基于商旅平臺應(yīng)用的企業(yè)差旅費管理思考

張磊磊 葉茜紅

【摘 要】差旅費支出在企業(yè)的日常經(jīng)營開支中較為常見，如何有效地規(guī)范差旅費，降低費用支出，提升經(jīng)營管理水平是一個值得研究的課題。本文以A公司的商旅平臺應(yīng)用實踐為例，較為詳細地分析了商旅平臺對差旅費管理帶來的業(yè)務(wù)流程、結(jié)算方式等方面的變化以及相關(guān)成效，并對進一步規(guī)范商旅平臺應(yīng)用提供了進一步思考建議。

【關(guān)鍵詞】商旅平臺；差旅費；差旅費管理

A公司一家非主業(yè)資產(chǎn)專業(yè)化經(jīng)營平臺，業(yè)務(wù)涵蓋物業(yè)管理、酒店經(jīng)營以及醫(yī)療服務(wù)，其所屬成員單位分布在陜西、云南、遼寧等省市，隨著經(jīng)營業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，商旅出差需求日益增多，差旅費支出在日常費用支出中占的比重也越來越多。

為規(guī)范差旅費管理，深挖潛力，降本增效，提升企業(yè)營運能力和經(jīng)濟效益，A公司引入了商旅平臺，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理公司差旅費，將商旅平臺的優(yōu)勢功能與其日常差旅費管理流程相結(jié)合，為員工們提供 “一站式服務(wù)”，精簡報賬工作程序，為審計工作提供合規(guī)保障，極大提高了A公司精益管理能力，有效豐富了內(nèi)控管理措施。

一、傳統(tǒng)差旅費管理中存在的問題

傳統(tǒng)的差旅費管理要求由出差人員自行負擔(dān)交通費，存在一些弊端。

一是員工墊付資金較大。員工在出差時需要墊付大量交通費和住宿費用，而且出差返回公司后可能存在不及時報銷的現(xiàn)象，會導(dǎo)致票據(jù)積攢，甚至票據(jù)丟失的風(fēng)險，不利于員工的及時報銷，也就難以兼顧到員工的滿意度。

二是未形成規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)。A公司過去的差旅費用管理缺乏集中統(tǒng)一的管控平臺支持，機票的提供商較為分散，難以發(fā)揮集中采購的規(guī)模效益，不利于成本費用的降低。

三是原始票據(jù)收集、整理、粘貼繁瑣。出差期間，出差人員需要時刻提醒自己收集相關(guān)票據(jù)，而出差人自行粘貼的票據(jù)可能會不符合原始憑證整理規(guī)范，會給后續(xù)財務(wù)人員的審核和裝訂工作帶來不便，并且逐一核對出差標(biāo)準(zhǔn)的工作效率也不高。

四是差旅數(shù)據(jù)對公司決策的支撐力度不夠。由于過去差旅費缺乏統(tǒng)一的管理部門，屬于各自為政的一種狀態(tài)，差旅數(shù)據(jù)、信息集成度較低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性也會大打折扣，這樣對輔助公司經(jīng)營決策就無從談起了。

二、引入商旅平臺的必要性

（一）貫徹落實上級單位商旅機票集中采購文件精神

2015年5月，上級單位下發(fā)相關(guān)文件，開啟了全面推廣子集團和直管單位商旅機票集采工作。隨后又公布了一系列文件，對商旅機票集采工作以及組織模式作出了相應(yīng)規(guī)范。根據(jù)上級單位文件精神，A公司運營處于2015年6月牽頭組織落實，先后嘗試引入中國航空服務(wù)有限公司、攜程網(wǎng)商旅、華美逸達航空服務(wù)有限公司（以下簡稱華美逸達）三家服務(wù)商。目前A公司選定“華美逸達”作為合作商旅服務(wù)商，落實了上級單位的管控要求。

（二）順應(yīng)A公司經(jīng)營發(fā)展的形勢

A公司作為的服務(wù)類資源資產(chǎn)集中管理和經(jīng)營的平臺，業(yè)務(wù)廣泛涉及醫(yī)療衛(wèi)生、賓館酒店、地產(chǎn)裝飾物業(yè)等三個板塊，合作單位及所屬單位的地理位置較分散，公務(wù)出差頻次較高。采取機票費用報銷實行統(tǒng)一結(jié)算，可以有效融合資金收支管理流程，提升報銷的收款效率，機票費用不占用個人資金，便捷了出差人員購票、報銷結(jié)算環(huán)節(jié)，引入商旅平臺更加合乎時宜。

（三）進一步規(guī)范采購行為及控制采購成本

通過對各大航空公司服務(wù)進行比質(zhì)比價，在市場價格的基礎(chǔ)上爭取更優(yōu)惠的專屬商旅價格，充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟效益， 降低公司采購成本。集中采購規(guī)范了采購行為，有效規(guī)避“假票”（票面價與實際價不一致，積分兌換票等）和采購行為中的腐敗行為，提升差旅費管理水平。

（四）提升精益管理水平的必然要求

商旅平臺的引入對A公司提升精益管理能力也是大有裨益，會促進A公司各部門之間的協(xié)同一致、業(yè)務(wù)流程的進一步優(yōu)化重塑，是一次自我管理、自我提升的過程；同時借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺，提升了信息的集成性以及共享程度，提升決策管理能力。

三、引入商旅平臺，簡化差旅管理流程

引入商旅平臺，機票的集中采購涉及訂票、退票改簽、報銷結(jié)算等多個環(huán)節(jié)，需要各部門通力合作、各司其職，確保集采工作能夠順利推進。具體來說：

（一）及時進行宣傳培訓(xùn)，推動商旅平臺的快速應(yīng)用

企業(yè)運用商旅管理的過程是業(yè)務(wù)流程重塑的過程，需要公司轉(zhuǎn)變應(yīng)對方式，包括管理人員以及員工理念的轉(zhuǎn)變、以及各部門責(zé)權(quán)利的重新分配等。因此A公司運營權(quán)益處聯(lián)合商旅服務(wù)提供商，多次組織綜合處、財務(wù)處等各部門參加商旅平臺使用宣傳培訓(xùn)會，運營權(quán)益處對引入商旅服務(wù)提供商的背景、意義等進行宣傳，商務(wù)服務(wù)提供商則重點介紹訂票、退票改簽等具體環(huán)節(jié)怎么操作。及時迅速的宣傳培訓(xùn)，促使公司管理人員及員工轉(zhuǎn)變工作理念，為有效引入商旅服務(wù)商打下了良好的基礎(chǔ)。

（二）明確職能部門職責(zé)分工，提供組織支撐

機票集采實行歸口管理、分工負責(zé)。A公司的機票集采由運營處牽頭組織，對內(nèi)負責(zé)與上級單位相關(guān)部門的溝通，協(xié)調(diào)A公司各部門采購工作，對外負責(zé)選定機票服務(wù)提供商以及商旅平臺的培訓(xùn)宣傳工作；綜合管理處負責(zé)A公司領(lǐng)導(dǎo)人員的機票采買、機票信息的總體核對以及報銷等工作；各部門負責(zé)本部門人員的機票采買，并核對出差情況的真實準(zhǔn)確性；財務(wù)金融處作為結(jié)算部門，主要做好最后的審核把關(guān)，根據(jù)審核無誤的單據(jù)向商旅服務(wù)商結(jié)算機票款項和服務(wù)費。

（三）進一步完善機票結(jié)算方式

A公司總部機票對賬及結(jié)算將采用統(tǒng)一對賬、統(tǒng)一后付按月結(jié)算的方式，即日常報銷時將除機票以外的其它差旅發(fā)票實報實銷，機票以航程信息單（由機票服務(wù)商系統(tǒng)打印生成）的形式作為報銷憑證，經(jīng)核對無誤后作掛賬處理。每月初對上一自然月發(fā)生的全部機票款進行統(tǒng)一對賬，對賬無誤后與服務(wù)商統(tǒng)一結(jié)算，月末最后一個工作日前完成支付。

四、應(yīng)用商旅平臺系統(tǒng)取得的成效

（一）簡化了報銷流程

一是通過移動交互方式提升員工機票預(yù)訂及報銷的便利性，最大限度簡化原有差旅費用預(yù)借、報銷、審批、記賬、 統(tǒng)計等工作流程。二是實現(xiàn)一定程度的無紙化辦公，減少在差旅費用管理方面的人力物力投入，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一打印機票行程單，提高了工作效率，規(guī)范了報銷憑證。

（二）提升差旅費管理的合規(guī)性

一是將機票購買從分散購買轉(zhuǎn)為統(tǒng)一管理，實現(xiàn)機票預(yù)訂、費用報銷、批量對賬、財務(wù)結(jié)算全流程自動貫通。二是商旅平臺系統(tǒng)采用墊付、月結(jié)、大發(fā)票模式的設(shè)計，實現(xiàn)了員工出差免墊付、免發(fā)票、無需占用員工資金，一定程度上提升了資金的使用效率。

（三）為決策提供支持

商旅平臺在便捷公司員工出行的同時，也集成了大量的差旅數(shù)據(jù)、信息等，這種數(shù)據(jù)、信息在公司內(nèi)部共享程度高，統(tǒng)計分析也較為便捷。因此系統(tǒng)在滿足常規(guī)差旅費用統(tǒng)計分析報表需求的同時，還保存了大量真實可靠的商旅數(shù)據(jù)，便于實時管控業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，加強商旅數(shù)據(jù)分析，為降本增效提供支撐。

（四）便捷出行，節(jié)約時間成本

旅服務(wù)商的引入，改變了差旅管理的業(yè)務(wù)流程，差旅人員自主選擇預(yù)定、退票改簽等轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪Ｂ毴藛T從事這一工作；財務(wù)報銷也由原來各部門獨立報銷轉(zhuǎn)變?yōu)楠毩⒌牟块T承擔(dān)這一工作，這些轉(zhuǎn)變大大便捷了公司員工的差旅出行，既節(jié)約時間成本，也提升了員工的滿意度。

五、規(guī)范商旅平臺的進一步思考

機票集中采購以來，整體工作進展順利，也取得了一定的成效，但在實際運用中也存在一些不足之處：一是對賬責(zé)任部門不明確，對賬的準(zhǔn)確性不夠，給財務(wù)的核算付款工作帶來諸多不便；二是退改簽發(fā)生時服務(wù)商會收取一定服務(wù)費，但經(jīng)辦人員有時忽略相關(guān)退改簽服務(wù)費的明細結(jié)算單，致使財務(wù)核算掛賬時會漏記該筆費用，造成實際發(fā)生費用與結(jié)算付款的不一致，時間越久，差異越大。因此在未來的應(yīng)用過程需要有針對性地加以完善，促使這一工作做得更好。

隨著信息化時代發(fā)展，運用成熟的商旅平臺可以對單位的差旅數(shù)據(jù)進行多維度的分析，并且可以對單位下一年度的總體差旅需求進行預(yù)測。還可以結(jié)合差旅費數(shù)據(jù)對出差人員的行為分析，用好、用活差旅經(jīng)費。總之通過引入商旅平臺可實現(xiàn)差旅費更優(yōu)質(zhì)化的管理，還可以提高財務(wù)工作效率和簡化審計監(jiān)督手續(xù)，值得我們在實踐中不斷推廣。

（1.北方朗悅酒店，北京 100000；2.北方置業(yè)集團有限公司，北京 100089）

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作者簡介：

張磊磊（1985—），男，河南許昌人，中國注冊會計師，研究方向：財務(wù)會計理論與實務(wù)。葉茜紅（1989—），女，江西上饒人，經(jīng)濟師，研究方向：宏觀經(jīng)濟運行與調(diào)控。