檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用研究

劉煥偉

摘 要：檔案管理是調(diào)解企業(yè)內(nèi)部工作平衡的一項重要工作。其中主要包括對檔案數(shù)據(jù)的整合和概括，從而去方便企業(yè)內(nèi)部的使用和查詢。加強檔案管理工作會給企業(yè)內(nèi)部控制帶來便利化，檔案管理的完整性是公司高效運行的基本保障，下文主要敘述檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，和如何提高檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制的作用，通過提高檔案管理力度去增加企業(yè)內(nèi)部工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;內(nèi)部控制;應(yīng)用

加大檔案管理的工作力度能在一定程度上去促進企業(yè)內(nèi)部的工作，檔案管理涉及到好幾個方面，比如說人事檔案管理、公司合同管理、財務(wù)管理等都是檔案管理所涉及到的。這些都是作為公司運行最基礎(chǔ)的工作，所以說做好這些管理工作公司才能夠穩(wěn)步進行，只有基本運轉(zhuǎn)穩(wěn)定才能夠談得上去發(fā)展公司效益。想要提高管理工作能力就要從根源抓起，從制度抓起，同時隨著時代的變化也可利用新型管理方式來進行便利高效管理，根據(jù)每個公司內(nèi)部的運行方式去設(shè)置適合的管理方式，從而去提高兩個方式的相適性，提高檔案管理在公司內(nèi)部控制的高效性。

1.檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的相互作用

在企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)中許多證明文件都是需要完整保存的，因為這些文件是證明公司正常運轉(zhuǎn)的證據(jù)，在一些機關(guān)檢查中也是必不可缺少的，所以說保證檔案管理工作的完整性的同時也是保證企業(yè)內(nèi)部平穩(wěn)的運行，同時也是加強企業(yè)內(nèi)部控制的一大措施。

1.1加強企業(yè)控制力度，保證企業(yè)的基本權(quán)益

檔案管理是保障企業(yè)基本運作的一項工作，現(xiàn)如今的企業(yè)所有交易都是以合同定性的，同時在法律方面也是以合同定性，所以說保證檔案的安全性關(guān)系到整個公司的權(quán)益。從淺層次上來說員工的個利益也與其密切相關(guān) ，這種一切權(quán)益都定性到數(shù)字檔案的時代，檔案管理都顯得異常重要。提高檔案管理的工作能力有利于企業(yè)內(nèi)部的管控能力。通過檔案管理工作保障檔案的安全性從而去保障員工和公司的整體利益，避免因為檔案管理不當、文件凌亂錯位甚至丟失文件。去讓員工和公司的權(quán)益受到損害。做好檔案管理工作強化企業(yè)內(nèi)部管控強度，讓公司運行井井有條并快速高效，達到真正意義上的管控效果。

1.2加強企業(yè)的監(jiān)管力度

企業(yè)控制力度與企業(yè)監(jiān)管力度從廣泛意義上來說就是兩者屬于包含關(guān)系，隨著企業(yè)控制力度的上升監(jiān)管力度自然會隨著提高。加強檔案的管理從而去在管理內(nèi)部去實行監(jiān)督管理，隨著監(jiān)督管理的實行去核實檔案文件的準確無誤，在發(fā)現(xiàn)文件偏差部分去快速改正，以保證文件在工作使用中無誤性。同時在財務(wù)管控這一方面，檔案管理也能呢=保證財務(wù)支出的明確性，通過檔案管理去監(jiān)督每一筆財務(wù)支出。避免出現(xiàn)財務(wù)濫用近而對公司產(chǎn)生一定的利益威脅。

1.3隨著檔案管理力度的增加，保證信息的安全有效性

對于公司一些的高級文檔，檔案管理要保證文件的安全性，核實信息的準確性，并給予文件妥善的保管。同時這種重要文檔也要做好備份工作，為其做好保障，避免因為文件問題而引起公司效益受影響。同時也要加強企業(yè)內(nèi)部信息的流通性，以確保每部分文件的一致性，通過檔案管理去將企業(yè)管控效果更上一個層次。

檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制是存在著一致性的，兩者屬于互相依存互相促進的一種關(guān)系，加強檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用的同時，既能促進企業(yè)穩(wěn)步進行也能提高企業(yè)內(nèi)部的管控能力。

2.怎樣提高檔案管理工作的質(zhì)量

2.1強化檔案管理人員的工作意識

檔案管理工作質(zhì)量源于檔案管理人員的工作能力，所以想要提高檔案管理質(zhì)量的首要任務(wù)，就是強化檔案管理人員的工作意識，讓管理人員從本質(zhì)上去意識到工作的重要性，從而去按質(zhì)按量地去完成自身的工作責任。同時在挑選管理人員是也要注重人員的人文素質(zhì)。以確保管理工作能高質(zhì)量的完成。與此同時也要不斷加強對管理人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，通過特定的專業(yè)課程培養(yǎng)，讓管理人員透徹的了解工作程序，以便于能熟練的進行義務(wù)操作。同時也要設(shè)定一些考核環(huán)節(jié)，通過考核情況來一一分析每個管理人員所包含的一些問題，從而去結(jié)合每個人的情況去進行培養(yǎng)，從而達到每個管理人員的綜合能力都能達到標準。從而保證檔案管理工作質(zhì)量。

2.2設(shè)立嚴格的管理制度

想要加強管理質(zhì)量就要通過一定的制度來規(guī)范，比如說每一份文檔的管理環(huán)節(jié)，責任都要落實到位，從錄入、檢查到完成每一個步驟都要落實到個人，通過嚴格的管理制度去規(guī)范工作步驟。在工作過程中若出現(xiàn)事物就就要通過嚴格的只制度模式，去追究個人責任，通過這種制度管理模式，規(guī)范每個管理人員的工作方式，讓檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都做到嚴謹?shù)轿?。同時也可設(shè)立季度考核裁員制度，通過這種高嚴格模式去激起管理員工的工作積極性，從而去提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.3利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，簡化管理模式

在如今的信息化時代，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)利用到檔案管理中是一個可行的方式。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去記錄檔案管數(shù)據(jù)，這種信息化錄入方式與之前的紙質(zhì)版相比，信息化錄入能夠保證數(shù)據(jù)的持久性不會因為外部原因?qū)е聰?shù)據(jù)遺失，同時利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能方便管理工作人員的管理，通過建設(shè)數(shù)據(jù)平臺來加強檔案信息的流通，進而加強檔案信息管理的效率性。與此同時，也要加強數(shù)據(jù)平臺的安全性能，避免數(shù)據(jù)泄露導(dǎo)致企業(yè)效益受損。從而合理有效的去利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

2.4加強資金投入

現(xiàn)如今時代的版權(quán)問題極為重要，在企業(yè)想要研究某項項目時，一定要全面的進行調(diào)查，以保證自己的項目沒有觸及到侵權(quán)問題，但同時也要保護好自己企業(yè)的項目，這時各個部門的支出就會增加，所以說企業(yè)就要加強資金的投入，去促進資源調(diào)查的全面化，同時也要創(chuàng)建屬于自己的項目平臺，做好企業(yè)項目保密工作，防止其他企業(yè)的剽竊行為，通過資金的投入去完善整個項目信息的完整性，從而去確保檔案信息管理的準確真實性。

3.結(jié)束語

簡而言之，促進檔案管理的工作質(zhì)量就是促進企業(yè)內(nèi)部的控制力度，通過加強檔案管理去多方面的去管理企業(yè)的運行。通過多方面去觀察檔案管理在企業(yè)中的效果，在發(fā)現(xiàn)問題的同時去進行優(yōu)化管理。通過提高管理人員的業(yè)務(wù)水平去保證檔案管理在企業(yè)運行中的高效作用。

參考文獻

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