明確涉密載體使用時間、嚴(yán)格控制涉密載體傳閱及發(fā)放范圍、規(guī)范涉密載體交接手續(xù)，例如填寫《涉密載體流轉(zhuǎn)交接表》、《個人留存涉密載體登記表》等，確保辦理的各項業(yè)務(wù)認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)且手續(xù)完備；在涉密載體銷毀前，管理人員要認(rèn)真核對填寫表單，確保每一份待銷毀載體賬物相符。單位應(yīng)定期組織保密專項教育，組織涉密人員觀看保密教育片等，把保密教育滲透到業(yè)務(wù)工作中，讓涉密人員時刻提高警惕、不斷增強(qiáng)保密意識，提高保密防護(hù)能力，不斷筑牢思想上的防線，確保自己知悉與管理的國家秘密及有關(guān)載體安全萬無一失。

2.2 增強(qiáng)風(fēng)險意識，建立泄密風(fēng)險評估機(jī)制，確保載體安全保密

涉密載體的使用必須嚴(yán)格履行涉密審批手續(xù)，管理人員除了要嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，還應(yīng)該增強(qiáng)風(fēng)險意識，按照國家劃定的秘密等級采取相應(yīng)的保密措施進(jìn)行管控，再配合信息化的手段通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)追蹤、審計日志等途徑監(jiān)控使用過程，消除泄密隱患，保障涉密載體安全受控。在對外交流過程中，保密委員會還應(yīng)對交流的議題和內(nèi)容進(jìn)行泄密風(fēng)險評估，并對劃定的關(guān)鍵信息予以隱蔽或替換，不得在對外交流中泄漏[2]。

2.3 細(xì)化密點，做好涉密載體過程管理

對于涉密項目，在開展科研工作前，應(yīng)對涉密地點進(jìn)行分級細(xì)化，明確科研活動中對于定密、涉密載體管理的過程管理細(xì)則，切實履行定密審批程序，實現(xiàn)載體管理有章可循。過程管理中，例如涉密會議中，涉密材料的分發(fā)、涉密文件回收簽字記錄是否齊全；涉密載體外送時，外出攜帶審批及載體簽收手續(xù)是否完備；在涉密載體使用過程中，是否辦理個人留存載體手續(xù)。在實際工作中，很多環(huán)節(jié)的載體交接手續(xù)因為人為原因被簡化，造成了嚴(yán)重的失泄密隱患。載體的過程管理環(huán)節(jié)最為復(fù)雜也最難管理，需要每位涉密人員嚴(yán)格遵守制度、上級管理部門有效監(jiān)督共同努力完成。涉密人員可依據(jù)保密考核檢查標(biāo)準(zhǔn)每月進(jìn)行自查，各單位可以成立保密檢查組對保密工作進(jìn)行定期或不定期的檢查。

2.4 完善保密制度、規(guī)范涉密載體管理

規(guī)范涉密載體管理要以健全的管理制度為依據(jù)，只有建立健全的規(guī)章制度，涉密載體管理工作才能做到有章可循。目前，有些單位制定的保密管理制度不夠完善、可操作性不強(qiáng)，需要根據(jù)本行業(yè)、本單位的業(yè)務(wù)特點進(jìn)一步健全，結(jié)合實際情況，制定出科學(xué)性更強(qiáng)、更準(zhǔn)確規(guī)范的制度，以指導(dǎo)規(guī)范工作開展。特別在對于涉密載體的流轉(zhuǎn)過程及外來涉密載體等管理難點上，各單位應(yīng)在相關(guān)規(guī)定制度的制定上最大力度的約束涉密人員行為，確保本單位的涉密載體管理工作合規(guī)有效進(jìn)行。

2.5 明確責(zé)任、集中管理

筆者單位遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、確保安全”的原則，對涉密載體實行相對集中管理。涉密載體保管人員對保管的涉密載體負(fù)總責(zé)，經(jīng)手人為相應(yīng)環(huán)節(jié)責(zé)任人，實施“誰經(jīng)手，誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任轉(zhuǎn)移制度和責(zé)任追究制度，清晰劃分涉密載體每個環(huán)節(jié)的責(zé)任人；對涉密載體實施相對集中管理，對個人原則上不允許留存涉密載體，實行責(zé)任單位一本臺賬，建立涉密載體戶籍制度，促進(jìn)涉密載體全周期管理[3]。明確集中管理以后，本著簡潔、高效的管理思路，再對管理流程進(jìn)行優(yōu)化，最終實現(xiàn)閉環(huán)管理。對于相關(guān)審批表單的格式、要求期限等一定要加以明確，并以行政發(fā)文的形式下發(fā)、宣貫。這樣，既體現(xiàn)了管理者思路的清晰明確，也避免了由于下級單位的迷茫，造成管理不統(tǒng)一和缺少執(zhí)行力等問題的產(chǎn)生。

2.6 加強(qiáng)信息化管理

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，使用信息化手段管理涉密載體已是大勢所趨?；谏婷茌d體的安全屬性，在涉密載體管理信息化建設(shè)過程中必須采取一系列措施確保載體的安全保密。使用涉密載體管理系統(tǒng)，可解決以手工管理帶來的安全和效率之間的矛盾。系統(tǒng)可以覆蓋涉密載體的全生命周期管理，包括制作、流轉(zhuǎn)、銷毀、歸檔等環(huán)節(jié)，做到對涉密載體底數(shù)清、責(zé)任明和實時查詢管理，例如實現(xiàn)自動化查詢現(xiàn)有庫存載體信息，提升載體的利用率。在保障載體安全的同時，增加業(yè)務(wù)便捷性，提高工作效率。

2.7 強(qiáng)化監(jiān)督檢查

監(jiān)督檢查是保密工作中不可缺少的環(huán)節(jié)。在沒有完善有效的涉密載體管理信息系統(tǒng)時，保密工作管理部門只能通過監(jiān)督檢查了解涉密載體管理的狀態(tài)；即使在涉密載體管理系統(tǒng)建立起來以后，監(jiān)督檢查仍然不可或缺。管理系統(tǒng)并不是萬能的，信息系統(tǒng)的運行也有可能帶來各種新問題，因此涉密載體管理中人力因素不容忽視。建立持續(xù)、有效的監(jiān)督檢查機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)問題立即解決；對增強(qiáng)涉密人員的保密意識和責(zé)任方面進(jìn)行正面引導(dǎo)；對抱有僥幸心理的人員起到警示作用，將安全保密風(fēng)險降到最低。

3 結(jié)語

涉密載體承載國家秘密信息，種類多，數(shù)量大，是保密安全工作管理的難點。做好涉密載體管理工作，既要明確各方的相關(guān)管理責(zé)任、強(qiáng)化提升涉密人員的保密認(rèn)識，又要建立有效的管理程序，還需配備信息化技術(shù)管理手段，最后做好監(jiān)督檢查工作。只有將各項規(guī)定要求真正落到實處，才能將安全隱患降到最低。