檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值研究

陳雪妮

摘要：隨著國內(nèi)醫(yī)療建設(shè)的不斷完善，其服務(wù)管理水平也在不斷提高，醫(yī)院檔案管理工作的要求也在不斷提高。檔案管理信息化發(fā)展成為了檔案管理的重要發(fā)展目標(biāo)。通過檔案管理信息化，能夠有效提升檔案管理效率，有利于推動(dòng)我國醫(yī)療檔案信息統(tǒng)一化。本文從醫(yī)院檔案系統(tǒng)發(fā)展的必然性出發(fā)，提出了檔案管理信息化發(fā)展的一些建議，明確了檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，希望便利的檔案系統(tǒng)能夠?yàn)獒t(yī)療工作提供便利，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)朝著信息化、新現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;醫(yī)院檔案管理;服務(wù)質(zhì)量

醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的建立，能夠幫助醫(yī)院整合不同部門的工作，讓醫(yī)院工作變得更加系統(tǒng)化。通過檔案系統(tǒng)，醫(yī)院能夠減少線下行政管理工作，減輕各級(jí)員工的負(fù)擔(dān)，讓一些工作能夠直接在系統(tǒng)中完成日常匯報(bào)工作，提升檔案收集效率，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越。所以，醫(yī)院必須重視檔案系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，推進(jìn)醫(yī)院工作改革?？梢哉f檔案信息化升級(jí)，能夠影響醫(yī)院中各項(xiàng)工作的開展，能夠讓醫(yī)療人員、后勤人員和其他管理人員投入更多精力到自己的本職工作中，還能提高病患就醫(yī)體驗(yàn)。

一、必然性及意義

醫(yī)院利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案的信息化管理，打破了我國傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)辦法，改善了全院醫(yī)患協(xié)作關(guān)系。通過自動(dòng)化的檔案信息系統(tǒng)檔案管理，有利于有效促進(jìn)各級(jí)醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療信息檔案管理與資源流通，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)生和醫(yī)院患者之間的醫(yī)療信息和病理治療的技術(shù)交流與信息溝通，不僅可以有效減少檔案工作繁瑣環(huán)節(jié)、降低檔案管理使用成本以及大大提高了醫(yī)院的辦事效率，更重要的一點(diǎn)是不僅確保了各級(jí)醫(yī)院檔案信息管理資料的安全有效管理，提高了醫(yī)院服務(wù)運(yùn)行質(zhì)量，也可以有利于不斷提高各級(jí)醫(yī)院的企業(yè)整體品牌形象和提高服務(wù)質(zhì)量品質(zhì)[1]。現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完全是直接建立在以檔案電子化和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為技術(shù)基礎(chǔ)之上的，通過檔案信息管理技術(shù)和各種現(xiàn)代檔案管理技術(shù)方法的緊密結(jié)合可以有效地構(gòu)建全新的醫(yī)院檔案管理、檔案信息查詢管理方法，有利于在醫(yī)院第一時(shí)間將醫(yī)院檔案中的信息管理資源及時(shí)進(jìn)行合理利用處置，使得醫(yī)院檔案信息數(shù)字化歸檔管理信息技術(shù)應(yīng)用得以充分實(shí)現(xiàn)，檔案管理的最大經(jīng)濟(jì)效益從而得以充分發(fā)揮[2]。

1.直接體現(xiàn)和客觀要求

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是現(xiàn)階段醫(yī)院加快實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化體系建設(shè)的必經(jīng)之路，是醫(yī)院深化檔案管理社會(huì)化業(yè)務(wù)管理與信息服務(wù)的內(nèi)在基本要求，也是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理服務(wù)水平不斷提高并且適應(yīng)我國現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代的要求同步健康發(fā)展的必然內(nèi)在需要，更是當(dāng)代我國促進(jìn)社會(huì)主義醫(yī)療生產(chǎn)力不斷進(jìn)步的直接成果體現(xiàn)和醫(yī)院促進(jìn)我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的重要客觀要求[3]。近年來，醫(yī)院積極主動(dòng)實(shí)施醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)信息化服務(wù)體系系統(tǒng)建設(shè)，充分利用我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案業(yè)務(wù)信息管理實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與相互傳遞管理系統(tǒng)功能，將原來那些需要醫(yī)院手工操作的醫(yī)院檔案掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查、處方、病歷等，通過基層醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及時(shí)存儲(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)據(jù)共享和醫(yī)院信息相互傳遞，既可以有效率地節(jié)省了醫(yī)院內(nèi)部的人力、物力、財(cái)力等資源，還可以有效率地實(shí)現(xiàn)各醫(yī)院主管部門之間的檔案業(yè)務(wù)管理無縫連接和信息相互對(duì)接，還為醫(yī)院的健康發(fā)展進(jìn)步帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益[4]。于此同時(shí)，也方便了醫(yī)院全體醫(yī)生和廣大患者以及患者家屬，為促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.管理水平的內(nèi)在要求

我國醫(yī)院在未來的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)是以信息化時(shí)代為主。隨著各類醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔次的不斷升級(jí)，醫(yī)院檔案管理的信息化程度也在不斷提高[5]?，F(xiàn)階段，我國各大醫(yī)院都在開始不斷地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)化，打造創(chuàng)新型醫(yī)療服務(wù)模式，全面提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，從而充分提升醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。不斷完善的計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)成為了構(gòu)建醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)的有效手段[6]。醫(yī)院的信息化技術(shù)為使用者提供了較為合理的平臺(tái)，并且以此為基礎(chǔ)，橫跨整個(gè)醫(yī)院護(hù)理服務(wù)流程系統(tǒng)管理、臨床和醫(yī)院行政管理信息系統(tǒng)管理、由整體經(jīng)濟(jì)核算管理到整體經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)分析的機(jī)會(huì)，從而有效幫助各類醫(yī)院管理建設(shè)建立起高效、全面的醫(yī)療質(zhì)量檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，達(dá)到服務(wù)患者放心滿意、管理者心中有數(shù)的服務(wù)目的[7]。醫(yī)院的醫(yī)療信息化系統(tǒng)建設(shè)將徹底改變傳統(tǒng)的醫(yī)療服務(wù)管理模式。醫(yī)院的醫(yī)療管理信息化系統(tǒng)建設(shè)必將是醫(yī)院深化醫(yī)療改革、加強(qiáng)醫(yī)院管理和衛(wèi)生服務(wù)工作走向現(xiàn)代化新的重要發(fā)展著力點(diǎn)[8]。醫(yī)院基于檔案管理的醫(yī)療信息化系統(tǒng)建設(shè)不僅可以有效提升各類醫(yī)院檔案管理的整體服務(wù)水平，完善醫(yī)院檔案管理工作流程，提高醫(yī)院管理工作中的效率。從而全面提升和改善醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量能力和管理水平，更好地有效服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)和服務(wù)患者[9]。

3.提高工作效率

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檔案信息管理技術(shù)在我國醫(yī)院檔案管理工作的各個(gè)技術(shù)層次、各個(gè)方面、各個(gè)部門的廣泛而有深入地開展應(yīng)用，醫(yī)院也全面組織開展各級(jí)、各類檔案工作人員關(guān)于現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)的知識(shí)培訓(xùn)與理論學(xué)習(xí)，以便不斷提高全體員工的現(xiàn)代科技創(chuàng)新信息與管理技術(shù)綜合應(yīng)用的掌握能力，促使了管理人員素質(zhì)普遍得到提高，提高了醫(yī)院檔案工作管理者的政治思想觀念和現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)，促進(jìn)了管理工作效率不斷提高。因此醫(yī)院各級(jí)檔案管理部的工作人員必須首先具備以下幾個(gè)基本方面的理論能力和綜合素質(zhì)：

（1）檔案業(yè)務(wù)管理人員自我素質(zhì)的不斷提高主要是自我意識(shí)的逐步升華，不斷深化提高和逐步強(qiáng)化為人服務(wù)自我意識(shí)，注重自我觀念、知識(shí)、技術(shù)的不斷提高;

（2）需要充分具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng);

（3）需要完全具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng);

（4）需要具備廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備;

（5）需要具備較高的心理素質(zhì);

（6）需要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力;

（7）注重細(xì)節(jié);

（8）保障極高的工作熱情。

4.提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院自身實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)展信息化和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，為各級(jí)醫(yī)院不斷地加快深化檔案改革、加強(qiáng)自身的檔案管理能力、提高效益和不斷擴(kuò)大促進(jìn)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新改革發(fā)展作出的進(jìn)步提供了重要的基礎(chǔ)信息技術(shù)保障，能夠更好地有效用于促進(jìn)醫(yī)院信息技術(shù)資源的相互共享、擴(kuò)展醫(yī)院檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)以及不斷擴(kuò)大提高各級(jí)醫(yī)院檔案綜合管理競(jìng)爭(zhēng)力。在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅猛發(fā)展的國際數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)社會(huì)下，檔案管理信息發(fā)展信息化和醫(yī)院自身檔案管理系統(tǒng)信息化項(xiàng)目工程建設(shè)已經(jīng)不斷發(fā)展成為醫(yī)院自身實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息技術(shù)事業(yè)協(xié)同發(fā)展服務(wù)適應(yīng)基層醫(yī)院自身信息化發(fā)展服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)的必然選擇[10]。醫(yī)院自身實(shí)現(xiàn)檔案管理信息事業(yè)發(fā)展信息化和醫(yī)院自身檔案管理系統(tǒng)信息化項(xiàng)目工程建設(shè)已經(jīng)不斷發(fā)展成為醫(yī)院檔案管理服務(wù)社會(huì)、服務(wù)醫(yī)院自身檔案管理與信息事業(yè)協(xié)同發(fā)展、服務(wù)醫(yī)院護(hù)理患者的最佳檔案管理信息技術(shù)手段和醫(yī)院業(yè)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的最有效途徑。

5.提供參考依據(jù)

醫(yī)院信息檔案管理數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化的網(wǎng)絡(luò)化，能夠?qū)⑨t(yī)院從事醫(yī)療、管理業(yè)務(wù)過程及其中的各類檔案資料長(zhǎng)期、完整、準(zhǔn)確地進(jìn)行保存，當(dāng)遇到需要的信息時(shí)候，就可以方便快捷地提取檔案并進(jìn)行實(shí)時(shí)參考、查閱、核對(duì)和加以借鑒。長(zhǎng)期保存完整的可靠地管理信息。醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)班子機(jī)構(gòu)的醫(yī)療人事職能部門管理提供了數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)和參考決策數(shù)據(jù)支持以及為醫(yī)院的全體員工管理提供增值信息服務(wù)，有利于為醫(yī)院及其他醫(yī)療管理職能部門研究制定醫(yī)院的方針、政策、制度等工作提供了重要參考決策依據(jù)。因此，利用各種信息化技術(shù)手段整合來積極推動(dòng)醫(yī)院信息檔案管理發(fā)展是一件具有重大意義事情。

6.自身的優(yōu)勢(shì)

（1）檔案管理信息化建設(shè)有利于有效保護(hù)珍貴的歷史檔案資料原件;

（2）檔案管理信息化建設(shè)使電子文件的檔案歸檔管理方式功能得到很大改善;

（3）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享;

（4）檔案管理信息化技術(shù)使企業(yè)檔案的收集檢索和管理使用更加方便快捷：

（5）檔案信息化完善了醫(yī)院的檔案管理模式。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要技術(shù)保障，是基層醫(yī)院開展現(xiàn)代化基礎(chǔ)信息檔案管理重要的一個(gè)組成環(huán)節(jié)部分，是不斷提高醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要有效手段之一。只要醫(yī)院能夠抓住機(jī)遇、更新發(fā)展理念、注重促進(jìn)人才培養(yǎng)和新信息技術(shù)推廣應(yīng)用，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各個(gè)主要的職能部門科室可以積極參與互相配合，確定一套科學(xué)的醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略，醫(yī)院從事檔案管理的信息化建設(shè)工作一定會(huì)很快適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的變化發(fā)展和實(shí)現(xiàn)具備歷史性的巨大飛躍。

1.原則

（1）遵守規(guī)范性的基本原則;（2）遵守安全可靠性的基本原則;（3）遵守效益性的基本原則 （4）遵守前瞻性的基本原則;（5）遵守歸檔雙軌制的基本原則;（6）遵守協(xié)作交互的基本原則;（7）遵守實(shí)用性的基本原則;（8）遵守長(zhǎng)期儲(chǔ)備的基本原則。

2.進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理

進(jìn)一步深化完善醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理，提高醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理公共工作服務(wù)水平，更好地為促進(jìn)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)健康建設(shè)發(fā)展服務(wù)。不斷提高醫(yī)院檔案管理與公共服務(wù)水平，實(shí)施改革創(chuàng)新醫(yī)院工作管理機(jī)制，更好地為促進(jìn)醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

（1）全面加強(qiáng)提高醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)班子的重視程度，深化醫(yī)院檔案管理責(zé)任意識(shí);

（2）完善檔案管理相關(guān)規(guī)的章制度，規(guī)范正確的檔案管理相關(guān)行為;

（3）全面加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì);

（四）解放思想，更新認(rèn)識(shí)觀念，通過各種創(chuàng)新方式提高醫(yī)院檔案管理與信息利用率，拓展有關(guān)檔案管理信息的公共服務(wù)和管理利用各個(gè)領(lǐng)域;

（5）醫(yī)院部門應(yīng)適當(dāng)加大醫(yī)療檔案管理建設(shè)投入，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的管理軟件和基礎(chǔ)硬件以使建設(shè)的效能提高;

（6）構(gòu)建醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)化信息平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院檔案的合理利用、傳播，是不斷擴(kuò)大醫(yī)院檔案利用社會(huì)效益的重要途徑;

（7）構(gòu)建優(yōu)秀的醫(yī)院文化促進(jìn)醫(yī)院檔案管理建設(shè)。

三、明確醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心內(nèi)容

1、醫(yī)院的信息檔案工作基礎(chǔ)是運(yùn)用紙質(zhì)記錄日常工作;

2、醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡(luò)化;

3、醫(yī)院的檢測(cè)、化驗(yàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化;

4、醫(yī)院設(shè)備和后勤管理檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化;

5、患者病歷與處方檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化;

6、患者反饋信息檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化;

7、醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

處理的信息量規(guī)模非常龐大，因此，在檔案管理日常工作繁多的實(shí)際情況下，就必然需要完全努力保障醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)工作中人員可以充分有效地應(yīng)用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)處理日常信息數(shù)據(jù)，從而可以充分有效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及工作效率。在處理醫(yī)院檔案資料信息的整個(gè)過程中，不能只是單純關(guān)注一些重點(diǎn)醫(yī)院檔案，需要充分確保障檔案的健全完好，從細(xì)節(jié)角度來看，針對(duì)整個(gè)醫(yī)院檔案資料管理信息系統(tǒng)的不斷改善以及不斷優(yōu)化調(diào)整，充分了解醫(yī)院患者的全部的個(gè)人檔案資料，為醫(yī)院患者自身建立嚴(yán)格的醫(yī)院保密個(gè)人檔案資料，以此來為促進(jìn)良好的醫(yī)療服務(wù)。同時(shí)也需要不斷著重完善管理好各類醫(yī)院人事檔案管理資料，通過醫(yī)院信息化建設(shè)來建立檔案管理信息系統(tǒng)，有效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事的有效調(diào)動(dòng)等等，為醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)工作和醫(yī)院的人力資源的有效調(diào)配管理建立了數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜上所述，醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要總結(jié)客觀規(guī)律，提升檔案系統(tǒng)質(zhì)量，以提高管理水平和工作效率為發(fā)展目標(biāo)，提升醫(yī)院的服務(wù)能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在檔案系統(tǒng)建設(shè)中，醫(yī)院要保證系統(tǒng)覆蓋廣度，建立信息共享，資源共享，安全有保障的信息系統(tǒng)。同時(shí)，要加強(qiáng)信息技術(shù)的普及，讓各部門工作人員都能夠熟練使用檔案系統(tǒng)，充分利用檔案系統(tǒng)帶來的便利，讓醫(yī)療工作變得更便捷，提高患者的就醫(yī)體驗(yàn)，為醫(yī)院更加深入的使用信息技術(shù)積累經(jīng)驗(yàn)。

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