淺談高職院校人事檔案信息化建設(shè)

邢翠香

【摘要】檔案管理模式由實體檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變是必然的趨勢。本文探討了人事檔案管理信息化的作用，對現(xiàn)階段高職院校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題進行了分析，并以此為基礎(chǔ)闡述了加強人事檔案信息化建設(shè)的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 人事檔案? 信息化建設(shè)

人事檔案是個人人生閱歷的濃縮，是合理“選人用人”的重要依據(jù)。隨著高職院校的發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。因此，加快對人事檔案管理工作信息化建設(shè)勢在必行。人事檔案的信息化是在人事檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將人事檔案信息資源進行收集、整理，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，即將檔案管理模式從以實體檔案為重心向以數(shù)字化檔案為重心轉(zhuǎn)變的過程。加快推動人事檔案信息化建設(shè)能夠促進人事檔案管理事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的作用

（一）有利于豐富檔案內(nèi)容，節(jié)約成本。

紙質(zhì)檔案的存儲需占用大量的存儲介質(zhì)和庫房空間，耗費大量的人力、物力，而數(shù)字檔案可以在很小的存儲空間保存大量的信息，大大增加存儲量，從而使檔案管理的成本大大降低，還能記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，

（二）有利于紙質(zhì)檔案的保護

紙質(zhì)檔案是最原始的證據(jù)材料，具有不可復(fù)制性，因此保護好紙質(zhì)檔案非常重要。在傳統(tǒng)的人事檔案工作中，查詢個人的信息需要翻閱檔案原件，檔案每年要翻閱，有時還要反復(fù)拆裝、查閱和復(fù)印，造成紙質(zhì)載體的磨損。實現(xiàn)人事檔案信息化管理后，查詢?nèi)藛T的信息可從數(shù)據(jù)庫中直接獲取，使檔案利用工作變得便捷。不用接觸檔案原件，減輕了對原始檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的保護。

（三）有利于提高人事檔案的工作效率。

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是以手工操作方式為主，工作量大，效率低，查閱復(fù)雜，費時費力。人事檔案信息化后，查閱人事信息不用受時間和空間的限制，變得更加快捷、迅速。在做相關(guān)統(tǒng)計的時候，利用計算機的統(tǒng)計功能，不用耗費太多的時間和精力就可以完成，既能保證辦事的質(zhì)量，又能提高辦事的效率。

（四）有利于實現(xiàn)信息資源的高度共享

人事檔案信息是各部門經(jīng)常需要利用的重要資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體不僅不便于攜帶，而且不利于傳遞，從而導(dǎo)致信息資源共享困難。人事檔案信息化就實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和人事部門可以快速、全面地掌握各級干部隊伍及全院教師的狀況等最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和人事部門“選人用人”提供依據(jù)，為人才資源的合理使用提供信息參考，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。

二、高職院校人事檔案信息化存在的問題

（一）人事檔案觀念淡薄，管理理念滯后。在我國高職院校中，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，部分管理者對人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的認識和理解，井沒有真正意識到人事檔案信息化的重要性和緊迫性。很多高職院校仍然使用單一的紙質(zhì)檔案管理方式，由于管理體制不夠規(guī)范，人事檔案管理工作得不到重視。人事檔案的管理和監(jiān)督權(quán)力存在爭議;此外，高校人事檔案信息管理模式仍然采取封閉管理，透明化程度不高，容易造成檔案失誤。這些問題的存在，嚴重影響了人事管理信息化的進程。

（二）缺少統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)范標準。一方面電子文件歸檔制度不健全。電子文件的管理相對于紙質(zhì)文件起步晚，沒有統(tǒng)一的管理標準，一旦管理不善造成的損失是不可逆的。另一方面電子數(shù)據(jù)冗余，信息共享難以實現(xiàn)。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。檔案的信息化管理是一個相對專業(yè)的系統(tǒng)管理工程。從我國高職院校目前的現(xiàn)狀來看，人事檔案的管理人員專業(yè)化程度處于初級階段，對信息化操作的基本技能掌握程度還不夠，導(dǎo)致高校人事檔案管理信息化長期處于低水平狀態(tài)。加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動高校人事檔案管理人員的積極性和主動性，才能提高人事檔案管理工作的有效性。

（四）人事檔案信息化系統(tǒng)不完善。目前，很多高校人事檔案管理工作還處于低層次管理層面上，沒有采用先進的科學(xué)技術(shù)手段開發(fā)和利用。而人事檔案管理人員的計算機僅局限于統(tǒng)計檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計，這種不完善的、低水平的信息化管理，直接造成人力資源的極大浪費，提高人事檔案信息的失誤率。不少高職院校自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識和保密意識不強，沒有建立起安全、獨立的檔案信息管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未及時備份，都成為檔案信息安全的隱患，因而很難保證檔案信息的完整性及安全性。

三、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善管理體制，強化檔案意識。完善人事檔案管理制度，確保其更合理和科學(xué)，使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。人事檔案管理人員要加強檔案管理工作信息化建設(shè)重要性的宣傳，提高各級工作人員對于檔案管理工作的配合程度。在材料傳遞過程中要嚴格按章辦事，使安全性和真實性都能夠得到保證。

（二）完善人事檔案管理制度，統(tǒng)一信息化建設(shè)標準。人事檔案管理制度和信息化建設(shè)標準是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使檔案工作有章可循。制定統(tǒng)一信息化建設(shè)標準，如信息采集制度、審核制度、保密制度以及規(guī)范的信息采集流程等，以確保采集數(shù)據(jù)的準確性。

（三）建立高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理隊伍。人事檔案管理人員要具備扎實的檔案學(xué)理論知識，精通計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。根據(jù)人事檔案管理的需要配備相應(yīng)專業(yè)梯次的人才隊伍，建立人員培訓(xùn)機制。不僅對人事檔案管理人員加強思想政治教育，而且要注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，使檔案管理人員逐步成長為檔案業(yè)務(wù)知識全面，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)嫻熟的復(fù)合型人才。

（四）人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)，一方面要加大對硬件建設(shè)的投入力度，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)與計算機硬件設(shè)施的完善配置，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。另一方面要建立標準化的檔案管理平臺和信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和信息數(shù)據(jù)庫的建立。 要建立信息資源的安全保障體系，加強網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)施建設(shè)，同時要處理好保密和共享之間的關(guān)系，在實現(xiàn)資源共享的同時確保檔案信息的安全。

四、結(jié)語。高職院校人事檔案信息化管理一項系統(tǒng)工程，涉及檔案管理、信息技術(shù)等方面，必須主動引進信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公等先進理念，借助信息技術(shù)完善檔案管理體系，發(fā)掘人事檔案信息資源，推動檔案信息化管理工作不斷前進。

參考文獻：

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