數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的應(yīng)用

高華

摘要：我國(guó)在實(shí)施《婚姻登記檔案管理辦法》以后，婚姻登記檔案管理工作面臨著更加嚴(yán)峻的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，不僅要做好原有紙質(zhì)檔案管理工作以外，更需要采取數(shù)字化加工處理的方式，保證婚姻登記檔案的完整性與真實(shí)性，減少損壞與遺漏的現(xiàn)象。因此在婚姻登記檔案管理中必須引入數(shù)字化技術(shù)，提高婚姻登記檔案管理質(zhì)量與效率，為今后檔案查詢與利用奠定良好的基礎(chǔ)。本文將結(jié)合婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，介紹了數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的具體應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);婚姻登記;檔案管理

婚姻登記檔案主要在婚姻登記機(jī)關(guān)辦理結(jié)婚登記、離婚登記和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證中形成，發(fā)揮著憑證作用?；橐龅怯洐n案能夠?qū)€(gè)人婚姻歷史如實(shí)反映出來(lái)，能夠?yàn)榧彝ヘ?cái)產(chǎn)分割糾紛、房產(chǎn)過(guò)戶、銀行貸款、子女撫養(yǎng)權(quán)益問(wèn)題等事務(wù)處理提供有效憑證，在國(guó)家檔案中也屬于重要組成部分。提升婚姻登記檔案管理工作水平，既是婚姻登記機(jī)關(guān)的重要工作任務(wù)，也是檔案行政管理部門必須履行好的職責(zé)。面對(duì)著婚姻登記檔案利用越來(lái)越頻繁的局面，更需要將數(shù)字化技術(shù)引入檔案工作中，讓婚姻登記檔案保存、管理與查詢更加高效，滿足廣大人民群眾對(duì)檔案的各項(xiàng)需求。

一、數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的作用

要想保證婚姻登記檔案管理工作質(zhì)量與效率，讓紙質(zhì)檔案使用更加安全，確保群眾享受到更加高效與便捷的服務(wù)，婚姻登記機(jī)關(guān)要將檔案全面數(shù)字化作為目標(biāo)，注重對(duì)庫(kù)存檔案的圖片電子化掃描，實(shí)行網(wǎng)上網(wǎng)下檔案庫(kù)同步運(yùn)行的目的。數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的作用表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，婚姻登記檔案屬于民生檔案中的一部分，具備記載時(shí)間跨度大、數(shù)量巨大、信息內(nèi)容豐富和查詢頻率較高等特征，這極大增加了婚姻登記檔案整理工作的繁瑣度與難度，不僅重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度也非常大。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到婚姻登記檔案整理、立卷、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)，能夠保證工作效率大幅度提升，并避免了人為因素為文件歸檔帶來(lái)的影響，不僅體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，更減少手工操作[1]。第二，婚姻登記檔案大多是紙質(zhì)檔案，為了延長(zhǎng)檔案的保存期限，需要實(shí)行數(shù)字化管理方式，這是紙質(zhì)材料無(wú)法達(dá)到的優(yōu)勢(shì)。借助計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化副本為利用與交流提供便利，同時(shí)妥善保存檔案原件，從而讓原件保存時(shí)間得到延長(zhǎng)，避免因?yàn)檫^(guò)度翻閱引起字跡模糊、頁(yè)面破損等情況。尤其是在發(fā)生天災(zāi)人禍后造成檔案出現(xiàn)毀滅性破壞，通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化管理與保存，能夠達(dá)到有效保護(hù)原紙質(zhì)檔案的目的。第三，在婚姻登記檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，有利于對(duì)信息社會(huì)中檔案利用方式進(jìn)行改善，讓紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一分文件能夠同時(shí)由多個(gè)人使用與共享。站在技術(shù)角度來(lái)說(shuō)，在查閱與利用檔案的時(shí)候，不需要進(jìn)入檔案館，可以減少來(lái)往的奔波，也促使婚姻登記檔案利用空間得到擴(kuò)大。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展與應(yīng)用過(guò)程中，婚姻登記檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)將變得更加明顯，加快數(shù)字化建設(shè)也已經(jīng)勢(shì)在必行。

二、婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到婚姻登記檔案管理中，工作人員可以直接錄入婚姻檔案數(shù)據(jù)，并在錄入數(shù)據(jù)階段及時(shí)對(duì)無(wú)效數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，顯著提高了數(shù)字檔案質(zhì)量。同時(shí)近年來(lái)很多婚姻登記機(jī)關(guān)在檔案管理中也高度重視數(shù)字化業(yè)務(wù)建設(shè)，并將數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，保證錄入項(xiàng)目與內(nèi)容的規(guī)范性與完整性，提高了婚姻登記檔案管理工作效率。此外，在婚姻登記檔案數(shù)字化管理中通過(guò)將各項(xiàng)安全保密措施落到實(shí)處，避免檔案信息出現(xiàn)丟失、遺漏等現(xiàn)象。

雖然在婚姻登記檔案管理數(shù)字化建設(shè)中取得了這一系列的成績(jī)，但是也需要面對(duì)以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，婚姻登記檔案錄入時(shí)容易出現(xiàn)紕漏。以前在對(duì)婚姻登記檔案開展信息錄入工作時(shí)，主要實(shí)行人工錄入模式，極易發(fā)生錯(cuò)誤?；橐龅怯洐n案在錄入信息準(zhǔn)確性方面具有極高的要求，若是錄入環(huán)節(jié)存在紕漏，則為信息系統(tǒng)帶來(lái)影響，也不利于婚姻登記檔案數(shù)字化管理水平的提升[2]。第二，婚姻登記檔案數(shù)字化銜接不到位。我國(guó)自婚姻登記檔案實(shí)行數(shù)字化管理方式后，各地在數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)上存在較強(qiáng)的獨(dú)立性，不同地區(qū)檔案兼容性很差。同時(shí)我國(guó)公安戶籍部門與婚姻登記檔案管理部門所有系統(tǒng)也存在差異，將為數(shù)據(jù)的兼容與銜接帶來(lái)不利影響。第三，婚姻登記檔案數(shù)字化管理制度不完善。數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中應(yīng)用時(shí)缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中面臨很多難題，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)保密制度不完善、崗位責(zé)任落實(shí)不嚴(yán)格等方面，為婚姻登記檔案數(shù)字化管理水平的提升帶來(lái)了不利影響。

三、婚姻登記檔案數(shù)字化管理的可行性分析

現(xiàn)階段數(shù)字化技術(shù)在很多檔案管理部門中都得到了大力推廣與使用，主要對(duì)原始庫(kù)存檔案結(jié)合檔案目錄，以卷為單位開展文檔的拆釘（線）、電子掃描、裝訂和再立卷等工作。數(shù)字化文檔信息通過(guò)電子掃描后，也要開展修邊、編號(hào)、整理和掛接等工作，在形成數(shù)字化文檔信息后，能夠直接利用計(jì)算機(jī)完成對(duì)婚姻登記檔案的查找、閱覽、傳輸和打印等工作，省去了原來(lái)翻閱原始檔案的環(huán)節(jié)?；橐龅怯洐n案有著特殊時(shí)效性要求，具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)婚姻登記檔案要求短時(shí)間內(nèi)完成查詢服務(wù)，如部分結(jié)婚、離婚檔案通常登記冊(cè)后半年到一年內(nèi)才能查詢，如果根據(jù)一般檔案年度結(jié)束后或兩三年后開展整理與數(shù)字化工作，雖然可以提供檔案服務(wù)，但檔案管理人員調(diào)檔查檔工作量大幅度增加，嚴(yán)重影響了工作效率，無(wú)法滿足群眾在檔案服務(wù)方面的要求[3]。習(xí)近平總書記說(shuō)過(guò)“人民的滿意就是我們工作的最高目標(biāo)”，因此在婚姻登記檔案管理方面也面臨著新要求，即開展婚姻登記檔案數(shù)字化管理工作，減少婚姻檔案在登記注冊(cè)到數(shù)字化查詢時(shí)間。在開展檔案數(shù)字化工作的過(guò)程中，只有提前參與檔案形成過(guò)程，通過(guò)即時(shí)掃描，快速整理歸檔，有利于發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的作用。

四、數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，厘清工作思路

在婚姻登記檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)該關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)工作，并轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想觀念，對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案工作中的作用有正確認(rèn)識(shí)，才能自覺(jué)投入到檔案數(shù)字化管理中。婚姻登記檔案涉及內(nèi)容較多，也非常繁雜，檔案管理人員承擔(dān)著巨大的工作壓力，時(shí)間一長(zhǎng)極易出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。為提升婚姻登記檔案數(shù)字化管理水平，應(yīng)該在思想上消除檔案管理人員的錯(cuò)誤認(rèn)知，注重采取有效措施激發(fā)他們的工作熱情。此外，《婚姻登記檔案管理辦法》中明確指出了“婚姻登記檔案應(yīng)定期向同級(jí)檔案部門移交”，婚姻登記機(jī)關(guān)會(huì)在保存檔案一段時(shí)間后向檔案館移交，在日積月累之下，婚姻登記檔案數(shù)量越來(lái)越多，并呈現(xiàn)出分散保存、檢索難度大等現(xiàn)象。要想幫助群眾輕松查詢婚姻登記檔案，并達(dá)到高效利用檔案的目的，檔案管理人員要采取問(wèn)卷調(diào)查、電話回訪等方式，向群眾了解婚姻登記檔案利用中存在的問(wèn)題，并通過(guò)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可以提高檔案檢索效率，保證群眾快速獲取所需檔案，從而滿足了群眾對(duì)婚姻登記檔案的需求。

（二）加大資金投入，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

為推動(dòng)婚姻登記檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，也必須重視對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在進(jìn)行婚姻登記的過(guò)程中，工作人員要及時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)錄入婚姻登記檔案資料，并在信息管理系統(tǒng)支持下，達(dá)到快速檢索婚姻登記檔案的目的[4]。這樣提升了檔案檢索的自動(dòng)化、規(guī)范化水平，能夠有效取代人工查詢方式，提高了婚姻登記檔案保存效果與利用效率。在婚姻登記檔案數(shù)字化管理中還要打造使用的操作系統(tǒng)，在程序上進(jìn)行規(guī)范，應(yīng)用先進(jìn)的信息管理平臺(tái)，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況改進(jìn)管理功能。在現(xiàn)有的辦公經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)上，要優(yōu)先購(gòu)置計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤等設(shè)備，讓數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的應(yīng)用獲得可靠支撐。要與檔案局一起匯總婚姻登記檔案，并在檔案掃描、數(shù)據(jù)整理等方面為工作人員提供專門的培訓(xùn)。面對(duì)著長(zhǎng)期堆積的婚姻登記檔案，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)整理檔案，完成掃描原文、整理檔案信息等工作，達(dá)到檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)原文的目的，并打造數(shù)字檔案管理平臺(tái)，便于迅速、準(zhǔn)確查找指定的婚姻檔案數(shù)字信息。這樣原本手工檢索需要耗時(shí)2-5天，現(xiàn)在只需要1-2分鐘即可完成對(duì)檔案的檢索，大幅度提高了檢索查詢檔案效率，也有效改變?nèi)罕姟皟深^跑”的現(xiàn)象，群眾滿意度也能得到提升。

（三）規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作方式

婚姻登記檔案數(shù)字化管理中涉及大量電子資料與文件，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中，必須高度重視對(duì)電子檔案的收集與整理，保證文件、照片、錄音和視頻等資料的完整性。在婚姻登記檔案管理中要借助專業(yè)設(shè)備，讓紙質(zhì)檔案資料能夠順利向電子文件資料轉(zhuǎn)換，如通過(guò)掃描儀對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描等。檔案管理部門應(yīng)該在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，保證電子文件歸檔與管理的科學(xué)性，從而節(jié)省時(shí)間與精力的投入[5]。此外，還要將掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范確定下來(lái)，明確掃描索引信息，在檔案資料掃描中加大控制力度，并關(guān)注掃描監(jiān)督工作。在婚姻登記檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該將檔案資料的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，為檔案資料檢索與查詢奠定良好基礎(chǔ)，同時(shí)結(jié)合固定關(guān)鍵詞實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的檢索。由于婚姻登記檔案內(nèi)容較雜，數(shù)量龐大，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)檢索檔案資料，可以大幅度提升檢索的效率，并在檔案利用方面突破時(shí)間與空間的限制，促使婚姻登記檔案管理效率實(shí)現(xiàn)提升。

（四）搭建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)與云計(jì)算處理平臺(tái)

數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的應(yīng)用，還要發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)與現(xiàn)代化系統(tǒng)的作用，這是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)功能非常強(qiáng)大，需要我們結(jié)合婚姻登記檔案管理工作要求，盡快打造完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，為檔案資料的整合與處理奠定良好基礎(chǔ)，也提升婚姻登記檔案管理工作效率。對(duì)此我們要根據(jù)婚姻登記檔案數(shù)字化管理需求，將掃描機(jī)、復(fù)印件等配置齊全，逐步形成檔案資料檢索與編目，確保婚姻登記檔案價(jià)值得到凸顯。此外，數(shù)字化技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)具有異曲同工的地方，當(dāng)前婚姻登記檔案管理中也要借助云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合用戶操作指令與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)搜索引擎獲取所需信息與資料。此外，這兩種技術(shù)也體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)虛擬性特點(diǎn)，在虛擬語(yǔ)言形式支持下讓用戶及時(shí)獲取檔案資料。因此在婚姻登記檔案中應(yīng)打造云計(jì)算平臺(tái)，為共享檔案資料創(chuàng)造條件，在云平臺(tái)作用下有利于對(duì)信息的更新，并達(dá)到檔案快速傳播與更廣范圍共享的目的，保證婚姻登記檔案管理便利性實(shí)現(xiàn)提升。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，只要求檔案管理人員掌握一定專業(yè)知識(shí)即可，就可以勝任檔案管理工作。但是近年來(lái)檔案管理形勢(shì)有了巨大改變，數(shù)字化技術(shù)被逐步引入到檔案管理中，要求檔案管理人員不僅有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、扎實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)，更應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等方面的知識(shí)[6]。因此在婚姻登記檔案數(shù)字化管理中，也需要培養(yǎng)更多數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才，定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并實(shí)行有效的激勵(lì)機(jī)制，督促檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，才能更好應(yīng)對(duì)婚姻登記檔案數(shù)字化管理中遇到的各種難題。此外，也要鼓勵(lì)檔案管理人員盡快學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，多組織社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，確保檔案管理人員在大量實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)，掌握更多管理經(jīng)驗(yàn)，提升崗位勝任力，確保數(shù)字化技術(shù)在婚姻登記檔案中發(fā)揮更大作用。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，婚姻檔案是一種民生檔案，與廣大群眾利益密切相關(guān)。近年來(lái)婚姻登記人數(shù)日益增多，檔案數(shù)量也非常龐大，利用率也逐步提升，發(fā)揮著促進(jìn)家庭和諧的原始憑證作用，也為社會(huì)和諧與穩(wěn)定作出了積極貢獻(xiàn)。為了進(jìn)一步提升婚姻登記檔案管理的效率與規(guī)范化水平，必須注重?cái)?shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)對(duì)檔案資料的數(shù)字化加工處理，提高檔案儲(chǔ)存的安全性，也顯著提升檔案檢索與利用的效率，有利于將婚姻登記檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。

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