淺談工程項(xiàng)目實(shí)施階段歸檔資料的管控

李文霞

摘要：一直以來企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集都是檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性很難充分保證，造成日后運(yùn)行、管理、維護(hù)和改造無據(jù)可查。本文從明確歸檔范圍和加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理、建立控制管理機(jī)制、工程資料人員的素質(zhì)加強(qiáng)等方面，簡(jiǎn)要闡述如何做好檔案資料收集的完整性的一些經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案;標(biāo)準(zhǔn)化管理;閉環(huán)管理

企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目包括裝置擴(kuò)建、技術(shù)革新、改造、挖潛等一系列基本建設(shè)活動(dòng)。每項(xiàng)基本建設(shè)活動(dòng)從項(xiàng)目決策、立項(xiàng)、審批、施工、竣工驗(yàn)收都會(huì)形成大量具有保存價(jià)值的檔案材料，這些檔案是反映項(xiàng)目建設(shè)歷程、體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要?dú)v史記錄，是日后生產(chǎn)、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建、發(fā)生索賠問題的真實(shí)依據(jù)和不可再生的信息資源，是建設(shè)項(xiàng)目必不可少的重要組成部分。以下是我們對(duì)基建檔案資料收集中的幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)：

1 明確歸檔范圍、加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求

1.1落實(shí)前端控制，做到有章可循。

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理要堅(jiān)持“三同步”的原則，以橡膠廠10萬噸/年丁苯橡膠裝置技術(shù)改造為例，項(xiàng)目建設(shè)投資規(guī)模達(dá)到63625萬元，施工周期歷時(shí)一年半的時(shí)間控。檔案管理部門參考以往建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，仔細(xì)分析項(xiàng)目立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、照片、錄像、錄音、光盤、實(shí)物等各種載體的文件資料，列一個(gè)從頭至尾具體的資料名稱清單，和工程管理部門共同協(xié)商，統(tǒng)一技術(shù)資料收集、整理提交的內(nèi)容、格式、份數(shù)、方式以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序。將檔案管理納入合同管理，在合同、協(xié)議中設(shè)立有關(guān)檔案管理的專門條款。施工時(shí)檔案管理人員要及時(shí)與工程管理部門密切聯(lián)系，及時(shí)了解工程進(jìn)度，提前介入跟蹤管理，做到應(yīng)存盡存、應(yīng)有盡有、完整收集、有效利用。

工程管理部門在檢查施工進(jìn)度、督促施工質(zhì)量的同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、審核質(zhì)量進(jìn)行檢查，尤其是抓好工程建設(shè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)和階段的監(jiān)督，如工程中間驗(yàn)收階段、交工驗(yàn)收階段、設(shè)備安裝調(diào)試階段、隱蔽工程的驗(yàn)收等;發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，使工程檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集;項(xiàng)目中交后，檔案管理人員要及時(shí)催交交工技術(shù)文件，避免后補(bǔ)、造假現(xiàn)象。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收要和竣工檔案的驗(yàn)收同步。建立了質(zhì)量保證金制度：在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，在條款中明確預(yù)留合同費(fèi)用的5%作為質(zhì)保金，乙方結(jié)算質(zhì)保金前，不僅要做到工程實(shí)體竣工驗(yàn)收合格，還必須完成合同（協(xié)議）所約定的文件材料的移交，并經(jīng)檔案部門審查合格。目前，該制度在全公司得以推廣應(yīng)用，從而更好的保證了工程項(xiàng)目竣工后檔案按時(shí)歸檔及進(jìn)館質(zhì)量。

1.2加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求^[1][2]

（1）按SH/T3503-2017《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》，建設(shè)單位或項(xiàng)目管理單位負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的審查，建設(shè)單位負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的接收，施工單位負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的編制^[1]。八大卷按：綜合卷、土建工程、設(shè)備安裝工程、管道安裝工程、電氣安裝工程、儀表安裝工程、設(shè)備出廠資料、竣工圖等專業(yè)分類組卷。

（2）設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)竣工圖的編制和移交，竣工圖版次號(hào)以“J”表示，原來的竣工圖章取消。

（3）采購(gòu)單位負(fù)責(zé)具有特定設(shè)備位號(hào)的設(shè)備出廠資料的編制、移交，體現(xiàn)誰采購(gòu)誰負(fù)責(zé)的質(zhì)量原則。質(zhì)量證明文件原件，因?yàn)槭突すこ趟貌牧腺|(zhì)量證明文件管理的特殊性，將供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量證明文件復(fù)印件上加蓋確認(rèn)章的延續(xù)性質(zhì)量證明文件也歸為原件。

（4）監(jiān)理單位除了按SH/T3903-2017《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定收集、整理、歸檔監(jiān)理文件，還要負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的真實(shí)性、完整性的審核。

2? 建立項(xiàng)目文件的管理控制機(jī)制

2.1建立一個(gè)自上而下的責(zé)任保證體系和統(tǒng)籌管理網(wǎng)絡(luò)

項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理工程。從項(xiàng)目開始施工，建設(shè)單位和勘探單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、總包單位要建立一個(gè)自上而下的責(zé)任保證體系，要求總包和分包之間項(xiàng)目資料的收集管理實(shí)行閉環(huán)管理。建設(shè)單位開工前，確定單項(xiàng)、單位（子單位）工程交工資料要求，各施工單位根據(jù)建設(shè)單位的交工技術(shù)文件編制方案，制定交工技術(shù)文件的編制細(xì)則，經(jīng)監(jiān)理單位批準(zhǔn)后監(jiān)督執(zhí)行。工程分包合同中，分包單位應(yīng)承諾執(zhí)行總承包單位制定的編制細(xì)則，明確各分包單位的資料收集管理職責(zé)。

2.2 建立跟蹤、監(jiān)督、檢查、報(bào)告機(jī)制

要求各施工單位資料人員、工程管理部門項(xiàng)目管理人員、建設(shè)單位檔案管理人員，及時(shí)跟蹤、監(jiān)督、檢查資料的收集情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，使資料收集的全過程始終處于受控狀態(tài)，以利于及時(shí)糾正計(jì)劃執(zhí)行過程中的偏差。

3加強(qiáng)檔案管理人員的管理

3.1加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

由于參建單位人員素質(zhì)良莠不齊，人員變動(dòng)頻繁，造成各參建單位歸檔資料質(zhì)量有相當(dāng)部分不符合歸檔要求。為此，我們要求施工單位更換資料人員時(shí)必須及時(shí)通知監(jiān)理單位。為了保障移交檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，在日常管理中我們還注重對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作，每年組織3-4次檔案業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)班。特別是新的法規(guī)頒布后，更是加大了培訓(xùn)宣貫力度。受訓(xùn)人員包括公司及二級(jí)單位工程項(xiàng)目管理有關(guān)部門、檔案管理人員、項(xiàng)目參建單位（設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等）有關(guān)人員。通過培訓(xùn)有效地提高了整體的檔案意識(shí)和管理能力。

3.2檔案人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)加強(qiáng)

檔案管理人員改變過去給什么資料收什么資料的意識(shí)，深入現(xiàn)場(chǎng)主動(dòng)服務(wù)，隨時(shí)到施工單位跟蹤抽查，遇到問題及時(shí)解決，杜絕了過去交工資料數(shù)據(jù)與實(shí)際不符合、后補(bǔ)造假的現(xiàn)象。

4總結(jié)

通過加強(qiáng)工程項(xiàng)目實(shí)施階段文件資料整理工作的控制與管理，本著“誰設(shè)計(jì)誰負(fù)責(zé)，誰采購(gòu)誰負(fù)責(zé)、誰施工誰負(fù)責(zé)”的原則，提高了設(shè)計(jì)質(zhì)量、強(qiáng)化了工程材料的可追溯性，落實(shí)施工責(zé)任，保證了館藏檔案的歸檔質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案的再查找利用價(jià)值，并為工程數(shù)字化交付奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]SH/T3503-2017《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》.

[2]SH/T3903-2017《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》.