淺談我國(guó)行政單位檔案管理的電子化建設(shè)分析與探究

何曉林

摘 要：檔案管理作為行政單位的一項(xiàng)重要工作，在當(dāng)前信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理的信息化。尤其是隨著我國(guó)行政體制改革的不斷深化，行政單位檔案管理及其電子化的重要性更是不斷凸顯。本文基于行政單位檔案管理電子化建設(shè)的重要性，分析了當(dāng)前電子化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了相應(yīng)的措施，以期為電子化建設(shè)實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;電子化建設(shè)

對(duì)于行政單位而言，檔案是對(duì)單位各項(xiàng)工作的匯總整理，記錄單位的各項(xiàng)工作情況，其形式也具有多樣性，如文字、音頻和視頻等。檔案管理的電子化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是一種信息化建設(shè)，以電子計(jì)算機(jī)為依托儲(chǔ)存行政單位各項(xiàng)工作的相關(guān)內(nèi)容，一方面可以拓展儲(chǔ)存容量，另一方面也提升了管理的效率，操作簡(jiǎn)便，相較于傳統(tǒng)的檔案管理極大地節(jié)省了時(shí)間?；诖水?dāng)前我國(guó)的行政單位必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化建設(shè)的重要性和必要性，提高對(duì)其的重視程度，通過(guò)觀念、方法和技術(shù)上的創(chuàng)新來(lái)促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。

一、促進(jìn)行政單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）能夠有效提升檔案的服務(wù)效率。檔案管理作為行政單位運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，在推動(dòng)行政單位進(jìn)一步發(fā)展中也發(fā)揮著重要的作用。隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，行政單位檔案管理的電子化建設(shè)已經(jīng)成為必然，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠有效提升檔案的服務(wù)效率。一方面檔案管理的電子化建設(shè)有利于提升檔案信息提取的便捷性，為管理操作者節(jié)省了大量時(shí)間，另一方面電子化的傳輸和儲(chǔ)存方式也相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言更加安全和高效，儲(chǔ)存容量增大更是提升了檔案的服務(wù)性能。安全高效且大容量的檔案能夠增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)的完善性。

（二）有利于節(jié)省行政單位檔案管理成本。行政單位檔案管理的電子化建設(shè)有利于降低管理成本。在傳統(tǒng)的檔案管理中一般需要行政單位建設(shè)單獨(dú)的檔案管理部門，檔案管理人員更是需要精通各方面的知識(shí)，要負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、出版、后勤服務(wù)等各方面的內(nèi)容，在人員的培養(yǎng)及人力、物力和財(cái)力上都耗費(fèi)了大量的成本。相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，電子化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，一方面可以減少專業(yè)化的人才在檔案管理中的投入，從而解放人才，將其投入到更高難度的工作中，提升人才的利用效率，降低人力成本。另一方面檔案管理的電子化建設(shè)也節(jié)省時(shí)間，簡(jiǎn)化了管理的操作環(huán)節(jié)，極大提高了管理效率，從而最大程度地降低成本。

二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案管理電子化建設(shè)認(rèn)識(shí)及重視程度低。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中管理人員僅僅是將檔案管理視作檔案儲(chǔ)存，對(duì)于檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理的電子化就是將各類檔案進(jìn)行分類管理儲(chǔ)存，在需要某一項(xiàng)檔案時(shí)只需要調(diào)出來(lái)即可。還存在一些管理人員長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)已經(jīng)習(xí)慣了應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)于電子化的檔案管理形式難以適應(yīng)，對(duì)其的可行性和效率性認(rèn)識(shí)不足，抱有懷疑態(tài)度。以上情況都是由于對(duì)檔案管理的電子化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致，這也會(huì)直接使得大部分管理人員對(duì)檔案管理的電子化建設(shè)的重視程度不足。

（二）管理人員的電子化操作水平有待提高。行政單位檔案管理的電子化建設(shè)需要高水平的專業(yè)操作人員，檔案管理人員在電子化操作中不僅僅是需要具備一般的計(jì)算機(jī)操作水平，還需要在技術(shù)和知識(shí)層面具備更加全面的能力和素質(zhì)。而從當(dāng)前的檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程來(lái)看，許多行政單位的檔案管理是缺乏高水平的人才來(lái)進(jìn)行操作的，電子化知識(shí)與技術(shù)的復(fù)合型人才較為缺失，大部分檔案管理人員的電子化水平是較低的，素質(zhì)的全面性也不足，這就使得行政單位檔案管理電子化建設(shè)成效有待提升。

（三）檔案管理軟件缺乏信息管理功能。在具體的檔案管理電子化建設(shè)層面，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和使用實(shí)際上缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。行政單位各部門在檔案管理過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)各有不同，規(guī)格型號(hào)等外部條件具有很大不同，使得檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和使用也具有較大的差異性，軟件之間的互通性較差，在檔案文件檢索和信息管理計(jì)算等方面無(wú)法做到兼容。基于此可以看到檔案管理軟件缺乏一定的信息管理功能，信息管理效率低下，便捷程度不足極大制約了檔案管理的電子化建設(shè)發(fā)展。

（四）檔案管理電子化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理電子化建設(shè)需要檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)和前提。由于歷史遺留問(wèn)題，單位原先的各類檔案的建立與信息錄入差異性較大，兼容性是極其不足的，檔案管理軟件系統(tǒng)之間的移植性也較差。檔案管理電子化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范缺乏統(tǒng)一性在一定程度上也制約了行政單位檔案管理的電子化建設(shè)。

三、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理理念。在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)前時(shí)代，行政單位的檔案管理也應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)信息化和電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化。進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的電子化建設(shè)必須要?jiǎng)?chuàng)新觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念。一方面管理人員應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案管理電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和重視程度，認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代檔案管理電子化建設(shè)的必要性和重要性。另一方面要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理固定思維模式，創(chuàng)新管理思維，在觀念和實(shí)際管理工作中推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化，意識(shí)到檔案管理電子化建設(shè)的緊迫性。

（二）全面提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)。檔案管理的電子化建設(shè)也需要管理操作人員的參與，相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)電子化建設(shè)水平發(fā)揮著極其重要的作用?；诖嗽趯?shí)際的檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中行政單位應(yīng)當(dāng)引進(jìn)或是培養(yǎng)一批專業(yè)化素質(zhì)高的檔案管理人才，打造一支素質(zhì)全面過(guò)硬的人才隊(duì)伍。首先在招聘階段就應(yīng)當(dāng)提升人才標(biāo)準(zhǔn)，考核人才的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)要注重道德方面的素質(zhì)考察。其次在培訓(xùn)教育過(guò)程中要實(shí)行個(gè)性化的素質(zhì)培養(yǎng)，對(duì)老員工和新晉員工應(yīng)當(dāng)采取不同的培訓(xùn)方式，針對(duì)性地提升不同人才的專業(yè)化水平。最后要建立健全獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，從而提升人才的積極性和創(chuàng)造性。

（三）完善檔案管理電子化的制度體系。行政單位的檔案管理電子化建設(shè)需要科學(xué)完善的制度體系加以支撐，檔案管理的電子化建設(shè)是基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行的，統(tǒng)一的電子檔案管理制度由上之下，能夠從電子檔案的制作、信息收集、歸檔、程序等方面加以規(guī)范，從而提升整個(gè)檔案管理電子化建設(shè)的規(guī)范性。一方面要建立健全檔案管理電子化建設(shè)的各項(xiàng)制度，如電子答案的保管保密制度和電子檔案的使用制度，為具體的操作提供制度遵循。另一方面要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，并將電子檔案的管理納入到其中，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、整合到使用的網(wǎng)絡(luò)一體化管理，并實(shí)現(xiàn)檔案信息在某一范圍的共享，提高檔案的使用效能。此外要是加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)的相關(guān)研究，對(duì)檔案的信息化、電子化和數(shù)字化管理加以深入探討，從而最大程度提升檔案管理的高效性和安全性，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的電子化建設(shè)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，當(dāng)前我國(guó)行政單位檔案管理的電子化建設(shè)明顯存在諸多問(wèn)題，諸如電子化建設(shè)水平較低，重視程度不足，電子化建設(shè)的規(guī)范性等方面有待提升等，電子化建設(shè)人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)此有很大的影響?；诖藨?yīng)當(dāng)從制度體系、人員素質(zhì)、重視程度等方面來(lái)強(qiáng)化我國(guó)行政單位檔案管理的電子化建設(shè)。

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