從WZ公司談大型煤炭企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)及管控

張雯昭

摘要：大型煤炭企業(yè)物資采購的繁瑣性和復(fù)雜性由來已久，由此引發(fā)的采購風(fēng)險(xiǎn)也日益突出。因此，科學(xué)有效地管控物資采購風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為大型煤炭企業(yè)在未來提高核心競爭力、適應(yīng)當(dāng)前“淘汰落后產(chǎn)能”形勢的重要舉措。文章基于WZ公司物資采購流程和風(fēng)險(xiǎn)管控現(xiàn)狀，分析其當(dāng)前存在的采購風(fēng)險(xiǎn)隱患和原因，并從改進(jìn)流程、評價(jià)方法、預(yù)警設(shè)計(jì)的角度提出管控采購風(fēng)險(xiǎn)的主要措施，以期對我國大型煤炭企業(yè)管控采購風(fēng)險(xiǎn)提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：WZ公司;大型煤炭企業(yè);采購風(fēng)險(xiǎn)及管控

采購風(fēng)險(xiǎn)，是指采購過程中存在的不確定性對企業(yè)采購目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的影響，使得采購行為與預(yù)期產(chǎn)生差異，其中包括人為產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險(xiǎn)和自然因素風(fēng)險(xiǎn)等。本文所指采購風(fēng)險(xiǎn)，側(cè)重的是大型煤炭企業(yè)在物資采購的過程中，由于內(nèi)部管控不到位導(dǎo)致采購行為與預(yù)期產(chǎn)生偏差而遭受損失的可能性。煤炭的勘探、生產(chǎn)、加工與裝備物資的供應(yīng)是息息相關(guān)的，物資采購在成本控制、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)方面有著重要的意義，但煤炭生產(chǎn)的復(fù)雜性使得采購物資種類繁多，占用資金較大，管理繁瑣，導(dǎo)致采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性極大。因此，物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控已成為大型煤炭企業(yè)亟待解決的關(guān)鍵課題。

一、WZ公司基本情況

（一）WZ公司概況

WZ公司是國有大型煤炭企業(yè)K集團(tuán)的分公司，主要負(fù)責(zé)K集團(tuán)各生產(chǎn)經(jīng)營單位的物資采購和供應(yīng)，主要經(jīng)營品種涉及煤礦采掘開、洗選等專用設(shè)備、配件和材料，以及其他生產(chǎn)、生活、辦公用品等物資，生產(chǎn)物資常用品已達(dá)3萬余種，倉儲面積17余萬平方米，擁有各類吊裝、運(yùn)輸設(shè)備將近百余臺。

（二）WZ公司物資采購流程

當(dāng)前，WZ公司的物資采購供應(yīng)工作采用集中管控的模式，已構(gòu)建了“集中采購、集中儲備、集中配送、集中結(jié)算”的管理機(jī)制。近年來，WZ公司委托國內(nèi)一家大型IT企業(yè)為其打造了信息化平臺（即ERP系統(tǒng)），制定了統(tǒng)一的物資編碼體系，建立了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商、計(jì)劃、采購、庫存等模塊，實(shí)現(xiàn)了采購流程的全面信息化。

在K集團(tuán)的物資供應(yīng)中，WZ公司是物資集中招標(biāo)采購的主體，K集團(tuán)中其他各子分公司是服務(wù)的對象，K集團(tuán)相關(guān)管理部門對招標(biāo)采購的過程進(jìn)行監(jiān)督、評審，具體采購流程見圖1。

二、WZ公司當(dāng)前存在的采購風(fēng)險(xiǎn)隱患及原因

（一）WZ公司存在的采購風(fēng)險(xiǎn)隱患

近年來，WZ公司在運(yùn)營中并未出現(xiàn)明確的采購風(fēng)險(xiǎn)，但結(jié)合其采購流程（圖1）分析，WZ公司仍有采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，具體辨識如下。

1. 在“供應(yīng)商評審”環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患

“供應(yīng)商評審”是指WZ公司在采購過程中，由K集團(tuán)內(nèi)部專家對參與投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行評分的環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)中，專家對各個(gè)供應(yīng)商打分，然后加權(quán)平均得出分?jǐn)?shù)，由于專家在判斷、分析的過程中無法用準(zhǔn)確的數(shù)字量化，僅是通過“一般”、“良好”、“優(yōu)秀”等感性詞匯描述，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，這樣就導(dǎo)致有些資質(zhì)較差的供應(yīng)商也能通過評審環(huán)節(jié)，引發(fā)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，參與評審的專家水平參差不齊，有些專家只優(yōu)先考慮價(jià)格而忽略質(zhì)量，產(chǎn)生采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

2. 在“簽訂采購合同”環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患

WZ公司在供應(yīng)商通過“評審”環(huán)節(jié)后，即與其簽訂采購合同，缺乏對合同的審閱環(huán)節(jié)，極易發(fā)生訂立的合同條款模糊、權(quán)利義務(wù)不清晰、關(guān)鍵內(nèi)容不明確，致使合同雙方產(chǎn)生歧義和矛盾，最終引發(fā)合同風(fēng)險(xiǎn)。

3. 在“驗(yàn)收”環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患

WZ公司在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中只是由公司內(nèi)部人員對照招標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，缺乏專業(yè)性，特別是涉及煤礦生產(chǎn)的專業(yè)設(shè)備，很難發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，極易引發(fā)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，損害企業(yè)利益。

4. 缺乏科學(xué)的采購資金管控環(huán)節(jié)

當(dāng)前，WZ公司已制定了《采購資金管理辦法》，雖然對資金安全、付款計(jì)劃等關(guān)鍵問提出了具體要求，但管理層卻忽略了資金的時(shí)間價(jià)值，在此辦法中并未突出利率變動給資金造成的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，良好的資金鏈和采購資金的合理使用是大型煤炭企業(yè)生存發(fā)展的生命線，但在圖1的采購流程中，資金管理并未完全覆蓋到每個(gè)環(huán)節(jié)中，由此可見，WZ公司當(dāng)前缺乏對采購資金的管控，存在資金風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（二）WZ公司存在采購風(fēng)險(xiǎn)隱患的原因

1. 煤炭企業(yè)生產(chǎn)的復(fù)雜性

煤炭開采一般是在地下進(jìn)行，生產(chǎn)環(huán)境極為嚴(yán)峻，技術(shù)難度極高。K集團(tuán)地處華北平原，至今已有百余年的開采歷史，礦井深度較大，采空區(qū)較多，開采難度日趨復(fù)雜。因此，WZ公司需要采購的設(shè)備配件種類和物資管理的復(fù)雜程度也日趨增加。

2. 未構(gòu)建科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度

WZ公司雖然對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等問題制定了管理辦法，但并未結(jié)合公司實(shí)際對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨識，甚至將很多形式的風(fēng)險(xiǎn)都混為一談。同時(shí)，在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警中只是簡單的將風(fēng)險(xiǎn)等級設(shè)置為綠色（安全）、橙色（預(yù)警）、紅色（危機(jī)響應(yīng)），并未對這些風(fēng)險(xiǎn)設(shè)置科學(xué)的“預(yù)警值”（即出現(xiàn)預(yù)警信息的閾值），只是通過主觀的判斷是否存在風(fēng)險(xiǎn)，缺乏科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度。

3. 風(fēng)險(xiǎn)管理意識薄弱，防范能力較差

當(dāng)前，WZ公司沒有專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，雖然成立了風(fēng)險(xiǎn)管理委員會，但這些委員由各部門負(fù)責(zé)人兼任，公司管理層也未對這些委員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控工作考核。同時(shí)，公司內(nèi)部專業(yè)人才不足，缺乏對風(fēng)險(xiǎn)的分析研究，防范能力較差。

三、大型煤炭企業(yè)管控采購風(fēng)險(xiǎn)的主要措施

（一）改進(jìn)采購流程

1. 增加供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)

供應(yīng)商信用的好壞和供貨能力的強(qiáng)弱是企業(yè)防范采購風(fēng)險(xiǎn)的先決條件，因此一套完善的供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估和淘汰制度是大型煤炭企業(yè)規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，在采購流程中增加供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)，將供應(yīng)商科學(xué)劃分為不同的等級，采取靈活的等級升降機(jī)制進(jìn)行動態(tài)管理，并定期對其考核評價(jià)，確保企業(yè)在開展物資采購工作時(shí)能選擇考核成績較高的供應(yīng)商，從源頭上規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。

2. 增加采購合同審查環(huán)節(jié)

大型煤炭企業(yè)可在資金較大或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的采購合同的簽訂過程中，執(zhí)行合同會簽審批制度，即由不同的專業(yè)部門聯(lián)合審查（如法律事務(wù)部、質(zhì)量技術(shù)部、經(jīng)營管理部、財(cái)務(wù)部等），審查通過后由采購部門最終簽訂合同，以達(dá)到充分調(diào)動企業(yè)內(nèi)部資源、實(shí)現(xiàn)規(guī)避采購合同風(fēng)險(xiǎn)的目的。

（二）采用科學(xué)評價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)的方法

我國大型煤炭企業(yè)管理手段較為傳統(tǒng)，用于評價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)的方法比較單一，往往是以感性的主觀描述進(jìn)行評價(jià)，難以估算風(fēng)險(xiǎn)的破壞程度、風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率等因素?，F(xiàn)將實(shí)用性較高的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)方法列舉如下。

1. 德爾菲法

德爾菲法也稱為專家調(diào)查法，該方法是由企業(yè)管理層組成一個(gè)專門的預(yù)測機(jī)構(gòu)，其中包括若干專家和企業(yè)預(yù)測組織者，按照整理、歸納、統(tǒng)計(jì)，再匿名反饋給各專家的工作流程，背靠背地征詢專家意見，直至得到一致意見的預(yù)測方法。大型煤炭企業(yè)可組建專家團(tuán)隊(duì)，充分考慮影響采購風(fēng)險(xiǎn)的要素，最終得出評價(jià)結(jié)果。

2. 故障樹分析法

故障樹分析法是指按照經(jīng)營流程，從最終目標(biāo)開始，逐步分析推論各環(huán)節(jié)可能存在的影響因素，自上而下生成整個(gè)“風(fēng)險(xiǎn)樹”，從而進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)因素辨識。這種方法較為形象，大型煤炭企業(yè)在應(yīng)用中能較為直觀的發(fā)現(xiàn)在采購流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，以及影響風(fēng)險(xiǎn)的要素和破壞程度，以變更為科學(xué)的評價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)，具體應(yīng)用方法見圖2。

由圖2可知，風(fēng)險(xiǎn)樹由四個(gè)要素組成。一是采購目標(biāo)，由方塊表示;二是風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)，由圓圈表示;三是流程枝，即連接采購目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)的“樹枝”;四是“樹梢”，表示由采購目標(biāo)引發(fā)的各類風(fēng)險(xiǎn)及其發(fā)生的可能性。

（三）設(shè)計(jì)采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方法

大型煤炭企業(yè)在采購的過程中，由于采購的物資種類繁多、占用資金較大，一旦產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)將會導(dǎo)致很嚴(yán)重的損失。因此，應(yīng)引入采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方法，即在采購風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生之前，利用某種管理手段得出分析結(jié)果向管理層發(fā)出警示，以便企業(yè)及時(shí)調(diào)整采購策略，實(shí)現(xiàn)規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的目的。本文將結(jié)合大型煤炭企業(yè)物資采購的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方法如下。

1. 采用關(guān)鍵指標(biāo)管理法

關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)管理是指對引起風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的關(guān)鍵成因指標(biāo)進(jìn)行管理的方法。大型煤炭企業(yè)在采購物資的過程中，可結(jié)合當(dāng)期的財(cái)務(wù)報(bào)表，采用德爾菲法篩選用于評價(jià)采購風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)指標(biāo)，并確定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警值（即風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生的臨界點(diǎn)）。

2. 選定預(yù)警指標(biāo)的原則

一是要遵循全面性原則，所選取的財(cái)務(wù)指標(biāo)要覆蓋到物資采購的各個(gè)方面，以便預(yù)警方法對采購物資的整體流程進(jìn)行保護(hù);二是要遵循有效性原則，選定的財(cái)務(wù)指標(biāo)一定要突出物資采購活動對財(cái)務(wù)指標(biāo)變動的影響，以便管理層能迅速鎖定影響采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵要素;三是要遵循動態(tài)性原則，對采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的監(jiān)測要處于一種動態(tài)的管理過程中，并根據(jù)大型煤炭企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境的變化及時(shí)調(diào)整采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和預(yù)警值。

3. 預(yù)警方法工作流程

大型煤炭企業(yè)在確定采購風(fēng)險(xiǎn)的“關(guān)鍵指標(biāo)后”，可在一期財(cái)務(wù)報(bào)表填制完畢后，計(jì)算這些關(guān)鍵指標(biāo)在當(dāng)期是否存在需要預(yù)警的情況并分析原因。以WZ公司為例，該公司可在采購工作開始后，通過每月月末編制的財(cái)務(wù)報(bào)表計(jì)算所選定的關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)，并對照預(yù)警值判定是否需要向管理層發(fā)出預(yù)警，一旦發(fā)出警報(bào)，管理層需要結(jié)合實(shí)際采購情況分析原因并及時(shí)調(diào)整采購策略，以達(dá)到規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的目的。

四、結(jié)語

大型煤炭企業(yè)如何有效地管控采購風(fēng)險(xiǎn)，一直是實(shí)現(xiàn)降低成本、提升經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量的管理重點(diǎn)。通過對大型煤炭企業(yè)K集團(tuán)專業(yè)負(fù)責(zé)采購的WZ公司分析可知，當(dāng)前管理層雖然提高了對采購風(fēng)險(xiǎn)的管控意識，但仍然缺乏科學(xué)有效地識別方法和管控措施。因此，大型煤炭企業(yè)應(yīng)組織專業(yè)人才研討并制定適用于本企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)管控措施，提升采購風(fēng)險(xiǎn)的管控能力和水平。

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【作者單位：開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司】